44
функций и необходимых навыков для работника.
Кроме того, работниками, имеющими доступ к материальным ценностям,
подписывается документ о несении материальной ответственности.
Коллектив ООО «Мегатэкс» является сознательно организованным
постоянным коллективом, ориентированным на достижение официальной цели.
Внутрипроизводственное разделение труда сочетает в себе количественное
(основанное на взаимозаменяемости работников) и учитывающее специфику
отдельных видов труда в пределах одного и того же качества.
Документационное обеспечение системы управления персоналом
организации представляет собой обеспечение кадровой службы всей
документацией, которая составлена в соответствии с современными
требованиями утвержденных законодательства, создание и направление
документов структурным подразделениям организаций и прочим субъектам за
пределами организации.
В организацию работы с документацией в кадровой службе ООО
«Мегатэкс» включены все этапы:
-регистрация,
-систематизация документов и учет документов по кадрам,
-оформление и формирование дел,
-организация хранения,
-сдачи в архив кадровых документов.
Регистрация документов – это запись по установленной форме учетных
данных о документе, фиксирующая факт отправления, создания и получения
документа.Регистрирует входящую документацию секретарь.
В ООО «Мегатэкс» применена форма регистрации документов в
журналах, при такой форме вся документация в процессе выполнения
находятся во всех функционирующих подразделениях
Данные годового отчета представлены в виде диаграммы на рисунке 4.
45
Рисунок 9 – Основные виды кадровой документации за 2018
В процентном соотношении основные виды кадровой документации
сложились в ООО «Мегатэкс» за 2018г. следующим образом:
- о заключении трудового договора – 33%,
-документы о переводе работников – 1%,
-о предоставлении отпусков – 58%,
-о поощрении работников – 6%,
-о расторжении и увольнении 2%.
Проанализировав объем документации можно сделать вывод, что
наибольшее количество документов оформляется о приеме на работу и
предоставлении отпусков.
Кадровая служба ООО «Мегатэкс» при регистрации документации по
личному составу использует такие регистрационные формы, как:
33%
1%
58%
6%
2%
о заключении трудового
договора
документы о переводе
работников
о предоставлении отпусков
о поощрении работников
о расторжении и увольнении
46
- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
- регистрация трудовых договоров (Приложение 1).
-учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- регистрация приказов о предоставлении отпуска.
В журнале регистрации трудовых договоров ООО «Мегатэкс» отражены
основные графы – дата и порядковый номер регистрации, номер трудового
договора, подразделение в котором будет работать новый работник, должность
и ФИО работника, и отражаются по необходимости внесенные изменения и
примечания.(Приложение 1)
Аналогичным образом заполняется журнал о приеме, переводе и
увольнении работников, за исключение графы «Основание».
В журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков работников
отражаются следующие графы: порядковый номер записи, дата и номер
приказа, должность и ФИО сотрудника, структурное подразделение в котором
числится сотрудник, вид отпуска, даты отпуска, количество дней, основание и
примечание.
Постановлением Минтруда России утверждены формы трудовых книжек
и при необходимости вкладыши к ним.
В книге учета движения трудовых книжек отражается: порядковый
номер, дата приема на работу, ФИО сотрудника, данные трудовой книжки
(серия и номер) , должность работника, приказ о приеме на работу, роспись
ответственного лица, который принял или заполнил трудовую книжку, дата
выдачи на руки при увольнении, роспись работника о получении.
Учетные формы, используемые в ООО «Мегатэкс» имеют обязательные
реквизиты: наименование регистрационной формы, наименование организации,
даты ведения формы, сроки хранения.
Начальником кадровой службы и генеральным директором заверяются
прошитые журналы регистрации. На двух сторонах (лицевой и оборотной)
значится подпись лица, который ответственный за ведение данного журнала,
которое назначено приказом генерального директора, в ООО «Мегатэкс» это
47
начальник кадровой службы.
Вся документация предоставляется на хранение в архив после
заполнения последней страницы регистрационной формы, все журналы имеют
сроки хранения, так например:
-75 лет – журнал приема, перевода и увольнения работников;
- 75 лет- журнал учета личных дел, карточек, трудовых договоров;
-50 лет- журнал учета движения трудовых книжек;
-3 года – журнал учета отпусков;
- 3 года – журнал выдачи справок о заработной плате, подтверждении
стажа и места работы.
Последний этап работы с документацией в кадровой службе – это
помещение уже исполненного документа в дело. При организации работы с
документами в кадровой службе особое внимание уделяется оформлению и
ведению личных дел работников.
Личное дело – это комплект документов, который включает в себя все
необходимые данные о работнике и его трудовой деятельности.
На каждого сотрудника оформляется инвидуальное личное дело в ООО
«Мегатэкс», что позволяет вовремя учитывать всю документацию о
работниках.
В ООО «Мегатэкс» личные дела состоят из следующих документов:
анкета работника, резюме, копия документов об образовании, трудовой
договор, приказы о перемещении, переводе, поощрениях, увольнении; копия
СНИЛС, копия ИНН. Каждое личное дело формируется в отдельной папке, на
обложке оформляется номер дела, ФИО сотрудника, дата приема на работу.
Исследовав порядок оформления личных дел сотрудников организации
выявлено, что сотрудники кадровой службы формируют в личные дела не
копии приказов о приеме на работу, переводе или увольнении, а их оригиналы.
В соответствии с правилами ведения кадрового делопроизводства все
оригиналы приказов по личному составу должны подшиваться в
соответствующее дело.
48
В журнале учета личных дел учитываются все личные дела сотрудников,
что является основным учетным документом. Порядковые номера в журнале
соответствуют количеству личных дел в организации. Личные дела
сотрудников, которые уволенных передаются на хранение в архив, которое
хранится 75 лет
Начальник кадровой службы вносит записи в трудовые книжки всех
сотрудников ООО «Мегатэкс», проработавших более 5 дней, в том числе
временных и сезонных, а также нештатных сотрудников. Трудовые книжки
внешних совместителей не ведутся в данной организации. Записи в трудовых
книжках требуют точного оформления, начальник кадровой службы несет
ответственность за заполнение и оформление трудовых книжек.
В трудовую книжку работника вносятся основные сведения о работнике
(ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность), сведения о
работе (дата приема на работу, перевод на другую работу, дата увольнение,
основание), сведения о награждениях и поощрениях.Причина увольнения
работника, в том числе за нарушение трудовой дисциплины заносится в
соответствии с Трудовым кодексом.
Все записи в трудовую книжку вносятся после выхода соответствующего
приказа не позднее недельного срока его издания, при увольнении сотрудника –
в день увольнения. Работнику предоставляется возможность контроля
правильности ведения личной трудовой книжки. Все записи при увольнении за
период работы в ООО «Мегатэкс» заверяется руководителем и начальником
кадровой службы и печатью.
При увольнении работника трудовая книжка выдается под роспись в
день увольнения. Если работник не получил трудовую книжку, он хранится в
кадровой службе два года, затем сдается на хранение в архив на 75 лет, затем
уничтожается. Хранение личных дел производится в специальных шкафах,
которые располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз.
Дела с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях формируется
отдельно.
49
Отдельно формируются личные карточки на работающих и уволенных
работников. Личные карточки работающих сотрудников до момента
увольнения хранятся у начальника кадровой службы.
Специалистами кадровой службы проводится подготовка личных дел для
передачи в архив.
Порядок оформления и хранения на предприятии ООО «Мегатэкс»
основных кадровых документов представлен в таблице 6.
Таблица 6
Порядок оформления и хранения основных кадровых
документов в ООО «Мегатэкс»
Вид кадрового
документа
От кого
К кому
Сотрудник
ответственный
за хранение
Трудовая книжка
От
сотрудника
Начальник кадровой
службы
Начальник
кадровой службы
Личная карточка
-
Составляет гл.
бухгалтер
Начальник
кадровой службы
Личное дело
-
Формирует
специалист кадровой
службы
Начальник
кадровой службы
Копия военного
билета
От
сотрудника
Специалисту
кадровой службы
Начальник
кадровой службы
Заявление о
приеме на работу
От
сотрудника
Директору
Начальник
кадровой службы
Заявление об
увольнении
От
сотрудника
Директору
Начальник
кадровой службы
При этом необходимо отметить, что сотрудники кадровой службы не
обучаются изменениям нормативно-правового законодательства, что приводит
к нарушениям в оформлении кадровых документов.
График работы специалиста по кадровой работе прерывный односменный
с двумя выходными днями. Продолжительность рабочей смены 8 часов.
Перерыв на прием пищи 1 час. Так как время на прием пищи не
регламентировано в течение смены, за общую продолжительность смены будем
считать период с 10:00 до 19:00 (8 часов или 480 минут). Условные
50
обозначения: А-работа (основное время), ПЗ-подготовительно-заключительная
работа, НР- непроизводительная работа, О- отдых
Таблица 7
Затраты рабочего времени
№
п/п
Наименование
затраты рабочего
времени
Текущее
время ч-мин
Величина
затрат
рабочего
времени.
(мин.)
Индекс категории
затрат рабочего
времени
1.
Начало наблюдения
10:00
2.
Приход на рабочее
место
10:00-10:05
5
ПЗ
3.
Оформление
перевода сотрудника
10:05-11:10
65
А
4.
Оформление табеля
учета рабочего
времени
11:10-11:30
20
А
5.
Оформление
больничного листа
11:30-12:00
30
А
6.
Консультация
работника
(сотрудника)
12:00-12:30
30
А
7.
Работа с базой
«Консультант +»
12:30-13:40
70
А
8.
Переход в
бухгалтерию за
документами
13:40-14:05
25
НР
9.
Телефонный разговор
14:05-14:10
5
О
10.
Обед
14:10-15:10
60
11.
Служебный разговор
15:10-15:20
10
НР
12.
Копирование
документов
15:20-15:45
25
А
13.
Работа по подготовке
документов в
Пенсионный фонд
15:45-17:20
95
А
14.
Оформление отпусков
сотрудников
17:20-18:35
75
А
15.
Перерыв
18:35-18:40
5
О
16.
Помощь другому
сотруднику отдела
18:40-18:55
15
НР
17.
Окончание рабочего
дня. Приведение в
порядок рабочего
места
18:55-19:00
5
ПЗ
Сумма затрат
рабочего времени
10:00-19:00
480
51
Далее, в таблице 8, представим суммарные затраты рабочего времени по
категориям.
Таблица 8
Сводка одноименных затрат рабочего времени
№ п/п
Условное
обозначение
(индексы)
Повторяемость
данной
категории
затрат (раз)
Общая
продолжительность
( в мин.)
Удельный
вес в общем
времени
наблюдения
( в %)
1.
А
8
410
85,4
2.
ПЗ
2
10
2
3.
НР
3
50
10,6
4.
О
2
10
2
Итого:
480
100
Рассмотрим сводку одноименных затрат рабочего времени на рисунке.
Рисунок10– Сводка одноименных затрат рабочего времени
Таким образом, по фотографии рабочего времени можно говорить о
следующем:
410
10
50
10
А
ПЗ
НР
О
52
1. Загруженность рабочего дня специалиста по кадровой работе в смену
наблюдений составила 87,4 % от времени смены и превышает нормальную
загруженность на 4,4 % от времени смены.
2. Привлечение другого работника отдела на небольшой период времени
для внесения личных данных сотрудников в информационную базу также
позволит высвободить дополнительно время специалистов кадровой службы.
3. В структуру рабочего дня кадровой службы внести дополнительный
перерыв для отдыха и личных надобностей продолжительностью 10 минут.
Перерыв может быть установлен по личному желанию работника: через два
часа после начала смены, или через два часа после перерыва на обед.
Основную часть работы желательно выполнять до перерыва на обед, а
после перерыва консультировать работников и выполнять работу, которая
требует меньших умственных затрат.
В ходе анализа организации и оценки эффективности кадрового
документооборота в ООО «Мегатэкс» были выявлены следующие недостатки:
1. Отсутствует инструкция по кадровому делопроизводству,
2. Не проводится внутренний аудит организации кадрового
документооборота;
3. Отсутствует электронный кадровый документооборот;
4. Не проводится обучение кадрового отдела в соответствии с
изменяющимся законодательством.
53
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации
В ходе анализа организации и оценки эффективности кадрового
документооборота в ООО «Мегатэкс» были выявлены следующие недостатки.
Во- первых, отсутствует инструкция по кадровому делопроизводству, а
также не проводится внутренний аудит организации кадрового
документооборота.
Во- вторых, отсутствует кадровый электронный документооборот.
В-третьих, личные дела формируются с нарушениями, так как
сотрудники кадровой службы не обучаются изменениями трудового
законодательства.
В связи с этим предлагаем внедрить следующие мероприятия.
Введение автоматизированной системы учета кадровых документов, что
позволит решить следующие задачи:
-ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование
документов по шаблонам, учёт рабочего времени);
- упрощение процессов поиска и подбора сотрудников;
- быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил
подачи документов, которые меняются каждый год;
- появление системы учёта кадров и общей базы данных, куда заносится
вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему
уровню доступа) может эту информацию оперативно получить;
-упрощение самого документооборота отдела кадров. Вместо бумажных
документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс
системы автоматизации;
-напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и
другие органы;