24
законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и
уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами
(статья 90 ТК РФ).
Таким образом:
- существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны
быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено
ТК РФ и иными правовыми актами.
- за отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых
документов организация может быть привлечена к гражданско-правовой,
материальной, административной и даже уголовной ответственности в
соответствии с действующим законодательством Российской
Федерации.[33,с.156]
На сегодняшний день в соответствии с постоянной динамикой развития
многих отраслей хозяйства и увеличением возможностей современных
технологий все больше прибегают к использованию современных систем
автоматизированного программного документирования.
Такие системы имеют ряд достоинств, которые не могут не привлекать
внимание руководство различных организаций в особенности если в штате
компании высокая численность сотрудников. Приведем ряд примеров, которые
являются преимуществами:
- постоянная поддержка неограниченного количества документов в
подобающем состоянии;
- гибкая система настройки отметки о визировании, в том числе для
каждого статуса документов;
- возможность задавать маршрут движения каждого из документов;
- справочники резолюций и виз, которые визируют, утверждают;
- система оповещений о поступивших на подпись приказах;
- электронная рассылка оповещений об этапах прохождения и
согласования документов;
- поддержка индивидуальных и групповых приказов;
25
- разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до
каждого атрибута;
- наличие журналов приказов, общего журнала электронных документов;
- наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в
MsOffice или OpenOffice;
- полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям;
- и многое другое.[35,с.115]
Таким образом, при применении современных компьютерных
автоматизированных программ, организация получает четкую упорядоченную
систему документооборота, в которой каждый документ занимает свое место в
системе.
Необходимо отметить, что в каждой организации существует ряд
обязательных документов, которые должны получить свое отражение в
системе:
-штатное расписание,
-личные карточки сотрудников,
-приказы по основной деятельности,
-трудовые договора,
-должностные инструкции,
-журналы учеты военнообязанных,
-графики сменности и т.д.
Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны
быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено
ТК РФ и иными правовыми актами.
За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых
документов организация может быть привлечена к гражданско-правовой,
материальной, административной и даже уголовной ответственности в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
26
Подводя итог, Как уже говорилось ранее, в каждой организации
существует четкий порядок документации, в котором каждый документ имеет
свое особое место во всем общем документообороте.
Многие формы имеют унифицированный характер, и утверждаются
официальными органами власти. Один из ярких примеров унифицированных
форм- это трудовая книжка, которая утверждена постановлением от 10 октября
2003 года № 69. Понятия кадровая документация, документация по личному
составу охватывают большой круг документов, которые содержат сведения о
работниках организаций в частности и всей деятельности кадровой службы:
персональные и учетные документы, плановые и отчетно - статистические,
организационно - распорядительные.
Трудовой договор - письменная договоренность между работодателем и
работниками, в пределах которойпрописаны обязанности и права работодателя,
а именно что он обязан предоставить работнику работу по обусловленным
трудовым функциям, обеспечить условия труда, которые предусмотрены ТК
РФ, и другими нормативно-правовыми актами, в том числе коллективным
договором, обязан своевременно выплачивать заработную плату, при этом
работник в свою очередь тоже имеет обязанности по отношению к
работодателю, то есть выполнять свои трудовой функционал, соблюдать
действующие правила внутреннего распорядка.
Необходимо отметить, что те реквизиты, которые уже включены в
унифицированные формы первичной учетной документации, в том числе код,
номер, наименование форм должны быть в неизменной форме, не допускается
удаление каких- либо реквизитов из формы, которые утверждены
Госкомстатом Российской Федерации. На сегодняшний день в соответствии с
постоянной динамикой развития многих отраслей хозяйства и увеличением
возможностей современных технологий все больше прибегают к
использованию современных систем автоматизированного программного
документирования.
27
При применении современных компьютерных автоматизированных
программ, организация получает четкую упорядоченную систему
документооборота, в которой каждый документ занимает свое место в системе.
Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в
наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено ТК РФ
и иными правовыми актами. За отсутствие, неправильное ведение и/или
хранение кадровых документов организация может быть привлечена к
гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной
ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской
Федерации.
Подводя итог по первой главе, существование любой организации
невозможно без ведениядокументооборота.
Документооборот - это движение документации в организации от начала
их создания до окончания работы с ними.
К распорядительным документам относят приказы и распоряжения
руководителей. С помощью них руководитель применяет свои полномочия по
управлению персоналом организации, которые установлены в уставе данной
организации. Расчетные документы ведутся кадровыми службами с целью
учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации,
которая связана с трудовой деятельности.
Главное отличие от распорядительных документов информационно -
расчетная документация движется по управленческой лестнице снизу вверх, то
есть от работника к руководителю отдела, от отдела к руководителю всей
организации.
Существует ряд обязательных кадровых документов, к которым
относятся: штатное расписание, личные карточки сотрудников, приказы по
основной деятельности, приказы по личному составу, трудовые договора,
трудовые книжки, личные дела сотрудников, положения о стимулировании и
компенсационных выплатах, должностные инструкции, журналы учеты
военнообязанных, графики сменности и т.д. Отсутствие обязательных кадровых
28
документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям
нарушения законодательства о труде.
29
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦНЕКА КАДРОВОГОДОКУМЕНТООБОРОТА НА
ПРИМЕРЕ ООО «МЕГАТЭКС»
2.1. Анализ деятельности ООО «Мегатэкс»
Компания ООО «Мегатэкс», полное название юридического лица –
Общество с ограниченной ответственностью «Мегатэкс».
Юридический адрес:198095, город Санкт-Петербург, Митрофаньевское
шоссе, дом 8а литер в, пом. 7н, офис 4
Фактический адрес:ООО "Мегатэкс" - 620050, Свердловская область,
город Екатеринбург, улица Монтажников, дом 3, помещение 5.
Основными видами деятельности компании является аутсорсинг,
рекрутинг и клининг. Компания обеспечивает выполнение разнообразных
видов работ, в том числе проведение уборки территорий, зданий и сооружений
на всей территории РФ, предлагает персонал различных специальностей для
выполнения любых видов работ в г. Санкт-Петербурге и др. городах РФ.
Компания Мегатэкс получила аккредитацию и готова предоставлять
персонал в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29.10.2015 N
1165 «Об утверждении Правил аккредитации частных агентств занятости на
право осуществления деятельности по предоставлению труда работников
(персонала)» и изменениями в Федеральном законе №116-ФЗ. Уведомление об
аккредитации частного агентства занятости на право осуществления
деятельности по предоставлению труда работников № 1049 от 17.07.2018
выдано Федеральной службой по труду и занятости (Роструд).
Согласно Федеральному закону №116, вступившему в силу 1 января 2016
года, право предоставлять персонал получают лишь аккредитованные агентства
занятости.
Основные услуги предоставляемые компанией:
Аутсорсинг персонала (от английского слова ”outsourcing”, что
переводится как “использование чужих ресурсов”) — то есть это сознательная
передача какой-либо функции организации, компании или фирмы внешнему
30
провайдеру, в данном случае компании «Мегатэкс», на договорной основе, в
случае, когда провайдер обладает необходимым персоналом для выполнения
данных видов услуг.
Аутсорсинг персонала фактически освобождает компанию от
потребности в содержании дорогостоящего штата сотрудников и предоставляет
возможность пользоваться услугами высококвалифицированных специалистов,
предоставляющих персонал.
Компания «Мегатэкс» специализируется на предоставлении Заказчику
персонала, как трудовых мигрантов из граждан СНГ для проведения работ, не
требующих специальной квалификации, так и граждан РФ любых рабочих
специальностей.
Предоставляет услуги аутсорсинга без территориальных ограничений.
Уже функционируют собственные офисы во многих городах РФ (Санкт-
Петербург, Москва, Новосибирск, Томск, Тула, Тверь, Казань, Пермь, Орёл,
Волгоград, Нижний Новгород, Курск, Екатеринбург, Ростов-на-Дону,
Чебоксары, Саратов, Воронеж, Уфа, Самара). При необходимости, открывают в
кратчайшие сроки обособленное подразделение в любом регионе и
обеспечиваем квалифицированным персоналом.
Следующий вид деятельности рекрутинг-технология поиска и подбора
персонала, направленная на эффективное закрытие вакансий.Кадровый
рекрутинг можно разделить на два вида: внутренний и внешний рекрутмент.
Рекрутеры второй группы, работают непосредственно в рекрутинговых
компаниях и являются посредниками между компанией заказчика и
соискателями. Внутренние рекрутеры подбирают персонал только лишь для
собственной компании, т.е. осуществляют так называемый «стаффрекрутмент».
Еще один вид деятельности аутплейсмент — это организация процесса
увольнения сотрудников компании-заказчика наиболее щадящим способом.
Данная услуга включает в себя консультирование, а так же психологическую
поддержку уволенных сотрудников и помощь им в дальнейшем
трудоустройстве.
31
Комплекс услуг включает в себя:
- помощь в составлении квалифицированного резюме для сотрудника;
- обработка и корректировка имеющегося резюме сотрудника;
- консультационное сопровождение в период поиска работы (до одного
месяца с момента увольнения);
- составление рекомендательных и сопроводительных писем от
работодателя;
- подготовка до 5 комплектов печатных документов для нового
работодателя (ксерокопии необходимых документов, резюме);
- предоставление информации об уровне заработной платы для этой
должности в регионе;
- предоставление информации об открытых вакансиях в регионе;
- приоритетный набор сотрудников на имеющиеся вакантные позиции в
нашей компании;
- профессиональное тестирование или определение профессионального
уровня и зарплатных ожиданий;
- включение в реестр сотрудников для привлечения на разовые и
сезонные работы по желанию сотрудника.
Следующий вид деятельности тайный покупатель – это маркетинговое
исследование, позволяющее оценить качество работы сервисного персонала,
контролировать соблюдение стандартов клиентского обслуживания и получать
обратную связь от клиентов.По желанию клиента может быть сделана аудио
запись разговора, дополнительно.
И последний вид деятельности, клининг— специализированная услуга по
профессиональной уборке помещений и поддержанию чистоты.
В комплекс услуг входит:
-комплексная ежедневная уборка;
-генеральная уборка;
-уборка после ремонта и строительства;
-мытьё окон;
32
-промышленный альпинизм;
-очистка крыш от снега и сосулек;
-чистка ковров и ковровых покрытий;
-смена грязезащитных ковриков;
-полировка и защита полов с твёрдым покрытием;
-машинная мойка пола;
-кристаллизация мраморных покрытий;
-вывоз мусора и снега;
-уход за газонами и растениями;
-уборка мероприятий;
-эксплуатация зданий;
-дезинфекция;
-дезинсекция.
В подразделении, находящемся в г. Екатеринбурге, основным видом
деятельности является клининг.
Организационная структура отражена в Приложении 2. Директор и его
заместитель осуществляют руководство над компанией «Мегатэкс», которая
состоит из следующих отделов: Отдела по работе с клиентами; Отдела работ и
другие. Рассмотрим функции каждого отдела.
Сфера деятельности отдела по работе с клиентами компании «Мегатэкс»
обширна: основной ее задачей является долгосрочное сотрудничество и
обслуживание юридических лиц, осуществление анализа их потребностей,
уровня и направленности.
Проведение переговоров с компаниями-клиентами, ознакомление с
условиями продажи услуг, предоставляемых «Мегатэкс», контроль над
выполнением работ – все это является неотъемлемой частью работы данного
отдела.
Компания-клиент может обратиться в «Мегатэкс» и заключить договор
по уборке помещения. Договор может быть одного из двух типов:
33
обслуживание - заключается с целью получения длительных клининговых
услуг, разовый – для однократного предоставления услуг уборки.
При заключении договора менеджер компании обязан выяснить всю
необходимую информацию по клиенту и по его помещению. Менеджер
поможет согласовать класс и сроки работ по уборке помещения в случае
заключения договора на длительное обслуживание или разового заказа.
Отдел работ включает в себя начальника отдела, водителя, а также
старшего бригадира и клинговые рабочие, образующих отдельные рабочие
бригады. При получении данных по уборке старший бригадир, назначает
бригаду и распределяет работы между уборщиками, входящими в нее, в
соответствии с существующими нормативами по выбранному классу уборки.
Выполнение уборки помещения клиента осуществляется в установленные
сроки, прописанные в оформленном ранее договоре. Контроль над качеством
выполняемых услуг осуществляется страшим бригадиром, который проверяет
выполнение задания каждым рабочим и оценивает его по пяти-бальной
системе.
На основании бухгалтерских данных проведем анализ основных
социально-трудовых показателей, которые приведены в таблице 1.
Таблица 1 –
Анализ основных социально-трудовых показателей ООО «Мегатэкс
» за 2016-2018гг.
Наименование показателя
2016г
2017г
2018г.
Относительное
отклонение, %
2017 к
2016г.
2018к
2017г.
Среднесписочная численность, чел.
всего
257
288
300
12,1
4,2
в т.ч служащие
22
26
32
18,2
23,1
рабочие
235
262
268
11,5
2,3
Фонд заработной платы, тыс.руб.
22574
25283
27294
12,0
7,9
в т.ч служащие
4752
5342
6143
12,4
14,9
рабочие
17822
19941
21151
11,9
6,1
Рентабельность услуг, %
24,75
8,5
21,1
-65,6
+148,2
Как видно из таблицы 1 наблюдается увеличение фонда заработной платы
в 2017 году на 11,9%, в 2018 году на 7,9 %. Штат сотрудников постоянно