35
предоставлении отпуска работнику (форма Т-6); в) сделать соответствующую
запись в личной карточке работника в разделе «Отпуск»
28
.
Стоит отметить, что вновь принятые работники получают право на
предоставление отпуска по истечении шести месяцев непрерывной работы в
организации. Помимо очередного отпуска, работнику предприятия могут быть
предоставлены другие виды отпусков: отпуск без сохранения заработной
платы, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за
ребенком. Оформление отпуска без сохранения заработной платы схоже с
оформлением очередного отпуска. Также работником пишется заявление,
издается приказ по личному составу и делается отметка в личной карточке, в
разделе «Отпуск». Единственное отличие заключается в том, что работник не
обязан уведомлять о намерении взять отпуск за две недели, а достаточно за 2-3
дня. Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, совмещающим работу с
обучением.
Оформление данного отпуска имеет свои особенности: предоставление
данного вида отпуска осуществляется на основании предъявленного в
кадровую службу документа из образовательной организации – справки-
вызова. Далее оформляется в том же порядке, что и два предыдущих. По
окончании периода обучения (промежуточной аттестации, сдачи
государственных экзаменов и т.д.) работник предоставляет в кадровую службу
подтверждение, составную часть справки-вызова, в том, что он действительно
находился в данный промежуток времени на обучении. Отпуск по
беременности и родам предоставляется на основании листка
нетрудоспособности, выданного медицинским учреждением.
Отпуск по уходу за ребенком предоставляется на основании личного
заявления работника. Отметим, что данные виды отпусков также оформляются
приказом по личному составу и отмечаются в разделе «Отпуск» личной
28
Каменева Е.М. Особенности оформления приказов и распоряжений / Е.М. Каменева // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. - 2014. - № 1. - С. 20-24
36
карточки работника. Увольнение работника может осуществляться только по
причинам, указанным в Трудовом кодексе Российской Федерации. Это может
быть собственное желание работника, истечение срока действия трудового
договора, сокращение численности штата, а также по инициативе работодателя,
в связи с имеющими место нарушениями трудовой дисциплины и т.д.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ, об увольнении по
собственному желанию работник должен уведомить работодателя за две
недели, а работодатель при увольнении по сокращению численности штата
обязан уведомить об этом работника за два месяца. При увольнении работника,
кадровой службой должна быть оформлена следующая документация: а)
принимается заявление от работника об увольнении, в котором обязательно
указывается причина увольнения; б) издается приказ (распоряжение) о
прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
(форма Т-8); в) вносится запись в трудовую книжку об увольнении работника
29
.
В отличие от всех остальных записей, вносимых в трудовую книжку
(прием, перемещение) в конце записи об увольнении работник должен
поставить свою подпись, что он ознакомлен с записями в трудовой книжке.
Здесь же делается отметка в Журнале учета выдачи трудовых книжек и
вкладышей к ним о том, что работнику выдана трудовая книжка, а работник
ставит свою подпись, в получении трудовой книжки. Заметим, что трудовая
книжка выдается работнику в последний день работы. Если работник не забрал
свою трудовую книжку, работодатель обязан отправить по почте заказным
письмом уведомление о необходимости явиться за получением трудовой
книжки. г) вносится запись об увольнении в личную карточку работника.
Работник расписывается в личной карточке. Далее необходимо оформить
личное дело для сдачи в архив, где оно будет храниться 75 лет.
Для этого в личное дело вшивается заявление об увольнении, приказ,
делается опись документов, находящихся в личном деле, дело прошивается,
29
Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Эксмо, 2015. - 208 с
37
пронумеровываются все листы, скрепляется печатью и сдается в архив
организации. Кроме этого, в работе кадровой службы нередко бывают случаи:
а) изменения работниками своих анкетно-биографических данных, например,
фамилии. В данном случае работник обязан предоставить подтверждающие
документы – основание для внесения изменений в анкетные данные, а
работодатель, в лице кадровой службы, должен изменить данные на новые,
оформив это приказом по личному составу. б) наложения дисциплинарного
взыскания.
К нему относится замечание, выговор. Может быть наложено в случае
невыполнения работником своих должностных обязанностей. В данном случае
с работника должно быть получено письменное объяснение допущенного
нарушения. Далее, не позднее одного месяца, издается приказ о наложении
дисциплинарного взыскания. в) применения поощрения работников за
добросовестное выполнение своих трудовых функций. Формы поощрения
(морального или материального) устанавливаются работодателем
самостоятельно по согласованию с профсоюзной организацией. Поощрения
назначаются приказом или распоряжением, доводятся до сведения коллектива и
заносятся в трудовую книжку поощряемого сотрудника. г) изменения
существенных условий трудового договора (условий труда, оплаты). В данном
случае кадровой службе необходимо оформить ряд документов: за два месяца
вручить работнику уведомление об изменении существенных условий
трудового договора, а по наступлению даты изменения оформить и заключить с
работником дополнительное соглашение.
Сделаем выводы по данной главе.
Итак, подводя итог всему вышесказанному, можно сделать вывод, что
деятельность, осуществляемая кадровой службой при оформлении движения
персонала, документируется следующими основными документами: личными
заявлениями работников, приказами по личному составу, представлениями о
переводе, графиками отпусков, докладными записками руководителей
38
структурных подразделений. Личное заявление работник пишет, как правило,
собственноручно в произвольной форме или на трафаретном бланке,
разработанном в организации. Приказы по личному составу ведутся строго
отдельно от других видов приказов, таких, например, как приказы по основной
деятельности, по хозяйственной деятельности и т.д. Оформление приказов по
личному составу имеет свои особенности: в отличие от приказов по основной
деятельности, в приказах по личному составу отсутствует констатирующая
часть и глагол «Приказываю», они сразу начинаются с распорядительной части
– принять, назначить, перевести, сменить фамилию, предоставить отпуск,
направить, уволить и т.д. В любом кадровом приказе, кроме распорядительной
части, должна быть указана следующая информация: номер приказа, фамилия,
имя, отчество работника, наименование должности, структурное
подразделение, дата издания приказа и дата вступления приказа в действие.
Наличие других сведений в пунктах приказа определяется спецификой
распорядительного действия: а) при приеме на работу указывается размер
заработной платы (оклад, премия, стимулирующие и компенсационные
выплаты), условия приема (постоянно или временно, при необходимости –
наличие испытательного срока); б) при переводе – новая должность и
подразделение, вид и причина перевода, при необходимости изменение оплаты
труда; в) при предоставлении отпуска – вид, продолжительность, даты начала и
окончания; г) при командировании – дата и продолжительность командировки,
место направления; д) при взыскании – вид и причина наложения взыскания,
основание; е) при поощрении – мотив, вид поощрения, основание; ж) при
увольнении – причина увольнения (в соответствии с Трудовым кодексом).
Приказы по личному составу могут содержать информацию как об одном
сотруднике (такие приказы называются простыми), а могут о нескольких
сотрудниках (сложные или сводные) и разных управленческих действиях по
отношению к данным сотрудникам.
При составлении ложных приказов по личному составу необходимо
39
помнить, что один приказ не может содержать информацию с разными сроками
хранения. Отсюда следует, что нужно разделять приказы о предоставлении
отпусков, командировках, имеющих короткий срок хранения, от приказов,
хранящихся 75 лет, а также отдельно стоит оформлять приказы о поощрениях и
взысканиях. Приказы по личному составу, в соответствии с Трудовым
кодексом, в обязательном порядке доводятся до сведения работников,
указанных в приказе (под подпись) и регистрируются в Журнале регистрации
приказов по личному составу.
В данном Журнале указывается дата, номер приказа, его наименование и
краткое содержание. Анализируя все вышесказанное можно сделать вывод, что
роль кадровой службы в современных условиях очень высока, т.к. она является
координатором и организатором всей работы с кадрами на предприятии.
40
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на
примере профессионального образовательного учреждения
СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской области
2.1 Анализ деятельности профессионального образовательного учреждения
СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской области
Полное наименование образовательного учреждения - профессиональное
образовательное учреждение «Самарский областной комплексный учебно-
спортивный центр регионального отделения Общероссийской общественно-
государственной организации «Добровольное общество содействия армии,
авиации и флоту России» Самарской области. Было создано 24.08.1993 г.
Учредитель - региональное отделение Общероссийской общественно-
государственной организации «Добровольное общество содействия армии,
авиации и флоту России» Самарской области.
Юридический и фактический адрес 443001, г. Самара ул. Чкалова, 90.
Структура управления:
Начальник
Заместители начальника
Главный бухгалтер
Методический совет
Аттестационная комиссия
Структурные подразделения:
- филиал по адресу: г. Самара. ул. Грозненская, 42.
Организационно-правовая форма – частное учреждение. Тип –
профессиональная образовательная организация.
В своей деятельности Учреждение руководствуется Конституцией
Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации,
Федеральным законом от 29 декабря 2012г. № 273-ФЗ «Об образовании в
Российской Федерации», Федеральным законом от 12 января 1996г. № 7-ФЗ «О
41
некоммерческих организациях», Федеральным законом от 4 декабря 2007г. №
329-ФЗ «О физической культуре и спорте в Российской Федерации»,
Федеральным законом от 13 декабря 1996 г. № 150-ФЗ «Об оружии»,
Федеральным законом от 11 марта 1992 г. № 2487-1 «О частной детективной и
охранной деятельности в Российской Федерации», настоящим Уставом,
Уставом ДОСААФ России, локальными нормативными актами Учреждения и
решениями Учредителя.
Учреждение принимает локальные нормативные акты по основным
вопросам организации и осуществления образовательной деятельности, в том
числе регламентирующие:
приказы и распоряжения начальника Учреждения;
решения педагогического совета;
штатное расписание Учреждения;
правила внутреннего трудового распорядка Учреждения;
положение об охране труда и об оплате труда (материальном
стимулировании) в учреждении;
расписание учебных занятий;
правила о приеме обучающихся в Учреждение;
положение о текущем контроле успеваемости и промежуточной
аттестации обучающихся;
положение о педагогическом совете;
иные положения, правила и инструкции, регламентирующие
основные вопросы организации и осуществления образовательной
деятельности Учреждения.
Учреждение реализовывает следующие образовательные программы:
- программы профессионального обучения водителей транспортных
средств,
- программы профессиональной переподготовки водителей транспортных
средств;
42
- программы профессионального обучения граждан по профессиям
рабочих в сфере экономики;
- образовательные программы среднего профессионального образования
(программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих, программы
подготовки специалистов среднего звена),
- дополнительные профессиональные программы водителей
транспортных средств (программы повышения квалификации, программы
профессиональной переподготовки),
- дополнительные общеобразовательные программы (дополнительные
общеразвивающие программы и дополнительные предпрофессиональные
программы в сфере физической культуры и спорта, основам подготовки к
военной службе, начальным знаниям в области обороны, основам безопасности
жизнедеятельности). В таблице 1 представим кадровый состав.
Таблица 1
Кадровый состав учреждения
Должность
Количество чел.
Начальник ПОУ
СОКСТУЦ РО
ДОСААФ России
1
Педагогический
состав:
Инженер
1
Преподаватель ПДД
3
Мастер
производственного
обучения вождению
5
Главный бухгалтер
1
Бухгалтер-кассир
1
Делопроизводитель
1
Механик
1
Уборщик
1
Сторож
1
Итого
16
Всего в штате 16 человек.
43
Обучение водителей проходит по всем категория А, В, С, Д, Е, а также по
военно-учетной специальности (подготовка курсантов от военкомата).
Автошкола является юридическим лицом, имеет все необходимые
документы и лицензию на образовательную деятельность.
2.2 Кадровый документооборот в профессиональном образовательном
учреждении СОКСТУЦ РО ДОСААФ России Самарской области
Локальные акты, регламентирующие образовательную деятельность в
профессиональном образовательном учреждении:
- Методические рекомендации по организации образовательного
процесса.
- Правила внутреннего трудового распорядка для работников (ЛА № 1.1)
- Положение о педагогическом совете (ЛА № 1.2)
- Положение о методической службе (ЛА № 1.3)
- Правила внутреннего распорядка (ЛА № 1.4)
- Положение о размещении в сети интернет и обновлении информации
(ЛА № 1.5)
- Положение о нормах профессиональной этики педагогических
работников (ЛА 1.6)
- Положение об аттестационной комиссии (для установления
соответствия занимаемой должности) (ЛА № 2.7)
- Положение об организации учебного процесса (ЛА № 2.0)
- Положение о приеме, обучении, выпуске и отчислении (ЛА № 2.1)
- Правила внутреннего распорядка для обучающихся (ЛА № 2.2)
- Положение о промежуточной аттестации (ЛА № 2.3)
- Положение об итоговой аттестации (ЛА № 2.4)
- Положение о защите персональных данных обучающихся (ЛА № 2.5)
- Положение о комиссии по урегулированию споров между участниками
образовательных отношений (ЛА № 2.6)
44
- Положение о порядке выдачи, заполнения и хранения документов
установленного образца о профессиональном обучении (ЛА № 2.7)
- Положение о защите персональных данных сотрудников (ЛА 2.8)
- Положение о рабочей программе (ЛА № 2.9)
- Положение об оказании платных образовательных услуг (ЛА № 3.1)
- Положение о проведении самообследования (ЛА № 3.2)
- Должностные инструкции работников.
Организационно-распорядительная документация:
- Договоры на обучение.
- Приказы по контингенту (прием, выпуск, отчисление).
- Приказы по основной деятельности (тарификация и закрепление за
группами, проведение итоговой аттестации, о составе аттестационной комиссии
и др.).
- Учебная планирующая документация (учебные планы, рабочие
программы, календарные учебные графики, расписания занятий, материалы для
промежуточной и итоговой аттестации, методические материалы и разработки,
перечень учебно-методической литературы и др.).
- Учетная документация (журналы учета посещаемости теоретического и
практического обучения, графики вождения; индивидуальные карточки по
обучению вождению, протоколы комиссий по итоговой аттестации
выпускников, Журнал выдачи свидетельств о профессиональном обучении).
- Личные дела обучающихся (заявления, договоры на оказание платных
образовательных услуг, акты выполненных работ (услуг), копии паспортов,
копии выданных свидетельств о профессиональном обучении).
Кадровая политика в профессиональном образовательном учреждении
направлена на обеспечение образовательного процесса компетентными
педагогическими работниками, осуществляющими свою деятельность на
основе соответствующего образования, подготовки, мастерства и опыта.
Деятельность по управлению кадровым составом, влияющим на качество