34
- анкета;
- автобиография;
- характеристика-рекомендация;
- результаты медицинского обследования;
- копии документов об образовании;
- копия приказа о приеме на работу;
- дополнение к личному делу;
- карточка поощрений и взысканий;
- внутренняя опись;
- карточка форма № Т-2.
Анкета выступает в качестве основного документа личного дела, которая
представляет собой список вопросов о биографических данных работника,
сведения о его образовании, выполняемой работе с начала трудовой
деятельности, семейном положении и т.д. Анкету заполняют от руки сам
сотрудник при оформлении на службу. Вопросы анкеты предполагают
наиболее полные ответы, не допускаются сокращения, прочерки, исправления,
помарки. Необходимо строго соблюдать соответствие с записями, которые
содержаться в личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты
записывают без повторения опроса.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
- удостоверение личности или паспорт;
- трудовая книжка (если имеется);
- военный билет;
- документы об образовании;
- документы о присвоении ученой степени, ученого звания.
После увольнения работника его личное дело извлекают из папки и
оформляют для передачи на хранение.
Личные дела можно выдавать с целью ознакомления только работникам,
которых определяет руководитель организации.
35
В процессе работы с личным делом, которое выдается для ознакомления,
запрещено производить любые исправления в сделанных записях, внесение в
него новых записей, извлечение из личного дела имеющихся документов или
помещение в него новых и разглашение содержащихся в нем
конфиденциальных сведений.
При извлечении документов из личного дела, обязанностью лица, которое
несет ответственность за ведение личных дел, является сделать во внутренней
описи соответствующую запись.
Для осуществления контроля за своевременностью возврата выданных
либо высланных с целью ознакомления личных дел и предотвращения их
утраты, существует специальная контрольная карточка, которую заполняют на
каждое дело. В ней указываются следующие данные: номер личного дела,
фамилия, имя, отчество работника, на которого она составлена, дата выдачи
личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного
телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.
В отделе кадров личные дела хранятся исключительно на работающих
сотрудников. С целью хранения личных дел используются сейфы и конторские
шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы
либо металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.
Личные дела уволенных работников хранят в архиве в алфавитном
порядке.
Таким образом, кадровая работа имеет огромное значение для любого
предприятия. От того, в какой степени профессионально организовано ведение
кадрового делопроизводства напрямую зависит успех управленческой
деятельности в общем.
В качестве основных функций отдела кадров на предприятии можно
выделить:
- выявление потребности предприятия в кадрах и подбор персонала
совместно с начальниками отделов;
36
- проведение анализа текучести кадров, подбор методов, направленных на
борьбу с высоким уровнем текучести;
- разработка штатного расписания организации;
- процесс оформления личных дел работников, выдача по их требованию
необходимых справок и копий документов;
- проведение комплекса операций с трудовыми книжками (такими
операциями являются прием, выдача, заполнение и хранение документов);
- процесс ведения учета отпусков, составление графиков и оформление
отпусков соответственно действующему трудовому законодательству;
- организация процесса аттестации работников, разработка планов,
направленных на карьерное продвижение сотрудников;
- разработка планов повышения квалификации работников.
Структура и взаимоотношения отдела кадров
Структура отдела кадров организации и его численность, определяет
директор каждого предприятия в зависимости от общего количества персонала
и особенностей деятельности. Принятие решения о формировании или
напротив ликвидации структурных подразделений непосредственно отдела
кадров, осуществляется начальником отдела, им же утверждаются положения о
совместной деятельности подразделений.
Для того, чтобы эффективно выполнять свои функции, отделу кадров
необходимо на постоянной основе взаимодействовать с другими отделами
предприятия:
- взаимодействие с бухгалтерией, для решения вопросов оплаты труда, а
также представления документов и копий приказов об увольнении, зачислении
на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях
для работников;
- взаимодействие с юридическим отделом, поскольку он предоставляет
сотрудникам отдела кадров информацию о последних переменах в
действующем законодательстве, оказывает всестороннюю правовую
поддержку;
37
- взаимодействие с отделом по кадровым вопросам, данный отдел
постоянно связан со всеми структурными подразделениями предприятия.
В процессе взаимодействия с другими существующими отделами
предприятия, отделом кадров получаются от них заявки касающиеся приема
рабочих и специалистов, представления на поощрения, графики отпусков и т.п.
В случае, когда работа по учету кадров в организации ведется не
должным образом, это ведет к самым серьезным последствиям, происходит
нарушение взаимодействие между отдельными подразделениями, становится
хуже работа отделов. В общем, данный факт приводит к снижению
эффективности работы всего предприятия.
Сотрудник отдела кадров, который имеет соответствующую
квалификацию, схож с семейным доктором, в перечень его обязанностей
включается принятие решений касающихся большого количества важных
вопросов. Многими руководителями небольших организаций, при попытках
сэкономить, возлагают обязанности специалиста по кадрам, на обычного
менеджера по работе с персоналом.
Решение подобного рода, по своей сути неверное, по той причине, что
ведение кадрового делопроизводства, должно доверяться грамотному
специалисту именно в этой сфере.
Только опытный кадровик сможет своевременно выявить тот факт,
подходит ли определенный сотрудник на занимаемую им должность, и может
подсказать, куда можно перевести данного работника. Обдуманные решения
специалистов по кадрам, обеспечивают гарантию эффективной организации
труда на предприятии и адекватный карьерный рост каждого его сотрудника.
Положение об отделе кадров определяет ответственность руководителя
отдела кадров за исполнение возложенных на отдел функций и ответственность
сотрудников отдела, которая устанавливается посредством должностных
инструкций.
Должностная инструкция сотрудника отдела кадров, как и любая другая
должностная инструкция в соответствии с требованиями Трудового кодекса РК
38
от Казахстан № 414 от 23 ноября 2015 года должна состоять из трех разделов:
«Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к
квалификации»
16
.
Главными должностными обязанностями руководителя отдела кадров
выступают:
- создание условий для повышения квалификации персонала;
- осуществление контроля за соблюдением сотрудниками установленных
правил внутреннего трудового распорядка, соблюдением правил и норм
охраны, соблюдением производственной и трудовой дисциплины;
- внесение предложений о премировании отличившихся сотрудников,
наложения взыскания на нарушителей дисциплины производственного и
трудового характера;
- гарантия составления отчетности устава предприятия.
Таким образом, мы рассмотрели понятие и сущность кадровой работы в
организации, откуда следует, что кадровая работа представляет собой
неотъемлемую составляющую организационной деятельности любого
предприятия. Суть кадровой работы состоит в поддержании оптимального
кадрового состава организации, который наилучшим образом соответствует
экономическим интересам, целям и задачам деятельности организации.
Ведение кадровой работы в организации формируется и производится на
основании реальных организационных и материальных возможностей.
Выводы по главе 1
Понятие документооборота организации представляет собой
упорядоченное перемещение документов, которые созданы в ходе работы,
соответствующими должностными лицами.
Следовательно, процесс документооборота выступает в качестве процесса
движения документов на предприятии. Документооборот делится на: этап
обработки документов, которые поступают в организацию, этап передачи
16
Трудовой кодекс Республики Казахстан № 414 от 23 ноября 2015 года (с последними изменениями и
дополнениями). – СПС Юрист, 2018 год
39
данных документов исполнителям, этап отправки уже исполненных
документов. Таким образом, в основе документооборота лежит работа с
входящими и исходящими документами.
Кадровая работа представляет собой неотъемлемую составляющую
организационной деятельности любой организации. Сущностью кадровой
работы является поддержание оптимального кадрового состава организации,
который наилучшим образом соответствует экономическим интересам, целям и
задачам деятельности организации.
Осуществление кадровой работы в организации формируется и
производится основываясь на реально существующих организационных и
материальных возможностях организации, и вместе с тем, при учете
особенностей, формирующейся на сегодняшний день экономико-финансовой и
социально-демографической ситуации в отрасли, и вместе с тем, экономике в
стране в общем.
40
Глава 2. Анализ кадрового документооборота в ТОО «Изнавр»
2.1. Общая характеристика ТОО «Изнавр»
ТОО «Изнавр» является одним из поставщиков сельхозпродукции
Казахстана, компания вот уже второе десятилетие реализует свои
созидательные проекты на рыночной нише сельскохозяйственного
производства республики Казахстан.
Основная деятельность ТОО «Изнавр» производство, переработка и
реализация сельскохозяйственной продукции.
Организационная структура управления ТОО «Изнавр» представлена на
рисунке Приложения 1.
ТОО «Изнавр» располагает современным парком мощной
сельскохозяйственной техники численностью более 200 единиц, имеет более 20
гектаров обрабатываемых сельхозугодий, содержит около 5000 голов крупного
рогатого скота и 27000 свиней мясных пород.
ТОО «Изнавр» осуществляет следующие основные виды деятельности:
- производство сельхозпродукции;
- переработка сельхозпродукции: выработка мяса, колбасных изделий,
полуфабрикатов, пищевых жиров, сухих и животных кормов;
- торговля, торгово-посредническая и закупочная деятельности;
- экспортно-импортные операции.
Основными рынками сбыта мяса являются города Восточно-
Казахстанской области; реализации колбасных изделий – ВКО.
Потребителями продукции ТОО «Изнавр» являются магазины розничной
торговли, оптовые поставщики, которые приобретают продукцию для продажи
населению. Также поставляют продукцию в кафе, столовые, школы, больницы
и т.д.
ТОО «Изнавр» имеет статус «юридического лица» и соответствующие
атрибуты: круглую печать, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в
банках, штамп, бланки, фирменное наименование.
41
Основная цель, послужившая созданию ТОО «Изнавр» является
извлечение прибыли и осуществление коммерческой деятельности для
удовлетворения потребностей предприятий и организаций города и области.
В таблице 1 представлены показатели финансовой деятельности ТОО
«Изнавр» за 2015-2017 гг.
Таблица 1
Результаты финансовой деятельности ТОО «Изнавр»
за 2015-2017 гг., тысяч тенге
Показатели
2015
г.
2016
г.
2017
г.
Отклонения
(+,-)
Темп роста,
%
2016г.
к
2015г.
2017г.
к
2016г.
2016
г. к
2015
г.
2017г
. к
2016г
.
Выручка от продаж
30935
49713
58120
+18778
+8407
161
117
Себестоимость от
продаж
28393
47187
54194
+18794
+7007
166
115
Валовая прибыль
2542
2526
3926
-16
+1400
99
153
Прибыль от продаж
2542
2526
3926
-16
+1400
99
153
Прочие доходы
480
876
981
+396
+105
182
112
Прочие расходы
617
1398
2308
+781
+910
227
165
Прибыль до
налогообложения
2405
2004
2599
-401
+595
83
130
Чистая прибыль
1901
1572
1853
-329
+1281
83
117
По данным, представленным в таблице 1, видно, что выручка от
реализации в 2015 г. составила 30935 тысяч тенге В 2016 г. выручка от
реализации возросла в сравнении с 2015 г. на 18778 тысяч тенге или на 61% и
составила 49713 тысяч тенге В 2017 г. возросла в сравнении с предыдущим
2016 г. на 8407 тысяч тенге или на 17% и составила 58120 тыс.тенге.
Себестоимость от продаж в 2015 г. составила 28393 тысяч тенге В 2016г.
возросла в сравнении с 2015 г. на 18794 тысяч тенге или на 66% и составила
47187 тысяч тенге В 2017 г. себестоимость от продаж увеличилась по
сравнению с 2016 г. на 7007 тысяч тенге или на 15% и составила 54194 тысяч
тенге.
42
Валовая прибыль рассчитывается как разница между выручкой от продаж
и себестоимостью, она в 2015 г. составила 2542 тысяч тенге В 2016 г. снизилась
по сравнению с 2015 г. на 16 тысяч тенге или на 1% и составила 2526 тысяч
тенге В 2017 г. возросла в сравнении с 2016 г. на 1400 тысяч тенге или на 53% и
составила 3926 тысяч тенге.
Затраты на 1 тенге выручки в 2015 г. составили 0,918 тенге (28393 тысяч
тенге : 30935 тысяч тенге), в 2016 г. увеличились по сравнению с 2015 г. на
0,031 тенге или на 3,3% и составили 0,949 тенге (47187 тысяч тенге : 49713
тысяч тенге). В 2017 г. затраты составили 0,933 тенге на 1 тенге выручки.
На предприятии не выделены коммерческие и управленческие расходы,
поэтому прибыль от продаж соответствует валовой прибыли.
На размер прибыли до налогообложения оказывают влияние прочие
доходы и расходы. Прочие доходы в 2015 г. составили 480 тысяч тенге В 2016г.
увеличились по сравнению с 2015 г. на 396 тысяч тенге или на 82% и составили
876 тысяч тенге В 2017 г. прочие доходы составили 981 тысяч тенге.
Прочие расходы в 2015 г. составили 617 тысяч тенге В 2016 г. возросли в
сравнении с предыдущим 2015 г. на 781 тысяч тенге или на 127% и составили
1398 тысяч тенге В 2017 г. возросли в сравнении с 2016 г. на 910 тысяч тенге и
составили 2308 тысяч тенге. При учете данных факторов в 2015 г. была
получена прибыль до налогообложения в размере 2405 тысяч тенге В 2016 г.
снизилась в сравнении с 2015 г. на 401 тысяч тенге или на 17% и составила
2004 тысяч тенге В 2017 г. прибыль до налогообложения возросла на 595 тысяч
тенге или на 30% и составила 2599 тысяч тенге. В 2015 г. организацией была
получена прибыль в размере 1901 тысяч тенге В 2016 г. чистая прибыль
снизилась в сравнении с 2015 г. на 329 тысяч тенге или на 17% и составила
1572 тысяч тенге В 2017 г. чистая прибыль возросла в сравнении с 2016 г. на
281 тысяч тенге и составила 1853 тысяч тенге.
ТОО «Изнавр» в своей деятельности использует собственный и заемный
капитал. В качестве заемных ресурсов используются долгосрочные и
краткосрочные займы и кредиты и кредиторская задолженность.
43
В таблице 2 представлена динамика и структура финансовых ресурсов
ТОО «Изнавр» за 2015-2017 гг.
Таблица 2
Динамика и структура ресурсов ТОО «Изнавр» за 2015-2017 гг.
Показатель
Абсолютное значение,
тыс. тенге
Удельный вес, %
2015г
2016г
2017г
2015г
2016г
2017г
1.Собственные
ресурсы
5903
7475
8019
30
28
23
2.Заемные ресурсы
13771
19416
26978
70
72
77
3.Всего ресурсов
19674
26891
34997
100
100
100
По данным расчета, представленного в таблице 2, видно, что ресурсы
предприятия в 2015 г. составили 19674 тысяч тенге В 2016 г. ресурсы возросли
в сравнении с 2015 г. на 7217 тысяч тенге или на 37% и составил 26891 тысяч
тенге. В 2017 г. финансовые ресурсы возросли в сравнении с 2016 г. на 8106
тысяч тенге или на 30% и составили 34997 тысяч тенге.
Собственные ресурсы в 2015 г. составили 5903 тысяч тенге, при этом
доля собственных средств составила 30% валюты баланса. В 2016 г.
собственные ресурсы в организации ТОО «Изнавр» возросли в сравнении с
2015 г. на 1572 тысяч тенге или на 27% и составили 7475 тысяч тенге – 28%
валюты баланса. В 2017 г. собственные ресурсы возросли в сравнении с
предыдущим 2016 г. на 544 тысяч тенге или на 7% и составили 8019 тысяч
тенге или 23% всех ресурсов.
Заёмные ресурсы организации ТОО «Изнавр» в 2015 г. составили 13771
тысяч тенге – 70% всех средств организации. В 2016 г. заемные ресурсы
увеличились по сравнению с предыдущим 2015 г. на 5645 тысяч тенге или на
41% и составили 19416 тысяч тенге – 72% всех ресурсов организации. В 2017г.
заемные ресурсы предприятия возросли в сравнении с предыдущим 2016 г. на
7562 тысяч тенге или на 39% и составили 26978 тысяч тенге – 77% ресурсов.