54
«Изнавр» предусматривает занесение данных в журнал регистрации входящих
документов.
На исходящих документах предприятия ТОО «Изнавр» проставляют
исходящий регистрационный номер соответственно действующим
требованиям. Номер должен быть расположен в верхнем левом углу первого
листа и состоит из порядкового номера регистрируемого массива документов.
Соответственно требованиям, в индекс документа включается индекс
номенклатуры дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и
дата.
Журнальная форма регистрации является более удобной в процессе
работе с документами с ограниченным доступом (секретные,
конфиденциальные документы), незаменимой, в тех случаях, если учет
документов выступает на первое место (к примеру, с той целью, чтобы
предотвратить претензии и конфликтные ситуации) и компактной. Тем не
менее, в журнальной форме регистрации есть очень значительные недостатки:
неизбежность дублирования операций, посредством чего, справочная работа
становится трудоемкой по документам, затруднение ведения контроля по
срокам исполнения документов, поскольку появляется необходимость
просмотра всех записей в журнале.
На предприятиях, в которых большой документопоток, вместе с
журнальной применяют карточную форму регистрации. Формой является
регистрационно-контрольная карточка, в которой необходимые реквизиты
располагаются в соответствии с требованиями организации или предприятия и
утверждаются инструкцией по делопроизводству.
Преимущества карточной системы регистрации перед журнальной
системой регистрации очевидны: исключение необходимости повторной
регистрации документов; возможность систематизации по разным признакам,
создание разных картотек, обеспечение информационно-справочной работы.
Самым рациональным способом ведения контрольных операций
регистрации документов выступает использование персонального компьютера,
55
по той причине, что в заданном режиме устанавливаются промежуточные сроки
исполнения и выводятся на экран номера документов в определенный день для
проведения контрольных операций с данными документами.
Процесс контроля исполнения документов является совокупностью
действий, посредством которых обеспечивается своевременность исполнения
документов.
Осуществление контроля за исполнением документов на предприятии
ТОО «Изнавр» обеспечивает их исполнение своевременно и качественно.
Процесс контроля осуществляют за входящими, исходящими и
внутренними документами, которым отводится наиболее важная роль.
На предприятии ТОО «Изнавр» осуществлением контроля за
исполнением документов занимается секретарь.
Процесс контроля исполнения документов представлен на рисунке 4.
Рисунок 4 Процесс контроля исполнения документов
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2009 в системе управления
документами, необходимо осуществлять контроль за их движением и
использованием с целью обеспечения поиска документов, предотвращения
случаев утраты, выявления случаев невыполнения обязательных действий,
ведения мониторинга использования системы управления документами для
сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также для того, чтобы
56
сохранять записи об операциях, которые производились с документами.
В качестве основного нормативного документа, который регламентирует
процесс организации контроля исполнения документов на предприятии ТОО
«Изнавр», выступает Инструкция по документационному обеспечению
управления (ДОУ). Инструкция, в основном, предусматривает такого рода
вопросы как:
- кто занимается осуществлением контроля за исполнением документов
на предприятии ТОО «Изнавр»;
- за какими документами осуществляется контроль;
- какие существуют этапы контроля исполнения документов;
- каковы сроки исполнения документов;
- как формируется и используется массив данных, которые необходимы
для контроля;
- каким образом отражаются данные о контроле в регистрационно-
контрольных формах;
- каким образом ведется контроль исполнения документов (в частности
процесс постановки на контроль, проверка хода исполнения документов,
продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
- каковы главные этапы работы с исполнителями (контроль за ходом
исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и т.д.);
- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения
документов;
- как информируется руководство предприятия о результатах проведения
контроля и об исполнительской дисциплине.
Технологию контроля составляет постановка документа на контроль,
проверка своевременности доведения документа до исполнителя,
предварительная проверка и регулирование процесса исполнения, учет и
обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование
руководителя предприятия ТОО «Изнавр».
Цель, которую преследует контроль, заключается в оказании содействия
57
своевременности и качеству исполнения документов, в обеспечении получения
аналитической информации, которая необходима для проведения оценки
деятельности предприятия и его структурных подразделений, и вместе с тем,
его определенных сотрудников. Для того, чтобы достичь указанную цель, в
систему контроля исполнения документов включаются ряд последовательных
этапов:
- постановка документов на контроль;
- проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
- регулярность информирования руководителей органа управления о
исполнении документов;
- процесс снятия с контроля исполненных документов.
В процессе постановки документа на контроль, в верхнем поле
документа, справа делают отметку о контроле (в основном это штамп). Во
многих организациях в этой отметке указывается срок исполнения.
На предприятии ТОО «Изнавр», для ведения контроля исполнения,
сотрудниками службы документационного обеспечения управления
используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в
которые вносятся все документы, которые требуют исполнения.
У процесса контроля исполнения многофункциональный характер,
следовательно ему присущи многообразие форм и методов его реализации. В
основном, самым эффективным выступает простейший контроль. Для
простейших форм и методов не требуется огромных усилий и они как правило
являются наиболее экономичными. К ним относятся:
- ведение контрольных журналов;
- ведение регистрационно-контрольных карточек (картотека);
- предоставление письменных отчетов;
- выполнение проверок;
К каждой из перечисленных форм существует собственная специфика, но
58
при использовании любой из них важно соблюдение одного требования, а
именно, не ограничиваться разговорами об исполнении, а предоставлять
объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления
конкретных мероприятий.
Срок исполнения документа представляет собой срок, который
устанавливают нормативно-правовые акты, организационно-распорядительные
документы либо резолюция.
Документ будет считаться исполненным и будет снят с контроля
руководителем только после проведения исполнителем определенной работы
(подготовка ответа, составление проекта контракта, проведение делового
совещания). Результаты исполнения в краткой форме фиксируются на самом
документе.
Правильная регистрация документов обеспечивает оперативность их
поиска и решения задач управленческого характера. Существенно возросло
значение регистрации кадровых документов по причине введения в действие
Трудового кодекса, которым была установлена обязательность существования
многих из них. Нередко, факт регистрации документа, который придает ему
юридическую силу, выступает как краеугольный камень, в случае
необходимости обеспечения судебной защиты прав участников трудовых
отношений.
При организации правильного и грамотного документооборота на
предприятии ТОО «Изнавр» осуществляется обеспечение управления на
предприятии.
Рациональность выступает в качестве элемента проведения работ с
документами на предприятии ТОО «Изнавр» и определяется посредством
скорости исполнения и перемещения документов и уровня обеспечения
руководителей предприятия документационной информацией.
Правильность организации работы с документами зависит от четкости
процесса разделения функций и исходящих из них обязанностей сотрудников
организации. В тех случаях, когда работник четко знает свои обязанности, он
59
более ответственен и в это же время делает невозможным повторение операций
при работе с документами.
2.3 Система электронного документооборота
Работа отдела кадров на предприятии ТОО «Изнавр» находится в
непосредственной связи с процессом накопления информации, касающейся
личных данных персонала и необходимостью их архивного хранения. В
основном информацию хранят на бумажных носителях. В этом случае,
сложности возникают в процессе осуществления быстрого отбора необходимых
сведений при приеме на работу, при увольнении, в случае ухода работника в
отпуск, в процессе перевода на другие должности, при зачислении в резерв и
т.д.
Немаловажным является вопрос касающийся надежности хранения и
конфиденциальности личных данных. В соответствии с требованиями гл. 14
«Защита персональных данных работника» Трудового Кодекса Республики
Казахстан, возможность доступа к архиву информации должна быть
минимальной. Доступ к данного рода информации возможен только для
начальника отдела кадров и специалиста по кадрам, которого назначают в
соответствии с приказом по предприятию ТОО «Изнавр» как лицо, несущее
ответственность за хранение и использование персональных данных
сотрудников.
Несмотря на это, отдельные позиции по персональным данным должны
быть доступны для всех работников отдела кадров, занятых в процессе
реализации документооборота и допущенных к управлению кадрами с
использованием «АСУ-кадры» и АРМ. На каждом рабочем месте предприятия
ТОО «Изнавр» оборудовано АРМ кадрового работника.
Система документооборота представляет собой выстроенную систему
движения документов, посредством которых подтверждаются все действия
работников предприятия (хозяйственные операции), с должностными
60
инструкциями каждому работнику, которым принимается участие в бизнес-
процессах.
Система управления документооборотом является невозможной без
гарантированной сохранности электронных документов, в которую включается
физическая сохранность файлов, обеспечение условий для возможности
считывания информации в долговременной перспективе и обеспечение условий
необходимых для того, чтобы воспроизводить электронные документы.
Ведение документооборота на сегодняшний день представляет собой
спрос на легкие и быстро настраиваемые решения, посредством которых
возможно обеспечение моментальной отдачи. По этой причине, на предприятии
ТОО «Изнавр» в качестве основы используется система электронного
документооборота, в основе которого лежит пакет прикладных программ
«Канцлер» на платформе Lotus Domino/Notes.
При помощи системы электронного документооборота обеспечивается
строгим образом регламентированное и контролируемое на формальной основе
движение документов внутри и вне предприятия, в основе которого лежат
информационные и коммуникационные технологии.
Посредством системы электронного документооборота регистрируются
действия и события, и осуществляется поддержка самих процессов работы над
документами.
В качестве пользователей систем электронного документооборота
выступают в основном все работники каждого подразделения предприятия
(около 80% работников).
В системе электронного документооборота предусмотрено
осуществление всего цикла работы с документами предприятия ТОО «Изнавр»
а именно: процесс создания, редактирования, пересылки, ознакомления,
согласования, создания поручений по документам, осуществление контроля за
их исполнением, подпись документов (посредством электронно-цифровой
подписи), регистрации, сдачи в архив, хранения (в различных форматах:
61
текстовый, графический) на протяжение заданного периода времени,
уничтожение и т.д.
Рассмотрим наиболее подробно принцип работы системы электронного
документооборота на предприятии ТОО «Изнавр»: в процессе регистрации
документа в системе, его образ в электронном формате сразу попадает к
адресату, поскольку при работе в СЭД передача и пересылка документов не
требуется: в процессе регистрации, адресатом автоматически получается
уведомление о новом документе и доступе к нему с собственного компьютера.
Хранение всех документов предприятия ТОО «Изнавр» (входящих,
исходящих, внутренних, организационно-распорядительных) осуществляется в
системе, в виде иерархии "папок" (с возможностью отнесения одного
документа к нескольким папкам), а физически – на сервере. В "папку"
помещают не сам документ, а ссылку на него, таким образом, есть возможность
помещения документа в любое необходимое количество папок, тем самым
обеспечивая различные возможности классификации.
Посредством системы электронного документооборота появляется
возможность выбора из всего количества документов определенной группы,
которая будет отвечать конкретным признакам присущими виду документа, а
также затрагиваемому вопросу, источнику либо периоду поступления.
Организация регистрации и хранения документов, предусмотренная СЭД,
обеспечивает возможность учета и сохранности документов, а также
содействует оперативному поиску.
58
Когда исполнителем получается документ, он должен приступит к работе
с ним, а именно: провести редактирование, исполнение и т.д. Ему необходимо
прикрепить к карточке исходного документа все другие, которые появились в
ходе работы над данным документом. Осуществляя свою деятельность в
системе, исполнитель может предоставить отчет о проделанной работе своему
непосредственному начальнику.
Хранение документов как иерархии папок, предоставляет возможность
облегчения и ускорения выполнения такого рода задачи, как "информационная
62
поддержка принятия решения". Секретарю в данном случае отводится
немаловажная роль, которая заключается в подготовке необходимой для
руководства информации, с целью принятия решений.
Самым трудоемким выступает этап сбора информации, в процессе
которого возникает необходимость оперативно сориентироваться в большом
объеме документов а именно: в письмах, приказах, служебных записках,
должностных инструкциях и т.д. При четкой классификации по папкам,
визуализации связей между документами значительно легче ориентироваться в
хранящейся информации и быстрее найти требующийся документ. Для этих
целей в СЭД предусмотрено наличие специальных поисковых механизмов,
которые позволяют находить необходимый документ по реквизитам, термину
либо набору слов.
Процессом принятия решения предполагается подготовка документа. В
том случае, если в данном процессе принимает участие не один человек, то
пользуясь традиционными способами подготовки и передачи документов
данный процесс занимает очень большое количество времени. При наличии
функций организации, которые касаются совместной подготовки и
согласования документов в СЭД существует возможность быстрой передачи
проекта документа всем заинтересованным сторонам, сбора сделанных
замечаний, формирования нового варианта документа. При подготовке
предусмотрено сохранение в системе всех промежуточных версий документа.
СЭД предоставляет возможность четкого контроля каждой стадии подготовки
документа, сроков ее прохождения и получения информации о том, что в
данный момент с документом происходит и о том, кто с ним работает.
При наступлении времени выполнения принятых решений, СЭД
содействует быстрой и точной передаче исполнителям всей информации,
которая необходима им для работы, и получению обратной связи от всех
сторон, которые вовлечены в дело.
Регистрация документов является одной из основных операций которые
проводятся в информационно-документационном обеспечении. В качестве
63
одного из важнейших результатов организации СЭД выступает улучшение
информационного обеспечения деятельности, которая осуществляется
управленческим персоналом. У любого сотрудника, перед подготовкой
документа есть возможность получения информации о ранее созданных,
поступивших документах касающихся данного вопроса, как находящихся в
текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы. Данный факт может
значительно повысить качество подготовки управленческих документов.
Помимо этого, такого рода система содействует избеганию параллелизма в
работе подразделений, исключению подготовки подразделениями
(департаментами, отделами) не согласованных, нередко противоречащих друг
другу документов.
18
В процессе регистрации, в регистрационную карточку заносят сведения о
поступившем документе, в частности такие как:
- дату получения;
- регистрационный номер, который присваивается документу
учреждением-получателем;
- дату документа;
- регистрационный номер документа, который присваивается ему
учреждением-автором;
- автора (корреспондент) – то есть чей это документ;
- заголовок (о чем документ, то есть краткое содержание документа);
- резолюцию (исполнитель, содержание поручения, подпись автора
резолюции, дата);
- сроки исполнения;
- исполнителя (кто с ним работает);
- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
- № дела (куда документ помещен после исполнения).
18
Бобылева М.П.: Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: МЭИ, 2015. –
С.62