26
техники) и полутора (на пишущей машинке) межстрочными интервалами.
Часто встречается, что в научной литературе документация, с которой
имеют дело сотрудники кадровых служб, делят на шесть основных видов или
групп по тому как разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие:
1. Локальные нормативные акты – определяют общие принципы работы
предприятия и носят обязательный характер. В них устанавливается режим
труда, отдыха и должностные функции сотрудников, штатное расписание,
система оплаты труда и премирования, права и обязанности сторон трудового
договора, инструкции по охране труда и пожарной безопасности.
Разрабатываются эти документы единолично или с учетом мнения работников
предприятия и в соответствии с Трудовым кодексом РК и не должны ему
противоречить.
2. Распорядительные документы: приказы по основной деятельности
организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации
штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка
проведения аттестации); приказы по личному составу (о приеме на работу, об
увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о
поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
3. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника:
трудовая книжка (с 01.01.2020 года переведена в электронный формат и
доступна на сайте электронного правительства egov.kz), трудовой договор,
справка о трудовой деятельности, копии приказов о приеме на работу и
увольнении сотрудников.
4. Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для
учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации,
связанной с их трудовой деятельностью: личная карточка работника или
личные дела, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего
времени.
5. Внутренняя служебная переписка используется для документального
оформления всех кадровых решений (служебные, докладные, пояснительные и
27
объяснительные записки).
6. Журналы учета и контроля кадровой документации ведутся с ее учета
– присваивается номер, фиксируется дата и отметки о движении документа.
Формы регистрационных журналов разрабатываются руководством
конкретного предприятия.
Часть документов, из приведенных групп, являются обязательными,
ведется всеми без исключения организациями, независимо от формы
собственности, сферы деятельности и численности персонала, так как прямо
обозначены в Трудовом кодексе РК. Остальные документы можно определить
как рекомендательные документы, зависящие от специфики организации,
обязательные к ведению только для определенных компаний. Как правило,
перечень документов не зависит от количества работников. Ведение кадровой
документация любого предприятия опирается прежде всего на нормы и
требования Трудового кодекса Республики Казахстан (ТК РК). Учет труда и его
оплаты на предприятии ведется на основании первичных документов,
формируемых в кадровой службе или ответственным лицом. Организация
кадрового документооборота отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей
организации – своевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов,
оперативная подготовка документов для представления в государственные
органы.
Организация труда работников осуществляется путем принятия
(утверждения руководителем организации либо уполномоченным им
должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в
обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового
распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные
нормативные акты, такие как Положение об оплате труда, нормировании труда,
премировании и материальном стимулировании и прочие принимаются при
необходимости.
Список основных документов в кадровой работе:
28
1. Трудовой договор, по которому работник обязуется лично выполнять
работу (трудовую функцию), соблюдать правила трудового распорядка, а
работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной
трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РК и
иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, коллективным
договором, актами работодателя, своевременно и в полном размере
выплачивать работнику заработную плату [1, ст. 24].
2. Коллективный договор – заключается по соглашению сторон. Даже
при наличии разногласий между сторонами по отдельным положениям
коллективного договора стороны должны подписать коллективный договор на
согласованных условиях с одновременным составлением протокола
разногласий в течение одного месяца со дня их возникновения. Возникшие в
ходе коллективных переговоров разногласия могут являться предметом для
дальнейших коллективных переговоров по их урегулированию при внесении
изменений и дополнений [1, ст. 156].
3. Договор о материальной ответственности заключается в случае
необходимости [1, глава 10]. Однако, стоит отметить, что практически каждый
работодатель заключает договор об индивидуальной или коллективной
материальной ответственности. Поскольку, отсутствие договора способно
вызвать трудности в привлечении работника к материальной ответственности
за причинение ущерба предприятию и усложнить процесс доказывания факта
причинения такого ущерба.
4. Инструкция о порядке проведения вводного инструктажа по технике
безопасности и пожарной безопасности, с обязательным фиксированием в
Журналах по технике безопасности, а также составлением Актов о
прохождении инструктажа [1, ст. 181, 182]. Практика показывает, что Журналы
и Акты по технике безопасности следует вести обязательно. Так к примеру,
выписки из журналов регистрации инструктажей и протоколов проверки
знаний по безопасности и охране труда, могут понадобиться
29
правоохранительным органам, в случае наступления несчастного случая на
предприятии [1, ст. 187].
5. Договор или приложение к договору об обязательном страховании
работника [1, ст. 23], согласно Закона РК «Об обязательном страховании
работника от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных)
обязанностей» от 07.02.2005 года.
6. Дополнительное соглашение о совмещении должностей [1, ст. 111]
применяется в случае возникновения ситуаций, требующих совмещения
должностей одним работником так как, работнику полагается соответствующая
доплата. В отсутствие соглашения высока вероятность возникновения рисков в
определении объема фактической трудовой деятельности сотрудника и
затруднительно применить к нему меры ответственности за нарушение
дисциплины труда и привлечь к материальной ответственности по
совмещаемой должности.
7. Журнал регистрации трудовых договоров.
8. Должностные инструкции, рабочие инструкции [1, ст. 23, 101]. Как
правило, разрабатываются руководителем или его заместителями для своих
подчиненных. Поскольку, в законодательстве не предусмотрены требования к
составу должностной или рабочей инструкций, работодатель согласует текст с
юристом, обычно, составляется в трех экземплярах на каждого работника: один
экземпляр передается работнику, второй экземпляр хранится в отделе кадров,
третий – у руководителя отдела (подразделения).
9. Правила трудового распорядка [1, ст. 63].
10. Акт работодателя, устанавливающий порядок сбора, обработки и
защиты персональных данных работника [1, ст. 23]. Согласие работника на
сбор и обработку персональных данных, предусмотренное в статьей 8 Закона
РК № 94-V «О персональных данных и их защите» от 21.05.2013 года);
11. Акты работодателя, определяющие систему оплаты и
стимулирования труда работников (при необходимости) [1, ст. 107].
30
12. Личная карточка работника форма № Т-2 [1, ст. 79], личные дела
работников [1, ст. 32]. Личная карточка относится к обязательно оформляемым
документам. Карточка содержит в себе все необходимые сведения о личности
работника, его трудовой деятельности. Личные карточки и личные дела по
кадрам оформляются на всех работников организации, принятых на условиях
трудового договора, независимо, является ли это место работы основным или
работник принят по совместительству. На работников, которые выполняют
работу на основе гражданско-правовых договоров, личные карточки не ведутся.
Источниками, необходимых сведений для заполнения личных карточек
являются следующие документы: приказ о приеме на работу; трудовой договор;
удостоверение личности, паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не
достигших шестнадцатилетнего возраста); вид на жительство или
удостоверение лица без гражданства (для иностранцев или лиц без
гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан);
трудовая книжка (при ее наличии); послужной список (перечень сведений о
работе, трудовой деятельности работника), подписанный работодателем,
заверенный либо нотариально, либо печатью организации; документ воинского
учета (если имеется); документ о прохождении медицинского
освидетельствования; документ об образовании. Готовые, в соответствии с
требованиями законодательства, бланки Личной карточки приобретаются в
торговой сети или заказываются в типографии.
13. График отпусков [1, ст. 93].
14. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (при
хранении трудовых книжек у работодателя). С 1 января 2020 года «Трудовая
книжка» переведена в цифровой формат, поэтому при приеме на работу нового
сотрудника необходимости в этом документе нет. Вся информация хранится в
электронном формате и доступна на сайте электронного правительства.
Работодатель будет заключать договор через систему с работником, эта
информация будет храниться в базе данных и в дальнейшем, когда, человек
будет выходить на пенсию, то тогда ему уже не нужно будет подтверждать
31
стаж бумажными документами. Предприятия вводят всю информацию по
сотрудникам в систему, трудовые договора также будут заключены в этой
системе.
15. Графики сменности при наличии сменной работы [1, ст. 73], а при
использовании суммированного учета рабочего времени – Акт работодателя,
определяющий порядок работы при суммированном учете рабочего времени,
категории работников, для которых устанавливается суммированный учет
рабочего времени [1, ст. 75].
16. Акты работодателя, содержащие сведения о коммерческой тайне,
конфиденциальной информации – данные документы необходимы для
установления перечня, ответственности, порядка работы работником с такой
информацией [1, ст. 75].
17. Штатное расписание, штатная расстановка. Указанные документы не
являются обязательными в соответствии с ТК РК, однако, исходя из практики,
необходимы для работы. Штатное расписание должно быть утверждено
руководителем. Значение этого документа нельзя преуменьшать. К примеру, в
случае возникновения трудового спора с работником судьей обязательно будет
истребовано штатное расписание, и в том случае, если оно не будет
представлено суду, выиграть такой спор может быть непросто. Стоит отметить,
что действующее законодательство не предусматривает обязанности
работодателя доводить штатное расписание до сведения работников.
18. Приказы, распоряжения по основной деятельности, по личному
составу и Журналы регистрации приказов по основной деятельности, по
личному составу. Приказы по трудовой деятельности [1, ст. 10, 11, 34],
являются основным документом, подтверждающим тот или иной юридический
факт в трудовых отношениях. Все приказы можно разделить на приказы по
основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности включают в себя вопросы:
- утверждение структуры организации и ее изменение, также
сокращение штатной численности – это такие приказы, которые не касаются
32
лично каждого работника поименно, а отражают изменения в структуре
организации;
- утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации
(инструкций, правил, положений), штатного расписания;
- создание новых структурных подразделений, постоянных или
временных комиссий, коллегиальных и совещательных органов;
- утверждение регламента, процедур, положений по аттестации кадров;
- планирование деятельности и контроль за деятельностью (отчетность);
- утверждение и внесение изменений в режим работы, введение
суммированного учета рабочего времени, установление неполного режима
рабочего времени, - соблюдение правил внутреннего распорядка, транспортное
обслуживание, связь, обеспечение безопасности организации.
Приказы по личному составу включают в себя вопросы, связанные с
персоналом: прием на работу (в том числе и по совместительству, на время);
перевод или перемещение (к примеру, по состоянию здоровья); расторжение
или прекращение трудового договора; аттестация (проверка знаний)
конкретных работников; изменение фамилии; поощрения, премирования,
наложение или снятие взысканий; все виды отпусков работников,
командировки.
Приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному
составу формируются в отдельные дела, регистрируются отдельно в
соответствующих журналах. Законодательством не предусмотрен стандарт
журнала регистрации приказов по личному составу или трудовых договоров. В
соответствии с ТК РК, трудовой договор должен содержать дату заключения и
порядковый номер. Таким образом, трудовой договор подлежит регистрации в
журнале (книге) регистрации трудовых договоров, который ведется в кадровой
службой организации. Кадровые службы организаций могут сами разработать и
утвердить форму журнала регистрации трудовых договоров. Это касается и
приказов, поскольку, как и трудовой договор, любой приказ содержит номер и
дату составления.
33
Данный перечень является минимальным. Руководители предприятия
пополняют кадровый документооборот в зависимости от условий труда
работников и организации деятельности компании. Формирование указанного
перечня документов обусловлено, прежде всего, практикой организации
кадрового учета на предприятии, за время которой выработались те документы,
которые не только прописаны в трудовом законодательстве, но и просто
удобны и необходимы в жизни предприятия.
В учебнике Янковича Ш. А. «Делопроизводство в кадровой службе»
представлены основные этапы жизненного цикла документа:
- стадия разработки документа – документ проходит этап разработки,
далее оформление, после чего утверждается;
- стадия опубликованного документа – документ находится в активном
доступе, по мере утраты актуальности переходит в архивирование, далее, после
определенного времени хранения, определяемого ценностью и видом
документа, переходит на этап уничтожения [6, ст. 108].
Многие документы, такие, например, как правила внутреннего
трудового распорядка, коллективный договор, трудовой договор и другие,
определены в ТК РК, в том числе с указанием их существенных условий,
порядка заключения. Другие документы просто упоминаются в статьях ТК РК,
но при этом, как правило, утверждены другими нормативными актами – это
касается прежде всего основных приказов по личному составу, приказов об
отпуске, командировке и тому подобных. Есть и такие документы, которые
практически не упоминаются в статьях ТК РК, однако, несмотря на это,
являются не менее важными в кадровом учете предприятия, поскольку от их
наличия зависит дисциплина и производительность труда (должностная
инструкция, положение об оплате труда и стимулировании труда и другие).
Любое предприятия имеет ряд документов, которые не только способствуют
организованному кадровому учету, но и соответствуют требованиям любого
проверяющего в случае проведения контрольных мероприятий органами по
труду.
34
1.3. Организация кадровой деятельности
Создание любого документа основывается на определенных правилах.
Соблюдение нормативно-правовой базы позволяет создавать кадровые
документы, обладающие юридической силой, способствует оперативному
прохождению, обработке и анализу содержащейся в них информации для
принятия управленческого решения по персоналу предприятия.
Метод создания документа – это способ управления созданием
документа с использованием физических, технических и других средств труда
[6, с. 96].
Методы создания документации на предприятии и в частности кадровый
документооборот можно разделить условно на четыре группы, в зависимости
от возможностей предприятия: бумажный документооборот, бумажный
документооборот с использованием персональных компьютеров, смешанный и
безбумажный документооборот. Бумажный документооборот строится на
взаимодействии с бумажными носителями, как и работа с электронным
документооборотом стоится на взаимодействии с электронными документами.
1. Бумажный документооборот – все этапы документ проходит на
бумажном носителе. В современном технологически развитом мире такой
метод ведения делопроизводства изжил себя. Для регистрации бумажных
документов использовались объемные журналы регистрации, реестры или
листы большого формата, в которых фиксировались вновь созданные или
подвергшиеся обработке документы, журналы и реестры сдавались архивы.
2. Бумажный документооборот с использованием автономного
компьютера – создание, корректировка, хранение документа осуществляется в
компьютере или на электронных носителях. Передача, согласование и
утверждение документов при такой форме ведения делопроизводства
осуществляется в бумажном виде в виду отсутствия локальной сети.
3. При смешанном документообороте (электронном документообороте)
компьютеры, объединены в локальную сеть предприятия и служат для
35
подготовки, передачи и хранения документов, но юридическую силу документ
имеет только в бумажном виде.
4. Безбумажный документооборот – весь процесс работы с документами
производятся в электронном виде, возможность дублирования бумажного
документооборота. Безбумажный документооборот подразумевает полный
отказ от использования бумаг и переход исключительно в электронный формат,
а юридическую силу документам придает электронная цифровая подпись.
При организации кадрового документооборота первые три метода
создания и обработки кадровой документации можно представить как
традиционные.
Считаю, что в Казахстане традиционный метод ведения кадрового
делопроизводства условно-автоматизированный, в качестве программного
обеспечения при организации делопроизводства используют стандартные
текстовые или графические редакторы операционной системы Microsoft Office.
Использование программных продуктов значительно экономит время на
создание, корректировку и обработку документа. Понятно, что с ростом
организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и
бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за
собой большое количество проблем, связанных с путаницей или
дублированием документов и прочими подобными проблемами. Однако, из-за
затрат на приобретение компьютеров и программного обеспечения, многие
владельцы малого бизнеса используют условно-автоматизированный метод.
Недостатки такого метода следующие:
- велико влияние личностного фактора исполнителя на составление
документа, что приводит к ошибкам, низкий уровень компетенции;
- невозможность проведения выборки по критериям (возраст, стаж,
образование), что влияет на оперативность работы с данным по персоналу;
- затруднена аналитическая деятельность, что влияет на скорость и
качество получения показателей по управлению персоналом;