Диплом: Организация кадрового документооборота на примере ТОО "Кузет-Павлодар", страницы 36-45

- сложность в централизованном отслеживании движения документов,

что сказывается значительными нагрузками на ведение журналов и картотек.

При решении руководства автоматизировать кадровый документооборот

происходит перевод обязательных в кадровом делопроизводстве документов, в

электронный вид с помощью с соблюдением всех требований и норм

законодательства Республики Казахстан в области кадрового учета. Следует

обозначить ряд причин, по которым автоматизация кадрового отдела

становится почти неизбежной в современном мире:

- повышение скорости кадрового документооборота. Задержки в выдаче

справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем,

страдает репутация отдела кадров и предприятия в целом.

- возможные ошибки и не точности в документах. При работе по

«старым» принципам проверять документы и данные тоже приходится

вручную, поэтому неизбежны ошибки. в.

- дублирование работ по распечатке, сканированию и хранению

первичных документов. В системе электронного документооборота (СЭД)

проходят процессы создания, согласования, подписания и хранения кадровых

документов, которые затем передаются дальше в структурные подразделения

предприятия для проведения расчетных, аналитических операций, после

обработки часть электронных документов возвращается кадровой службе, что

позволяет повысить производительность труда и снизить затраты.

Следует отметить, что отдельные виды кадровых документов, такие как

заявление на прием и увольнения, согласно действующему законодательству

должны быть написаны от руки на бумаге. Остальные виды операций могут

быть автоматизированы посредством использования СЭД и принятия

соответствующих внутренних нормативных документов.

Существуют различные типы систем автоматизации, которые

применяются при организации электронного кадрового документооборота. Тот

или иной тип системы автоматизации выбирается в зависимости от того,

насколько крупным является предприятие и какие задачи планируется:

- кастомные разработки. Эти программные продукты, способны решать

только отдельные задачи. Например, вести учёт рабочего времени.

- коробочные программные продукты, способные решать более широкий

спектр задач, такие процессы как согласование документов, принципы

хранения электронных версий документов, совместная работа с электронными

документами и другие. Такое программное обеспечение имеет стандартные

функции и подходит небольшим компаниям, которые могут использовать

данный продукт без доработок и изменений.

- HRM-модули или системы (Human Resources Management) для уже

внедрённых на предприятиях систем. Обладают функциональностью, так как

кроме кадрового учета (документооборот, учет рабочего времени и отпусков и

другое) и финансового учета (зарплата, налогообложение и так далее),

обрабатывают количественные данные, предназначенный для работы с

качественными показателями персонала.

- BPM-системы, подразумевающие комплексную автоматизацию всего

предприятия и в частности отдела кадров.

Недостатки приведенных систем: прежде всего стоимость внедрения и

сложность внесения изменений (необходима помощь разработчика или IT-

специалиста). Наибольшей популярностью в Казахстане пользуются –

«1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана» и «Алтын-Кадры».

Наличие всех необходимых шаблонов при создании кадровых документов,

настраиваемых аналитических отчетов, а также возможность пользователям

предоставлять регламентированную отчетность в государственные органы

значительно облегчает ведение кадрового документооборота на предприятии.

При организации электронного кадрового документооборота должны

соблюдаться условия безопасности документов в силу действия Закона

Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и

их защите» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 28.12.2017 года),

регулирующий отношения, связанные со сбором, обработкой и защитой

персональных данных.

Вне зависимости от способа ведения кадрового делопроизводства

необходимо периодически осуществлять проверку работы кадровой службы.

Своевременный кадровый аудит и последующее устранение выявленных

недостатков поможет подготовиться к проверкам контролирующих органов

Республики Казахстан, избежать негативных финансовых последствий и других

мер воздействия на руководителя по результатам проверки, а так же

минимизировать трудовые споры с сотрудниками и риск наложения штрафов

проверяющими органами. За нарушение трудового законодательства

предусмотрена административная ответственность. Меры воздействия,

предусмотренные административным законодательством, лояльны и малы,

зачастую максимальные санкции за то или иное нарушение требований

законодательства в области трудовых отношений и охраны труда не

соответствуют степени опасности совершенного нарушения и тем возможным

последствиям, которые могут наступить.

Кадровый аудит можно представить, как процедуру, в ходе которой

оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый

потенциал компании, анализируется эффективность системы управления

кадрами. Один из этапов этой процедуры является аудит кадровой

документации – это процедура проведения проверки кадрового

делопроизводства, на предмет соответствия кадровой документации

действующему законодательству Республики Казахстан.

Причины проведения проверки:

- ликвидация организации;

- смена руководства;

- при реорганизации отдела кадров или смене сотрудника, отвечающего

за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на

другую должность, в другое подразделение, филиал);

- при угрозе проведения проверки, к примеру, по заявлению работника

государственному инспектору по труду из-за невыплаты вовремя заработной

платы, премии или же увольнения по инициативе работодателя);

- при вручении предписания о предстоящей плановой проверке;

- при внесении изменений в законодательство, касающееся кадрового

делопроизводства.

Задачи проведения кадрового аудита:

- оценка и выявление недостатков в сфере управления персоналом,

эффективности проводимой организацией политики в сфере управления

персоналом;

- приведение кадровой документации в состояние соответствующее

действующему законодательству;

- анализ, оценка и предложения по сокращению затрат на управление

персоналом, сокращению времени кадрового документооборота.

Документация, подвергающаяся проверке: приказы (по личному составу,

кадровые, производственные), штатное расписание, графики отпусков, табели

учета рабочего времени, должностные инструкции, правильность ведения

регистрационных журналов и прочие документы, которые имеют место в

кадровом документообороте. Также проверке могут подвергнуться:

- акты работодателя, положения и инструкции, правила трудового

распорядка;

- актуальность трудового договора, соглашения о конфиденциальности,

договора о материальной ответственности;

- правильность оформления работников при приеме либо увольнении;

- условия хранения, архивирования кадровой документации;

- соблюдения законодательства в сфере персональных данных.

Результат проведения кадрового аудита:

- выявление недостатков и недочетов в кадровой документации;

- выявление рисков, связанных с трудовыми отношениями;

- возможность исправить все недочеты, выявленные в ходе проверки;

- получение руководством организации полной информации в сфере

управления персоналом, кадрового делопроизводства и компетентности

сотрудников.

Проведение кадрового аудита способствует развитию, повышению

качества и рентабельности организации, и помогает привлечь и закрепить

высококвалифицированный персонал.

Аудит кадровой документации можно провести с помощью компании-

провайдера, оказывающей подобные услуги или самостоятельно силами

сотрудников предприятия. Компании, занятые консалтингом в кадровой сфере

проводят комплексную проверку по наработанной методике, по итогам которой

представляют отчет с выводами о выявленных нарушениях, их возможные

последствия и рекомендациями по устранению ошибок. В Казахстане, цена на

услуги аудита от подобных компаний довольно высока. Например, если штат

предприятия составляет более 10 человек, аудитор может запросить за услуги

от 90 000 тенге, что субъекту малого или среднего предпринимательства

довольно накладно. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу

со сведениями о работниках компании сторонней организации. Можно

провести проверку собственными силами. В этом случае, издается приказ о

проведении кадрового аудита в организации, в котором четко сформулированы

цели и задачи данного мероприятия, с обязательным указанием о

формировании соответствующей комиссии (например, в составе юриста,

бухгалтера, начальника отдела кадров, менеджера) и определены сроки

проверки.

На мой взгляд, формулировка понятия «Кадровый аудит», которая

больше всего подходит предприятиям, которые решились провести аудит

самостоятельно, без привлечения специалиста будет такая – это комплекс мер,

включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной

корректности оформления кадровых документов компании, выработку

конкретных рекомендаций по исправлению выявленных нарушений,

выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых

документах. Несмотря на все увеличивающиеся штрафные санкции за

нарушение работодателями требований трудового законодательства,

проведение кадрового аудита довольно непопулярное решение для бизнеса: в

нормативно-правовых актах Республики Казахстан такой термин даже и не

встречается. Тем не менее, некоторые предприятия решаются провести

проверку состояния кадрового учета и делопроизводства для того, чтобы

оценить свои имущественные, репутационные и иные риски в сфере

оформления трудовых отношений.

Предприятия, решившиеся на аудит кадровой документации, могут

преследовать одну или несколько целей:

- получение объективной информации о соблюдении требований ТК РК.

- минимизаций возможных рисков со стороны государственных органов

во время проведения проверок.

- сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение

кадрового делопроизводства. В этом варианте кадровый аудит помогает

выявить неработающие кадровые процедуры, излишние цепочки в процессе

разработки, согласования и утверждения кадровых документов,

увеличивающих бюрократическую нагрузку на бизнес-процессы.

- выявление основных кадровых проблем, скрытых и потенциальных

источников угроз и рисков, связанных с персоналом и его управлением.

- самозащита от недобросовестных действий работников, которые

можно предупредить, проведя своевременную ревизию кадровых документов и

процедур. Также сюда модно отнести ситуацию, когда необходима

предварительная проверка действий работника, ответственного за ведение

кадрового учета при возникновении трудового спора.

- проверка инспекторов, специалистов или руководителя отдела кадров

при смене руководящего состава, при смене работника, ответственного за

ведение кадрового учета на предприятии.

- проведение предварительной оценки состояния кадрового

документооборота до приведения кадровой документации в соответствие с

действующим законодательством или передачи в архив.

Указанный список не является исчерпывающим, руководство может

инициировать проведение кадрового аудита по иным основаниям. Исходя из

целей, проведения проверки можно выделить этапы кадрового аудита:

1. Принятие решения о проведении аудита кадровой документации.

Инициатива о проведении проверки может исходить от руководителя отдела

кадров, главного бухгалтера или директора – лица, который самостоятельно не

ведет кадровый учет на предприятии, но может инициировать проверку.

Например, из-за сомнений в квалификации ответственного работника.

2. Предварительная оценка условий для аудита: определяются цели и

задачи аудита, сроки, трудоемкость выполнения оценки и бюджет, выделяемый

на это мероприятие, состав проверяющих. В зависимости от размеров

предприятия и коэффициента текучести кадров, состав проверяющей комиссии

может насчитывать несколько человек. Работать члены проверяющей комиссии

будут либо с отрывом от основной работы либо в режиме совмещения с

основной деятельностью. От этого зависят сроки проведения кадрового аудита,

также можно решить вопрос о периодичности проведения проверки (разовое

мероприятие, связанное с локальным риском трудового спора или же

регулярные проверки). Возможно, из-за сроков проверки или отрыва

сотрудников от основных обязанностей, в будущем изменится стратегия

проведения кадрового аудита, который может быть внешним (силами

привлеченных сторонних специалистов) или внутренним (с использованием

внутренних ресурсов предприятия).

3. Разработка программы и плана аудита. Наемный аудитор обладает

методикой и навыками проведения кадрового аудита, соблюдает определенные

процессы и регламентами в отличии от внутреннего проверяющего. Однако,

методику проверки можно разработать самостоятельно руководством

предприятия по международным стандартам проведения аудита и

обязательным использованием нормативно-правовых актов, которые

регулируют не только трудовые отношения, но и регламентируют отраслевые

нормы и меморандумы на территории Республики Казахстан.

Плюсы и минусы в проведении проверки сторонними организациями

или силами предприятия представлены в таблице 1 – «Сильные и слабые

стороны внешнего и внутреннего аудита кадровой документации».

Таблице 1 – Слабые и сильные стороны внешнего и внутреннего аудита

кадровой документации.

Аудит кадровой

документации

Сильные стороны

Слабые стороны

при помощи сторонних

специалистов

Независимость результатов

проверки; знание методик

аудита; ответственность за

умышленное искажение либо

сокрытие данных и ошибок;

сжатые конкретные сроки;

четкие рекомендации в отчете.

Высокая стоимость услуг; не знание

производственных особенностей

проверяемого предприятия;

предубежденность проверяемых

сотрудников по отношению к

приглашенному аудитору.

комиссия, состоящая из

работников предприятия

Знание особенностей

производства и тонкостей

бизнес-процессов; внутреннего

проверяющего сотрудники

компании воспринимают

более доброжелательно;

возможность использовать

конфиденциальную

информацию; затраты

значительно меньше, чем на

приглашенного аудитора.

Низкий уровень подготовки в

результате отсутствия методики

проверки; внутренний аудитор

менее пристрастен (лоялен или

наоборот в конфликте); риск не

выявления ошибок или сокрытия

фактов нарушений.

4. Сбор и подготовка информации к анализу. На этом этапе

проверяющий, опираясь на анкеты и опросные листы, определяет объем

запрашиваемой информации. Запрашиваются для изучения: локальные

нормативные акты, личные папки работников, документы по военно-учетному

столу, по технике безопасности, папки и журналы регистрации приказов,

трудовых договоров.

После решения организационных вопросов определяется объем

необходимых кадровых документов. Проверка может иметь сплошной

характер, то есть проверятся все документы или будет действовать по принципу

каждый пятый документ подпадает под проверку – это решается и

регламентируется заранее.

5. Анализ полученной информации и ее предварительная оценка.

Истребованные документы тщательно изучаются на наличие отклонений от

требований трудового законодательства, на условия, ухудшающие как права

работника, так и интересы работодателя, выявляются уязвимые места в

документах, чтобы минимизировать риски. Также проверяется внешнее

оформление кадровых документов, наличие или отсутствие свободного

беспрепятственного доступа к ним, условия хранения и архивации.

6. Разработка рекомендаций по результатам проверки позволяет оценить

уровень работы тех или иных кадровых процедур. Например, при

трудоустройстве новый сотрудник отдела кадров продолжил использовать

шаблон трудового договора или другого кадрового документа, в котором была

допущена ошибка или документ не был исправлен в связи с изменениями в

трудовом законодательстве, который до него использовал предыдущий

кадровик. Такие нюансы выявляются и помогают составить общее

представление о работе всего кадрового отдела. Разработка мер по

совершенствованию кадрового документооборота может быть совмещена с

составлением предварительного отчета. Но может проводиться и отдельно.

Здесь группа проверяющих встречается с основным инициатором кадрового

аудита для оглашения предварительных выводов.

7. Составление отчета об аудиторской проверке кадровой документации.

Самая важная стадия: описать весь ход, результаты и выводы аудиторской

проверки, а также рекомендации в соответствующем отчете. Результаты

аудиторской проверки нужно обязательно сопоставить с программой аудита на

предмет полноты и прозрачности представленных рекомендаций и достижения

целей проведения кадрового аудита. Отчет содержит перечисление найденных

нарушений, указание на нарушенную или искаженную юридическую норму,

риски, связанные с эти нарушением, оптимальные варианты решения

конкретных проблем. Составление отчета не носит формальный характер,

поскольку отчет должен стать реальным рабочим инструментом отдела кадров.

В зависимости от целей аудита документы могут сравниваться между

собой на выявление разночтений, искажений и прочих несоответствий. Все

найденные нарушения фиксируются с указание документа, в котором была

найдена ошибка, чтобы при подготовке отчета можно было вернуться к

документу и описать ошибку более подробно. После того, как отобранные

кадровые документы проверены, целесообразно провести предварительную

встречу с инициатором проверки (руководитель, его заместитель или сотрудник

занятый работой с персоналом). Также могут быть опрошены работники,

непосредственно участвовавшие в процессе создания проверяемых кадровых

документов. Такая беседа поможет выявить неочевидные проблемы в отделе,

указать на наличие существенных препятствий для более качественного

выполнения работы. Может выясниться, что техника и морально и физически

устарела и замедляет выполнение операций или работник, ответственный за

кадровые документы, не повышал квалификацию несколько лет или же не

имеет нужной компетенции.

Оформление результатов аудита кадровой документации, как последняя

стадия проверки – это оформление отчета, который должен включать в себя все

найденные нарушения, рекомендации по исправлению ситуаций и план работ.

В отчете отражается текущее состояние дел, выявленные проблемные зоны,

возможные риски, рекомендации по решению обнаруженных проблем и

минимизации рисков. Отчет закрывается с предложениями исправления

сложившейся ситуации всеми законными способами.