25
личной карточке в разделе «Отпуск». Приказ передается в бухгалтерию, где
делаются пометки в лицевом счете, и производится расчет отпуска.
Оформление документов для поощрения работников и в случае
наложения дисциплинарных взысканий.
Согласно статье 191 ТК РФ работодатель имеет право поощрять
сотрудников, которые добросовестно выполняют свою работу. Это может
происходить несколькими способами:
- Объявление благодарности;
- Выдача премии;
- Награждение ценным подарком;
- Награждение почетной грамотой;
- Представление к званию лучшего по профессии.
Данный список поощрений это далеко не все, все другие варианты
рассматриваются коллективным договором или же правилами внутреннего
трудового распорядка. За особые заслуги перед обществом и государством
работники могут быть представлены к государственным наградам.
В случае дисциплинарного проступка, работодатель в соответствии со
статьей 192 ТК РФ имеет право применить одно из дисциплинарных взысканий:
- Замечание;
- Выговор;
- Увольнение.
Не допускается применение дисциплинарных взысканий, которые не
предусмотрены федеральными законами, уставами и положениями о
дисциплине.
Прежде чем применить дисциплинарное взыскание, работодатель должен
потребовать от работника объяснительную записку. Если в течение двух рабочих
дней она не предоставляется, то составляется соответствующий акт. Если
работник не предоставил объяснительную записку, то это не будет являться
поводом не применять к нему взысканий.
26
Взыскание применяется не позднее одного месяца, с момента
обнаружения проступка (не считая болезнь работника, отпуск и т.д.). Так же
взыскание не может быть произведено позднее шести месяцев со дня совершения
проступка, а по результатам ревизии или аудиторской проверки не позднее двух
лет. Исключением служит время по производству уголовного дела.
За каждый проступок может быть применено только одно взыскание.
Приказ работодателя о дисциплинарном взыскании объявляется
работнику под роспись в течении трех рабочих дней. В случае если работник
отказывается его подписывать, составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в
государственной инспекции труда или в органах по рассмотрению
индивидуальных трудовых спорах.
1.3 Организация документооборота в кадровой службе
Документооборот – это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Документооборот – это один из главных компонентов делопроизводства.
Первая и самая важная задача документооборота – это быстрое движение
документов по наиболее выгодному пути, где будут по минимуму затрачиваться
время и труд. Фундаментом документооборота являются организационные
документы, такие как: устав, положения о структурных подразделениях,
положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции
по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы
документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.
Различают три основных потока документации:
1) документы, поступающие извне (входящие);
2) документы, отправляемые в другие организации
(исходящие);
27
3) документы, создающиеся в организации и
непосредственно использующиеся в управленческом процессе
(внутренние).
11
Входящие документы в кадровой службе – это переписка с другими
организациями по определенным вопросам (трудоустройство, ответы на
вопросы официальных ведомств).
Движение входящих документов включает:
1) начальную обработку;
2) предварительное рассмотрение;
3) регистрацию;
4) рассмотрение руководителем;
5) передачу на выполнение;
6) выполнение;
7) контроль за выполнением;
8) списание выполненного документа в дело.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая
представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение
либо как отдельный сотрудник, обязана брать к обработке только верно
оформленную документацию, имеющую юридическую значимость и
присланную в полном комплекте. Иначе, документы отправляются обратно, в
приложении с письмом, в котором указываются причины возврата.
По сей день, как правило, во многих организациях документация
поступает в почтовых конвертах. Конверты с пометкой «лично» и в адрес
общественных организаций нельзя вскрывать, их передают по назначению без
обработки. В иных случаях конверты вскрывают и далее их не сохраняют и не
прилагают к документам. Конверты логично сохранить только в особых случаях,
когда только по ним можно определить адрес отправителя, время отправки и
дату получения документации.
11
Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова,
Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2017.— 78 с.
28
Предварительное рассмотрение документов производится работником
службы ДОУ для того что бы, распределить их на два потока :
1) направляемые на рассмотрение руководителю организации;
2) направляемые непосредственно в структурные подразделения
или конкретным исполнителям.
Документы, которые не рассматриваются руководителем, передаются
сразу по назначению, они содержат текущую оперативную информацию и
адресованы в конкретные подразделения. Это освобождает руководителя
организации от решения мелких вопросов, решения по которым могут
принимать другие компетентные сотрудники. Тем самым ускоряется движение
входящих документов и их исполнение.
На рассмотрение руководства передают документы, которые адресованы
непосредственно руководителю организации, содержащие себе информацию по
очень важным вопросам деятельности организации.
Все документы, которые подлежат исполнению, регистрируются и
передаются либо руководителю, либо в структурные подразделения.
При централизованном ведении делопроизводства документы сначала
регистрируются в секретариате, а затем проходит их внутренняя регистрация в
отдельных структурных подразделениях (например, в кадровой службе). При
децентрализованном делопроизводстве все документы сразу регистрируются в
структурных подразделениях.
Документы в кадровой службе регистрируются в своей учетной форме.
Документ имеет единый индекс. Он поступает из секретариата, его
регистрируют в журнале, затем передают исполнителю внутри кадровой
службы. Индекс ставится тот, который присвоил ему секретариат. Если
организация небольшая или же расположена в разных зданиях на значительном
расстоянии друг от друга, то применяется децентрализованное
делопроизводство. Документы, которые поступают или же исходят из кадровой
службы, могут обрабатываться непосредственно на той территории, где она
располагается. И в этом случае они сразу поступают в это подразделение, не
29
централизованно, не через канцелярию или секретариат, и тогда они
регистрируются и входящие и исходящие непосредственно в самой кадровой
службе.
Обработка и передача документов исполнителям происходит в день их
поступления в службу. Если документ необходимо исполнять нескольким
подразделениям или же нескольким компетентным лицам, то его размножают в
нужном количестве.
Выполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Исходящие документы в кадровой службе – это переписка с другими
организациями по определенному ряду вопросов (по поводу трудоустройства,
переписка с учебными заведениями и надзорно-контрольными органами). Работа
с исходящими документами начинается с того, что ответственным лицом
подготавливается текст документа, который далее согласовывается с
заинтересованными должностными лицами и корректируется в соответствии с
их замечаниями. Итоговый вариант документа распечатывается, подписывается
руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия
исходящего документа подшивается в дело.
Документы могут отправляться в другие организации разными
способами: по почте (как по обычной, так и по электронной), по факсу и др.
Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в
отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ проверяет
правильность оформления, наличие всех приложений, количество копий и т.д.
Документы, которые оформлены не правильно, возвращаются обратно на
доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, ее
подписывает работник службы ДОУ и ставит дату. Исходящие документы
обрабатываются и отправляются в день их регистрации.
Внутренние документы в кадровой службе – это главные документы. У
них особенное движение, регистрация и контроль. Так как внутренние
документы оформляют трудовые отношения, в них входят: трудовой договор,
учетная карточка работника (Т-2), приказы по личному составу, трудовая книжка
30
и так далее. Все эти документы несут в себе важную юридическую ценность для
трудовых отношений.
Первоначально внутренние документы точно так же, как и исходящие
составляются и оформляются. Очень важны вопросы полномочий при
подготовке и подписании документации. Например, очень важно, чтобы
трудовой договор был подписан уполномоченным лицом, точно так же как и
любой документ по кадрам. Так же как и исходящие документы, внутренние
должны регистрироваться. Без регистрации их обрабатывать будет нельзя.
Регистрация подтверждает факт создания документа, получение его
сотрудниками и позволяет вести контроль над его исполнением. Внутренние
документы регистрируются по произвольным формам (книга регистрации
докладных записок, приказов по личному составу, объяснительных записок и
т.д.) – все эти произвольные формы разрабатываются самостоятельно.
Конечно, было бы неплохо создать инструкцию по делопроизводству и
согласно ей, пользоваться едиными для организации формами, но важно знать,
что главной особенностью регистрации внутренних документов является то, что
две регистрационные книги – среди всех книг регистрации являются
унифицированными утв. МинТруда.
Служба ДОУ должна регулярно вести учет количества обрабатываемых
документов, т.е. учитывать объем документооборота. Этому учету подлежат как
оригиналы документов, так и все их заверенные копии.
В объем документооборота входят абсолютно все документы, которые
организация получала, и отправляла по всем каналам связи: факсы, телеграммы,
документы, полученные по электронной почте и так далее.
При подсчете объема документооборота за учетную единицу обычно
принимают документы самого распространенного - А4 (210 х 297 мм), а
документы другого формата - А5 (148 х 210 мм) учитываются по схеме:
2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.
31
Данные о количестве обработанных документов вносят в надлежащую
учетную форму, которая создается по усмотрению организации и регулярно
заполняется в структурных подразделениях и службах ДОУ.
Результаты учета объема документооборота обобщают и доводят до
руководителя организации, для разработки мер по совершенствованию работы с
документами и определения штата ДОУ.
Документооборот предприятия не должен быть произвольным. Для его
правильного формирования необходим тщательный, всесторонний анализ;
причем анализ этот должен быть как документальной, так и управленческой
деятельности организации.
Требования к документообороту в кадровом учете подробно описаны в
действующем российском законодательстве. Поэтому поддержание порядка в
кадровом учете – одна из важнейших обязанностей организации.
Для того чтобы грамотно вести делопроизводство необходимо знать и
изучать нормативные документы, так как они служат правовой базой и являются
основой ведения кадрового документооборота и позволяют нам решать
основные задачи работы кадровой службы:
- Правильно оформить документы в соответствии на основе
действующего законодательства;
- Подготовить хранение документов и эффективно их использовать;
- Для сотрудников не допустить отрицательных итогов из-за неверного
оформления, а для работодателя избежать ответственности за эти нарушения;
- Не допустить не санкционированного использования информации
сторонними лицами.
32
Глава 2. Анализ кадрового документооборота ЗАО фирма ЦВ
«ПРОТЕК» «ПРОТЕК – 44»
2.1 Организационно-экономическая характеристика организации
Основанный в 1990 году, ЦВ «ПРОТЕК» более 25 лет задает вектор
развития всего дистрибьюторского сегмента, постоянно развиваясь и предлагая
инновационные решения для ведения бизнеса партнерам и клиентам.
ЦВ «ПРОТЕК» имеет логистическую и складскую систему, отвечающую
мировым стандартам и, благодаря чему товар максимально приближается к
своему потребителю. Масштабная региональная сеть компании охватывает всю
территорию Российской Федерации и состоит из 42 филиалов в составе 5
региональных управлений: «Москва», «Центр», «Волга», «Юг», «Восток».
Центральный логистический комплекс ЦВ «ПРОТЕК» на 100 тысяч палетомест
– таможенно-складской терминал «Транссервис». Имеет более 17 тысяч
клиентов, 50тысяч грузополучателей по всей стране,619 поставщиков и 3.6
тысяч сотрудников.
Центр внедрения «ПРОТЕК» – восьмикратный обладатель высшей
награды профессионалов фармацевтического рынка России - «Платиновой
Унции» в номинации «Лучший дистрибьютор лекарственных средств», а также
других наград в сфере фармацевтики, информационных технологий, логистики,
управления персоналом, благотворительности.
Выручка за 2017 год составила 218,5 млрд.
По итогам 2017 ЦВ «ПРОТЕК» - фармдистрибьютор №1* на российском
рынке, занимающий 18,4% доли рынка*., прирост прямых продаж – +7,1%.
ЦВ «ПРОТЕК» успевает расти на уровне рынка, а благодаря мерам по
усилению вертикали бизнеса, предпринятым ГК «Протек»,
компания продолжает занимать верхнюю строку рейтинга
фармдистрибьюторов. Это наглядно мы сможем посмотреть в таблице в
приложении А.
Важнейшими направлениями работы являются:
- усиление работы с клиентской базой;
33
- повышение эффективности бизнеса;
- внедрение новых партнерских программ для поставщиков и
клиентов.
Центр внедрения «ПРОТЕК» входит в Группу компаний «ПРОТЕК».
Группа компаний «ПРОТЕК» - крупнейший фармацевтический холдинг России,
консолидирующее владение долями (акциями) в уставных капиталах дочерних и
зависимых обществ. Группа имеет диверсифицированную структуру бизнеса и
работает во всех сегментах отрасли: производстве лекарственных средств,
дистрибуции фармацевтических препаратов и товаров для красоты и здоровья, а
также розничных продажах.
Общее число сотрудников Группы составляет более 12 тысяч человек.
Структура Группы вертикально-интегрирована, что позволяет создавать полную
товаропроводящую цепочку «Производство - Дистрибуция - Розничная
продажа» (таблица 4).
Таблица 4
ПАО «ПРОТЕК»
Производство
Дистрибуция
Розница
ФармФирма «Сотекс»
ЦВ «ПРОТЕК»
«Ригла»
ООО «Протеиновый
контур»
«Спарго Технологии»
«Будь здоров!»
АО «Рафарма»
«Таможенный склад»
«Живика»
«ТРАНССЕРВИС»
«ПРОТЕК-СВМ»
«ПроАптека»
Ключевыми компаниями Группы в сегментах являются: национальный
дистрибьютор фармацевтических препаратов и товаров для красоты и здоровья
«Центр внедрения «ПРОТЕК», производитель лекарственных средств
34
«ФармФирма «Сотекс» и аптечная сеть «Ригла». В 2002 г. в рамках
реструктуризации Группы создано ПАО «ПРОТЕК», являющееся головной
компанией Группы и консолидирующее владение долями (акциями) в уставных
капиталах своих дочерних и зависимых обществ.
Из ниже приведенных данных можно проследить, как растет прибыль
холдинга во всех сегментах отрасли. Таблицы 5-7.
Таблица 5
Финансовые результаты Группы и сегментов 2015 г.
Выручка
,
млн.
руб.
Валовая
прибыль
,
млн.
руб.
Валовая
рента-
бельность
, %
EBITD
A
скор.*
млн.
руб.
Рентабельност
ь
скор. EBITDA,
%
ГРУППА
195,309
26,745
13,7%
9,831
5,0%
Дистрибуция
168,288
13,295
7,9%
6,320
3,8%
Розница
30,322
8,842
29,2%
1,485
4,9%
Производств
о
8,651
4,634
53,6%
2,184
25,2%
Таблица 6
Финансовые результаты Группы и сегментов за 2016 г.
Выручка
,
млн.
руб.
Валовая
прибыль
,
млн.
руб.
Валовая
рента-
бельность
, %
EBITD
A
скор.*
млн.
руб.
Рентабельност
ь
скор. EBITDA,
%
ГРУППА
241,482
29,428
12,2%
10,427
4,3%
Дистрибуция
211,099
12,495
5,9%
5,652
2,7%
Розница
40,181
11,338
28,2%
2,033
5,1%
Производств
о
10,656
6,100
57,2%
3,390
31,8%
Таблица 7
Финансовые результаты Группы и сегментов за 2017 г.