55
После оформления указанных документов, ответственный за кадровое
делопроизводство знакомит работника под роспись с оригиналом должностной
инструкции, копия инструкции, по требованию работника, может быть выдана
ему на руки.
Приказ о приеме регистрируется в журнале регистрации приказов по
личному составу, присвоив ему номер, дату регистрации и подшить в папку,
копию приказа передать в бухгалтерию.
Заверенная копия приказа, выдается работнику на руки, на основании
письменного заявления.
На основании приказа, ответственный за кадровое делопроизводство
вносит запись в трудовую книжку работника о приеме его на работу, а также
делает запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Если трудовой договор с работником заключается впервые, и у
работника нет трудовой книжки, то ответственный за кадровое
делопроизводство оформляет принятому работнику новую трудовую книжку. На
основании заявления согласно образцу (таблица 12).
Таблица 12
Образец внесения записи в трудовую книжку
№
зап
иси
Дата
Сведения о приеме на работу, о
переводах на другую работу и об
увольнении (с указанием причин и
со ссылкой на статью, пункт закона)
На
основани
и чего
внесена
запись
(докумен
т, его
дата и
номер)
Чи
сл
о
Ме
сяц
год
1
2
3
4
Закрытое Акционерное Общество фирма
«Центр внедрения «ПРОТЕК».
Филиал закрытого акционерного
общества фирмы «Центр внедрения
«ПРОТЕК» «ПРОТЕК -__»
56
1
01
03
200
7
Принят на должность ______________ в
отдел______________
№
приказа,
дата
Заявление подшивается в личное дело работника. Запись о том, что
работник не имел трудового стажа, в трудовую книжку не делается.
Печать и подпись ответственного за кадровое делопроизводство при
записи о приеме на работу не ставится.
Если соискатель заявляет, что его трудовая книжка утеряна, то его
необходимо обязать взять с последнего места работы дубликат трудовой книжки.
Прием на работу на условиях внешнего совместительства.
В случае принятия работника на работу в филиал на условиях внешнего
совместительства, ответственный за кадровое делопроизводство обязан
проконсультироваться со специалистом Департамента персонала ГП.
При поступлении на работу на условиях внешнего совместительства,
соискатель пишет заявление о приеме на работу от руки, в свободной форме на
имя директора филиала. Директор филиала ставит на заявлении свою
резолюцию.
При приеме на работу по совместительству соискатель обязан
предоставить следующие документы: паспорт или иной документ
удостоверяющий личность; медицинскую книжку при поступлении на работу в
отдел складского хозяйства филиала; документ об образовании, о квалификации
или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую
специальных знаний.
При необходимости от работника может быть затребована заверенная
копия трудовой книжки с основного места работы.
При приеме на работу на условиях внешнего совместительства
ответственный за кадровое делопроизводство оформляет следующие
документы: трудовой договор для работы на условиях внешнего
совместительства в двух экземплярах, c регистрацией в журнале регистрации
трудовых договоров, первый экземпляр договора помещается в личное дело
57
работника, второй экземпляр договора выдается ему на руки под роспись;
приказ о приеме на работу на условиях внешнего совместительства - в
трехдневный срок со дня подписания трудового договора, ответственный за
кадровое делопроизводство, обязан ознакомить работника с приказом под
роспись, а сам приказ зарегистрировать в журнале приказов по л/с, передать его
копию в бухгалтерию; договор о полной индивидуальной или коллективной
(бригадной) материальной ответственности (если предусматривается); личную
карточку работника (Т-2).
После оформления указанных документов, ответственный за кадровое
делопроизводство знакомит работника под роспись с оригиналом должностной
инструкции, копия инструкции, по требованию работника, может быть выдана
ему на руки.
По желанию работника ему может быть сделана запись о работе по
совместительству в трудовую книжку. В этом случае ответственный за кадровое
делопроизводство, должен подготовить справку работнику о том, что он работал
в филиале ЗАО Фирмы ЦВ «ПРОТЕК» на условиях внешнего совместительства.
Запись в трудовую книжку производится по основному месту работы, на
основании справки выданной филиалом ЗАО Фирмы ЦВ «ПРОТЕК».
Прием на работу по срочному трудовому договору.
Срочный трудовой договор может заключаться в случаях, когда трудовые
отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом
характера предстоящей работы или условий ее выполнения.
При заключении срочного трудового договора, ответственный за
кадровое делопроизводство обязан проконсультироваться со специалистом
Департамента персонала.
При поступлении на работу по срочному договору, соискатель пишет
заявление о приеме на работу от руки, в свободной форме на имя директора
филиала. Директор филиала ставит на заявлении свою резолюцию.
Для заключения срочного трудового договора соискатель предоставляет
следующие обязательные документы: паспорт или иной документ
58
удостоверяющий личность;трудовую книжку, за исключением случаев, когда
трудовой договор оформляется впервые или работник поступает на работу на
условиях внешнего совместительства; документ об образовании, о
квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу,
требующую специальных знаний; документы воинского учета – для
военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
медицинскую книжку, при поступлении на работу в отдел складского
хозяйства.Документы, необходимые для предоставления льгот по подоходному
налогу и льгот по социальному обеспечению: свидетельство о рождении ребенка
(детей); свидетельство о браке; свидетельство о расторжении брака; матери-
одиночки, отцы-одиночки – удостоверения. Документы, необходимые для
ведения персонифицированного учета работников: страховое свидетельство
обязательного пенсионного страхования.
Ответственный за кадровое делопроизводство обязан оформить
следующие документы:
- срочный трудовой договор в двух экземплярах, с регистрацией в
журнале регистрации трудовых договоров, первый экземпляр договора
помещается в личное дело работника, второй экземпляр договора выдается ему
на руки под роспись;
- приказ о приеме на работу по срочному трудовому договору - в
трехдневный срок со дня подписания трудового договора, ответственный за
кадровое делопроизводство, обязан ознакомить работника с приказом под
роспись, а сам приказ зарегистрировать в журнале приказов по л/с, передать его
копию в бухгалтерию;
- договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной)
материальной ответственности(если предусматривается);
- личную карточку работника (Т-2).
После оформления указанных документов, ответственный за кадровое
делопроизводство знакомит работника под роспись с оригиналом должностной
59
инструкции, копия инструкции, по требованию работника, может быть выдана
ему на руки.
Перевод работников.
Перевод работников из филиала в ГП и из филиала в филиал.
Перевод работника из филиала в ГП или из филиала в филиал, является
переводом в другую местность.
Для перевода работника в другую местность, ответственный за кадровое
делопроизводство истребует с работника следующее заявление на имя директора
филиала.
На заявлении работника, директор филиала ставит свою резолюцию,
после чего ответственный за кадровое делопроизводство подшивает заявление в
личное дело.
Перевод работника из филиала в филиал, из филиала в головное
предприятие, является переводом внутри одного юридического лица.
Перевод работника из филиала в филиал, или из филиала в головное
предприятие оформляется Департаментом персонала ГП ЗАО Фирмы ЦВ
«ПРОТЕК».
Ответственный за кадровое делопроизводство филиала, из которого
переводится работник, высылает по почте заказным письмом с уведомлением, с
письменного согласия работника, (либо передает с самим работником) в отдел
персонала головного предприятия, следующие документы: трудовую книжку
работника; заполненную форму К-5ф, согласованную с директорами обоих
филиалов, в случае перевода из филиала в филиал (допускается ее отправка по
факсу или копия); личное дело работника (предварительно оставив себе его
копию); личную карточку Т-2.
На основании утвержденной формы К-5ф сотрудник Департамента
персонала ГП оформляет приказ о переводе работника, а также делает запись в
трудовой книжке и в личной карточке Т-2. Копия приказа, личная карточка Т-2
и трудовая книжка, высылаются с письменного согласия работника, заказным
письмом с уведомлением в тот филиал, куда работник будет переведен (либо
60
передаются вместе с работником). Запись в трудовую книжку и карточку Т-2
может также оформляться работником филиала, в который переводится
работник, на основании копии приказа о переводе из ГП. Работник знакомится с
оригиналом приказа и изменениями в форме Т-2 и ставит в них свою подпись.
Перевод в рамках одного филиала.
При переводе работника с одной должности на другую в рамках одного
филиала, ответственный за кадровое делопроизводство истребует от работника
соответствующее заявление.
Заявление оформляется работником на имя директора филиала на
обычном листе, в простой письменной форме.
На заявлении работника, директор филиала ставит свою резолюцию.
После получения данной резолюции, ответственный за кадровое
делопроизводство оформляет:
-приказ о переводе работника (форма Т-5, в случае массовых переводов
форму Т-5а), с регистрацией в журнале приказов по л/с, копия приказа
передается в бухгалтерию;
-дополнительное соглашение к трудовому договору с регистрацией в
журнале регистрации трудовых договоров, оригинал соглашения помещается в
личное дело работника, копия соглашения выдается работнику на руки под
роспись;
-вносит новые сведения в личную карточку Т-2;
-подшивает заявление работника, приказ о его переводе в личное дело;
-вносит соответствующую запись в трудовую книжку работника (таблица
13).
Таблица 13
Образец внесения записи в трудовую книжку
№
зап
иси
Дата
Сведения о приеме на работу, о
переводах на другую работу и об
увольнении (с указанием причин и со
ссылкой на статью, пункт закона)
На
основании
чего
внесена
запись
61
Чис
ло
мес
яц
Год
(документ
, его дата
и номер)
1
2
3
4
2
01
02
200
7
Переведен(а) на должность
_________________ в отдел
_________________
№ приказа,
дата
Печать и подпись ответственного за кадровое делопроизводство, при
записи о переводе на работу работника, в трудовую книжку не ставятся.
Расторжение трудового договора.
В случае если увольнение инициируется самим работником, а его
немедленное увольнение может повлечь негативные последствия для рабочего
процесса филиала, либо его структурного подразделения, директор филиала
имеет право установить дату последнего рабочего дня не позднее истечения 14
календарных дней. Течение указанного срока начинается на следующий день
после получения директором заявления об увольнении.
При увольнении работников:
-в возрасте до 18 лет;
-инвалидов;
-беременных женщин;
-женщин имеющих детей в возрасте до 3 лет;
-одиноких матерей (отцов) воспитывающих детей в возрасте до 14 лет
(ребенка инвалида или инвалида с детства до достижения им возраста 16 лет);
-лицам, осуществляющим опеку (попечительство) за детьми в возрасте
до 14 лет (ребенком инвалидом или инвалидом с детства до достижения им
возраста 16 лет);
-пенсионеров;
Трудовой договор расторгается в срок, о котором просит работник.
При расторжении срочного трудового договора работник должен быть
письменно предупрежден об этом не менее чем за 3 дня до истечения срока
трудового договора.
62
При расторжении трудового договора работник должен оформить
обходной лист, заполнить его и сдать в бухгалтерию филиала. После всех
отметок обходной лист подшивается в личное дело.
Увольнение по собственному желанию.
При увольнении, работник филиала пишет заявление по форме К-9ф
(приложение Д).
На оборотной стороне заявления, по собственной инициативе, работник
может отметить причины своего увольнения (не более двух).
На заявлении обязательно ставится резолюция директора филиала, и
ответственный за кадровое делопроизводство подшивает заявление в личное
дело.
При увольнении сотрудника ответственный за кадровое
делопроизводство оформляет:
-приказ о прекращении действия трудового договора - приказ
регистрируется в журнале регистрации приказов по л/с, копия приказа
передается в бухгалтерию;
-записку-расчет (записка – расчет может оформляется в электронном
виде, либо количество дней от неиспользованного отпуска может указываться на
приказе об увольнении);
-личную карточку Т-2 , где работник ставит свою подпись;
-обходной лист.
В трудовой книжке работника ответственный за кадровое
делопроизводство филиала делает запись в строгом соответствии с приказом о
прекращении действия трудового договора (таблица 14).
Таблица 14
Образец внесения записи в трудовую книжку
№
зап
иси
Дата
Сведения о приеме на работу, о
переводах на другую работу и об
На
основании
чего
63
Чис
ло
Мес
яц
год
увольнении (с указанием причин и
со ссылкой на статью, пункт закона)
внесена
запись
(документ
, его дата
и номер)
1
2
3
4
3
01
03
200
7
Уволен (а) по собственному желанию,
пункт 3 части первой статьи 77 Трудового
Кодекса Российской Федерации
№ приказа
Дата
Должность, подпись, расшифровка
подписи лица, ответственного за
кадровое делопроизводство. М.П.
Подпись работника.
Увольнение в порядке перевода в другие юридические лица.
При увольнении работника из филиала ЗАО Фирма ЦВ «ПРОТЕК» в
порядке перевода в другую организацию, работник должен представить письмо
от той организации, в которую он переводится. Письмо должно быть оформлено
на фирменном бланке организации, на имя Директора филиала ЗАО Фирмы ЦВ
«ПРОТЕК».
После процедуры согласования, работник пишет заявление об
увольнении.
На заявлении директор филиала ставит свою резолюцию.
На основании заявления ответственный за кадровое делопроизводство
оформляет:
-приказ о прекращении действия трудового договора с работником, копия
приказа передается в бухгалтерию;
-записку-расчет (записка – расчет может оформляется в электронном
виде, либо количество дней от неиспользованного отпуска может указываться на
приказе об увольнении);
-личную карточку Т-2 , где работник ставит свою подпись;
-обходной лист;
64
- гарантийное письмо вместе с заявлением об увольнении подшиваются в
личное дело;
- в трудовую книжку делается соответствующая запись (таблица 15).
Таблица 15
Образец внесения записи в трудовую книжку
Расторжение срочного трудового договора.
Срочный трудовой договор расторгается с истечением срока его
действия, о чем работник должен быть предупрежден работодателем в
письменной форме не менее чем за три дня до увольнения.
Если срок окончания трудового договора приходится на период
нахождения работника в отпуске или на период его временной
нетрудоспособности, то последним днем работы работника должен считаться
последний день отпуска или последний день его временной нетрудоспособности.
В таком случае предупреждение об истечении срока трудового договора
направляется работнику по месту его регистрации, а если известен адрес, то и по
фактическому месту жительства, заказным письмом с уведомлением о вручении,
№
зап
иси
Дата
Сведения о приеме на работу, о
переводах на другую работу и об
увольнении (с указанием причин и
со ссылкой на статью, пункт закона)
На
основании
чего
внесена
запись
(документ,
его дата и
номер)
Чис
ло
мес
яц
год
1
2
3
4
3
01
04
200
7
Уволен (а) в порядке перевода в
(название организации) по согласованию
между руководителями пункт 5 статьи 77
Трудового Кодекса Российской
Федерации
№ приказа,
Дата
Должность, подпись, расшифровка
подписи лица, ответственного за
кадровое делопроизводство. М.П.
Подпись работника.