34
Рисунок 7 - Структура трудовых ресурсов по полу
По данным диаграммы видно, что в компании работают преимуще-
ственно мужчины, их удельный вес составляет 78 %.
Таким образом, проведенное исследование позволяет сделать следую-
щие выводы о качестве персонала в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
Численность персонала предприятия на конец 2016 г. составляет 3431 чел.
Большая часть работников предприятия – основные рабочие. Именно по данной
категории персонала в 2014-2016 гг. происходило увеличение численности, что
связано с расширением объемов деятельности предприятия. Текучесть кадров в
2014-2016 гг. снижается и по данным 2016 г. ее показатель находится на прием-
лемом уровне в 6,71 %.
Анализ профессиональной структуры кадров показал, что большая часть
руководителей и специалистов имеют высшее образование. Однако, отрица-
тельным фактом является снижение удельного веса специалистов, имеющих
высшее образование. Возраст работников, преимущественно от 30 лет. В 2014-
2016 гг. имеет место тенденция увеличения удельной доли трудовых ресурсов
старших возрастных групп.
2.2. Кадровый документооборот в организации
Функции управления персоналом на предприятии возложены на работ-
ников отдела по работе с персоналом. Численность работников отдела – 13 чел.
Функции работников отдела по работе с персоналом представлены в таблице 7.
35
Обязанности ведения кадрового документооборота в ЗАО «Верхнекамская Ка-
лийная Компания» возложены на работников отдела кадров. В компании разра-
ботан документ, регламентирующий кадровый документооборот – Положение о
кадровом документообороте в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
Таблица 7
Функции отдела по работе с персоналом
44
Задачи
Функции
1
2
Подбор, рас-
становка и
воспитание
персонала.
Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.
Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кад-
рах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка
труда.
Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и спе-
циалистов требуемых профессий, специальностей и квалифика-
ции в соответствии с целями, стратегией и профилем предприя-
тия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его де-
ятельности.
Формирование и ведение банка данных о количественном и каче-
ственном составе кадров.
Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинте-
ресованных подразделений и внесение соответствующих предло-
жений об их назначении на указанные должности, оформление
приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого до-
кументации.
Изучение де-
ловых и мо-
ральных ка-
честв работ-
ников по их
практической
деятельности.
Подготовка материалов для представления персонала к поощре-
ниям. Подготовка материалов по привлечению работников к ма-
териальной и дисциплинарной ответственности.
Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных
и деловых качеств.
Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств ра-
ботников в процессе их трудовой деятельности.
Подготовка и
повышение
квалификации
персонала
Организация и проведение всех видов подготовки и повышения
квалификации персонала. Организация проведения аттестации
работников предприятия, ее методическое и информационное
обеспечение, участие в анализе результатов аттестации
Учет персона-
ла
Учет личного состава.
Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности
работников.
Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
Ведение установленной документации по кадрам.
Оформление и учет командировок.
Табельный учет.
44
Составлено на основе положения об отделе по работе с персоналом.
36
Продолжение таблицы 7
1
2
Создание ре-
зерва персо-
нала для вы-
движения на
руководящие
и материаль-
но ответ-
ственные
должности.
Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в по-
рядке, установленным законодательством, подготовка и органи-
зация работы конкурсной комиссии.
Информирование работников внутри предприятия об имеющихся
вакансиях, использование средств массовой информации для
помещения объявлений о найме работников.
Установление прямых связей с учебными заведениями и служба-
ми занятости.
Оформление приема, перевода и увольнения работников в соот-
ветствии с трудовым законодательством, положениями, инструк-
циями и приказами руководителя предприятия.
Контроль за правильностью расстановки работников и использо-
вания их труда в структурных подразделениях предприятия.
Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должно-
сти и размере заработной платы.
Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях
предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего
распорядка.
Анализ текучести кадров.
Обеспечение
прав, льгот и
гарантий ра-
ботников
предприятия.
Подготовка соответствующих документов по пенсионному стра-
хованию и представление их в органы социального обеспечения.
Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области заня-
тости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения вы-
свобождающихся работников, предоставления им установленных
льгот и компенсаций.
Составление графиков отпусков, учет использования работника-
ми отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с
утвержденными графиками и дополнительных отпусков.
Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины,
снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль
за их выполнением.
Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам прие-
ма, перемещения и увольнения, нарушения трудового законода-
тельства.
Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих
жалобы работников.
Рассмотрим, как работает документообopот на предприятии. «Инструк-
ция по делопроизводству в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» уста-
навливает общие требования к документированию управленческой деятельно-
сти и организации работы с документами в ЗАО «Верхнекамская Калийная
Компания». Инструкция является важной частью системы регламентов Обще-
ства. Данной инструкцией следует руководствоваться, когда у сотрудников
37
возникают спорные вопросы, которые связаны с порядком выполнения проце-
дур документирования.
На рисунке 8 представлена схема документооборота в организации. Ис-
полнительный аппарат предприятия вправе издавать документы приказы, ука-
зания, положения, регламенты, протоколы и иные документы в соответствии с
их компетенцией.
Рисунок 8 – Организация документооборота в ЗАО «Верхнекамская
Калийная Компания»
45
Движение документов на предприятии с момента их создания или полу-
чения до завершения исполнения или отправки, передаче во внутренний архив
Общества, использование в процессе временного или архивного хранения, а
также их уничтожение, образуют документооборот. Все документы обрабаты-
ваются в строго установленном порядке, в зависимости от того к какой группе
документов они относятся.
В ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» сложились следующие
правила работы с документами:
1. Прием и отправка документов при документообороте проводятся цен-
трализованно. Это значит, что документы, поступающие в отдел кадров, и до-
кументы отправляемые отделом кадров обрабатываются специалистом отдела
кадров.
45
Составлено по данным отдела кадров ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
38
2. Расстановка приоритетного значения документов - документы первой
важности, связанные с финансовыми обязательствами, передаются на подпись
директору, его заместителям, главному бухгалтеру предприятия, а документы
второй очереди подписываются уполномоченными лицами (начальниками про-
изводств, отделов, цехов).
Рисунок 9 – Кадровый документооборот в ЗАО «Верхнекамская Ка-
лийная Компания»
46
3. Однократность регистрации - документ регистрируется всего один раз -
если это документ, поступающий к управляющему персоналу, то он регистри-
руется делопроизводителем. Если же документ предназначен только для кон-
кретного структурного подразделения предприятия и не имеет важности для
предприятия в целом, то его регистрация часто не производится. По документу
может быть вынесена резолюция с указанием срока исполнения и ответствен-
ного лица - исполнителя документа, при этом необходима точная формулиров-
ка исполняемых действий по документу.
Документооборот в ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» имеет
ярко выраженный вертикальный характер, что усиливается характеристиками
существующей организационной структуры управления. Большинство доку-
ментов сначала появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а по-
46
Составлено по данным отдела кадров ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
Входящая и исходящая
документация
Работник отдела кадров
Начальник
отдела кадров
Бухгалтерия
Структурные подразде-
ления предприятия
39
том, обрастая резолюциями, спускается вниз - к непосредственному исполните-
лю, чтобы потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в об-
ратном направлении.
На предприятии используется электронная система кадрового докумен-
тооборота. Структура кадрового документооборота в ЗАО «Верхнекамская Ка-
лийная Компания» образована тремя подструктурами:
1) структура документооборота, где обращаются входящие документы;
2) структура документооборота, где обращаются исходящие документы;
3) структура документооборота, где обращаются внутренние документы.
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в
ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» представлены в таблице 8.
Таблица 8
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками
47
Электронная работа с входящей
документацией
Электронная работа с исходящей
документацией
1. Получение документа
1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка
2. Проверка секретарем или менедже-
ром по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация
3. Согласование (визирование при
необходимости)
5. Передача адресату (конкретное
подразделение)
6. Рассмотрение руководителем под-
разделения
4. Подписание руководителем докумен-
та
7. Назначение и передача исполните-
лю
5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением
6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело
После ввода электронного образа документа путем сканирования в до-
кументную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в
текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и
помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установлен-
ными категориями документов, электронные образцы которых вводятся в си-
стему документооборота ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания», дальней-
47
Составлено по данным отдела кадров ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
40
шая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных
вносится информация о прохождении и исполнении документов.
Рассмотрим номенклатуру дел ЗАО «Верхнекамская Калийная Компа-
ния».
Таблица 9
Номенклатура дел предприятия
48
№ дела
Заголовок дела
(тома, частей)
Срок хра-
нения дела
(тома, ча-
сти) и №
статей по
перечню
Примечание
1
2
3
4
09-02-01
Постановления и распоряжения выше-
стоящей организации. Копии
ДМН ст.5 а,
б, в
09-02-02
Коллективньй договор
Пост, ст.275
09-02-03
Положение о службе управления пер-
соналом
Пост. ст. 16
09-02-04
Должностные инструкции работников
Пост.ст.35 а
09-02-05
Приказы по основной деятельности в
части решения кадровые вопросов.
Копии
ДМН ст.6 а
09-02-06
Графики отпусков
1 г. ст. 356
09-02-07
Приказы по личному составу
75 л. ЭПК ст.
66
09-02-08
Приказы о предоставлении отпусков
5 л. ЭПК ст.
66
09-02-09
Приказы по личному составу о прие-
ме, увольнении, перемещении
75 л. ЭПК ст.
66
09-02-10
Приказы о командировании работни-
ков
75 л. ЭПК ст.
66
О краткосрочных
внутрироссий-
ских команди-
ровках — 5 л.
09-02-11
Документы к приказам по личному со-
ставу не вошедшие в состав личных
дел (служебные записки)
5 л ст. 343
09-02-12
Документы к приказам по личному со-
ставу (о предоставлении отпусков)
5 л. ст. 343
09-02-13
Документы к приказам по личному со-
ставу (о применении дисциплинарных
взысканий, не вошедшие в состав
личных дел)
5 л. ст. 343
48
Составлено по данным отдела кадров ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания».
41
Продолжение таблицы 9
1
2
3
4
09-02-14
Трудовые договоры и дополнительные
соглашения, не вошедшие в состав
личных дел
75 л. ЭПК ст.
338
09-02-15
Договоры об обучении
5 л. (1) ст.
375
После истечения
срока действия
договора
09-02-16
Документы о профессиональной пере-
подготовке, повышении квалификации
работников
5 л. ЭПК ст.
368
09-02-17
Переписка с другими организациями и
структурными подразделениями Об-
щества (входящие документы)
5 л. ЭПК ст.
41
09-02-18
Переписка с другими организациями и
структурными подразделениями Об-
щества (исходящие документы)
5 л. ЭПК ст.
41
09-02-19
Протоколы заседаний аттестационных
комиссий
15 л. ЭПК ст.
359
09-02-20
Документы к протоколам заседаний
аттестационных комиссий
5 л. ст. 360
Нет необходимо-
сти (документы
хранятся в л. дел
ах)
09-02-20
Графики проведения аттестации
1 г. ст. 367
09-02-21
Наградные документы (списки,
наградные, копии приказов)
Пост. ст.
384а
09-02-22
Личные дела работников
75 л. ЭПК ст.
3376
09-02-23
Личные карточки работников, форма
№ T-2
75 л. ст. 339
09-02-24
Журнал регистрации приказов полич-
ному составу
Пост. ст. 72
а
09-02-25
Журнал регистрации приказов о
предоставлении учебных и ежегодных
оплачиваемых отпусков
Пост. ст. 72
а
09-02-26
Журнал регистрации кадровых прика-
зов (прием, увольнение, перемеще-
ние)
Пост. ст. 72
а
09-02-27
Журнал регистрации трудовых дого-
воров
75 л. ст.358д
09-02-28
Журнал учета личных дел
75 л. ст.358д
09-02-29
Журнал учета личных карточек
75 л. ст. 358
09-02-30
Журнал регистрации приказов о ко-
мандировках
5 л. ст.358з
09-02-31
Трудовые книжки работников
До востребо-
вания
ст. 342
Невостребован-
ные — не менее
50 лет
09-02-32
Книга учета движения трудовых кни-
жек и вкладышей в них
50 л. ст.358е
09-02-33
Табели учета рабочего времени
1 г. ст. 281
42
Продолжение таблицы 9
1
2
3
4
09-02-34
Отчеты о наличии, движении работни-
ков
5 л. ЭПК ст.
262
09-02-35
Документы лиц, не принятых на рабо-
ту
1 г. ст. 341
09-02-36
Журнал регистрации листков нетрудо-
способности
5 л. ст. 476
09-02-37
Положения о структурных подразде-
лениях и должностные инструкции ра-
ботников
Пост. ст. 16
09-02-38
Положение об аттестации руководите-
лей и специалистов
Пост. СТ.16
09-02-39
План обучения персонала
ДМН ст. 92
09-02-43
Решения комиссии по социальному
страхованию
Пост. ст. 521
Важным показателем, необходимым для анализа документооборота, яв-
ляется определение его объема. Под объемом кадрового документооборота по-
нимается количество документов, полученных и созданных отделом кадров
ЗАО «Верхнекамская Калийная Компания» за определенный период времени.
В таблице 10 представлена сводная информация по каждому виду доку-
мента в динамике по годам. Из таблицы можно определить структурную харак-
теристику документооборота и как она меняется по годам.
Таблица 10
Анализ структуры документооборота
49
Наименование
документа
Количество докумен-
тов
Темпы роста,
%
2014
2015
2016
в 2015
к 2014
в 2016
к 2015
Входящие
124
203
240
164
118
Исходящие
384
402
358
105
89
Приказы
870
648
894
74
138
Внутренние
в том числе:
- финансовые
- служебные
3841
1492
2349
2597
973
1624
1972
1272
700
68
65
69
76
131
43
Итого в год:
5219
3850
3464
74
90
В среднем за день
18
13
12
72
92
49
Составлено по данным отдела кадров.
43
Из таблицы 10 видно, что общее же количество документов в организа-
ции сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года.
В таблице 11 представлены данные об исполнении документов.
Таблица 11
Данные об исполнении документов
50
Показатель
Количество докумен-
тов
Темпы роста,
%
2014
2015
2016
в 2015
к 2014
в 2016
к 2015
Приказы
870
648
894
74
138
Исполненные приказы
855
633
889
74
140
Удельный вес исполненных при-
казов, %
98,3
97,7
99,4
-
-
По данным таблицы 11 видно, что в 2016 г. не исполнено 5 приказов.
Удельный вес неисполненных приказов составляет в 2016 г. 0,6 %, что ниже
показателей 2014-2015 гг.
Важнейшая задача отдела кадров ЗАО «Верхнекамская Калийная Ком-
пания» - оформление документов соответствии с требованиями, предъявляе-
мыми к ним. В табл. 12 представлены результаты оценки качества документов.
Таблица 12
Результаты оценки качества документов
51
Вид документов
Объект проверки
Результаты проверки
1
2
3
1. Распорядительные доку-
менты: Приказ о приеме ра-
ботника на работу (Формы Т-
1, Т-1а); Приказ о переводе
работника на другую работу
(Формы Т-5, Т-5а); Приказ о
прекращении трудового до-
говора с работником (уволь-
нении) (Формы Т-8, Т-8а);
Приказ о поощрении работ-
ника (Формы Т-11, Т-11а);
Приказ о предоставлении от-
пуска работнику (Формы Т-6,
Т-6а); Приказ о направлении
работника в командировку
(Формы Т-9, Т-9а)
Наличие документов
Отсутствуют некоторые
приказы о направлении
работников в команди-
ровку
Соответствие оформле-
ния документов дей-
ствующему законода-
тельству
Соответствуют полно-
стью
Соответствие оформле-
ния документов дей-
ствующему законода-
тельству
Не всегда в Приказах о
приеме на работу указа-
ны структурные подраз-
деления
Документы-основания
к приказам
Документы в наличии
Отметка об ознакомле-
нии работника
В наличии
50
Составлено по данным отдела кадров.
51
Составлено автором.