25
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «СОЮЗ»
2.1 Общая характеристика ООО «Союз»
ООО «Союз» - организация, созданная специалистами, имеющими
навыки и опыт в реализации высокотехнологических решений в области
автоматизации технологических процессов, контроля и оптимизации процессов
горения и промышленной экологии для предприятий металлургической,
химической, нефтеперерабатывающей промышленности и энергетики на
территории Российской Федерации.
Данная организация с момента государственной регистрации является
юридическим лицом, имеет расчетные счета в банках, самостоятельный баланс,
угловой бланк, штампы и печать. Отвечает за результаты своей финансово-
хозяйственной деятельности и выполнение обязательств перед покупателями,
поставщиками, бюджетом, банками.
Имеет в собственности имущество, а также имеет право от своего имени
осуществлять имущественные и неимущественные, выступать ответчиком,
истцом, заявителем и третьим лицом в арбитражных судах, судах общей
юрисдикции, третейских и мировых.
Органы местного самоуправления и государственные органы власти не
вправе вмешиваться в финансовую, хозяйственную и иную деятельность ООО
«Союз», за исключением случаев, предусмотренных законодательством
Российской Федерации.
Основным видом деятельности является – торговля оптовая прочими
машинами, оборудованием и принадлежностями.
Основные технико-экономические показатели организации ООО «Союз»
отражены в Таблице 1.
26
Таблица 1
Анализ основных технико-экономических показателей
деятельности организации за период 2016-2018 гг.
Показатель
2016
2017
2018
Выручка
232407
274298
255260
Прибыль от реализации
-7076
8466
5930
Прибыль до налогообложения
-9458
4010
3243
Чистая прибыль
-7560
2146
1918
Среднегодовая стоимость активов
организации
108301
137067
132912
Среднегодовая стоимость основных
средств
70118
72987
70793
Фондоотдача
3,31
3,75
3,60
Коэффициент абсолютной ликвидности
0,02
0,69
0,48
Коэффициент текущей ликвидности
0,90
1,03
1,42
Коэффициент срочной ликвидности
0,48
0,88
1,08
Коэффициент автономии
0,70
0,49
0,79
Коэффициент соотношения заемных и
собственных средств (ЗК / СК)
0.41
1.02
0.24
Коэффициент концентрации заемного
капитала (ЗК / ВБ)
0,29
0,50
0,20
По данным таблицы видно, что выручка ООО «Союз» в 2018 году
составляет – 255260 тыс. руб, что на 6,94% ниже уровня 2017 года и на 9,83%
больше чем в 2016 году.
На конец 2018 года отмечается рост как прибыли от реализации, так и
прибыли до налогообложения, чистая прибыль составляет 1918 тыс. руб., что на
228 тыс. руб. меньше чем в 2017 году, но на 9478 тыс.руб. больше чем
организация получила в 2016 году.
Среднегодовая стоимость активов организации в динамике имеет
тенденцию к увеличению, так активы организации увеличились с 108301 тыс.
руб. в 2016 году до 132912 тыс. руб. Среднегодовая стоимость основных
средств снижается. Фондоотдача на конец 2018 года составляет – 3,60, что на
0,15 меньше чем в 2016 году. В связи со снижением выручки организации и
среднегодовой стоимости основных средств снизилась и фондоотдача,
27
свидетельствует о том, что в 2018 году о том, что политика, проводимая в
отношении управления основными средствами, является менее эффективной.
Коэффициент абсолютной ликвидности составляет в 2018 году 0,48, а
нормативное значение для данного коэффициента составляет 0,2-0,5.
Полученное значение свидетельствует о том, что организация может
рассчитываться по своим краткосрочным обязательствам.
Коэффициент срочной ликвидности в 2018 г. составил 1,08, а
нормативное значение 1. Но если рассматривать процесс в динамике, то
наметилась тенденция к росту на 0,20, что, несомненно, является
положительной тенденцией в деятельности организации. Коэффициент текущей
ликвидности в 2018 г. составил 1,42, а нормативное значение лежит в пределах
1-2. Таким образом, организация способна отвечать по своим обязательствам,
является платежеспособной.
Коэффициент соотношения собственных и заемных средств показывает,
сколько приходится заемных средств на 1 руб. собственных средств.
Коэффициента соотношения собственных и заемных средств в 2018 г. снизился
на 0,78 и показывает, что на 1 рубль собственных средств приходиться 0,24 руб.
заемных средств.
Резюмируя выше сказанное, проведенный анализ свидетельствует о том,
имущество организации сформировано за счет собственных и заемных средств,
однако, ООО «Союз» не зависит от внешних источников финансирования, а
также имеет возможность отвечать по своим краткосрочным обязательствам.
Далее рассмотрим данную организацию с точки зрения организационной
структуры, что отражено на Рисунке 3.
Рисунок 3 - Организационная структура управления ООО «Союз»
Генеральный
директор
Отдел
кадров
Финансовый
отдел
Отдел
продаж
Отдел
закупки
Отдел
логистики
Склад
28
Организацию возглавляет генеральный директор. Ему подчиняется
секретарь, финансовый отдел, отдел продаж, отдел закупок, отдел логистики и
склад.
Генеральный директор осуществляет руководство, в соответствии с
действующим законодательством и целями компании, производственно-
хозяйственной и финансово-экономической деятельностью организации.
Основной целью финансового отдела является обеспечение
экономического управления всей организацией. Финансовый отдел возглавляет
начальник финансового отдела, ему подчиняется главный бухгалтер и ведущий
экономист.
Отдел продаж занимается непосредственно реализацией товара,
осуществляет поиск клиентов, ведет клиентскую базу и переговоры.
Отдел закупок обеспечивает наличие товаров по своим товарным
группам, выстраивает отношения с поставщиками, осуществляет поиск новых
поставщиков, обобщает информацию и доводит ее до сведения руководства,
отслеживает сделанные заказы, производит мониторинг рынка, контролирует
движение грузов и сроки отгрузки товаров, а также качество продукции.
Данный отдел реализуют функции маркетинговой стратегии, осуществляет
заключение и сопровождение договоров с поставщиками, формирует и ведет
нормативную базу по труду.
Отдел логистики организации ООО «Союз» координирует
технологический процесс, другими словами отгрузка, поступление товара на
склад, проведение погрузочно-разгрузочных операций, приемку-передачу
товаров на склад, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на
складе, а также оптимизирует процессы перемещения ресурсов и продукции
внутри предприятия. Данный отдел берет на себя функцию по контролю
движения товара от поставщика до покупателя.
Кладовщик организует и осуществляет прием, отпуск, хранение и
сортировку, перемещение товарно-материальных ценностей. Следит за
29
состоянием складских помещений, оборудованием и инвентаря, принимает
меры по своевременному их ремонту. Оформляет отгрузочные документы для
покупателей.
Структура персонала организации ООО «Союз» представлена в штатном
расписании организации. Управление персоналом происходит согласно
структуре по степени подчиненности.
В компании на первый квартал 2019 года согласно штатному расписанию
работало 107 сотрудников; это сотрудники, как пришедшие со стороны, так и
выращенные в самой компании. За 2018 год штат компании и фонд заработной
платы увеличились на 25%, в то время как во всех других организациях идут
сокращения данных показателей.
Миссия организации звучит так: «Профессионализм, творчество,
оптимизм - наши достоинства как залог качества нашей продукции и услуг!» На
настоящий момент компания оснащена всем необходимым современным
оборудованием, которое обеспечивает выпуск продукции в соответствии с
действующими российскими и международными нормами и стандартами
производства.
Если говорить о факторах конкуренции данной компании, то у данного
предприятия они безусловно есть в большом количестве. Однако в ООО
«Союз» есть ряд преимуществ, которые помогают эффективно работать в
условиях конкуренции, а именно:
1) по данным маркетинговых исследований, на предприятии выше
мощности на 30%, чем у конкурентов;
2) в штате работают высококвалифицированные сотрудники;
3) руководство компании ориентировано в своей стратегии на систему
управления персоналом по ценностям, которая позволяет сохранять
лидирующие позиции.
Организация ООО «Союз» применяет в своей работе унифицированные
стандарты качества и самые современные технологии в целях
30
функционирования максимальной универсальности и адаптативности
собственного производства.
Данное предприятие уделяет большое внимание защите окружающей
среды, состоянию территории и работе со своими клиентами, заказчиками,
партнерами. Данная компания со всей ответственностью открыто заявляет о
своей социальной и экологической ответственности, гарантируя при этом, что
вся дальнейшая работа производства строится на принципах экологически
рационального развития и отвечает основным ожиданиям и ценностям
заказчиков.
Политика организации ООО «Союз» направлена на достижение
следующих стратегических целей:
1. Максимальное удовлетворение требований заказчиков.
2. Мотивация человеческих ресурсов и поощрение ответственного
поведения сотрудников.
3. Развитие и поддержание культуры безопасного труда и защиты
окружающей среды.
4. Развитие и поддержание взаимовыгодных отношений между компанией
и поставщиками.
5. Безопасность производимой продукции для конечного пользователя в
соответствии с действующими национальными и международными
стандартами качества.
Стадия развития данной организации – этап стабилизации, который
характеризуется не количественным, а именно качественным улучшением всех
аспектов работы компании. Однако с начала 2020 года планируется расширение
производственных мощностей, и, следовательно, компания перейдет на стадию
качественного роста, что потребует новых сотрудников в штате компании.
Прежде чем рассматривать особенности кадрового делопроизводства в
данной организации, хотелось бы остановиться на рассмотрении основных
элементов кадровой стратегии.
Основной акцент HR-политики всей компании ООО «Союз» сделан на тех
31
людей, которые способны развивать и эффективно внедрять в практику новые
компетенции в рамках своих функций.
Важнейшие принципы кадровой стратегии предполагают приглашение
готовых профессионалов и потенциальных кандидатов, поощрение достойных,
инвестирование в эффективных сотрудников, а также удержание персонала и
создание комфортной среды для лояльных и вовлеченных сотрудников.
Компания как работодатель и партнер, в свою очередь, дает сотруднику
уверенность в стабильности и достойной репутации работодателя при полном
соблюдении законодательства, возможность проявить свой потенциал и
инициативу в коллективе, а также достойную оценку, вознаграждение и
содействие в повышении профессионального уровня.
Согласно штатному расписанию, в настоящее время численность
предприятия составляет 107 сотрудников. Как уже указывалось выше, компания
увеличивает собственные производственные мощности и штат компании по
предварительным данным возрастет на30-40%. В основном будут набираться
сотрудники линейного уровня (бухгалтерия, оперативный учет, рабочие
производственного сектора).
В заключении данного раздела исследования также стоит отметить, что
уровень текучести персонала в данной организации на апрель 2019 года
составил 17,8 %, что является не совсем благоприятным показателем
деятельности по управлению персоналом и в частности – кадрового
делопроизводства.
2.2 Анализ кадрового документооборота в ООО «Союз»
Прежде чем освящать анализ реализации кадрового делопроизводства в
ООО «Союз», следует обратить внимание на то, что в общем кадровая политика
данной организации представляет собой экономию на издержках, которой
соответствует значительная текучесть персонала, в особенности рабочих, то и
вполне закономерно, что все кадровое делопроизводство, которое оформляет
32
управление персоналом должно быть соответствующим.
Основная цель организации системы кадрового делопроизводства в такой
стратегии – это полностью соблюдать трудовое законодательство при
оформлении трудовых отношений при оптимально низких затратах.
Таким образом, затраты (т.е. фонд оплаты труда сотрудников отдела
кадров), должны быть по возможности минимизированы, но при этом не
должен страдать результат в виде качественного безошибочного ведения всего
кадрового делопроизводства в организации ООО «Союз».
Основная цель руководителя отдела кадров данной организации - это
наладить всю работу отдела без роста численности бюджета заработной платы
кадровиков. Кроме этого, важной задачей данного руководителя представляется
задача сохранения и удержания сотрудников как ценного стратегического
ресурса организации.
При этом необходимо в обязательном порядке соблюсти еще следующие
условия:
1) достигнуть отсутствия жалоб со стороны бухгалтерии как смежного и
тесно взаимосвязанного подразделения во взаимодействии;
2) оформление всех кадровых документов должно производиться
сотрудниками отдела кадров в установленные трудовым
законодательством сроки;
3) отсутствие жалоб сотрудников руководству и трудовой инспекции в
отношении неверного оформления кадровых документов и не соблюдения
ООО «Союз» трудового законодательства в целом.
Таким образом, можно сказать, что определённые проблемы системного
плана в области организации кадрового делопроизводства в ООО «Союз» есть и
требуют своего решения.
Руководитель отдела кадров в течение двух недель поставил своей целью
пронаблюдать за работой своих сотрудников со стороны и детально
структурировать все имеющиеся проблемы в работе кадровой службы.
33
Поняв все изложенные выше сложности, и принимая во внимание
требование генерального руководства не увеличивать количество специалистов
отдела кадров, руководитель отдела кадров выбрал следующий путь:
максимальное оптимизирование времени обработки всех кадровых документов
с помощью снижения не эффективных временных затрат своими сотрудниками.
Руководитель отдела кадров ООО «Союз» совместно со своими
сотрудниками разработал программу оптимизации кадрового делопроизводства
именно как бизнес-процесса, как технологического процесса, при этом
акцентируя свое внимание как управленца на следующие тактические приемы в
кадровой работе:
1) поточное кадровое делопроизводство;
2) работа с непосредственным начальником структурного подразделения, а
не с самим работником;
3) полное регламентирование всей работы отдела кадров;
4) максимальная автоматизация кадровых процедур в ПО 1С:8.
Основной смысл поточного кадрового делопроизводства заключается в
оформлении документов как на конвейере, т.е. потоком. Кадровик оформляет не
одно увольнение, а потом одно оформление, а производит поточное количество
одинаковых документов в определенный период времени.
Преимущество данной технологии состоит в том, что при этом кадровик
делает много однотипных кадровых процедур подряд, полностью
сосредотачиваясь на них и не отвлекаясь на другие вопросы и телефонные
звонки.
Очень часто руководитель отдела кадров, наблюдая за работой своих
сотрудников, замечала неэффективную потерю рабочего времени за счет
разнотипных выполняемых операций, постоянных ответов кадровиков на
вопросы сотрудников, ответы на телефонные звонки и сообщения их по
электронной почте.
Процент ошибок и не оптимальных затрат времени был крайне высок, это
вызывало недовольство не только со стороны руководителя отдела кадров, но и
34
со стороны руководителей других подразделений, а также со стороны
генерального директора. Кроме этого, и сами сотрудники отдела кадров,
допускавшие ошибки и огрехи по невнимательности из-за постоянного
отвлечения, испытывали определенное недовольство сложившейся ситуацией.
Таким образом, в результате «фотографии рабочего дня» сотрудников
отдела кадров их руководителем были выявлены определенные неоптимальные
кадровые операции и процедуры, которые существенно понижали
результативность использования рабочего времени.
Поэтому были приняты меры для нивелирования данных сложностей в
кадровой работе. Рассмотрим сначала проблемы, которые были выявлены,
более подробнее.
1. В одно и тоже время в отделе кадров принимались или увольнялись
довольно большое количество человек, было довольно шумно, кадровики
постоянно ошибались при введении в ПО 1С: 8 персональных данных, что
вполне закономерно вызывало существенное недовольство у сотрудников
бухгалтерии.
2. Сотрудники отдела кадров постоянно отвлекались от ввода
персональных данных, делая каждый работу, которая не требует высокой
квалификации, а именно – это сбор и копирование необходимых документов. В
связи с этим фактором снижалась точность ввода персональных данных,
постоянно поступали жалобы из бухгалтерии.
3. Трудовые книжки и личные дела сотрудников были расположены в
полном беспорядке, дела уволенных сотрудников находились вместе с
работающими сотрудниками, а это вполне естественно довольно значительно
усложняло поиск при необходимости личных дел сотрудников.
Кроме этого, стоит отметить, что очень часто личные дела стояли в
коробках месяцами неразобранными, а кроме этого, и неразобранные по
алфавиту фамилии.
4. Несгораемые шкафы с трудовыми книжками были расположены в
соседнем кабинете, и это, казалось бы, с первого взгляда незначительный факт