25
оформления материальной ответственности работников;
обработки, использования и хранения персональных сведений
работников;
ведения, учета и хранения трудовых книжек сотрудников, кадровой
документации по основной деятельности учреждения.
Комплекс первичной учетной документации по личному составу на
данный момент является унифицированным, он приводится в альбоме
унифицированных форм документации, принятых постановлением Госкомстата
РФ от 5.01.2004г № 1.
Таким образом, трудовые правоотношения работодателя
(государственного учреждения, владельца организации) и работника в РФ
регулирует Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Требуемые функции, связанные с
управлением личным составом в учреждениях осуществляются
самостоятельными структурными подразделениями (отделом персонала,
отделом кадров), а в сфере малого предпринимательства они выполняются
отдельными работниками (инспектором по кадрам, менеджером по персоналу)
либо в порядке совместительства – секретарем руководителя организации, в
некоторых случаях - главным бухгалтером. Все стадии трудового цикла от
приема на работу нового работника до его увольнения вне зависимости от
формы собственности необходимо обязательно документировать.
Совокупность взаимосвязанной документации, в которых зафиксировали
стадии трудовой деятельности сотрудника, способ расчета по оплате труда и
иные особенности, именуют документами по личному составу (кадрам,
персоналу).
1.3. Роль и функции кадровой службы в организации кадрового
документооборота
Делопроизводство (либо же документационное обеспечение управления)
является отраслью деятельности, которая обеспечивает документирование
26
(запись данных на разных носителях по определенным правилам), а также
организацию работы с официальной документацией.
Первостепенный термин – документ. Долгий период данный термин
трактовал ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» следующий образом, документ; документированная информация
является зафиксированной на материальном носителе информацией с
реквизитами, дающими возможность ее идентификации. По причине отмены
вышеуказанного ГОСТ, новый ГОСТ Р 7.0.8.-2014 «Делопроизводство и
архивное дело - Термины и определения» его трактует несколько иначе,
документ является зафиксированной на носителе информацией с реквизитами,
дающими возможность ее идентификации. Термин не имел радикальных
изменений.
Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 приводит
следующую трактовку определения: документ является зафиксированной на
материальном носителе идентифицируемой информацией, созданной,
полученной и сохраняемой предприятием или физическим лицом как
доказательство при подтверждении правовых обязательств либо же деловой
деятельности.
С темой настоящей исследовательской работы в тесной связи находится
понятие нормативно-методической базы делопроизводства, являющейся
совокупностью законов, нормативно-правовых актов и методической
документации, регламентирующей технологию создания, обработки, хранения
и применения документации в текущей деятельности учреждения,
регламентирующей работу служб делопроизводства – ее функции, структуру,
штаты, техническое обеспечение и иные аспекты. Следовательно, этим
определением мы и будем пользоваться в процессе дальнейшей работы.
Инструкция по кадровому делопроизводству является документом,
устанавливающим единые правила и требования к документированию кадровой
деятельности, нормы работы с документацией по всем кадровым задачам.
27
Основное отличие двух определений состоит в разной специфике
делопроизводств, в остальном определения обладают идентичным характером.
Поскольку в инструкции по кадровому делопроизводству
устанавливаются единые правила и требования к документированию кадровой
деятельности, а это является своеобразным управлением документацией, мы
провели рассмотрение данного определения. В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
управление документами (records management) определено в качестве
совокупности планомерных и эффективных действий, связанных с созданием,
использованием, хранением и уничтожением документации в организациях в
целях доказательства осуществления деловых (управленческих) операций. Из
определения можно понять, что деятельность, связанная с управлением
документами, должна выстраиваться так, чтобы в случае необходимости
доказать правомерность, законность и необходимость определенных
управленческих операций. Поэтому умение управлять документами является
важным качеством руководителя.
В ГОСТ Р 7.0.8-2014 сказано, что управление документами является
деятельностью, которая обеспечивает осуществление единой политики и
стандартов в отношении документального фонда организации. В данном
определении сказано, что документация должна соответствовать единым
требованиям национальных стандартов и законодательства. По нашему
мнению, указанное определение в меньшей мере выражает сущность
управления документацией. В стандарте ГОСТ Р 51141-98 термина
«управление документами» нет.
Кадровое делопроизводство выстраивается на документации, в которой
применяются персональные данные. В соответствии с Федеральным законом
РФ от 27.7.2006г. № 152-ФЗ персональные данные являются любой
информацией, относящейся к определенному либо же определяемому на
основании данной информации физическому лицу (субъект персональных
данных), а также его фамилия, имя, отчество, год, месяц, место и дата
28
рождения, адрес, социальное, семейное, имущественное положение, профессия,
образование, доходы, другие данные.
Ведение кадрового документооборота позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры конкретного работодателя;
построить комплексную систему управления персоналом,
отвечающую стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как
для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры.
Можно выделить две больших группы кадровых документов, делящиеся
по целевой принадлежности:
документация по учету личного состава сотрудников, большая часть
которой входит в состав унифицированных форм первичных учетных
документов по учету труда, а также его оплаты, принятых Постановлением
Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм
первичных учетных документов по учету труда и его оплаты»;
документация, связанная с реализацией функций по организации
труда и управлению персоналом. В «Общероссийском классификаторе
управленческой документации» ОК 011-93, принятом Постановлением
Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299 (далее ОКУД) данные документы стали
называться «документацией по организационно-нормативному регулированию
деятельности предприятия, организации».
Помимо этого, разработчики данного классификатора используют и
иной принцип систематизации кадровых документов, а именно по ключевым
кадровым процедурам отличают такие виды кадровых документов:
распорядительная документация, документация, подтверждающая
трудовую деятельность сотрудника;
29
информационно-расчетные документы для учета персональных
данных сотрудников;
официальная внутренняя переписка;
журналы (книги) учета и регистрации документов.
Выводы по главе 1
Документационное обеспечение управления персоналом (ДОУП) –
представляет собой деятельность, обеспечивающую составление и оформление
официальных кадровых документов, а также их обработку и хранение.
Документационное обеспечение сферы управления персоналом имеет значение
в документационном обеспечении управления организацией в целом, так как
правовая основа организации работы с документами повышает качество,
надежность и оперативность управления организацией.
30
ГЛАВА 2. ОЦЕНКА И АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ПАО «МЕГАФОН»
2.1. Организационно-экономическая характеристика ПАО «МЕГАФОН»
01.06.1993 представители пяти российских и трех скандинавских
телекоммуникационных компаний подписали Договор о создании АОЗТ
«Северо-Западный GSM», которое было зарегистрировано 17.06.1993 в
Комитете по внешним связям мэрии Санкт-Петербурга.
17.01.1995 - дата официального начала коммерческой эксплуатации сети
GSM в Санкт-Петербурге. Результатом первого года работы компании стали 8
тыс. абонентов, сеть насчитывала 23 базовые станции.
К концу 2000 года абонентская база Общества насчитывала более 250
тыс. человек. В этом же году «Северо-Западный GSM» вывел на рынок России
принципиально новый вид услуг на базе WAP-технологии и отказался от
единого тарифного плана, предоставив абонентам возможность
самостоятельного выбора, а в 2001 г. у Эмитента появилась первая зарубежная
дочерняя компания — оператор ЗАО «ТТ-мобайл» в Таджикистане.
В течение 2004 – 2006 гг. абонентская база группы компаний Эмитента
выросла и составила более 10 млн. человек, а количество регионов, охваченных
сетью «МегаФон», увеличилось до 85 - прирост составили регионы Сибири и
Дальнего Востока. В этот период МегаФон привлек рекордно высокие суммы
финансирования на уровне более 1 млрд. долларов США на выгодных
условиях. Общество добилось успеха в повышении корпоративного рейтинга
международными рейтинговыми агентствами Fitch, Moody’s и S&P.
В августе 2010 года МегаФон запустил в Казани и Набережных Челнах
тестовую зону инновационной технологии передачи данных HSPA+, которую
условно относят к промежуточному поколению мобильной связи 3,75G. В
ноябре МегаФон стал первым оператором в России, реализовавшим в своей
сети поддержку инновационной технологии HD-Voice, которая обеспечивает
высокое качество передачи голоса и значительно увеличивает четкость звука.
31
Во втором полугодии 2018 года произошли следующие существенные
для Эмитента события:
Общество объявило о подаче заявки в Управление Великобритании по
листингу и Лондонскую фондовую биржу на аннулирование листинга и
допуска к торгам его глобальных депозитарных расписок, каждая из которых
представляет одну обыкновенную акцию Эмитента. Совет директоров
Эмитента рассмотрел и принял рекомендации в отношении обязательного
предложения ООО «МегаФон Финанс» о приобретении эмиссионных ценных
бумаг Эмитента в количестве 131 212 843 штуки по цене 659 руб. 26 коп. за
одну обыкновенную акцию;
Российский фонд прямых инвестиций (РФПИ), суверенный
инвестиционный фонд Российской Федерации, Alibaba Group, ПАО «МегаФон»
и Mail.Ru Group объявили о стратегическом партнерстве, в рамках которого
будет создано крупнейшее совместное предприятие в области социальной
коммерции в России и СНГ с целью интеграции ключевых потребительских
интернет и e-commerce платформ в России;
объявлено об учреждении Эмитентом, Mail.Ru Group, oneFactor,
Тинькофф Банк, «Яндекс» и «Сбербанк» Ассоциации участников рынка
больших данных. Основная цель Ассоциации – создание условий для развития
технологий и продуктов в сфере больших данных в России.
В начале 2019 года Общество стало членом Ассоциации ФинТех (АФТ).
Эмитент совместно с ключевыми участниками рынка – членами АФТ примет
участие в реализации технологических проектов.
Кроме того, ООО «МегаФон Финанс» в рамках обязательного
предложения приобрело 126 246 094 обыкновенных акций Эмитента, что
составляет около 20,36% от общего количества размещенных акций Эмитента,
в результате чего количество принадлежащих ООО «МегаФон Финанс» акций
Эмитента, в совокупности с акциями, принадлежащими его аффилированному
лицу, ООО «АФ Телеком Холдинг», составило около 99,2% обыкновенных
акций Эмитента. Таким образом, ООО «МегаФон Финанс» получил право
32
выкупить у остальных акционеров Общества принадлежащие им обыкновенные
акции Эмитента в соответствии со ст. 84.8 Федерального закона от 26.12.1995
№ 208-ФЗ «Об акционерных обществах». 17.04.2019, после предварительного
уведомления Банка России, в Общество поступило направленное ООО
«МегаФон Финанс» требование о выкупе обыкновенных акций ПАО
«МегаФон» у акционеров ПАО «МегаФон», кроме ООО «МегаФон Финанс» и
его аффилированных лиц. Цена, по которой выкупаются акции, составляет 659
руб. 26 коп. за одну обыкновенную акцию. Денежные средства в связи с
выкупом будут выплачиваться в безналичном порядке владельцам выкупаемых
акций, являющихся акционерами ПАО «МегаФон» по состоянию на 03.06.2019.
Ожидается, что оплата выкупаемых акций произойдет в течение не более чем
25 дней с указанной даты.
Основным документом, регулирующим деятельность данного
предприятия, является Устав, положения Гражданского кодекса РФ,
Административного кодекса РФ, Закон о недрах РФ, Конституция РФ,
Нормативные акты субъекта РФ (Тульской области), нормативными актами
муниципальных образований Тульской области.
Устав вступил в силу с момента подписания его учредителями и
государственной регистрации. С момента регистрации Публичное акционерное
общество в качестве юридического лица, соблюдение положений Устава
обязательно для общества в его взаимоотношениях с партнерами.
Внутри организации применяются внутренние положения:
1) Положение о премировании и депремировании работников
организации;
2) Положение о рабочем времени;
3) Коллективный трудовой договор;
4) Договор об индивидуальной материальной ответственности.
Общество является полноправным субъектом хозяйственной
деятельности и гражданского права, признается юридическим лицом, имеет в
33
собственности обособленное имущество и отвечает им по своим
обязательствам.
Общество имеет самостоятельный баланс, обладает полной
хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения формы
управления, принятия хозяйственных решений, сбыта, установления цен,
оплаты труда, распределения чистой прибыли, может быть истцом и
ответчиком в суде. Общество в праве в установленном порядке открывать
банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами
Общество имеет круглую печать со своим полным фирменным
наименованием, может иметь штампы, бланки, удостоверения, эмблему, другие
необходимые реквизиты, а так же зарегистрированный в установленном
порядке товарный знак (знак обслуживания) и другие средства
индивидуализации, является коммерческой организацией и преследует
извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, имеет
гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления
любых видов деятельности, не запрещенных законом. В предусмотренных
законом случаях Общество может приобретать гражданские права и принимать
на себя гражданские обязанности через своих участников.
Цели организации ПАО «Мегафон»:
минимизирование затрат организации;
увеличение прибыли предприятия;
привлечение нераспределенной прибыли в развитии организации и
инновационные технологии;
увеличение рыночной доли;
сохранение и поддержание на необходимом уровне всех видов
финансовых ресурсов;
привлечение ценных ресурсов: квалифицированных сотрудников,
капитала, современного оборудования и модернизации существующего;
повышение эффективности деятельности;
получение показателя стабильности прибыли.
34
Специалист (инспектор) отдела кадров ведёт кадровое делопроизводство
организации:
1. Контролирует своевременное исполнение распоряжений, приказов и
поручений начальника отдела кадров.
2. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в
соответствии с унифицированными формами первичной документации.
3. Занимается оформлением документов по приему, переводу и
увольнению работников в соответствии с ТК РФ, положениями и приказами
руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по
кадрам.
4. Производит ознакомление с положениями о дисциплине в
организации, о трудовом распорядке, при приеме на работу.
5. Производит обязательный инструктаж по технике безопасности,
противопожарной защите, доносит правила и нормы охраны труда. Ведет
журнал техники безопасности.
6. Занимается ведение личных дел работников, внесением в них
изменений, связанные с трудовой деятельностью.
7. Производит заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет
трудового стажа.
8. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности
работников для представления в другие учреждения.
9. Ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей.
10. Производит регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и
вкладышей к ним.
Организационно-техническое обеспечение административно-
распорядительной деятельности руководителя ПАО «Мегафон» осуществляется
секретарь. В процессе осуществления данной деятельности, секретарь
осуществляет:
прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции,
передачу корреспонденции между структурными подразделениями или