45
выполняет, который выступает главным не регламентировано ответственным
лицом делопроизводственного процесса.
Секретарь исполняет свои обязанности с учетом действующего
законодательства РФ, устава организации, распорядительных документов
руководства, привил трудового распорядка, указаний руководителя, положения
о секретариате, государственных нормативных документов, документов в
области делопроизводства. В случае нарушения действующего
законодательства РФ, некачественного выполнения своих обязанностей,
неправомерного использования предоставляемых прав, использования их в
собственных интересах, секретарь может нести административную
ответственность.
Качество труда секретаря имеет прямое отношение к состоянию
делопроизводства и общей культуры обслуживания руководителей ПАО
«Мегафон», других сотрудников. При этом должностная инструкция секретаря
на предприятии не предусмотрена, что является недопустимым моментов. В
целях обеспечения организации процесса документационного обеспечения
управления, необходимо разработать и принять в деятельность должностную
инструкцию секретаря-делопроизводителя.
Документооборот в ПАО «Мегафон» можно охарактеризовать как
смешанный. В качестве среды распространения документов здесь используется
программа «СБиС+», с помощью которой пересылаются файлы с документами,
и эта же программа применяется для пересылки образов документов,
получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.
«СБиС+» Электронная отчетность и документооборот – единая система
для подготовки, проверки, анализа и сдачи отчетности через Интернет во все
контролирующие органы. А также защищенного обмена юридически
значимыми документами как внутри компании, так и между различными
организациями и ведомствами. Программа работает по принципу единого окна:
отчетность и обмен произвольными документами с ФНС, ПФР, ФСС, Росстат,
участниками бюджетного процесса, контрагентами. Сервисы ИОН и ЕГРЮЛ,
46
расширяющие возможности бухгалтера. Система позволяет консолидировать
отчетность и помогает принимать управленческие решения: оценивает
налоговые риски и анализирует финансовое состояние предприятия.
Проанализировав программу мы выявили достоинства и недостатки,
которые представлены в таблице 7.
Таблица 7
Анализ программы «СБиС+ Электронная отчетность и
документооборот»
Функциональные
возможности
Достоинства
Недостатки
Регистрация
Документы регистрируются по
отчетным периодам (квартал,
месяц) в хронологическом
порядке
Регистрация сквозная, нет
возможности отбора по типу
документа ( конкретный
отчет, письмо)
Согласование
Руководитель с правом
электронной подписи
контролирует все созданные в
системе документы
Если руководитель
отсутствует на месте, нет
возможности отправить
документ без его подписи
Поиск
Просмотр документов по
получателям и разным датам
(можно просмотреть кому
отправлена корреспонденция в
конкретное число
Недостатков не обнаружено
Архив
Документы программа
архивирует самостоятельно,
глубина архива 3 года
Недостатков не обнаружено
Работа с
файлами
Все документы вносятся в базу
через обменник
Отправленный файл
невозможно
откорректировать, требуется
сдача уточненного файла
Пользователи
Достоинств не обнаружено
Ограниченный круг
пользователей, только для
бухгалтерии
Так как программа СБиС+ предназначена только для бухгалтерии,
регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о
документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными
системами.
Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным
исполнителем.
Для анализа информационного обеспечения документационного
обеспечения управления используются различные методы.
47
Основными критериями при выборе метода исследования служат:
особенности организационной структуры предприятия;
масштаб предприятия;
уровень компьютеризации рабочих мест;
квалификация сотрудников службы ДОУ.
Однако, вне зависимости от особенностей выбранного к дальнейшему
применению метода, первым этапом процедуры исследования состояния ДОУ
всегда должен быть анализ состава и содержания комплекса внутренних
нормативных документов, определяющих постановку делопроизводства в
рамках отдельного предприятия. К данным документам в первую очередь
относятся:
инструкция по делопроизводству,
табель унифицированных форм документов (УФД),
альбом УФД,
номенклатура дел,
положение о службе ДОУ,
должностные инструкции сотрудников службы ДОУ.
Изучение состава обозначенных выше документов позволит заключить,
насколько локальные нормативные документы, применяемые в деятельности
предприятия, соответствую т требованиям федеральных законодательных актов
и методических рекомендаций. Выявление несоответствий является
основанием разработки плана мероприятий по повышению уровня организации
ДОУ.
Необходимо отметить, что система ДОУ неразрывно связана с бизнес-
процессами конкретного предприятия. В связи с этим анализ состояния ДОУ
необходимо проводить комплексно с исследованием бизнес-процессов. Такое
решение позволит выявить, как проблемы в организации ключевых и
обеспечивающих бизнес-процессов отражаются на качестве и количестве
создаваемых документов, а ошибки в оформлении, порядке прохождения
документов – на показателях эффективности бизнес-процессов.
48
Таким образом, на первом подготовительном этапе процедуры анализа
состояния ДОУ материалом для исследования являются также стандарты,
спецификации отдельных бизнес-процессов предприятия. Решение
поставленной задачи осложняется тем, что очень часто на малых предприятиях
вопросы проектирования бизнес-процессов, определения оптимального состава
сопровождающих их документов не поднимаются и, соответственно, не
решаются.
Анализ содержания локальных нормативных документов по
документационному обеспечению управления ПАО «Мегафон» позволил
выявить:
применяемые требования к оформлению каждого документа;
установленный на предприятии порядок подготовки каждого
документа;
отдельные качественные и количественные характеристики
документооборота;
наличие/отсутствие используемых УФД;
особенности существующей на предприятии системы регистрации
документов (смешанная, централизованная, децентрализованная);
степень участия должностных лиц в операциях по обработке
документов (согласование, подписание, утверждение) и т.д.
Кроме того, полученные сведения позволили описать реальную картину
постановки делопроизводства ПАО «Мегафон» путём выделения ряда понятий,
словосочетаний, описывающих операции по обработке, оформлению
документов, маршруты движения документов.
Таким образом, в организации организована работа на базе обмена
электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый
имеет свою ячейку. Эта схема управления удобна для хранения документов.
Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка
«финансовое планирование», еще глубже - «минимизация налогообложения».
49
Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей – каждый знает
свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы.
Объем документооборота в данной организации можно определить
лишь примерно, так как он никогда специально не подсчитывался. Для того,
чтоб подсчитать объем документооборота были использованы записи в
журналах регистрации за месяц. К ним были добавлены те документы, которые
появляются в деятельности организации периодически. По результатам
подсчетов можно вывести примерное количество обрабатываемых документов
– не более 2300 единиц в год.
В ПАО «Мегафон» функционируют документы, относящиеся к
бухгалтерской деятельности, которые составляют 60 % от общего объема
документооборота организации (около 1500 документов в год): счета на оплату,
товарные накладные, счета фактур, акты об оказании услуг и доверенности,
оформленные с помощью программы «1С». Остальные 40 % (550-650
документов в год) - относятся к организационно-распорядительным
документам: заявки, письма, приказы, акты, инструкции, а так же договора: с
покупателями, с поставщиками и с организациями, предоставляющими услуги.
Несмотря на, что ПАО «Мегафон» существует с 2013 года, работы по
организации технологии документационного обеспечения управления начали
проводиться только с 2016 года. Документационное обеспечение управления в
ПАО «Мегафон» осуществляется секретарем. Анализируя документооборот
ПАО «Мегафон» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту, что
также сказывается и на росте самой производственной базы. В
документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:
поступающие (входящие);
отправляемые (исходящие);
внутренние.
В таблице 8 представлено количество входящих, исходящих и
внутренних документов.
50
Таблица 8
Количество входящих, исходящих и внутренних документов в ПАО
«Мегафон»
Год
Количество
входящих
документов
Количество
исходящих
документов
Количество
внутренних
документов
Итого
2016
106410
65930
38930
156870
2017
127920
72520
42020
185960
2018
154730
94880
54330
229740
Исходя из полученных данных мы видим, что в соответствии с
показателями 2017 года наблюдается переходный период организации,
основной прирост документооборота приходится на 2018 год.
Реструктуризация компании положительным образом сказалась не только на
росте документооборота, но и на его качестве, что также способствовало
увеличению производственных мощностей, и реализации продукции на рынке.
Собранные показатели по тенденции роста документооборота
приведены на рисунке 4-7.
Рисунок 4. Общий объем документооборота в ПАО «Мегафон» по
годам, %
2016
28%
2017
32%
2018
40%
51
Рисунок 5. Входящие документы ПАО «Мегафон» по годам, %
Рисунок 6. Исходящие документы ПАО «Мегафон» по годам, %
Рисунок 7. Внутренняя документация ПАО «Мегафон» по годам, %
27%
33%
40%
2016 2017 2018
28%
31%
41%
2016 2017 2018
29%
31%
40%
2016 2017 2018
52
Анализируя данные диаграмм, мы видим, что стабильное увеличение
объема документооборота связано, прежде всего, с расширением
организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности,
образования новых управлений, отделов, увеличения добычи и сбыта,
постоянным увеличением работников, как в количественном, так и в
профессиональном уровне.
Величина документооборота нужна для:
расчета необходимой численности делопроизводственного персонала:
расчета эффективности применения средств механизации и
автоматизации делопроизводства;
определения загруженности секретаря руководителя в работе с
документами.
Как и отмечалось выше, за документационное обеспечение управления в
ПАО «Мегафон» отвечает секретарь руководителя. В компании «Мегафон»
различают три основных потока документооборота:
входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
исходящий – документы, созданные для отправки за пределы
компании;
внутренний – служебные и докладные записки, заявления работников,
а также приказы, протоколы, акты и т.п.
В компании существует журнальная форма исходящих, и входящих
регистрации документов. Для каждого вида документов ведется свой
отдельный регистрационный журнал.
Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. После
получения проверяется правильность доставки корреспонденции, если она
доставлена не по адресу, она пересылается отправителю. Секретарь вскрывает
все конверты, за исключением с надписью «Лично», оценивается физическое
состояние документов, проверяется наличие приложений. Конверты
уничтожаются, за исключением тех, на которых можно установить дату
отправления или получения документа, адрес отправителя. Тога секретарь
53
подкалывает конверт к документу. Заказные письма принимаются под
расписку. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения входящей корреспонденции на документы, требующие
специального рассмотрения руководством организации или структурных
подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения
второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
Распределение документов. Распределение входящих документов между
руководством основано на приказе о распределении обязанностей между
руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым
должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему
составу организации производится исходя из важности содержания документа
и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым
документ направляется на рассмотрение на основании установленного в
организации распределения обязанностей.
Регистрация документов. Учет входящих документов состоит в
проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый
номер документа и дату поступления. Секретарь в нижнем правом углу ставит
регистрационный порядковый номер документа и ставит дату поступления. В
ПАО «Мегафон» отметка ставится от руки. Затем документ вноситься в
регистрационную форму, в журнал входящих документов и в программу
Microsoft Excel.
Рассмотрение руководством. Рассмотрение документа руководством
состоит в том, что соответствующее должностное лицо (генеральный
директор), пишет на нем резолюцию, принятое им решение по информации,
содержащейся в документе.
Передача на исполнение. Передача документа на исполнение
осуществляется после рассмотрения генеральным директором. Документы
обязательно передаются исполнителям в день его получения и регистрации или
в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Если
документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по
54
согласованию с ответственным исполнителем, он передается поочередно
каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают
ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует
ответственный исполнитель.
В ПАО «Мегафон» регистрации подлежат все документы, требующие
учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются
документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также
создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются
независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Не подлежат регистрации следующие документы:
поздравительные письма и пригласительные билеты;
рекламные извещения, плакаты;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов
является анализ, в ходе которой проверяется:
правильность доставки документов;
целостность вложений и физическое состояние полученных
документов;
обозначение факта получения документов;
подготовка их к исполнению;
передача документов исполнителям.
Обработка исходящего документа. За подготовку проекта исходящего
документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других
исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет
право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все
необходимые материалы, устанавливать очередность работы между
соисполнителями.
В процессе подготовки исходящего документа исполнитель
самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта
документа, его согласование (визирование). Он должен принести секретарю