37
Отдельное внимание уделено технической стороне вопроса - необходимости
применения усиленных квалифицированных электронных подписей
работодателя и работника при заключении трудовых договоров, договоров о
материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении
в них изменений с использованием информационной системы работодателя.
Внедрение электронного кадрового документооборота с целью
оптимизации кадрового делопроизводства имеет как положительные, так и
отрицательные аспекты. К позитивным особенностям можно отнести
следующее:
1. Ускорение взаимодействия. Традиционный формат взаимоотношений
работника и работодателя требует значительных временных и физических
затрат на подготовку и доставку (транспортировку) физических носителей
информации. Электронные каналы связи позволяют передать большой объем
информации практически мгновенно.
2. Сокращение трудозатрат персонала кадровой службы на
формирование кадровой документации и осуществление единообразных 305
операций. Сегодняшние реалии требуют от специалиста по персоналу
ежедневно формировать значительный объем кадровой документации, в том
числе путем внесения вручную в текстовый документ информации о
персонале (в случае отсутствия автоматизированных систем), а также
производить большое количество единообразных процедур (распечатку
документов по личному составу, их согласование и подпись уполномоченным
лицом, регистрацию, ознакомление с ними работников). Формирование
кадровой документации в электронном виде, а также ознакомление персонала
с их содержанием посредством электронных каналов связи в значительном
объеме сократит трудозатраты специалистов кадровой службы.
3. Уменьшение количества технических ошибок в электронных
документах, так как персональные данные работника и информация о
выполняемой им работе, размере должностного оклада, системе оплаты труда
38
и др. будет переноситься в кадровую документацию из внесенных в
автоматизированную систему баз данных, а не вручную специалистами.
4. Упрощение ведение учета и хранения документации
21
.
Применение электронного реестра кадровой документации позволит
упростить ее учет и ускорить, при необходимости, поиск необходимых
документов. Наравне с позитивными моментами, ведение кадровой
документации в электронном виде имеет ряд недостатков.
1. Значительные финансовые затраты. Внедрение электронного
кадрового документооборота требует от работодателя в первую очередь
приобретение программных продуктов, электронных подписей для
работников организации, а также обновление материальной базы.
2. Необходимость обеспечения повышенной технической и физической
защиты систем хранения и обработки информации. Учитывая, что
электронная кадровая документация содержит большой объем персональных
данных работников, а также коммерческой информации организации
работодателям необходимо будет обеспечить высокую степень защиты
автоматизированных систем, каналов связи и мест хранения соответствующей
документации. К тому же, перевод документооборота в электронный формат
увеличивает вероятность посягательства на их сохранность со стороны кибер
преступности.
3. Высокие риски утраты документации. Формирование и хранение
физических носителей информации и их копий в бумажном виде позволяет
организациям без особых усилий восстановить утраченные документы, что
практически невозможно осуществить при работе с электронными кадровыми
документами, например, в случае физической порчи систем хранения.
4. Необходимость дублирования электронных кадровых документов на
бумажных носителях. Нормы действующего законодательства,
регламентирующие порядок оформления кадровой документации, прямо
21
Данилова, О.М. Системы электронного документооборота как базовый инструмент управления
современной организацией / О.М. Данилова, Е.А. Дроздова, Т.В. Горборукова // APRIORI. Cерия:
Естественные и технические науки. - 2018. - № 6. - С. 16.
39
предусматривают ее оформление на бумажных носителях с обеспечением
соответствующего учета и хранения. Без изменения нормативной базы
эффективность внедрения электронного кадрового документооборота
минимальна
22
.
Службы кадров в настоящее время оснащены современной оргтехникой,
специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод
информации по личному составу и ее использование всеми подразделениями.
Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы
информации (базы данных) и документы в электронной форме обо всех
сотрудниках организации, кадровом резерве, быстро находить и эффективно
обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.
Если в функции кадровой службы входит подбор персонала, то могут
осуществляться также и компьютерное тестирование кандидатов на работу,
ведение списка возможных кандидатов на те или иные должности и на
временную или сдельную работу (так называемый резерв).
Применение информационных технологий значительно облегчает
работу по оформлению унифицированных форм; их остается только
заполнить. Но унифицированные формы охватывают не все ситуации,
документируемые отделом кадров, например, изменение фамилии, наложение
дисциплинарного взыскания, временное замещение работника и др. Во всех
этих случаях службе кадров следует создать типовой документ с уже
заложенным повторяющимся, трафаретным текстом, так называемый шаблон
документа
23
.
Необходимость внедрения электронного документооборота в кадровом
делопроизводстве обуславливается и специфичностью системы кадровой
документации. Так, в процессе работы с документами личного состава
22
Жигайлова А.А., Иванова Е.В. Электронный документооборот как форма современного
делопроизводства // Гуманитарный трактат. - 2018. - № 29. - С. 138–140
23
Журавлева, И. В. Оформляем документы на персональном компьютере: грамотно и красиво.
ГОСТ Р 6.30-2003. Возможности Microsoft Word : практич. пособие / И.В. Журавлева, М.В.
Журавлева. — Москва : ИНФРА-М, 2019. — с. 42
40
создается большой объём однотипных документов, легко поддающихся
формализации. Создание унифицированных форм этих документов и их
электронных версий, использование специальных компьютерных программ
значительно облегчает работу всех, кто оформляет кадровые документы.
Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста,
выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу
средних организаций.
41
Глава 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «МОЗЕР»
2.1 Организационно – экономическая характеристика ООО
«Мозер»
ООО "Мозер" ИНН 5034046997 ОГРН 1135034002388 зарегистрировано
06.12.2013 по юридическому адресу: 416022, Астраханская
область, Харабалинский район, село Селитренное, Молодежная улица, дом 5а.
Статус организации: действующая. Руководителем является директор
Кузнецов Евгений Владимирович (ИНН 503401261224). Размер уставного
капитала - 10 000 рублей.
В выписке из ЕГРЮЛ в качестве учредителя указано 1 физическое лицо.
Основной вид деятельности - Деятельность ресторанов и услуги по доставке
продуктов питания, также указано 19 дополнительных видов. Организация
присутствует в реестре Малого и среднего бизнеса (МСП) как
микропредприятие с 1 августа 2016 г.
Организация состоит на учете в налоговом органе Межрайонная
Инспекция Федеральной Налоговой Службы № 4 по астраханской области с
28 сентября 2017 г., присвоен КПП 302201001. Регистрационный номер в ПФР
- 040010013333, ФСС - 504400777230001.
ООО «Мозер» осуществляет деятельность в форме ресторана с
доставкой. Ресторан на 60 мест имеет помещение площадью 300 м2:
служебные помещения 60 м2, складское помещение (кладовая) 30 м2, цеха
ресторана 40 м2 и зал ресторана 170 м2.
Ближайшие конкуренты ООО "Мозер" показаны в таблице 6.
Таблица 6
Ближайшие конкуренты ООО "Мозер"
Наименование конкурента
Размер выручки, млн. руб.
ООО "СКК"
90
ООО "Астраханский Комбинат
Школьного Питания"
125
ООО "Лиман"
80
42
Основными факторами конкурентоспособности ООО «Мозер»
являются: устойчивые и узнаваемые товарные знаки в основных
сегментах ресторанного рынка Архангельской области, жесткие стандарты
контроля качества обслуживания гостей, диверсификация ресторанного
бизнеса.
Основные клиенты заказчики ООО "Мозер" в 2019 г. показаны в таблице
7.
Таблица 7
Основные клиенты - заказчики ООО "Мозер" в 2019 г.
Наименование
заказчика
клиента
Сумма
договора, тыс.
руб.
Предмет договора
ООО "Газпром
Трансгаз"
4 контракта на
300 238, 4 тыс.
руб.
Оказание услуг по организации
питания (в т.ч. сторонних
потребителей санаторно-курортных и
медицинских услуг) для нужд ООО
"Газпром трансгаз " в Центре
диагностики и реабилитации (ЦД и Р)
и клиническом санатории "Приокские
дали" в 2017-2019 гг.
ГБУЗ "МГОБ № 62
ДЗМ"
22 контракта на
274 940,5 тыс.
руб.
Услуги прочих предприятий питания с
полным обслуживанием без
сопровождения развлекательных
программ
ООО "Рн-
Бурение"
8 контрактов на
256 853, 8 тыс.
руб.
Оказание комплекса услуг по
организации питания
ГУЗ "ТОКПБ №1
им. Н.П.
Каменева"
1 контракт на
244 113 тыс.
руб.
Услуги по организации питания
Миссия Общества: Мы предоставляем нашим гостям отличные блюда и
напитки, а также прекрасную возможность для общения!
Основная цель: получение прибыли за счет основной деятельности и
реализация на этой основе экономических и социальных интересов Общества.
На основе годовой бухгалтерской отчетности (Приложение 1)
проведена характеристика основных экономических показателей по ООО
«Мозер» (таблица 8).
43
Таблица 8
Основные экономические показатели ООО «Мозер» за 2018-2019
гг.
Показатель
2018
год
2019
год
Изменение 2019 к
2018
абсолют.
тыс. руб.
относит.,
%.
Среднесписочная численность
работников, чел
18
19
1
3,00
Среднемесячная заработная
плата работников, руб.
28
965,3
31
256,0
2 291
1,08
Среднегодовая стоимость
имущества организации, тыс.
руб.
6 639,5
8 600,0
1 961
1,30
Среднегодовая стоимость
основных средств, тыс. руб.
1 944,5
1 516,0
-429
0,78
Среднегодовая стоимость
оборотных средств, тыс. руб.
4 661,0
7 024,0
2 363
1,51
Выручка от продажи товаров,
продукции, работ, услуг, тыс.
руб.
18
284,0
13
579,0
-4 705
0,74
Себестоимость проданных
товаров, продукции, работ,
услуг, включая коммерческие
и управленческие расходы,
тыс. руб.
8 991,0
5 176,0
-3 815
0,58
Затраты на 1 руб. реализации,
руб.
0,492
0,381
-0,11
0,78
Прибыль (убыток) от продаж,
тыс. руб.
9 293,0
8 403,0
-890
0,90
Рентабельность продаж, %
0,334
10,549
10,22
31,61
Прибыль (убыток) до
налогообложения, тыс. руб.
382,0
880,0
498
2,30
Чистая прибыль, тыс. руб.
30,0
546,0
516,00
18,20
Согласно таблицы 8 среднесписочная численность персонала
увеличивается на 1 чел. в 2019 г. Среднемесячная заработная плата работников
в 2019 г. увеличилась на 2291 руб. (1,08%) к базовому году и составляет 31
256,0 руб.
Среднегодовая стоимость имущества организации в 2019 г. имеет рост
на 1961 тыс. руб. (1,3%) по сравнению к 2018 г. При этом среднегодовая
стоимость основных средств имеет снижение на 429 тыс. руб. (0,78%) и в 2019
г. составляет 1516 тыс. руб.
44
Среднегодовая стоимость оборотных средств значительно возросла и
составляет 7024 тыс. руб., ее рост составил 2363 тыс. руб. (1,51%).
В 2019 г. к 2018 г. наблюдается снижение выручки от оказанных услуг и
реализации продукции на 4705 тыс. руб. (0,74%). Себестоимость за эти
периоды также снизилась на 3815 тыс. руб. (0,58%). При этом в чистой
прибыли заметен рост не зависимо от снижения выручки. Так, чистая прибыль
составила 546 тыс. руб., что на 516 тыс. руб. (18,2%), выше предыдущего года.
Затраты на 1 руб. реализации продукции составили в 2019 г. – 0,381 руб.,
что на 0,111 ниже за 2018 г. Прибыль от продаж составляет снижение на 890
тыс. руб. Рентабельность при этом возросла на 30%.
Согласно проведенного анализа можно сделать вывод, что положение
дел на ООО «Мозер» является неудовлетворительным, так как снизился объем
продаж. В связи с тем, что темп роста себестоимости продукции значительно
ниже темпа роста выручки продукции можно говорить об вероятности
увеличения цены на реализованную продукции.
Структура и численность работников ООО «Мозер» определяется
штатным расписанием. Штатное расписание ООО «Мозер» Утверждается
Генеральным директором. Численность персонала 19 чел.
Директор ООО «Мозер» распределяет между работниками
подразделения их профессиональные должностные обязанности.
Профессиональные /должностные обязанности работников, их права и
ответственность закреплены в должностных/ квалификационных
инструкциях.
Организационная структура ООО «Мозер» показана на рис. 3.
Организационная структура имеет линейно – функциональный тип.
У генерального директора в подчинении находятся главный бухгалтер,
старший повар, коммерческий директор, руководитель отдела кадров. Каждый
из них осуществляет управление соответствующими цехами или отделами.
Менеджер по закупкам осуществляет руководство в области закупок
продуктов питания, их хранения и транспортировки.
45
Рисунок 3 – Организационная структура управления ООО
«Мозер»
Руководитель отдела кадров отвечает за поиск, движение персонала, его
обучение и адаптацию.
Руководителем зоны «бэк-хаус» выступает старший повар. Старшему
повару подчиняются другие повара, которые закреплены за изготовлением
холодных блюд, горячих блюд и пиццы. Цеховая структура бэк- хауса
включает следующие цеха: горячий, холодный, кондитерский и цех упаковки.
Рабочие места оборудованы всем необходимым инвентарём.
Плюсы линейно-функциональной структуры управления:
- компетентность функциональных руководителей, возможности для
карьерного роста;
- эффективное использование ресурсов;
- контроль деятельности как целых подразделений, так и отдельных
исполнителей;
- улучшение координации в функциональных подразделениях.
Минусы линейно-функциональной структуры управления:
Генеральный директор
Ст. повар
горячий цех
холодный цех
кондитерский
цех
цех упаковки
Коммерческий
директор
менеджер
по закупкам
водитель
руководитель отдела
кадров
отдел
кадров
Главный бухгалтер
Бухгалтер -
кассир
46
- заинтересованность функциональных руководителей только в
собственных показателях (за общие результаты отвечает высшее
руководство);
- сложности со взаимодействием между подразделениями;
- долгая процедура согласования важных решений, из-за чего
организация лишается гибкости и не сразу реагирует на рыночные изменения;
- сложности с поиском ответственных при возникновении проблем.
По производственной структуре данного ресторана это предприятие
относится к предприятию с полным циклом производства (от получения сырья
до готовой продукции). Запасы сырья хранятся в холодильных камерах,
расположенных в цехах кухни. Торговая деятельность предприятия
характеризует розничную торговлю по продаже продукции и товаров
населению. Наибольшую выручку предприятию приносят блюда горячего
цеха.
2.2 Организация системы управления персоналом организации
Руководство отделом кадров осуществляет руководитель отдела кадров,
который прямо подчинен генеральному директору.
Деятельность по управлению персоналом в ООО «Мозер» осуществляет
отдел кадров, согласно Положения об отделе кадров (Приложение 2).
Основная цель отдела кадров - это способствование достижению целей
предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми
кадрами и эффективного использования потенциала работников.
Задачи отдел кадров ООО «Мозер»:
1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.
2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их
практической деятельности.
3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и
материально ответственные должности.