72
Но ОА «ОПТИК ТС» необходимо искать и других надежных
поставщиков, чьи ресурсы могут использовать в случае сбоя работы данных
поставщиков продукции.
При проведении оптимизации запасов нужно придерживаться
определенной системы, которая позволит избежать типичных ошибок.
Важно, что переоптимизация запасов может привести к негативным
явлениям, существенно снижающим прибыль предприятия.
Типичные ошибки, допускаемые при оптимизации товаров. Это:
• излишнее сокращение затрат на запасы,
• излишний заказ на основные группы товаров и
• неопределенность критериев оптимизации.
В тех случаях, когда менеджер необоснованно сокращает запасы,
возникает дефицит товара и, как следствие, его недостаток в рабочем
секторе. В результате предприятие не получает возможную прибыль, а также
страдает вся система сервиса, поскольку покупатель уходит
неудовлетворенным.
При выборе системы управления запасами в логистике важно
учитывать:
Расходы на хранение;
Расходы на доставку;
Потери из-за отсутствия нужных товаров;
Предпочтения покупателей.
Правильно подобранные модели управления запасами на торговом
предприятии позволяют рационально и эффективно контролировать
процессы оказания услуг потребителю при минимизации расходов на
закупку, доставку и хранение товара. Они дают возможность оптимизировать
уровень запасов, позволяющий обеспечить непрерывную работу предприятия
при минимизации оборотных фондов, что повышает рентабельность бизнеса.
73
Прежде чем переходить к планированию товарных потоков,
необходимо:
1. Определить политики (стратегии, методы) управления запасами для
всех товарных позиций (позиций ассортимента). Именно для товарных
позиций, а не для товарных групп. Это необходимо для повышения точности
управления товарными потоками, оптимизации запасов и оборотных средств,
повышения уровня сервиса. Также это поможет понять, с какой
периодичностью необходимо контролировать движение номенклатурных
позиций, с какой точностью ими оптимально управлять.
2. Определить способ расчета страховых запасов для тех товарных
позиций, для которых избрана политика (стратегия, метод) управления
запасом с использованием страхового запаса.
3. Определить политики управления заказами для всех товарных
позиций. Определение политик управления заказами необходимо для
повышения точности управления товарными запасами, оптимизации запасов
и оборотных средств, учета условий поставки, распределения поставок
(закупок) между поставщиками.
4. Определить период планирования (промежуток времени, на который
производится оперативное планирование). Определение периода
планирования - очень важный момент. При этом период планирования
выбирается таким образом, чтобы можно было влиять на обеспечение
бизнес-процессов.
5. Определить шаг планирования (разбиение периода на подпериоды-
кванты времени). Определение шага планирования необходимо для
повышения точности управления товарными запасами и потоками,
оптимизации запасов и оборотных средств.
6. Определить круг клиентов, вынесенных для отдельного
планирования.
74
7. Определить условия поставки. Обычно определяется при
заключении контракта с поставщиками. Основные параметры условия
поставки:
♦ Единица измерения товара. Т.е. в каких единицах будет учитываться
товар при расчетах с поставщиком (штуках, квадратных метрах, тоннах,
паллетах и т.п.).
♦ Минимальная партия поставки. Т.е. партия, которая может быть
отгружена поставщиком.
♦ Кратность партии поставки
♦ За какой период времени до поступления на склад нужно заказать
товар поставщику (с учетом всех рисков). За точку отсчета принимается
поступление товара в продажу со склада компании (возможность отгрузки).
♦ Количество дней в пути. Т.е. сколько времени пройдет с момента
отгрузки товара поставщиком до поступления товара в продажу со склада
компании.
♦ Условия поставки.
♦ Условия оплаты товара поставщику.
♦ Перерыв в поставках или период выработки партии поставки. Т.е.
возможность поставщика отгружать товар непрерывно или дискретно.
♦ Цена товара.
♦ Срок выставления заявки экспедиторам – за какой срок до получения
товара у поставщика необходимо подавать заявку экспедитору.
♦ Стоимость доставки.
♦ Прочие операции.
Главное рекомендацией, которую можно дать компании ОА «ОПТИК
ТС» при выборе эффективного механизма управления запасами, это переход
на ABC-анализ. У этого метода анализа есть ряд ключевых преимуществ:
1. Простота. Первое и главное преимущество – это простота
использования. Чем проще метод, тем он надёжней. Из-за простоты его легко
75
приспособить к различным ситуациям. Обучение также не требует много
времени. Внедрение этой системы позволит решить проблему, связанную с
не эффективной работой складов.
2. Прозрачность. Это преимущество вытекает из простоты. Чем
проще, тем надёжней, но также и понятней. Любой этап анализа можно
проследить и, если нужно, подкорректировать. Интерпретация расчётов не
вызывает проблем. Сложные статистические методы таким преимуществом
не обладают.
3. Универсальность. Еще одно важное преимущество – это почти
полная универсальность. С помощью АВС-метода можно анализировать хоть
товарооборот, хоть деньги, хоть электрооборудование, хоть что угодно, что
можно разделить на составляющие элементы.
4. Автоматизация. Когда не было компьютеров, все расчеты делались
на бумаге и в уме, в лучшем случае на калькуляторе. Поэтому проведение
любого анализа было сопряжено с трудоемкостью расчётов. Сейчас эта
проблема потеряла свою актуальность. Для АВС-анализа это вообще не
проблема, так как алгоритм достаточно строг. Расчёт в Excel можно сделать с
помощью нескольких нажатий клавиш. Существует также множество
специализированных программ, макросов и приложений, которые сокращают
количество нажатий до одного.
5. Оптимизация ресурсов. Это фактически назначение метода.
Успешное использование АВС-анализа позволяет сократить и высвободить
огромное количество временных и трудовых ресурсов. Это достигается
путем концентрации работы над наиболее важными элементами и, наоборот,
экономия ресурсов на менее приоритетных составляющих.
ABC-анализ рекомендуется проводить периодически, особенно если в
ассортименте есть товарные позиции с значительными сезонными
перепадами продаж. Оптимальные периоды проведения ABC-анализа: год,
полугодие, сезон, помесячно в течение года. Периодическое проведение
76
ABC-анализа позволяет отследить перемещение товарных позиций из группы
в группу, в том числе по сезонам, а тек же позволяет контролировать
жизненный цикл товара.
При проведении ABC-анализа рекомендуется проводить анализ
вероятности совместных продаж товарных позиций. Довольно часто
случается, что существуют товарные позиции, продажи которых зависят от
наличия других товарных позиций. При этом продажи товарных позиций из
группы A могут зависеть от товарных позиций, которые, в силу низкой
стоимости или иных причин, не входят в группу A и даже могут не входить в
группу B.
В целом компании ОА «ОПТИК ТС» необходимо предпринять
следующие шаги, направленные на оптимизацию управления запасами:
1. Внедрить и проводить регулярно ABC-анализ, для того, чтобы
выявить товарные позиции, которые приносят наибольшую прибыль и
стабильные продажи.
2. Поставить товары, которые приносят наибольшую прибыль и
стабильные продажи в приоритет закупки.
3. Найти хороших поставщиков этих товаров, а также отобрать еще ряд
возможных поставщиков, которые в случае сбоя с поставками, смогут
поставлять данные товары.
4. Закупить новое погрузочное оборудование на Склад 3 и
Центральный склад и отладить на них прием и отгрузку товаров.
5. Вовремя перевозить товары, которые плохо реализуются со Склада 3
и Центрального склада на Склад 1. Также передавать туда сезонные товары
на хранение.
6. Автоматизировать систему контроля над наличием товара, создать
электронные каталоги с единой сетью доступа, чтобы корректировать
объемы запасов на складах.
77
7. Создать необходимые страховые запасы на самые ходовые товарные
группы.
8. И в целом необходимо обеспечить автоматизацию складских бизнес-
процессов.
Проблему автоматизации склада нужно решать пошагово и
поступательно от начала до завершения. И любая, экономия, связанная с
исключением каких-либо обязательных шагов, может привести только к
отрицательным последствиям. Цепочка, по которой нужно двигаться, должна
быть следующей:
1. Аудит цепи поставок, состоящий из следующих основных звеньев:
а) закупочная логистика,
б) складская логистика,
в) транспортная логистика,
г) производственная логистика,
д) клиентский сервис,
е) система учёта.
2. Описание бизнес-процессов по всей цепи поставок «с нуля».
3. Адаптация описанных бизнес-процессов, корректировка выявленных
ошибок.
4. Выбор системы автоматизации описанных бизнес-процессов и
оборудования для автоматизации.
5. Подготовка к внедрению – настройка оборудования, подбор и
обучение персонала.
6. Непосредственно внедрение выбранной системы автоматизации.
7. Обеспечение поддержки текущей работы системы.
Кроме того, не надо забывать, что автоматизация склада – это только
автоматизация одного из звеньев всей цепи поставок.
78
3.2. Оценка результатов реализации рекомендуемой системы
управления запасами
В идеале логистика должна обеспечить наличие необходимого
количества товара тогда, когда он нужен, именно в том месте, где он нужен,
и с затратами, которые позволят компании получить максимальную прибыль.
Следует подчеркнуть – не минимальными затратами, а оптимальными.
Управление запасами является одной из наиболее важных
составляющих системы управления товарными потоками, потоками сырья и
комплектующих. Основной задачей при этом является поддержание
необходимого и достаточного объема запасов для обеспечения (выполнения)
плана продаж. Эта задача может быть решена при наличии следующих
условий:
для каждой номенклатурной позиции должен быть выбран
оптимальный метод (стратегия или политика) управления
запасами. Этот метод позволит нивелировать риски, связанные с
прогнозированием и дальнейшим планированием продаж.
для обеспечения (выполнения) плана продаж должен быть
выбран оптимальный режим пополнения запасов.
Главными рекомендациями, которые были нами, предложены,
являются следующие:
1. Внедрение ABC-анализ, для выявления наиболее востребованных
товарных категорий, которые характеризуются высоким спросом.
АВС-анализ, как и любой другой статистический метод, является
инструментом в руках аналитика. При проведении АВС-анализа товаров в
качестве критерия анализа могут выступать:
· объём продаж,
· прибыль от продаж,
· себестоимость проданных товаров,
79
· количество запросов от клиентов.
Использование этих критериев связано с тем, что товары нам нужны
для обеспечения продаж и максимального дохода от продаж.
АВС-анализ обладает большими преимуществами, которые
выражаются в простоте, универсальности и легкой реализации.
Из отрицательных моментов нужно отметить в первую очередь то, что
АВС-группировка по одному показателю далеко не всегда корректно
расставляет приоритеты. При использовании многомерного ABC-анализа
количество элементов в группе А может быть существенно больше 20%.
ABC-анализ не умеет распознавать качество и природу данных, это должен
делать аналитик перед проведением расчётов.
Сейчас на Складе 1, который используется для хранения неликвидного
товара и товара с низким спросом, находится 1 345 789 единиц товара.
Большинство, из которого компания так и не сможет реализовать. Сейчас
компания несет ежемесячные затраты на содержание Склада 1 в объеме 168
000 рублей. Расчет затрат производится на октябрь – 31 календарный день.
Средние дневные затраты на единицу измерения складской мощности
составляют:
Затраты в месяц/ количество дней/ среднедневной запас =
168000/31/727,94 = 7,45 рубля в день на куб.м.
То есть средние затраты на хранение 1 куб. м товара составляют 7,45
рубля в день. Если внедрение ABC-анализа позволит, уменьшит затраты на
закупку товаров непостоянного и низкого спроса, то компания сможет
отказаться от Склада 1. Тогда компания сможет экономить в год 2 016 000
рублей.
2. Автоматизация складских бизнес-процессов.
Любая компания, выйдя на определённые обороты, задумывается об
автоматизации своей работы. У такого решения есть явные плюсы:
· отсечение случаев, когда сотрудники, просто, забывают что-либо;
80
· внедрение нетривиальных алгоритмов оптимизации затрат;
· уменьшение рутинной нагрузки на сотрудников и ускорение их
работы;
· создание, выравнивание и контроль планов работы.
Есть и минусы:
· допущенная ошибка, может автоматически масштабироваться
программой;
· дополнительные затраты на разработку, внедрение и поддержку
программы;
· дестабилизация бизнес-процессов компании во время внедрения.
Но в целом автоматизация складских бизнес-процессов, может
позволить не только увеличить эффективность деятельности складов, но и
уменьшить затраты на содержание рабочего персонала.
Сейчас на каждом складе работает по 3 сотрудника, которые
обеспечивают учет продукции и логистику складирования. Внедрение
автоматических систем позволит сократить персонал на 2 человека. По всем
складам предприятия это 8 сотрудников. Ежемесячная зарплата каждого
сотрудника 45 000 рублей. В месяц такое сокращение позволит экономить
360 000 рублей, а в год – 4 320 000 рублей. Внедрение автоматизированных
систем позволит экономить в год более четырех миллионов рублей, которые
могут использоваться для увеличения эффективности работы компании.
Для руководства автоматизация складских бизнес-процессов – это
прозрачность работы подразделений и аналитические данные в любом
разрезе. Для подчинённых автоматизация складских бизнес-процессов –
освобождение от рутинных обязанностей и возможность заняться более
креативной работой, результаты которой будут более заметны руководству,
нежели каждодневные, монотонные, доведённые до автоматизма действия,
которые отнимают столько времени и сил. У программы есть ещё один
большой плюс – она не ошибается. Все ошибки программы – это ошибки
81
человека, который её создавал, и по мере использования программы эти
ошибки рано или поздно всплывают и устраняются.
Внедрение предложенных систем позволит компании существенно
сэкономить средства: 2 016 000+4 320 000= 6 336 000 рублей.
Внедрение предложенных нами рекомендаций позволит сохранить
компании более шести миллионов рублей, которые могут быть использованы
для повышения эффективности работы компании. Сэкономленные средства
могут быть использованы для дальнейшей оптимизации механизма
управления запасами.