53
В ИП Пожидаев В.Ю. бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия 8.3»
обслуживается приходящем сотрудником «1С», справочники программы регу-
лярно обновляются и пополняются актуальной информацией.
Бухгалтерские программы, а конкретно которая используется для учета
в ИП Пожидаев В.Ю. «1С:Бухгалтерия 8.3» имеет глубокие программные
настройки под конкретного пользователя, но заниматься этими настройками
должны либо программисты организации, либо сотрудник компании 1С где
приобреталась программа, так как человек должен обладать специальными зна-
ниями, либо иметь образование в данной сфере.
Настройку программы под конкретные требования в ИП Пожидаев В.Ю.
производит сотрудник компании 1С, который приходит по заявке.
Программы, как пример, продукт компании 1С могут представить по
желанию пользователя не только программу для бухгалтерского учета, но и
другие программы автоматизации такие как:
- торговый и складской учёт;
- управленческий учёт;
- регламентированный учёт;
- комплексные решения (комплексная автоматизация, управление произ-
водственным предприятием).
В ИП Пожидаев В.Ю. используется «1С:Бухгалтерия 8.3»,
«1С:Управление Торговлей», «1С:Розница 8».
Бухгалтерские программы, которые использует ИП Пожидаев В.Ю.
синхронизированы (увязаны) с оборудованием, которое используют для работе
на складе (сканер штрих-кодов) и торговым оборудованием в зале (сканер
штрих-кодов, кассовый аппарат, терминал безналичных платежей)
В настоящее время разработано достаточно много версий бухгалтерских
программ, имеющих ту или иную нишу на рынке программного обеспечения
для бухгалтерского учета. Среди них продукция как известных фирм – «1С»
(серия программ «1С: Бухгалтерия»), «АйТи» (семейство «БОСС»), «Атлант –
Информ» (серия «Аккорд»), «Галактика – Парус» (серия программ «Галактика»
54
и «Парус»), «ДИЦ» («Турбо – бухгалтер»), «Интеллект – сервис» (серия
«БЭСТ»), «Инфин» (серия программных продуктов от «мини» до «макси»),
«Информатик» («Инфо – бухгалтер»), «Инфософт» («Интегратор»), «Омега»
(серия «Abacus»), «Цифей» («Эталон») и «R-Style Software Lab» («Универсаль-
ная бухгалтерия Кирилла и Мефодия», серия RS-Balance, «Сбисс++», «Oracle».
«1С:Бухгалтерия 8.3» - бухгалтерская программа, которая имеет друже-
любный интерфейс и интуитивно понятна для работы.
Таким образом, самым оптимальным на нынешний момент решением
для ведения бухгалтерского учета в ИП Пожидаев В.Ю. является использова-
ние программного продукта «1С:Бухгалтерия 8.3», «1С:Управление Торгов-
лей», «1С:Розница 8». В данном случае первичный бухгалтерский учет будет
полностью автоматизирован.
В результате: Использование бухгалтерских программ серьезно ускоряет
всю работу бухгалтерского учета, позволяет в любую минуту получать всю не-
обходимую информацию для принятия управленческих решений. Рынок про-
граммного обеспечения для бухгалтеров, оборудования для автоматизации,
широко представлен России. Комплекс программ от компании «1С» позволяет
любому пользователю выбрать то, что именно ему нужно так сказать под свои
нужды. Для ИП Пожидаев В.Ю. нынешний уровень автоматизации оптимален и
пропорционально соотносится с целями, возможностями организации и его
штатной численности.
55
Глава 3. Ошибки и совершенствование первичного учёта,
перспективы развития
3.1 Типичные ошибки и нарушения в системе организации первичного
учёта, рекомендации по их устранению
Необходимость достоверности бухгалтерской первичной отчетности не
подлежит сомнению, она должна быть основой для ведения бухгалтерского
учета. Согласно Федерального Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011
№ 402-ФЗ данные первичного учета должны давать достоверное представле-
ние, об объекте на отчетную дату, необходимые пользователям этой докумен-
тации для принятия экономических решений.
Наиболее обобщенная классификация нарушений, допускаемых сотруд-
никами бухгалтерии при создании первичной документации, выделяет две
группы ошибок: технические и методологические
24
.
Технические ошибки связаны с использования компьютерной техники и
человеческого труда. В настоящее время практически каждое предприятие ис-
пользует специализированное программное обеспечение для ведения бухгал-
терского учета. Случаи, когда бухгалтерская отчетность заполняется вручную,
достаточно редки. Помимо технических сбоев программы, настройки про-
граммного обеспечения могут существенно исказить данные первичного учета,
что лишний раз доказывает, что обслуживать и настраивать бухгалтерские про-
граммы должны специалисты.
Методологические ошибки и нарушения подразумевают непосредствен-
но человеческий фактор и связаны с неверным пониманием бухгалтерами тео-
ретических требований законодательства, касающихся оформления первичной
документации
25
.
Кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера).
24
Керимов, В.Э. Бухгалтерский учет в условиях антикризисного управления: Учебное пособие для магистров /
В.Э. Керимов. - М.: Дашков и К, 2016. - 124 c.
25
Рогуленко Т.М. Аудит. Учебник. – М.: КноРус, 2014. — 284 с. — ISBN 978-5-406-03629-7
56
Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректиру-
ющей жидкости в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в
расходных кассовых не допускаются (Положение о порядке ведения кассовых
операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Бан-
ка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации"
утв. Банком России 24.04.2008 № 318-п).
При обнаружении ошибки кассовые документы не могут приниматься к
исполнению и должны быть составлены заново
26
.
Остальные первичные документы.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вно-
ситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что
должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали доку-
менты, с указанием даты внесения исправлений
27
.
Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных
вручную (за исключением кассовых и банковских):
зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так,
чтобы можно было прочитать исправленное;
нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной
цифре;
над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;
на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за
подписью лиц, подписавших ранее документ (Федеральный закон "О бухгал-
терском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а также проставляется дата исправле-
ния. При необходимости подписи заверяются печатью организации;
если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление де-
лается на каждом экземпляре в отдельности.
26
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лица-
ми и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства" "[ ред. от 03.02.2015] [Электронный ресурс]. – Электрон.текстовые данные
27
Лунева, А.М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / М.П. Переверзев, А.М. Лунева; Под общ. ред. М.П. Пе-
реверзев.. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 121 c. ISBN 978-5-16-006907-4
57
Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе
исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными
лицами, ответственными за совершение операции.
Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей
жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста
28
.
Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не
установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются
по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные доку-
менты, вносятся исправления в бухгалтерский учет.
Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом,
оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.
При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уде-
ляется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся
документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.
Ошибки в первичных документах условно можно разделить на две груп-
пы, когда хозяйственная операция:
не оформлена документами вообще;
оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполне-
ны не все поля, реквизиты и пр.).
Оформленный ненадлежащим образом документ, ФНС может признать
недействительным
29
.
Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов,
могут привести организацию к финансовыми потерями.
Одной из типичных ошибок организации является отсутствие графика
документооборота. Это нарушение на прямую не влияет на бухгалтерскую от-
четность, а в частности первичный учет и их цифровые (итоговые показатели),
но имеет громадное косвенное значение на всю организацию.
28
Дмитриева И.М. Бухгалтерский учет и аудит.. – М.: Юрайт, 2014. — 221 с. — ISBN 978-5-9916-2817-4
29
Налогообложение в Российской Федерации//Федеральная Налого-вая Служба Российской Федерации. [Элек-
тронный ресурс]. – Режим доступа: http:// https://www.nalog.ru/
58
Как сердце в организме человека задает определенный ритм движения
крови, так и график документооборота задает ритм движения документов в ор-
ганизации.
В ИП Пожидаев В.Ю. графика документооборота не имеется. Однако
его следует составить для того что бы избежать ошибок, связанных с отсут-
ствием документов, несвоевременной регистрации документации, различным
злоупотребления с документами.
В результате. Ошибки с первичными документами могут носить разный
характер и последствия. Могут быть грубыми, не составлен расходный ордер
по кассе, а деньги выданы. Незначительными, не проставлен штамп в докумен-
те, например, расходного ордера (легко, незаметно устраним). Несут элемент
случайности, бухгалтер отвлекся и не зарегистрировал, документ. Системный
характер, сотрудник систематически применяет не верный классификатор в
учете. Приводят к нарушениям закона и штрафам, к учету не принята счет фак-
тура. При работе с первичными документами лучше предотвратить саму ситу-
ации, при которой может возникнуть ошибка, чем ее потом искать и исправ-
лять.
3.2 Пути совершенствования первичного учёта
Проанализировав чаще всего встречающиеся ошибки, неточности,
нарушения, напрашивается только один вывод, что организациям всех форм
собственности просто необходима помощь в улучшении их учета и создания
процедур контроля.
Одним из первых шагов по совершенствованию первичного учета явля-
ется перевод многих структур организации, таких как отдел секретариата, отдел
кадров, отдел бухгалтерии, склада к автоматизированному и взаимосвязанному
друг с другом учету, например с помощью комплексов программ «1С» или
иных программных комплексов.
Таким образом:
59
- увеличится скорость взаимодействия друг с другом;
- многие базы будут общими, что даст взаимный контроль пересекаю-
щихся данных;
- однажды внесенные данные одним пользователем позволит сэконо-
мить время другому пользователю, который просто возьмет их из базы;
- работаю в одном программном комплексе хотят того пользователи или
нет, формы их документов будут унифицированы и единообразны что сразу же
повысит уровень качества первичного учет.
Не каждый руководитель организации понимает необходимость автома-
тизации всего комплекса первичного учета или понимает и делает по своему,
посчитав, что можно где то сэкономить.
Уровень автоматизации первичного учета должен соотносится с мас-
штабами самой организации и ее документооборота.
Имеются и другие способы улучшения первичного учета.
Назначить эффективного начальника группы учета или ответственного
сотрудника, который должен соответствовать следующим требованиям:
- опыт работы, знание нюансов первичного учета;
- уверенный пользователь ПК и ПО для автоматизации процессов
30
.
Следите за штатной численностью персонала. Не превышайте её без
острой необходимости, но и не выходите за рамки нормирования рабочего вре-
мени работников согласно действующим нормам законодательства.
Разработать чёткую организационную структуру персонала. Со временем
её можно модернизировать и вводить новые структурные подразделения или
штатные единицы, в зависимости от самой работы организации.
Регламентировать учетный процесс, чтобы у сотрудников была чёткая
инструкция к действию.
Разработать и внедрить:
30
Воронченко Т.В. Теория бухгалтерского учета. Учебник и практикум для академического бакалавриата. –
М.:Издательство Юрайт 2016.-137 с ISBN: 978-5-9916-5635-1
60
- внутреннее положение о первичном учете (это будет ваша основа основ
- Конституция отдела учета);
- график документооборота (если его нет в организации), расписывающий
по пунктам процессы получения, перемещения, хранения, передачи, обработки,
возврата, списания в архив первичных документов;
- на каждый процесс учета составить «дорожную карту»;
- должностные, рабочие инструкции (если отсутствуют, приложение 1);
- инструкции на случай, каких либо форс-мажорных событий, обстоя-
тельств
31
.
Следить за разделением трудовых ресурсов. Они должны быть распреде-
лены равномерно. Ситуация, когда один сотрудник спит на работе, а другой ра-
ботает на износ (зашивается)– недопустима.
Организовать рабочие места, оснастите их всем необходимым для выпол-
нения должностных обязанностей (если не организованно или организованно
плохо).
Необходимо перенимать положительный опыт в области учета у партне-
ров по бизнесу или просто успешных организаций, учится на чужих ошибках,
которые стали известны, что бы не допускать их в своем учете
32
.
Служба безопасности или сотрудник, который выполняет эти обязанно-
сти, должен проводить внутренний контроль соблюдения требований законода-
тельства в части оформления документации и правомочности операций
(например оплата в банк по подложным не настоящим договорам, фиктивным
сделкам), эти же лица должны осуществлять внешний контроль на поступаю-
щие в организацию документы на предмет их соответствия законодательству
если они вызывают подозрения (поддельные подписи, печати и прочее).
Таким образом, ошибки в первичном учете допускали, и будут допускать,
поскольку во всех них, как правило, виноват человеческий фактор, не успел во-
время зарегистрировать документ, не правильно выбрал корреспонденцию сче-
31
Строева Е.В., Лаврова Е.В. Разработка управленческого решения. –М: Инфра, 2013. – 57 с ISBN 978-5-16-
005222-9
61
тов из справочника в бухгалтерской программе, потерял документ, неправильно
рассчитал процент из-за изменения в нормативной базе и так далее. Устранение
ошибок в первичном учете и их предотвращения является одной из важнейших
задач в бухгалтерском учете, поскольку в самом слове первичный лежит ответ.
Слово «первый» означает, что с него все начинается это как «фундамент» в ос-
новании дома, если он не соответствует нормам, то дом может покоситься или
рухнуть, так и учет если цифры в первично учете изначально не верны, то и
дальнейший бухгалтерский учет не верен.
3.3 Перспективы развития первичного учета
Первичный учет имеет долгую историю, и свой путь эволюции который
он прошел одновременно с бухгалтерским учетом, и этот путь неразрывно свя-
зан с совершенствованием техники которой пользовались в учете. Путь эволю-
ции средств учета имеет следующий вид:
- домеханический период;
- механический период;
- электромеханический период;
- электронный период;
I поколение
II поколение
III поколение
IV поколение
- эпоха персональных компьютеров (ПК)
- эпоха глобальных сетей.
Текущая проблема первичного учета связано именно с тем, что у поль-
зователей (бухгалтеров) есть широкий выбор программ для учета, есть огром-
ный выбор ПК и систем на их основе, но принцип сохраняется старый, первич-
ный документ нужно создать и занести в базу.
32
Воронова Е. Ю. Бухгалтерский управленческий учет : учебник для СПО / Е. Ю. Воронова. — 3-е изд., пере-
62
Образно говоря, автоматизация процессов вроде есть, программы счи-
тают, формируют отчеты, но они сами не создают первичный учет, для его со-
здания по прежнему нужен человек и его действия по созданию первичных до-
кументов, то есть называть учет автоматизированным, ни совсем корректно,
скорее он полуавтоматический.
И эта проблема лежит на стыке экономике, информатике, технологиче-
ской сферы, закона (прав, обязанностей человека и другие) и безопасности.
Сейчас в первой четверти 21 века уже не удивительно использовать без-
наличные платежи, платежи с помощью смартфонов синхронизированные со
счетами в банках для оплаты покупок или услуг, появились электронные пас-
порта, которые должны стать полноценной заменой обычному бумажному до-
кументу, УЭК – универсальная электронная карта (различные социальные кар-
ты, электронные проездные, медицинские полисы и прочее).
Многие компании внедрили роботизированные склады (такие например
как интернет-магазина «Amazon», магазины товаров для офисов «Staples», ма-
газины одежды «Gap») и доставка небольших покупок малыми беспилотниками
покупателю в рамках программы «Amazon Prime Air». Компания «Amazon» по-
лучила патенты на многие свои перспективные разработки такие как например
«Воздушный склад».
В широкой продаже появились очки дополненной реальности (вирту-
альности) например «Microsoft HoloLens», корпорация «Microsoft» начала раз-
работки интерфейса для работы бухгалтера в дополнительной реальности (тех-
нология дополненной реальности, которая может накладывать поверх реально-
го) для своей гарнитуры. Так предполагается, что все подсчеты можно легко
будут перенесены в гарнитуру виртуальной реальности, где будет удобно рабо-
тать с цифрами.
Все эти разработки ускоряют создание, прохождение первичных дан-
ных, их обработку и выполнение. Именно за такими и инновациями будит сто-
раб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2016. -337 с. - ISBN 978-5-9916-7947-3.