43
вая сумма заработка сотрудника, сумма НДФЛ (подоходный налог 13%), ис-
численную с заработной платы работника, прочие удержания из зарплаты, сум-
ма всех удержаний, сумма задолженности перед работником, если таковая име-
ется, сумма задолженности работника перед организацией, Сумма которую по-
лучит работник после всех удержаний. Внизу ведомости исполнитель расписы-
вается и указывает свою должность.
Платёжная ведомость заполняется на основе расчётной ведомости и ис-
пользуется для выплаты заработной платы. Данная ведомость заполняется в 1
экземпляре работником бухгалтерии, в ней указываются ФИО, табельный но-
мер сотрудника, должность, сумма которую получит работник после всех
удержаний. Ведомость в обязательном порядке должна быть подписана руко-
водителем и главным бухгалтером предприятия, который проверяет правиль-
ность и достоверность данных и суммы к получению. Кассир, если все данные
верные, производится выплата наличных средств работникам организации. Пе-
ред получением работники расписываются в специально отведенной графе. Ес-
ли по каким-либо причинам работник не получил в отведенный срок положен-
ную ему выплату, то в соответствующую графу заноситься запись "депониро-
вано".
В случае если выплата заработной плата производится на банковские
карточки то алгоритм выглядит следующим образом. Заключается соглашение
с банком, согласно которому банк открывает для каждого работника организа-
ции свой лицевой счёт. В день выплаты зарплаты организация перечисляет за-
работную плату всех сотрудников на специальный зарплатный счёт в этом бан-
ке одной суммой. При этом к платёжке прикладывается ведомость с указанием
лицевых счетов работников и сумм к выплате. Банк в соответствии с этой ве-
домостью сам распределяет денежные средства по лицевым счетам работников.
По учёту денежных средств
Приходный кассовый ордер (ф. № КО-1) Применяется для оформления
поступления наличных денежных средств в кассу организации как в условиях
методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с приме-
44
нением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписы-
вается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным
бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бух-
галтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью
(штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и рас-
ходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему
деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной опера-
ции;
по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается
цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом,
делается запись "без налога (НДС)".
В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются
прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат со-
ставления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код
структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства".
Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Применяется для оформления
выдачи наличных денежных средств из кассы организации как в условиях тра-
диционных методов обработки данных, так и при обработке информации с
применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экзем-
пляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и
главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в
журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N
КО-3).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам
документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руково-
дителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязатель-
на.
45
В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается со-
держание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются
прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат со-
ставления. Приходные и расходные кассовые ордера (см. приложение 2, 3) до
передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации при-
ходных и расходных кассовых документов (см. приложение 4). Расходные кас-
совые ордера, оформленные на основании платёжных (расчётно-платёжных)
ведомостей на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистри-
руются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сро-
ки. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контроли-
руется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денеж-
ных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов,
проверяется полнота и своевременность произведённых кассиром операций.
Платёжное поручение – это как «Эритроциты» в организме человека по
кровеносным сосудам несут кислород к его органам, так и Платёжные поруче-
ния несут денежные средства от покупателя к поставщику по банковской среде.
Составляется в соответствии с "Положением о правилах осуществления
перевода денежных средств" (утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П) (ред. от
06.11.2015) (Зарегистрированного в Минюсте России 22.06.2012 № 24667) (см.
приложение 9). Оно действительно в течение 10 дней со дня его выписки и
оформляется в трёх экземплярах при совершении операции в рамках одного
кредитного учреждения, а в остальных случаях – в четырёх экземплярах.
Выписка с расчётного счёта является финансовым документом, который
показывает весь перечень финансовых операции и движение денежных средств
по счету.
Инкассовое поручение. Применяется при расчетах по инкассо, осуществ-
ляется при наличии у получателя средств права предъявлять распоряжение к
банковскому счету плательщика, предусмотренного законом или договором
между плательщиком и банком плательщика. В случае если право получателя
средств предъявлять распоряжение к банковскому счету плательщика преду-
46
смотрено законом, применение инкассовых поручений при расчетах по инкассо
осуществляется при представлении плательщиком и (или) получателем средств
в банк плательщика сведений о получателе средств, имеющем право предъяв-
лять инкассовые поручения к банковскому счету плательщика, об обязательстве
плательщика и основном договоре. В случае если право получателя средств
предъявлять распоряжение к банковскому счету плательщика предусмотрено
договором между плательщиком и банком плательщика, применение инкассо-
вых поручений при расчетах по инкассо осуществляется при представлении
плательщиком в банк плательщика сведений о получателе средств, имеющем
право предъявлять инкассовые поручения к банковскому счету плательщика, об
обязательстве плательщика и основном договоре (в ред. Указания Банка России
от 29.04.2014 № 3248-У).
Авансовый отчёт. Применяется для учета денежных средств, выданных
подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы. Срок
предоставления - в течение 3 рабочих дней после возвращения из командиров-
ки, или дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет,
или со дня выхода на работу. Составляется в одном экземпляре подотчетным
лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бу-
мажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы
подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произве-
денные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные
документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и
суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеру-
ются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии прове-
ряются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов,
подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и под-
счета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расхо-
дов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организа-
ции и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подот-
47
четным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в уста-
новленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному
лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного
авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных
сумм в установленном порядке.
Путевой лист, Является первичным документом по учету работы легково-
го автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом.
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длитель-
ный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет
задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно
должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать ор-
ганизации, которой принадлежит автомобиль
20
.
При анализе используемых в ИП Пожидаев В.Ю. первичных докумен-
тов
21
. можно сделать вывод о том, что они соответствуют Федеральному зако-
ну "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Таким образом:
Работа с первичными документами в ИП Пожидаев В.Ю. ведется в соот-
ветствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете" от
06.12.2011 № 402-ФЗ, процесс обработки документов автоматизирован (исполь-
зуется бухгалтерская программа «1С»). Процесс документооборота в ИП По-
жидаев В.Ю. не регламентирован, отсутствует график документооборота, су-
ществуют лишь устные указания кому, когда и какие документы нужно переда-
вать, это не нарушение, это упущение связано с непониманием, руководства,
зачем он нужен. Наличие графика позволит четко обрисовать служебные обя-
занности сотрудников, позволит избежать недопонимание среди них, повысит-
ся их трудовая ответственность.
20
Cправочно-правовая система «КонсультантПлюс». [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/
21
Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет на малых предприятиях: Учебное пособие / Н.П. Кондраков, И.Н. Кон-
драков. - М.: Проспект, 2015.-335 c ISBN: 978-5-392-14689-5
48
2.3. Автоматизация первичного учета в ИП Пожидаев В.Ю.
В настоящее время ПК (персональный компьютер) и системы, построен-
ные на его основе, электронные системы учета рабочего времени, системы ви-
деонаблюдения, системы контроля доступа и УРВ (биометрическая система до-
ступа), считыватели и терминалы, турникеты и преграждающие планки, маг-
нитные и электромеханические замки, бесконтактные карты и идентификаторы
и прочее электронное оборудование в связке со специальным программным
обеспечением (например, модуль фотофиксации, TimeControl и другие) созда-
ют информационную «цифровую» среду, в которой информация собирается,
регистрируется, обрабатывается, хранится и представляется практически мгно-
венно (онлайн) в базе (компьютерной программе). То есть любой процесс, яв-
ление (хозяйственная операция) в любое время доступна зарегистрированным
пользователем данной базы.
В ИП Пожидаев В.Ю. используются ПК с комплексом программ для ве-
дения учета «1С: Бухгалтерия», оборудование для безналичных платежей в за-
ле, сканер штрих кода товара для работе на складе.
В настоящее время имеются все технические возможности для быстрой
загрузки, обработке и передачи первичных данных (первичных документов) на
картах памяти, дисках (CD-R,RW, DWD-R,RW), внешних жестких дисках, и
прочих носителях. Данные действия в нынешнее время считается уже стан-
дартными в бухгалтерском учете. Одним из способов сокращения сроков за-
грузки, обработки, предъявления результатов конечному пользователю являет-
ся интернет, с его помощью документооборот имеет наибольшую скорость
прохождения информации за единицу времени.
В ИП Пожидаев В.Ю. используется смешанная форма документооборо-
та, для загрузки, передачи данных используют физические электронные носи-
тели, бумажные документы (бланки) и для передачи данных по каналам связи
(для платежных поручений). Имеется возможность для сдачи отчетности в
49
электронном виде согласно ч.1 ст.2 Федерального закона РФ от 06.04.2011 №
63-ФЗ «Об электронной подписи»
В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить
четыре стадии (см. рисунок 7):
- бумажный документооборот;
- с использованием автономных ПК;
- смешанный;
- безбумажный документооборот.
Таким образом, просто необходимо (хотя и сложно) ввести автоматизи-
рованную форму учета, которая ускоряет эти процессы.
Рисунок 7. Эволюция форм документооборота
50
Бухгалтерские программы должны обеспечивать качественное ведение
учета, быть надежными, удобными, адаптивными (иметь возможность быстрого
внесения изменений в свою структуру), иметь интуитивно понятным интер-
фейс для пользователя.
Ни одна бухгалтерская система пока не может заменить человека, а
только служит ему инструментом для его работы. Ни одна бухгалтерская си-
стема не поможет вести учет, если в ней будит работать неподготовленный че-
ловек (бухгалтер). А человек, не имеющий представления (профильного обра-
зования), что такое ведение бухгалтерского учета не сможет работать с бухгал-
терской системой (программой).
Современные программные комплексы пока не предполагают полную
автоматизацию бухгалтерской деятельности, то есть что бы программа была ав-
тономна и не требовала участия человека в ее работе на каждой стадии учета, а
ограничивается учетом, хранением первичных документов и выполнением про-
стых расчетов, а также построением различных отчетов. Из бухгалтерских про-
грамм, представленных на рынке ни одна на нынешний момент не дает бухгал-
теру (сотруднику организации) законченных алгоритмов поведения в той или
иной ситуации.
Бухгалтерские программы не имеют искусственного интеллекта или его
подобия и поэтому анализировать, самообучаться не могут, поэтому не способ-
ны подсказывать человеку (бухгалтеру) нужные (правильные) действия и со-
трудник организации должен сам принимать то или иное решение в той или
иной ситуации, однако в бухгалтерских программах есть пассивная справка для
работы, в которой необходимо делать запрос в ручную на интересующий тему,
вопрос.
Все нынешние бухгалтерские программы требуют непосредственного
участия человека (бухгалтера), так как именно он запускает все цепочки дей-
ствий программы в ручную, а в идеале программа должна сама без участия че-
ловека проводить всю последовательность действий в бухгалтерском учете (о
51
перспективах развития автоматизации учета сказано в главе 3 раздела 3.3 дан-
ной работы).
Весь бухгалтерский, налоговый учет ведется на основании первичных
документов, и одна из задач бухгалтерской системы максимально облегчить,
создание, передачу, хранение и учет первичных документов
22
.
Бухгалтерская система должна автоматически нумеровать документа-
цию, ставить текущею дату, предоставлять контрагентов из своей базы вместо
того что бы вбивать в ручном режиме эти данные, что значительно облегчает
работу бухгалтера.
При условии, что документы требуют арифметических подсчетов (таких
как суммы по графам, столбцам, выделения НДС, процента) программный
комплекс должен самостоятельно произвести расчеты по заданным данным ис-
пользую свои запрограммированные алгоритмы.
Документы в ИП Пожидаев В.Ю. попадают в бухгалтерию от сторонних
организаций как в бумажном так и в электронном виде. Если документы полу-
чены в электронном виде то они не требуют дальнейшей доработке и могут за-
гружаться сразу в бухгалтерскую систему, если же документ получен в бумаж-
ной виде (на бланке) то это потребует ручного ввода в бухгалтерскую систему
по всем имеющимся реквизитам документа, что займет определенное время и
создаст возможность допущения ошибки или неточности.
Полученные и созданные документы в ходе экономической деятельно-
сти ИП Пожидаев В.Ю. хранятся в бухгалтерской программе «1С:Бухгалтерия
8.3», а так же регулярно создаются резервные копии на физических электрон-
ных носителях.
«1С:Бухгалтерия 8.3» дает возможность поиска данных по разным кри-
териям (см. рисунок 8).
22
Касьянова Г.Ю. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте. – М: Абак, 2012- 516 с. ISBN: - 978-5-
9748-0464-9
52
Рисунок 8. Полнотекстовый поиск в базе данных
Кроме первичных документов, журнал хозяйственных операций и про-
водок, бухгалтерская программа позволяет вводить, корректировать, использо-
вать различные справочники которые автоматизируют многие процессы в рабо-
те бухгалтера.
Справочники - это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют
хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и
списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, перечень
товаров, список поставщиков или покупателей
23
.
Регламентирующие и правоустанавливающие работу бухгалтерского
учета законы, положения, приказы и прочие документы регулярно обновляют-
ся, редактируются, отменяются и вводятся новые, то в бухгалтерские програм-
мы должны оперативно вносится изменения что бы соответствовать норматив-
но-правовой базе и тут имеет высокое значение адаптивность программы, то
насколько часто, легко и быстро это делается.
Если бухгалтерские программы не обновлять, то они используют старые
справочники и базы, что соответственно приводит к ошибкам в бухгалтерии, а
это в свою очередь ведет к бессмысленности автоматизации учета и бухгалтер
будет вынужден вести многие операции ручным способом.
23
Лермонтов, Ю.М. Бухгалтерский учет в программе 1С:Бухгалтерия 8.0. Лабораторный практикум (для бака-
лавров) / Ю.М. Лермонтов. - М.: КноРус, 2013. - 116 c.