13
водством официально. Они дают понять насколько общество нуждается в дан-
ной организации, и имеют обращенную наружу направленность для создания
положительного образа организации.
Оперативные задачи показывают, чем на самом деле в данный момент
занято предприятие. Такие задачи имеют внутреннею обращенность и созданы
для сбора максимального объема ресурсов предприятия. Собственно оператив-
ные задачи реализуют многочисленные системы, работающие в рамках органи-
зации и поставленные обеспечивать выполнение официальной задачи.
Операционные задачи ещё более точные и определяемые, нежели опера-
тивные. Оперативные задачи конкретно указывают тем или иным сотрудникам
или группам сотрудников предприятия, а так же позволяют давать оценку их
деятельности. Такие задачи оформляются в виде четких целей исполнителям
либо группе исполнителей».
Предварительно, нужно рассмотреть, какие оперативные данные, в ка-
ком случае и в какой период времени являются начальным объектом в системе
первичного учёта, так сказать точкой отсчета. Бухгалтерский учёт, докумен-
тально отображает все хозяйственные операции в организации, и фиксируемый
момент обязан соответствовать конкретным требованиям:
- проводится в оговоренных границах хозяйственной деятельности орга-
низации;
- быть просматриваемым и измеримым;
- содержать конкретные и четкие факты хозяйственной деятельности ор-
ганизации.
При всем при этом далеко не все хозяйственные операции организации,
соответствующие данным требованиям, обязаны быть зафиксированы на носи-
телях информации.
Исключению можно подвергнуть те данные, которые не подвергают из-
менению в разрезе качества, либо количества объекта учёта. Проще говоря, ко-
торые не несут какой либо арифметикой, либо смысловой нагрузке.
14
Любую хозяйственную операцию (оперативный факт) нужно сразу же
регистрировать в системе, если она соответствует требованиям обозначенных
выше, а при невозможности, фиксировать оперативный факт по его оконча-
нию
7
.
Сотрудник организации (бухгалтер) в пределах своих должностных
полномочий и рамках законодательства сам определяет свершившийся факт хо-
зяйственной операции (оперативный факт) и соответственно отражает в пер-
вичных документах.
В случае не типовой хозяйственной операции (оперативного факта) ко-
гда она совершается впервые и вызывает, какие, либо трудности и оказывает на
объект учета арифметическое, смысловое или иное воздействие, для отражения
в первичных документах организации, сотрудник обязан, руководствуется нор-
мативно-правовой базой для его оформления в системе первичного учета.
Анализ, изучение организации системы первичного учета необходимо
начать с фундамента первичного учета, то есть с самих фактов хозяйственных
операций (оперативных фактов) и их регистрации в системе, а так же каким об-
разам осуществлялась выборка необходимых оперативных фактов.
Выборкой, регистрацией, оценкой фактов в системе, занимается единая
комплексная организация с использованием различных инструментов.
Анализ системы организации первичного учета нужно проводить по-
этапно, где описывается все моменты создания данных первичного учета, и
описывается инструменты, с помощью которых произведен сбор и регистрация
оперативных данных.
На участке материалов – оборудование необходимое для подсчета, либо
взвешивания всех видов мер веса (килограммы, тонны, граммы, кубометры и
так далее) и единиц измерения (штуки, пары, упаковка, контейнер и так далее),
переводные таблицы Поливанова (справочник)
8
, рулетку и калькулятор.
7
Семенихин В. В. Документооборот и первичные документы в бухгалтерском учёте Московская финансово-
промышленная академия. – 2012 – 15 с - ISBN: 978-5-4257-0017-9
8
Бахтурина, Ю.И. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / Ю.И. Бахтурина, Т.В. Дедова, Н.Л. Денисов; Под
ред. Н.Г. Сапожникова . - М.: ИНФРА-М, 2013. - 315 c. ISBN 978-5-16-004405-7
15
На участках учёта труда – измерение происходит с помощью систем
учета рабочего времени по бесконтактным картам, табеля посещения, если зар-
плата платится повременная (дни, часы, минуты) и с помощью различных ав-
томатизированных комплексов если зарплата платится сдельная (шт., единицы,
комплекты).
На участках производства – автоматизированные системы по учёту (раз-
личные счетчики), энергии, топлива, воды, тепла (кубометры, киловатты).
Все эти данные собираются и анализируются за определенный промежу-
ток времени и передаются в учет.
Один из этапов системы организации первичного учета, нуждающихся в
рассмотрении это - среда функционирования системы первичного учёта.
Среда функционирования системы - это построение первичного учета в
сумме внешних и внутренних факторов, влияющих на построение первичного
учёта.
Среда эта глубокая структура, имеющая сложную организацию, которая
может быть как натуральной, так и искусственной.
При анализе структуры среды ее разделяют на виды воздействия: пря-
мое и косвенное. Как пример воздействия среды можно рассмотреть океан. В
линию берега бьет волна и это прямое воздействие, из за разницы температур
над океаном в атмосфере формируется циклон, и он обрушивается на берег, это
косвенное влияние.
Одним из элементов классификации первичной документации является
их «гриф» как правило, такие документы исполняются в государственных
учреждениях, но и на предприятиях с частной формой собственности они есть
так называемый «первый отдел» (секретное делопроизводство), «второй отдел»
(отдел мобилизации). Такие документы разделяют на:
- документы особой важности;
- документы совершенно секретные;
- документы секретные;
- документы Для служебного пользования
16
Работу и учет данных документов регламентирует Закон РФ от
21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 08.03.2015) "О государственной тайне", Федераль-
ный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите инфор-
мации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
Таким образом: В России имеется и применяется вся необходимая база
для работы бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет часто называют "языком"
бизнеса и предпринимательства. Поэтому в основе организации и ведения бух-
галтерского учета должны лежать общие правила, принимаемые и исполняемые
всеми участниками хозяйственной деятельности. Эти правила регламентируют-
ся законодательными и нормативными актами на уровне государства. В норма-
тивных документах определяется порядок регулирования, организации и веде-
ния бухгалтерского учета для всех типов и форм, предприятий и организаций,
являющихся юридическими лицами.
1.2 Документы как источник первичной информации их классификация
Чтобы непрерывно отражать объекты бухгалтерского учета возникает
необходимость фиксирования каждой хозяйственной операции. Для этого
необходимо должным образом составить оправдательные документы, чтобы
потом все финансово-хозяйственные операции были оформлены на их основа-
нии.
Именно для этих целей и применяется один из элементов метода бухгал-
терского учета, а именно – документация. Она служит основанием для после-
дующих после нее бухгалтерских записей и обеспечивает достоверность, точ-
ность, бесспорность учетных показателей и возможность их последующего
непосредственного контроля. Также документация может быть использована
для учета источников средств предприятия, их оборота, и операций с данными
средствами.
Существует понятие первичного документа - это оправдательный доку-
мент, на основании которого ведется бухгалтерский учет.
17
Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией
для передачи ее во времени и пространстве. Документ от латинского «свиде-
тельство».
Документ служит основой и началом учетных записей, он является сред-
ством для осуществления финансово-хозяйственной деятельности, а также для
оперативного руководства и управления организацией.
Документы могут быть использованы как доказательства при спорах
между лицами и организациями, в силу своего правового значения. Если доку-
менты составлены правильно и своевременно оформлены, значит, они имеют
доказательную силу в судебных инстанциях и арбитраже. Они могут послужить
основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, которая проводиться по
решению суда, прокуратуры, следственных органов, или по решению суда.
Также документы могут предотвратить случаи хищения имущества и
контролировать сохранность ценностей. Документы являются основой для про-
ведения документальных ревизий, аудиторских проверок, анализа результатов
работы организаций.
Показатели, которые характеризируют хозяйственную операцию, имеют
название реквизитов. Они могут быть обязательными и дополнительными. К
обязательным реквизитам можно отнести: наименование организации, наиме-
нование документа, измерители хозяйственной операции, содержание хозяй-
ственной операции, а также подписи лиц, которые ответственны за эту опера-
цию. Дополнительными реквизитами могут быть телефон и адрес организации,
указание сторон, что принимают участие в совершении операции.
Одним из основных направлений для совершенствования документации
есть их стандартизации и унификация.
Физическим носителями документов могут быть:
- учётный бланк;
- карта памяти;
- компакт диск (формата CD-R,RW, DW-R,RW);
18
- жесткий диск сервера (облачные хранилища в интернете), настольного
компьютера, ноутбука,
- внешний жесткий диск.
Вид и качество носителя зависит от условий, в которых был исполнен до-
кумент.
Бухгалтерский документ может заполняться ручным способом в бланке
разработанной самой организацией, либо в бухгалтерской программе с помо-
щью баз и справочников, а затем распечатывается и подшивается, либо у орга-
низации в ПК имеются готовые шаблоны документов, которые заполняются с
помощью клавиатуры и затем выводятся на печать.
Если организация в своем учете использует бухгалтерские программы,
то она обязана так же иметь всю информацию в распечатанном виде и соответ-
ствующим образом подшита в дела, для того что бы иные организации могли ей
воспользоваться например такие как федеральная налоговая служба, пенсион-
ный фонд, фонд социального страхования и другие
9
.
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от
23.05.2016) "О бухгалтерском учете" Необходимые формы первичных учётных
документов разрабатывается в соответствии с участками бухгалтерского учё-
та.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным
учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету доку-
ментов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жиз-
ни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
9
Вещунова Н.Л. Бухгалтерский и налоговый учет: учебник – М Проспект, 2014 – 650 с ISBN: 978-5-392-09737-
19
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйствен-
ной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и от-
ветственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответ-
ственного за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием
их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентифи-
кации этих лиц.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении
факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непо-
средственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта
хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учет-
ных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бух-
галтерского учета, а также достоверность этих данных.
Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и лица, с кото-
рым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не
несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первич-
ных учетных документов, свершившимся фактам хозяйственной жизни в орга-
низации.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель эконо-
мического субъекта по представлению должностного лица, на которое возло-
жено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов
для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с
законодательством.
10
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и
(или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором
предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу
10
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"[и изм. от 23.05.2016 N 149-ФЗ] [Элек-
тронный ресурс]. – Электрон.текстовые данные. – Официальный интернет-портал правовой информации. – Ре-
жим доступа: http://www.consultant.ru - 01.05.2017
20
или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект
обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет
изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа,
составленного в виде электронного документа.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не
установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами
органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в
первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также
подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с
указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для
идентификации этих лиц.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федера-
ции первичные учетные документы, в том числе в виде электронного докумен-
та, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установ-
ленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы
бухгалтерского учета
Для невозможности повторного использования бухгалтерских докумен-
тов на них ставится штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.
Например, приходные и расходные кассовые ордера.
Для предотвращения повторных записей в учёте на документах про-
ставляется штамп «Приложения на … листах», «Приложение к … (наименова-
ние документа и его порядковый номер с датой)». В соответствии с установ-
ленными законами и нормами, бланки строгой отчётности нумеруются, и хра-
ниться отдельно от других документов (например, у кассира за которые он
несет ответственность)
11
.
Пустые графы в первичных документах гасятся.
Заполнением реквизитов в бланке документа принято называть его со-
ставлением.
11
Cправочно-правовая система «КонсультантПлюс». [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/
21
Документ приобретает свой правовой статус в учете лишь в том случае,
если в нем заполнены все имеющиеся реквизиты, все ответственные сотрудни-
ки за его исполнение поставили свои подписи, на нем стоят печати, штампы,
ему присвоен регистрационный номер.
12
В «жизни» документа имеются 3 стадии:
- регистрация при получении и предварительный просмотр, для каких
целей и задачей он нужен;
- работа над исполнением документа с необходимыми для этого проце-
дурами (такими как подсчет, копирование, обработка в соответствии с планом
счетов);
- хранение в архиве предприятия.
У документов имеется три общих функции:
- информационная - документ создается для фиксирования, какого либо
события, действия;
- социальная – документ создан для социально значимых потребностей;
- коммуникативный – документ действует как средство связи между юри-
дическими и физическими лицами.
Документ наделен специфическими функциями:
- управленческий – документ является инструментом управления;
- правовой – документ, принятый в установленном порядке как инстру-
мент для установлении правил и обязанностей.
Ко всем первичным документам не смотря на их многообразие предъяв-
ляются единые требования которые изложены в Федеральном законе «О бух-
галтерском учёте» и в Положении по ведению бухгалтерского учёта и бухгал-
терской отчётности в Российской Федерации.
Первичные документы в хозяйственной деятельности имеют следую-
щий вид:
По назначению документы подразделяются на:
12
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"[и изм. от 23.05.2016 N 149-ФЗ] [Элек-
тронный ресурс]. – Электрон.текстовые данные. – Официальный интернет-портал правовой информации. – Ре-
жим доступа: http://www.consultant.ru - 01.05.2017
22
- распорядительные;
- оправдательные;
- бухгалтерского оформления;
- комбинированные.
- Распорядительные документы дают право на какое либо действие огра-
ниченное определенными рамками, таки ми как закон, служебная инструкция
(см.Приложение 1). Ярким примером распорядительного документа является
«Приказ» о направлении сотрудника в командировку (в котором есть № и дата
приказа, срок командировки, место назначения, то есть в нем четко очерчены
рамки действий).
- Оправдательные доказывают что событие или действие, произошедшее
в ходе экономической или иной хозяйственной операции носило верный, за-
конный и юридически неоспоримый факт. Как пример: сотрудник потратил де-
нежные средства на покупку канцелярских товаров, принес в бухгалтерию
предприятия кассовый и товарный чек и там же заполнил авансовый отчет о
потраченных суммах.
- Документы бухгалтерского оформления понимают под собой пакет дан-
ных, оформленных соответствующим образом и составленным на основе дан-
ных и результатов распорядительной, оправдательной документации. Основные
их назначения – систематизация учетных записей и определение направления
корреспонденции. Важным моментом считается то, что бухгалтерское оформ-
ление самостоятельного значения практически не несет, так как прикрепляется
к оправдательной или распорядительной документации. Важное значение бази-
руется на более полной систематизации данных и возможности всесторонней
оценки имеющейся информации.
- Комбинированные документы имеют в себе признаки распорядительно-
го, оправдательного документа и документа бухгалтерского оформления, что
делает данную форму документа востребованной в бухгалтерском учете и уни-
версальной.