82
6. Рабочая документация.
7. Права и ответственность.
8. Критерии эффективности и формы отбора деятельности.
Обязательным условием отбора должности является участие в этом
процессе непосредственных руководителей подразделений, в чьем
подчинении находятся описываемые должности помогающих сотруднику,
ответственному за кадровые вопросы, в данном случае это секретарь
гостиницы, разобраться в профессиональной специфике и методах отбора
специальных знаний кандидатов.
Поскольку процесс отбора является достаточно сложной системой с
точки зрения организации и методики, то документальную его составляющую
можно разделить на несколько разделов.
I. Организационная документация:
1) форма «Заявка на подбор персонала»;
2) форма «Анкета кандидата»;
3) форма «Список кандидатов»;
4) форма «График собеседований»;
5) форма «Предложение работы» — формализованное предложение
работодателя кандидату, содержащее описание должности, функциональных
обязанностей, условий работы, структуры мотивационного пакета,
дополнительных компенсаций, условий прохождения испытательного срока и
т.д.
Данная форма не заменяет документов, предъявляемых при приеме на
работу в соответствии с Трудовым кодексом, и не является обязательной.
Главная задача данной формы — показать прозрачность намерений
предприятия относительно сотрудничества с кандидатом и его готовность
принять его на работу на предлагаемых условиях;
6) стандарт письма для вежливого отказа кандидату и
благодарностью за участие в конкурсе на вакансию;
7) стандарт письма о включении резюме кандидата в резерв.
83
II. Структурно—методическая документация:
1) положение об оценке персонала либо включение в положение о
подборе персонала структурной части, содержащей правила и требования к
оценке кандидатов;
2) профиль должности, включающий в свою структуру функционал
должности;
3) интервью по компетенциям, которое может быть включено в
профиль должности как стандарт отбора специалистов, но в некоторых
случаях может существовать самостоятельно;
4) пакет диагностических методик, рекомендованных для
использования отбора личностных свойств и качеств кандидатов на
конкретную должность;
5) профессиональные тесты, предназначенные для выявления уровня
сформированности профессиональных знаний;
III. Отчетность:
1) форма «Результаты психологической диагностики»;
2) форма «Общие результаты отбора кандидата»;
3) форма «Представление кандидата для внутреннего заказчика» —
лаконичная и понятная внутреннему заказчику форма представления
итоговых результатов отбора кандидатов, предлагаемых к финальному этапу
проведения конкурса на должность.
Выстроенная технология «Отбора персонала» дает главное — систему,
позволяющую увеличить объективность получаемых данных.
В Гостинице «Белый дом» при выборе метода поиска будущего
сотрудника необходимо исходить из должности, из положения дел в
гостинице, а также из срочности вакансии и ситуации на рынке труда. В
настоящее время следует уделять больше внимания прелиминарингу как
наиболее перспективному методу формирования трудового коллектива.
Прелиминаринг — это хороший способ подыскать лояльных молодых
сотрудников, которые обновят устоявшийся коллектив, к тому же в рамках
84
специализации, студенты профильных вузов смогут получить на практике
необходимые знания, которые в дальнейшем помогут им в непосредственной
профессиональной деятельности. Одним из плюсов применения такого
метода является то, что наибольшая потребность в кандидатах возникает
летом, как раз время отдыха и возможность получить опыт и заработать во
время каникул. Также, выпускников ВУЗов можно приглашать с
возможностью последующего трудоустройства на постоянную работу, а не
только на временную стажировку.
Прелиминаринг на рынке России неустанно набирает обороты, в то
время как на европейском рынке она давно закрепилась в ключевом перечне
услуг рекрутинговых агентств и выведена как отдельная задача штатных
НR— менеджеров.
Данный вид услуг в последнее время неудержимо набирает обороты и
пользуется ажиотажным спросом на американском и европейском рынках
труда. Применение технологии прелиминаринг в гостиничном бизнесе,
организации постоянно привлекать в свои ряды преуспевающих
перспективных выпускников, легко адаптировать их под свои нормы,
стандарты работы и социально— психологический климат конкретной
организации, тем самым обеспечивая себе мощный плацдарм своей будущей
успешности.
Вариации сотрудничества при прелиминаринге предусматривает
применение следующих технологий:
— презентация сферы гостеприимства на примере гостиницы
«Белый дом»(ознакомление выпускников с родом деятельности, местом на
рынке, перспективами развития и т.п.);
— рекрутинг молодых специалистов (поиск и отбор наиболее
подходящих студентов последних курсов для работы или прохождения
производственной практики на предприятии Заказчика);
— конкурсы среди студентов (работа со студентами и организация
среди них всевозможных конкурсов для выявления лучших, проверки
85
теоретических знаний и их практической подготовленности, а также для
поиска свежих перспективных идей для развития бизнеса — тесты,
анкетирование, бизнес— планы, творческие работы и т.д.);
— Тор- (составление списка лучших студентов определенного
факультета целевых ВУЗов)
— совместные мероприятия (организация проведения совместных
мероприятий для непосредственного общения работодателей и студентов —
Ярмарка вакансий, День карьеры, Бал выпускников и т.п.).
Наличие широкого круга тесных контактов среди ведущих высших
учебных заведений России и их служб содействия трудоустройству позволяет
гарантировать привлечение в компанию лучших из наиболее подходящих
выпускников и студентов.
Прелиминаринг позволит гостинице «Белый дом» постоянно держать
руку на пульсе событий через привлечение в свои ряды молодых
специалистов, перспективных студентов и выпускников. Кроме того,
молодые и неискушенные сотрудники легко адаптируются под стандарты и
нормы, принятые в организации, в то время как старшие их товарищи уже
имеют свою личную, часто завышенную и достаточно амбициозную
позицию.
Формирование процесса отбора персонала на практике в гостинице,
начинается с процесса планирования и подбора сотрудников, что позволяет
решить такие задачи, как необходимость иметь наиболее квалифицированных
профессионалов в отдельных подразделениях, «омоложение» сотрудников, а
еще осуществление новых направлений кадровой политики. Чтобы
значительно упростить работу кадровой службы и позволить привлекать
наиболее подходящий персонал, есть необходимость внедрения современных
форм отбора персонала.
Отбор сотрудников должен преследовать цель — идентифицировать и
набрать людей, обладающих знаниями, навыками и способностями,
позволяющими им успешно выполнять работу. При окончательном отборе
86
сотрудников предпочтение должно отдаваться тем, которые в большей
степени совместимы с корпоративной культурой и системой ценностей,
идентичных корпоративным. Достичь таких результатов отбора персонала
можно с применением прелиминаринга.
Для гостиницы «Белый дом», применение метода прелиминаринга
возможно, применяя набор персонала из работников, проходящих на
предприятии, поскольку таких сотрудников уже не надо будет обучать, что
значительно сокращает затраты на обучение и адаптацию новых сотрудников.
Применение прелиминаринга предлагается осуществлять следующим
образом:
1. По заданию руководителя и на основании кадрового задания,
проводение презентации гостиницы «Белый дом», ознакомление студентов и
выпускников с ней. Подготовка документов по заключению договоров на
практики и стажировки.
2. Привлечение молодых специалистов—выпускников для работы в
сфере гостеприимства.
С целью повышения эффективности отбора персонала, рекомендуется
внедрение следующей процедуры.
Студенты, проходящие практику в гостинице «Белый дом» заполняют
анкету, предоставляют резюме в отдел кадров и проходят тестирование.
Согласно поданным документам (по окончании практики) работник ставится
в кадровый резерв и на основании возникшей потребности в этом сотруднике
приглашается на работу.
При этом следует учитывать отдел и место прохождения практики, его
заслуги в работе и умение обучаться. При возникновении необходимости в
кадрах, резервисты по прелиминарингу приглашаются на работу и проходят
дополнительное собеседование с целью определения его качеств по
окончанию практики.
Такая процедура дает возможность привлекать молодых и
перспективных сотрудников, по которым сокращается период адаптации и
87
обучения, а также повышается их производительность труда (исходя из
предварительного изучения мотивационных их требований).
Процесс отбора кадров с применением прелиминаринга выполняется в
несколько этапов. Основными из них являются: предварительная отборочная
беседа; заполнения анкеты и заявления; собеседование с менеджером по
кадрам; тестирование; проверка рекомендаций; медицинский осмотр. На
основе этих данных принимается решение о приеме на работу. Основными
критериями являются опыт, деловые качества, профессионализм, физические
характеристики, тип личности кандидата, его потенциальные возможности.
Качества, которые должны иметь претенденты определяются в
профессиограмме или карте компетентности. Образно их можно назвать
«портретом» идеального работника.
Профессиограммы состоит из нескольких разделов. В первом из них,
учитывая особенности работы в сфере гостепримства и в частности в
соответствии с задачами, которые стоят перед организацией, описываются
общая характеристика профессии и ее значение. Затем на основе детального
изучения профессии, раздел особенностей трудового процесса. Третий раздел
включает информацию о психологических характеристиках, соответствие
которым является необходимым для выполнения профессиональных
обязанностей (психологические функции, особенности восприятия
пространства и времени, необходимые характеристики внимания, четкости,
тяжести, темпа, типичные ошибки, требования к надежности работника,
коммуникативности и т.д.). Последний раздел представляет собой
совокупность всех требований, предъявляемых к личности, деловые и
профессиональные качества сотрудников (черты характера, способности,
общая и профессиональная направленность, знания, умения, психические
качества, тип темперамента и т.д.).
Процесс отбора с применением технологии прелиминаринг представлен
нами на рисунке 14 и состоит из 7 этапов.
88
Рисунок 14 . Процесс отбора с применением технологии прелиминаринг
Поскольку насколько эффективны бы ни были процессы подбора
персонала, новые работники не могут сразу ознакомиться со всеми
требованиями к профессии и работать в соответствии с ней. Именно поэтому
нужно всячески помогать новым работникам адаптироваться к требованиям
сфере деятельности, в которой они будут работать. Применение же
прелиминаринга дает возможность быстрее адаптироваться сотруднику,
поскольку он уже проходил практику в гостинице «Белый дом» и знаком с
условиями работы, требованиями и коллективом.
Таким образом, выполнение мероприятий по применению
прелиминаринга позволят сформировать в организации эффективную и
сильную систему отбора персонала.
Эффективность применения прелиминаринга заключается в первую
очередь в сокращении затрат на поиск и адаптацию персонала.
Первичное знакомство и собеседование с претендентами
Сбор и обработка информации о них
Оценка качеств и составление "достоверного портрета"
Сравнение фактических качеств претендентов и
требований к должности
Сравнение кандидатов и выбор
Назначение и утверждение кандидата на должность,
подписание договора
Проверка адаптации в учебный период
89
3.2. Оценка экономической эффективности мероприятий
Разработка рекомендаций по совершенствованию процесса отбора
персонала в гостиницу « Белый дом» позволила определить временные
затраты на поиск и оценку кандидатов в процессе подбора и отбора.
Время, затрачиваемое на них, колеблется от 230 до 415 час в
зависимости от количества кандидатов на вакантную должность.
Примем среднее значение - (230+415)/2 = 323 рабочих часа (2 мес.) на
одну вакантную должность.
Затраты в гостинице «Белый дом» на 1 вакантную должность
составляют:
1. Заработная плата администратора гостиницы - 8000*2 = 16000
руб.
2. Отчисления (30,0%) - 4160 руб.
3. Содержание рабочего места - 7500 *2 = 15000 руб.
Всего: 35160 руб.
Таким образом, если кандидат на вакантную должность по всем
параметрам полностью подойдет , затраты на его поиск и оценку составят
35160 руб.
По данным отбора персонала на предприятии 31,86 % персонала
находится в пенсионном и предпенсионном возрасте.
В 2017 году ожидается увольнение 6 работников.
Затраты на отбор персонала при условии качественного подбора
составят:
35160 * 6 = 210960 руб.
Если же процесс отбора не систематизировать, как предложено в
рекомендациях , то ущерб от кандидата, не соответствующего вакантной
должности, и текучести в связи с его увольнением (не пройден
испытательный срок или другие причины) может быть значительным.
90
Затраты составляют:
— на замену горничных 7—12% их годовой заработной платы,
— администраторов — 20—50%,
— управляющих — 40—100%.
Сюда включаются:
1. Потери, вызванные перерывами в работе.
2. Потери, обусловленные необходимостью обучения и
переобучения новых работников.
3. Потери, вызванные снижением производительности труда у
рабочих перед увольнением, т.е. стоимость не дополученной продукции.
4. Потери, вызванные недостаточным уровнем производительности
труда вновь принятых рабочих.
5. Затраты по проведению набора персонала в результате текучести.
Общая величина экономического ущерба, вызванного неэффективны
процессом отбора персонала, равна сумме всех частных потерь.
Таким образом, общие затраты на процесс несистематизированного
отбора в нашем случае может быть представлен тремя составляющими:
1) Затраты на повторный поиск и отбор.
2) Потери, вызванные перерывами в работе.
3) Потери, вызванные недостаточным уровнем эффективности труда
вновь принятых работников.
1. Затраты на повторный поиск и подбор:
35160 * 6 = 210960 руб.
2. Потери, вызванные перерывами в работе.
В 2016 году ожидается увольнение в связи с окончанием трудового
договора:
а) руководители — 1 чел.
б) администраторы — 3 чел.
в) технические специалисты - 1 чел.
Потери, вызванные перерывами в работе, составят:
91
а) 18000 руб. * 2 чел. * 12 мес. * 0,8 = 345600 руб.
б) 15000 руб. * 3 чел. * 12 мес. * 0,5 = 270000 руб.
в) 13000 руб. * 1 чел. * 12 мес. * 0,3 = 46800 руб.
Итого: 662400 руб.
3. Потери, вызванные недостаточным уровнем эффективности труда
вновь принятых работников . Адаптационный период обычно составляет 2
месяца.
Помимо недостаточного уровня эффективности в период адаптации
сюда могут включаться затраты, связанные:
— проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с
новым сотрудником;
— интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, вновь
вступающих в должность;
— затраты времени специалистов для установления контактов
нового работника с коллективом.
а) 18000 руб. * 2 чел. * 2 мес. * 0,8 = 57600 руб.
б) 15000 руб. * 3 чел. * 2 мес. * 0,5 = 45000 руб.
в) 13000 руб. * 1 чел. * 2 мес. * 0,4 = 10400 руб.
Итого: 113000 руб.
Если внедрить систематизированный процесс отбора, суммарные
потери могут снизиться на сумму:
210960 + 662400 + 113000 = 986360 руб.
Таким образом, рекомендованные мероприятия по совершенствованию
процесса отбора персонала в гостиницу «Белый дом» позволят повысить
эффективность процесса и снизить затраты на процесс отбора и уменьшить
потери, связанные с перерывами в работе.