29
Туда входят:
13
1) ФИО.
2) Пол.
3) Дата и место рождения.
4) Паспортные данные.
5) Место жительства.
6) Дата заезда и выезда.
Далее администратор один экземпляр анкеты помещает в картотеку
пребывающих лиц, а второй в течение суток после заполнения отправляет в
городской отдел адресно–справочной работы в управление вопросами миграции
МВД Российской Федерации. Если гость заезжает в выходной или праздничный
день–анкета направляется в течение рабочего дня следующего за выходным или
праздничным днём.
Регистрационная карта гостя (форма 4Г) заполняется гостем или
администратором в 2–х экземплярах. Один экземпляр анкеты формы 1Г с
пометкой дежурного администратора остаётся в картотеке пребывающих лиц в
гостинице, а после отъезда гражданина этот экземпляр переносится для хранения
в архив в течение одного года.
Согласно статье 19.15.1
14
Кодекс РФ об административных
правонарушениях «Проживание гражданина Российской Федерации без
удостоверения личности гражданина (паспорта) или без регистрации»:
1) Сотрудник несет штраф в размере от двух тысяч до трех тысяч
рублей. тысяч рублей за допущение проживания одного гостя без
регистрации
13
Закон РФ от 25.06.1993 N 5242–1 (ред. от 01.04.2019) "О праве граждан Российской Федерации на свободу
передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации" URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_2255/04639a757c2dbd693185a3bc7de296851abe76b8/ (Дата
посещения 02.05.2020)
14
"Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195–ФЗ (ред. от
24.04.2020) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.06.2020) URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/0b88b5f0543f3a9c3d6f564db1cbf05fe6f1c98a/ (Дата
посещения 02.05.2020)
30
2) За многочисленные нарушения на юридическое лицо полагается
штраф в размере не менее ста тысяч рублей.
Таким образом, гостиница имеет право заключить договор только по
документу, удостоверяющий личность гражданина. Чтобы зарегистрировать
гостя, нужно заполнить Форму 5, или же можно заполнить документ на бумаге в
двух экземплярах.
1.3 Порядок оформления и хранение документов
Поскольку гостиничный бизнес является процессом предоставления
услуг, он может использовать строгие формы отчетности при работе с
гражданами. Основная деятельность отеля связана с предоставлением услуг
размещения. Особое внимание следует уделить первичным формам
бухгалтерского учета, которые вместе с краткими инструкциями по их
применению и заполнению утверждаются приказом Министерства финансов
Российской Федерации от 13 декабря 1993 г. № 121 «Об утверждении форм
документов». Указанный документ содержит бланки строгих отчетных
документов, которые используются всеми отелями независимо от их
юридической формы.
Теперь рассмотрим перечень форм документов строгой отчетности:
15
1) 1Г–Приложение № 10 к приказу МВД № 984
2) 2Г–журнал регистрации иностранных граждан (заполняется
дежурным администратором или работником бюро
обслуживания на основании паспорта и визы)
3) 3Г и 3Гм–счет (заполняется при оформлении оплаты за бронь,
проживание, а также за дополнительные платные услуги, при
отсутствии специальных талонов)
15
Приказ Минфина РФ от 13.12.1993 N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности" URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_48857/a77173e5a0a746605ddff49e2dc1a5c35ea9f711/ (Дата
посещения 02.05.2020)
31
4) 4Г–карта гостя (дает право поселившемуся на получение ключа
от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях
общественного питания, бытового обслуживания и связи,
расположенные в гостинице)
5) 5Г–кассовый отчет
6) 7Г–расчеты оплаты за бронирование и проживание по
безналичному расчету
7) 8Г–квитанция на возврат денег (заполняется при оформлении
возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из
гостиницы)
8) 9Г–акт о порче имущества гостиницы (акт составляется
работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в
бухгалтерию, второй – материально–ответственному лицу, в
подотчете которого находится имущество гостиницы, третий
выдается на руки плательщику)
9) 10Г–заявка на бронирование мест
10) 11Г–автостоянка
11) 12Г–квитанция на предоставление дополнительных платных
услуг (выписывается на дополнительные услуги,
предоставляемые гостиницей)
12) 13Г–квитанция на прием вещей в камеру хранения
Все формы должны быть заполнены разборчивым почерком, желательно
без пятен или исправлений. Паспортные данные – полностью введены. Типичной
ошибкой является отсутствие полной даты рождения, названия органа выдачи
или указания неполного адреса места жительства, что в будущем будет вызывать
жалобы со стороны регулирующих органов. Формы могут быть заполнены
гостем и сотрудником службы размещения. Если формы заполняются
сотрудником отеля, необходимо получить личную подпись клиента на форме.
Таким образом, для четкой организации документационного обеспечения
управления, документы организации должны быть систематизированы, а для
32
повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи
справок социального и служебного характера, подлежат, по окончании работы с
ними, текущему хранению.
33
Выводы по 1 главе
1) Регистрация всех граждан, проживающих в отелях, осуществляется
Службой приема и размещения, то есть назначенным лицом,
принадлежащим этой службе, является администратор.
2) Временным местом пребывания в данном случае является
гостиница.
3) При регистрации иностранных граждан и граждан Российской
Федерации сотрудник отеля должен отправить документы в
управление вопросами миграции МВД Российской Федерации в
течение одного дня.
4) В случае несвоевременной подачи документов в управление
вопросами миграции МВД Российской Федерации, при регистрации
граждан Российской Федерации на сотрудника налагается
административное взыскание в размере 2000–5000 тыс. Руб. , А
юридическое лицо, то есть гостиница, влечет административный
штраф на сумму от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
5) Страны Евразийского экономического союза могут въезжать на
территорию России по национальному паспорту и с миграционной
картой, но без визы, а другие страны СНГ по паспорту и с
миграционной картой.
6) Граждане Российской Федерации при заезде в гостиницу
предоставляют паспорт администратору и заполняют анкету 1Г.
7) При заселении VIP–гостей следует уделять большое внимание
пожеланиям гостей и уборке номеров для их проживания.
8) Гостиница может передать документы в управление вопросами
миграции МВД Российской Федерации с помощью курьера либо
почты, через МФЦ либо с помощью автоматизированной системы.
34
Глава 2 Организация регистрации гостей в гостинице «AZIMUT
Отель Олимпик Москва 4*»
2.1. Общая характеристика гостиницы «AZIMUT Отель Олимпик Москва
4*»
АЗИМУТ Отель Олимпик Москва 4 *
16
является одним из крупнейших
отелей АЗИМУТ в России. Гостиница предлагает все, чтобы сделать отдых или
командировку в Москву идеальной.
Отель AZIMUT Olympic Moscow 4 * расположен в центральной части
Москвы, всего в нескольких минутах ходьбы от станций метро Садовое кольцо,
Проспект Мира и Достоевская, рядом со спортивным комплексом
«Олимпийский». Рядом находится Екатерининский парк – идеальное место для
прогулок и пробежек. Отель предлагает бесплатный микроавтобус до основных
достопримечательностей Москвы, таких как Кремль и Красная площадь. Отель
AZIMUT находится всего в нескольких минутах езды от Всероссийского
выставочного центра ВДНХ. Добраться туда на общественном транспорте очень
удобно.
Номера:
АЗИМУТ Отель Олимпик Москва предлагает 496 комфортабельных
номеров бизнес–класса. Вы найдете стильный дизайн и лучшие условия для
отдыха и работы в командировке: удобная кровать, удобная рабочая зона и
бесплатный Wi–Fi на всей территории отеля. После размещения в улучшенном
номере на клубном этаже у вас есть возможность насладиться уникальным
клубным лаунджем и другими преимуществами VIP–проживания.
Рестораны и кафе:
AZIMUT Hotel Olympic Moscow предлагает большой завтрак "шведский
стол" в ресторане Olympic. Ресторан средиземноморской кухни 495 и ресторан
индийской кухни для гурманов Jai Hind.
16
AZIMUT Отель Олимпик Москва 4* URL: https://azimuthotels.com/Russia/azimut–hotel–olympic–moscow/ (Дата
посещения 02.05.2020)
35
Организация мероприятий в АЗИМУТ Отель Олимпик Москва
AZIMUT Hotel Olympic Moscow 4 * является ведущим конгресс–отелем в
Москве. В вашем распоряжении 12 современно оборудованных конференц–
залов для переговоров, семинаров, конференций в Москве. Персонал отеля
AZIMUT – профессионалы управления событиями. Банкетные услуги также
доступны.
Для деловых гостей в отелях AZIMUT есть бизнес–уголок с
компьютером, доступом в Интернет
Спорт и здоровье
В отеле есть собственный комплексный фитнес–клуб AZIMUT Health
Cub: фитнес–оборудование, групповые и индивидуальные занятия, сауна и
бассейн. И это еще не все преимущества оздоровительного отеля AZIMUT Hotel
Olympic Moscow. После напряженного дня вы можете расслабиться и
восстановить силы на 3 этаже отеля в спа–салоне LE'THAI, который предлагает
уникальный тайский массаж. Если вы планируете в ближайшее время вернуться
в Москву, рекомендуем вам встретить еще два отеля AZIMUT в центре города:
AZIMUT Hotel Business Hotel Smolenskaya Moscow 4 * и стильный лофт–отель
AZIMUT Hotel Tulskaya 4 *.
При бронировании более 8 номеров может потребоваться другая
процедура заказа и могут потребоваться дополнительные расходы.
Общественная парковка на территории отеля по цене 500 рублей в день.
Размещение домашних животных не допускается. Дети любого возраста
разрешены. Все дети в возрасте до 7 лет проживают бесплатно (с использованием
детских кроваток). При размещении всех детей старшего возраста или взрослых
на дополнительных кроватях взимается RUB 1300 с человека за ночь. При
размещении всех детей младше 13 лет на имеющихся кроватях проживание
предоставляется бесплатно. Максимальное количество детских кроваток в
номере – 1. Максимальное количество дополнительных кроватей в номере – 1.
Таким образом, гостиница Азимут отель Олимпик является особенным,
так как именно туда приходят гости, чтобы запечатлеть прекрасные виды
36
гостинцы.
2.1.1. Организационная структура управления в гостинице «AZIMUT
Отель Олимпик Москва 4*»
Успех любого бизнеса зависит от политики управления.
17
Правильно
выбранная форма организационной структуры компании обеспечит правильное
понимание действий, установленных менеджером, и обеспечит их
своевременное завершение. На сегодняшний день существует три основных
формы организационной структуры фирмы:
1) Линейная форма – тот тип структуры, когда лидер имеет
наибольшее количество подчиненных;
Преимущества этой организационной формы состоят в том, что она
обеспечивает декларацию задач для подчиненных, например, руководитель
лично выражает задачу подчиненных, тем самым предотвращая искажение
информации; Недостатки этой организационной структуры выражаются в том,
что не все типы руководителей способны работать в этом режиме
многозадачности и имеют большое количество подчиненных для этой структуры
сотрудников. Опытные специалисты также не подходят для крупных сетей или
монополистических компаний.
2) функциональная форма – форма организационной структуры, в
которой углубляется специализация, появляются высокие
компетенции, квалификация и знание бизнеса.
Недостатки организационной структуры – низкая ответственность,
низкая скорость принятия управленческих решений;
Преимущества этой формы выражаются в том, что она позволяет
углубиться в специализацию, способность управлять многофункциональной и
междисциплинарной деятельностью.
17
Зайцева, Н. А. Управление персоналом в гостиницах: учебное пособие / Н.А. Зайцева. – М.: Форум: НИЦ
ИНФРА–М, 2013. – 416 с. URL: https://znanium.com/catalog/product/406091 (Дата посещения 03.05.2020)
37
3) линейно–функциональный– организационная форма управления,
которая используется в большинстве случаев для устранения
функциональных организационных структур управления. Здесь
задачи разделены в соответствии с принципом продуктов, доставки,
производства или маркетинга. Это помогает освободить
руководителей, избавив их от текущих проблем;
Преимущество этой формы организационной структуры состоит в том,
что она решает высокий процент задач в отдельных подразделениях.
Недостатки организационной структуры – повышенные затраты на
управленческий персонал и сложность информационных связей.
Модель управления отелем Азимут Олимпик является линейной. Каждый
лидер обеспечивает руководство подчиненными подразделениями во всех видах
деятельности. Он основан на принципе единого распределения инструкций,
согласно которому только высшая власть имеет право отдавать приказы.
Соблюдение этого принципа должно обеспечить единство управления.
Рассмотри в качестве примера организационную структуру службы
приема, размещения и выписки гостей, которая указана на рисунке 2
Рисунок 2 Организационная структура СПиР
Руководитель службы
Заместитель
руководителя
службы СПиР
Старший смены
СПиР
Старший портье
СПиР
Портье Спир
Паспортист
Менеджер
телефонных операторов
Телефонный оператор
Старший
консьерж
Консьерж
Ночной аудитор
Подносчик
багажа
Швейцар
Старший
менеджер
по работе с
гостями
Менеджер
по работе с
гостями
38
На рисунке 2 вы можете увидеть, что отель имеет линейную структуру
управления персоналом, которая на практике обеспечивает частые перерывы.
Работающий на ресепшене осуществляет основное общение с гостями и
поддерживает с ними самый долгий контакт. В сфере гостеприимства оценка
качества обслуживания и его системы обслуживания, приема и размещения
является основной «точкой соприкосновения» для всей гостиницы.
Основные функции службы приема и размещения:
1) Обеспечить максимальную загрузку отеля;
2) Прием и размещение гостей в отеле;
3) Выдача ключей гостям;
4) Создание и обслуживание визиток;
5) Регистрация гостей по месту проживания;
6) Предоставить гостям информацию об отеле, местных
достопримечательностях и любую другую информацию,
представляющую интерес для гостя;
7) Распределение номеров и учет имеющихся мест в отеле;
8) Приветствие гостя и завершение формальностей, необходимых
для прибытия и отъезда;
9) Подготовка и выдача счетов за предоставленные услуги и
окончательный баланс с гостем.
Служба приема и размещения осуществляет контроль за гостиничными
номерами, ведет файл картотеку занятости и наличия номеров, и выступает в
качестве информационного центра. Информация через службу доставки
движется в двух направлениях:
Клиентам (сообщить о видах услуг, предоставляемых отелем, о местных
достопримечательностях, работе общественного транспорта и т. д.);
В различных гостиничных услугах (в соответствии с потребностями
клиентов).
В службе приема и размещения есть дублирование, а именно: