64
ГЛАВА 3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВОМ НА ОСНОВЕ АСУ РЕСТОРАНА
САНАТОРИЯ "УВИЛЬДЫ»
3.1 Разработка проекта мероприятий по внедрению автоматизированных
систем управления рестораном санатория «Увильды»
На основании выводов аналитического раздела разработан проект
мероприятий по внедрению автоматизированных систем управления
предприятия.
Первый этап: набор команды проекта, планируются работы и оформляется
вся необходимая документация.
Второй этап- Приобретение программного продукта. На этом этапе
анализируется рынок информационных систем, происходит выбор
программного продукта и его приобретение.
Установка и настройка системы. На этом этапе происходит установка,
настройка, тестирование и обучение персонала.
Завершающий этап является последним этапом внедрения системы. Здесь
происходит ввод системы в эксплуатацию и последующее сопровождение и
техническая поддержка.
Ведение складского учёта на предприятии общественного питания связано
с большим количеством нюансов. Товарно-материальные ценности находятся в
непрерывном движении, прибывая, убывая и перемещаясь внутри организации.
После исследования бизнес-процесса «Закупка товаров», было выявлено,
что для дальнейшего успешного ведения внутреннего документооборота
необходима его оптимизация.
Программа Storehouse, которая является дополнением к системе Rkeeper,
позволит завершить автоматизацию ресторана, существенно упростив ведение
складского учёта в нём.
65
В то время как R-Keeper отвечает за автоматизацию работы зала, кассы и
кухни заведения, система Storehouse обеспечивает успешное ведение складского
учёта. Она контролирует движение товара с момента его поступления в
организацию и до времени реализации. Приложение предоставляет информацию
о всех проходящих с товаром операций, связанных с приходом, расходом,
перемещением, возвратом, списанием, комплектацией и декомплектацией.
Возможности системы по работе с документами:
система дает возможность создавать и обрабатывать такие
документы, как: приходные накладные, расходные накладные, документы
внутренних перемещений, сличительные ведомости, документы возврата товара
поставщику, документы списания испорченных продуктов, комплектации,
счета-фактуры, документы о расходе блюд;
в зависимости от статуса документов (активный / неактивный) они
могут участвовать или не участвовать в пересчете себестоимости, при этом
статус документа задается пользователем и легко изменяется;
при сохранении активных документов по каждому продуктов
показывается остаток после операции ;
продукты в документах могут быть заданы в любых, определенных
для этих продуктов, единицах измерения;
любые документы могут копироваться в документы других типов;
данные из ведомости остатков могут копироваться в любой из типов
документов;
при проведении инвентаризации можно использовать весы для
определения остатков товаров с учетом массы тары (в том числе и спиртных
напитков);
при проведении инвентаризации система информирует о
выявленных излишках или недостаче;
при заведении документов имеется возможность использовать
сканер для чтения штрих-кодов;
66
предлагаемые выходные формы документов унифицированы и
соответствуют государственным стандартам.
Система StoreHouse позволяет сформировать следующие виды отчетов:
ведомость остатков, оборотная ведомость товаров, движение товара, обороты по
документам, последний приход/расход, товарный отчет, расчеты с
поставщиками/получателями, анализ поставщиков, движение продуктов в
производстве, заявка на закупку товара, акты реализации, анализ реализации,
сводный анализ реализации, продажи блюда, продажи по дням, продажи по
категориям, относительные суммы по продажам, расход продуктов по нормам
рецептур, список блюд, список рецептов, калькуляции по дням, калькуляции по
продажам, список калькуляций по продажам.
Совместимость StoreHouse с системой бухгалтерского учета
1С:Бухгалтерия позволяет пользователю на основе документов StoreHouse
автоматически формировать в 1С:Бухгалтерия журнал операций и журнал
проводок [28].
Программа "StoreHouse"является модулем информационной системы
"RKeeper".
"StoreHouse V4" – это программный продукт для ведения
документооборота на складе, учета производственных процессов, получения
исчерпывающих отчетных данных о движении товара, количественных и
суммарных остатках, совершенных хозяйственных операциях, произведенных
платежах и существующих задолженностях, ведения истории взаимозачетов с
поставщиками и получателями продукции
Функции системы:
1) Учет движения товаров (приход, расход, списание, комплектация и
др.)
2) Калькуляция блюд (автоматический расчет себестоимости)
3) Полностью автоматизированное списание продуктов и
полуфабрикатов на основании реализации блюд с использованием или без
использования взаимозаменяемых продуктов
67
4) Многофункциональная инвентаризация, в том числе инвентаризация
полуфабрикатов
5) Ввод и хранение данных о всех продуктах, участвующих в
производстве, единицах измерения, корреспондентах, валютах, ставках налога с
продаж и НДС, плане счетов и т.д.
6) Обмен данными с "Store House Back Office".
7) Использование функций автоматического поиска, копирования и
автозамены максимально ускоряет и упрощает процесс заполнения словарей и
документов системы.
8) Используемый в системе "StoreHouse" принцип расчета
себестоимости методом FIFO реализуется за счет автоматического пересчета
себестоимости в зависимости от имеющихся в системе документов.
Возможности системы по работе с документами:
Система позволяет создавать и обрабатывать следующие документы:
приходные накладные, расходные накладные, документы внутренних
перемещений, сличительные ведомости, документы возврата товара
поставщику, документы списания испорченных продуктов, комплектации,
счета-фактуры, документы о расходе блюд
1) В зависимости от статуса документов (активный / неактивный) они
могут участвовать или не участвовать в пересчете себестоимости. Статус
документа задается пользователем и легко изменяется.
При сохранении активных документов по каждому продуктов
показывается остаток после операции.
4) Продукты в документах могут быть заданы в любых, определенных
для этих продуктов, единицах измерения.
5) Любые документы могут копироваться в документы других типов.
6) Данные из ведомости остатков могут копироваться в любой из типов
документов.
68
7) При проведении инвентаризации можно использовать весы для
определения остатков товаров с учетом массы тары (в том числе и спиртных
напитков).
8) При проведении инвентаризации система информирует о
выявленных излишках или недостаче.
9) При заведении документов имеется возможность использовать
сканер для чтения штрих-кодов.
10) Предлагаемые выходные формы документов унифицированы и
соответствуют государственным стандартам.
В распоряжении системы есть множество инструментов, позволяющих
управлять не только заведением, но и складом, а также производством. Но,
помимо этого, внутри программы содержится масса инновационных решений,
которые позволяют более грамотно организовать управление персоналом.
Отличительная особенность системы - то, что требуется всего лишь
минимальное сопровождение, следовательно, для "StoreHouse" инструкция
довольно простая, и в ней не нужно долго разбираться. Утилита полностью
совместима с "1С: Бухгалтерией", что делает работу еще более комфортной и
быстрой.
Списание товара в системе"Store House 4" может производиться на
основании документов расхода, которые формируются вручную или
импортируются из кассовой части "R - Keeper".
На основании первичных документов предусмотрена возможность
формирования счетов-фактур и платежных документов.
Существует возможность формирования журнала бухгалтерских проводок
и экспорт данных в программу "1С:Бухгалтерия"
69
3.2 Внедрение проекта АСУв производственный процесс ресторана
санатория "Увильды»
Работа по внедрению системы «StoreHouse» включает в себя этапы,
рассмотренные ниже:
Формирование технического задания. На этом этапе происходит анализ
проблем и задач, набор команды проекта, планируются работы и оформляется
вся необходимая документация.
Приобретение программного продукта. На этом этапе анализируется
рынок информационных систем, происходит выбор программного продукта и
его приобретение.
Установка и настройка системы. На этом этапе происходит установка,
настройка, тестирование и обучение персонала. Завершающий этап является
последним этапом внедрения системы. Здесь происходит ввод системы в
эксплуатацию и последующее сопровождение и техническая поддержка.
Рассмотрим диаграмму бизнес-процесс "Как должно быть" ("То Ве") после
внедрения системы "Store House".
Рисунок 3.1 - Диаграмма бизнес-процесса "Формирование
отчета" состояния
70
Бухгалтеру нужно сформировать отчет. Шаги по выполнению этого
действия следующие:
1) Бухгалтер входит в систему "Store House", выбирает дату и наживает
кнопку "Интеграция".
2) Запускается интеграция из базы данных "R-Keeper" за нужную дату
и выгружается в Store House как файл.
3) Далее "Store House" автоматически конвертирует файл в файл с
расширение DBF.
"Store House" запускает "1C: Бухгалтерию".
5) Бухгалтер нажимает кнопку "Интеграция из "Store House" и в "1С:
Бухгалтерии" появляется необходимый отчет в нужном формате без потери
данных.
Этот процесс упрощает действия бухгалтера, сокращает время на
обработку информации, на передачу данных между двумя информационными
системами, устраняет возможность появления ошибок.
3.3. Эффективность внедрения АСУ в производственный процесс
ресторана санатория «Увильды»
Для оценки расходов на систему «Store House» используем методику
совокупной стоимости владения. Эффективность методики (TCO — Total Cost of
Owne ship) подтверждена временем — она уже более 20 лет успешно
применяется для анализа сложных информационных систем. На сегодняшний
день аудит информационных систем по стандартам Gartner Group является
одним из наиболее распространенных приемов, применяемых для выработки
рекомендаций по оптимизации затрат на ИС. Оценка совокупной стоимости
владения информационных систем может повысить эффективность управления
затратами, тем самым увеличивая выгоду от использования информационных
технологий на предприятии. Формула для расчета выглядит следующим
образом:
71
TCO=A+N∙B (1)
где:
A - совокупная стоимость владения инфраструктурными объектами;
B - совокупная стоимость владения одним рабочим местом;
N - количество рабочих мест.
В основу модели TCO положены 2 категории затрат: прямые и косвенные.
Прямые затраты включают в себя:
затраты на разработку;
затраты на техническую поддержку; затраты на обучение пользователей.
Косвенные затраты включают в себя:
потери от простоев пользователей;
затраты на устранение последствий неквалифицированных действий
пользователей.
Внедрялась данная система на одно автоматизированное рабочее место
бухгалтера. Оно состоит из персонального компьютера. Программное
обеспечение, необходимое для работы системы уже есть. Таким образом,
совокупная стоимость владения рабочим местом будет состоять только из
затрат на разработку системы.
К первоначальным затратам относятся затраты:
Покупка системы автоматизации бухгалтерского учета «StoreHouse» -
42000 руб.
Обучение персонала - 9 000 руб.
Затраты на внедрение системы - 3 500 руб.
К текущим затратам относятся:
Затраты на техническую поддержку – 1 100 руб./мес. Соответственно, 1
100*12= 13 200 руб./год.
Затраты на устранение последствий неквалифицированных действий
пользователей. В среднем за месяц системный администратор тратит 1,5 часа на
восстановление работоспособности системы.
72
Его часовая ставка составляет 180 руб.
210*1,5*12 = 3 240 руб./год – затраты на устранение последствий
неквалифицированных действий пользователей.
Таким образом, совокупная стоимость для системы составит:
ТСО = 42 000 + 9 000 + 3 500+= 54 500 руб.
Определение доходов от использования модуля является очень важным
вопросом при принятии решений об инвестициях в информационную
инфраструктуру. Перед выбором и внедрением системы важно понять, какую
пользу он принесет организации, и насколько эта польза будет соответствовать
целям и требованиям организации.
Доходы от использования системы можно рассчитать за счет снижения
трудовых затрат. К трудовым затратам относится зарплата всех действующих
лиц процесса. Для определения доходов от внедрения был рассмотрен
функционально-стоимостный анализ бизнес-процесса «Формирование отчета»
«как есть» и «как должно быть».
Далее представлен функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса
«как есть».
Для проведения вышеуказанного бизнес-процесса бухгалтеру необходимо
выполнить перечень работ:
Из системы "R-Keeper" вывести отчет;
Преобразовать расширения для дальнейшей работы в Excel;
Внесение отчета вExcel, проверка на наличие ошибок;
Проверенный отчет интегрировать в "1С: Бухгалтерию".
В таблице 3.1 представлены временные затраты на выполнение функций
бизнес-процесса «как есть».
Таблица 3.1
Временные затраты на выполнение функций процесса «как есть»
73
Функция
Участник бизнес-
процессов
Бухгалтер
Вывод отчета из R-Keeper
25 мин.
Преобразование расширения
5 мин.
Внесение отчета в Excel
10 мин.
Интеграция отчета в 1С: Бухгалтерию
30 мин.
Общее время
1 час 10 мин.
Бухгалтер получает оклад в размере 24 000 руб. за выработку 160 часов в
месяц. Но, так как на операцию по переносу данных (таблица 3.7) тратится
большое количество времени, это засчитывается как переработка и оплачивается
сверх оклада.
Произведем расчеты. 24 000 /160=150 руб./час – почасовая оплата
бухгалтера. Следовательно, за переработку бухгалтер получает 150*1,16=174
руб./день. Из расчета 22 рабочих смен в месяц получается 174*22=3 828 руб./мес.
Итоговая стоимость трудовых ресурсов бизнес-процесса "как есть"
составила 3 828 руб./мес.
Для определения дохода от внедрения модуля проведен функционально-
стоимостной анализ процесса «как должно быть».
Основным отличием процесса «как должно быть» от процесса «как есть»
является сокращение трудовых ресурсов.
В таблице 3.2 показано временные затраты «как должно быть».
Таблица 3.2
Время на выполнение функций процесса «как должно быть»
Функция
Участник бизнес-процессов