54
обеспеченности ресторана предварительными заказами составляет сейчас около
70-75% в зависимости от сезона) и анализ статистики заказов, позволяющий
выявить сезонные закономерности посещаемости и предпочтений клиентов.
Источниками оперативной информации для отдела планирования является
информация, поступающая от менеджеров ресторана, работающих с
корпоративными и постоянными клиентами. Источниками аналитической
информации являются статистические данные, формируемые руководителями
смен и содержащие исчерпывающие данные о заказах за смену. Аналитическая
обработка производится с использованием программного комплекса «R-Keeper»,
которые в настоящее время удовлетворяет не всем стоящим перед отделом
планирования задачам.
Таким образом, процесс оперативного планирования Санатория
«Увильды» можно представить в виде следующей схемы:
Рисунок 2. 9 − Основные информационные потоки ресторана
санатория «Увильды»
Оперативные менеджеры
Предварительные заказы
Начальники смен
Текущие заказы
Информационное
хранилище
Аналитическая обработка
данных
Предварительный заказ
План-меню
Технологические карты
План-заказ для производства
Отдел снабжения
Поставка продуктов для
производства
55
Анализ данной схемы позволяет выделить наиболее слабые места
сложившейся информационной системы на предприятии.
Можно констатировать, что в ресторане «Увильды» наблюдаются
трудности с организацией эффективных информационных каналов и обработки
информации на некоторых участках работы предприятия – прежде всего в
области складского учета, управления и контроля производства. Используемые
на предприятии программные комплексы недостаточно оперативно решают
сложившиеся проблемы. Поэтому администрации ресторана необходимо в
кратчайшие сроки решить проблему автоматизации указанных процессов с
использованием новых программных решений. Это будет способствовать росту
эффективности труда, снижению накладных расходов и повышению
конкурентоспособности ресторана.
Рассмотрим и проанализируем ключевые бизнес-процессы, протекающие
в ресторане санатория «Увильды».
Основной бизнес-процесс, лежащий на поверхности деятельности
организации – это процесс обслуживания гостей ресторана. Обслуживание
происходит в соответствии со стандартами сервиса, которые разрабатываются и
совершенствуются сотрудниками АПУ.
Следующий ключевой бизнес-процесс – процесс приготовления товарных
позиций: блюд и напитков. Все готовится по определенной технологии, которая
разрабатывается кураторами поваров и барменов, в условиях, соответствующих
санитарным нормам, из продукции, имеющей необходимые сертификаты и
лицензии. Главное в этом процессе – его продолжительность. Время ожидания
гостя до момента, когда ему принесут первое блюдо из его заказа не должно
превышать 20 минут. Это прописано в стандартах работы. Однако при большой
загруженности ресторана это время может значительно увеличиться, поскольку
ресторан не всегда обеспечен должным количеством человеческих ресурсов.
Процесс приготовления товарных позиций представлен на рис. 2.10. в
нотации IDEF0.
56
Рисунок 2.10 – Описание БП «приготовить товарные позиции»
в нотации IDEF0
Бизнес-процесс закупки товара так же является важным, ведь он
обеспечивает возможность жизнедеятельности ресторана. Без продуктов
ресторан просто не сможет выполнять свою основную функцию, и сотрудникам
нечего будет продавать. У ресторана «Увильды» есть ряд поставщиков, с
которыми заключены договора на долгосрочной основе. Заказом товара
занимаются старшие сотрудники своих подразделений: бара, кухни.
В настоящее время система заказа не автоматизирована, планирование
необходимого количества продукции происходит эмпирическим методом и не
всегда является успешным. Нередки случаи неправильного составления заказа в
тот момент, когда старший сотрудник подразделения находится на выходном, и
обязанности по составлению и осуществлению заказа продукции делегируются
другому сотруднику. При излишке в заказе последующий простой продукции
приводит к истечению срока годности и последующему списанию. При
недостаточном заказе последующая нехватка продукции вынудит приобретать
необходимые товары в магазине, где цена на такую же позицию на порядок
выше, чем у своего поставщика.
57
А в случае, когда отсутствующую позицию невозможно приобрести в
магазине, организация просто упускает свою выгоду. Далее рассмотрим процесс
формирования рабочего графика сотрудников ресторана. Составление графика
сотрудников зала (официанты, бармены, кассир, администраторы) находится в
зоне ответственности администраторов и происходит эмпирическим методом.
Аналогичным способом кураторы поваров составляют график для поваров
каждого ресторана. Готовые графики предоставляются директору на
утверждение. Если директор считает нужным, проводятся корректировки, затем
график утверждается. Как правило, график сотрудников зала составляется
согласно плану. Нередко составленный график является неэффективным, то есть
затраты на ФОТ превышают дневную выручку ресторана, или недостаточное
количество сотрудников сказывается на уровне качества обслуживания.
2.3. Анализ использования АСУ в деятельности исследуемого
предприятия
Существуют несколько видов информационных технологий:
IT Обработки данных. Они нужны для решения задач, несущих в себе
определенные необходимые данные, алгоритмические и другие процедуры их
обработки. Данные технологии используются с целью автоматизации постоянно
повторяющихся рутинных процессов однообразной деятельности. Они
позволяют обрабатывать базы данных, составлять отчеты деятельности и
получать ответы на любые запросы деятельности, подтверждая их
документально.
IT управления. Целью данного вида технологий является удовлетворение
информационных потребностей каждого профессионального работника,
который принимает управленческие решения. Они применяются в среде
информационной системы управления и необходимы для обработки данных,
которые обрабатываются с помощью специальных информационных средств.
Они решают такие функции, как оценка будущего состояния деятельности
58
объекта, оценка отклонений полученного результата от плановых показателей,
выявление причин, повлиявших на отклонение, анализ возможных мероприятий
[22].
Автоматизация офиса. Призвана дополнять существующую систему
коммуникаций персонала, способствует рациональной авторизации
управленческого труда и обеспечивают персонал необходимой информацией,
поддерживает коммуникационные процессы как внутри компании, так и с
внешней средой с помощью компьютерных сетей. К основным компонентам
относят базу данных, текстовый процессор, электронную почту [12].
На сегодняшний день в ресторане санатория «Увильды» активно
используется такой вид информационных технологий, как автоматизация офиса.
На предприятии имеется внутренняя сеть, благодаря которой реализован обмен
данными между сотрудниками. С помощью электронной почты происходит
взаимодействие с контрагентамисанатория «Увильды». Вся документация
предприятия составляется программными средствами MS Office, на компьютере
у бухгалтера установлена 1С:Бухгалтерия 8.
В ресторане "Увильды" работают 2 информационные системы: R-Keeper и
1С: Бухгалтерия.
Чтобы добиться максимально эффективных результатов для ресторана,
нужна автоматизация. Оперативный метод, он же кассовый, максимально
возможным способом обеспечивает формирование базы данных о продажах, а
также автоматизирует собственно процесс продаж. Что касается офиса
ресторана, то есть менеджерского уровня, то основная задача этого модуля
состоит в формировании различных справочников, в настройке уровней
доступов и кассовых уровней. Также сюда входит и разработка различных
маркетинговых систем. Что же касается организации учёта на складе, то для
этого система R-Keeper использует программу под названием Store House.
Утилита полностью совместима с 1С, что делает работу еще более комфортной
и быстрой.
59
«R-Keeper» - это довольно многофункциональное приложение.
Рассмотрим возможности, которые получают как клиенты, так и персонал. Это
практически100% автоматизация работы кассира, бармена. Довольно важной
функцией можно считать планирование времени персонала заведения.
Безусловно, на этом возможности «R-Keeper» не ограничиваются.
Нельзя не сказать, что система имеет массу совместимых интерфейсов.
Например, 1С: Бухгалтерия седьмой и восьмой версии, а также система
бронирования Restorun и т. п. В обязательном порядке имеются специальные
мониторы для кухни и устройства, позволяющие вызвать официанта в любой
момент. Конечно, всё это не только комфорт, но и улучшение сервиса.
Практически не нужно ничего делать, система сама посчитает сумму заказа и
выдаст чек.
Конечно, нельзя не сказать о слабых сторонах. Во-первых, это зависимость
от бесперебойного электропитания и сети интернет. Если обеспечить всё это, то
можно быть уверенным в том, что «R-Keeper» не подведёт в самый
ответственный момент. Так как вся важная информация хранится в облаке,
можно не переживать за сохранность - всё надёжно защищено.
Таким образом, система работает на самых различных кассовых аппаратах.
Это и станция кассира, официанта, бармена и при необходимости менеджера.
Функциональные возможности каждой из них отличаются точно так же, как и
основное назначение. Как правило, все они объединяются в локальную сеть, что
позволяет моментально обмениваться важной информацией, обслуживать
клиентов максимально быстро и не допускать ошибок.
Система позволяет строить динамические отчеты в реальном времени, с
помощью которых Вы в любое время будете в курсе состояния бизнеса.
Интегрированная система тарификации игр позволяет производить быстрый и
безошибочный расчет стоимости игры на основе действующих тарифов. Кроме
того, в систему включена возможность отключения временных ограничений, или
ограничение по времени с автоматическим выключением света над столом.
60
Благодаря системе автоматизации кредитных карт производить платежи
теперь можно быстро и с минимальной затратой сил и времени.
Программа, предоставляет возможность владельцу ресторана вводить в
обращение персональные дисконтные карты, которые могут использоваться в
качестве накопительных бонусных, скидочных, или использоваться в качестве
оплаты части заказа.
Благодаря своей универсальности, система R-Keeper может быть
установлена на переносных терминалах, что приведет к значительному
ускорению обслуживания и повешению лояльности клиентов. На мобильном
терминале работники смогут выполнять все те же операции, что и на привычном
стационарном POS-терминале. Передача информации, веденной официантом,
осуществляется по средствам Wi-Fi.
Приведем краткую характеристику использования системы программ
1С:Предприятие Санатория «Увильды»
Используемая конфигурация программного комплекса "1С:Предприятие 8. 0"
включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе,
для автоматизации деятельности бухгалтерии, администрации и отдела кадров.
Финансово-экономический отдел в настоящее время не использует программные
решения от 1:С, его информационная система основана на программных
продуктах «R-Keeper», наиболее подходящих для решения стоящих перед
подразделением задач. При этом продукты «R-Keeper» и 1:С работают в разных
информационных системах, однако программные решения обеих фирм
позволяют использовать практически все документы в обеих программных
комплексах совместно. Такой подход позволяет автоматизировать различные
виды деятельности, используя единую технологическую платформу. Гибкость
платформы позволяет применять 1С:Предприятие 8. 0 в самых разнообразных
областях:
- автоматизация бухгалтерского учета в полном объеме, в том числе и
процессов начисления заработной платы;
- автоматизация работы отдела кадров ресторана;
61
- автоматизация основных аспектов организационной и хозяйственной
деятельности;
- ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и
произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;
- решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
На предприятии имеется три персональных компьютера, два из которых
расположены в кабинете управляющего и бухгалтера и один в кабинете
администраторов. Все они объединены внутренней сетью, позволяющей
обмениваться данными.
Помимо этого, в кабинете управляющего и администратора находится
принтер, воспользоваться которым может любой пользователь ПК.
В организации есть пять телефонов, находящихся у управляющего,
администратора, шеф-повара, а также в зоне хостес и на барной стойке. За
организацию телефонной связи отвечает офисная АТС, находящаяся на
предприятии.
Помимо этого, в залах ресторана и в зоне хостес расположены три рабочие
станции AEGIS, к каждому из которых подключены чековые принтеры Star
TSP643 ( 2шт), находящиеся на кухне и на барной стойке и фискальные
регистраторы (3 шт) "ШТРИХ-М-ФР-К".
Для безналичного расчета в ресторане имеются 3 банковских POS
терминала.
Также на предприятии имеется wi-fi роутер, который в свободном доступе
предоставляется посетителям заведения.
На предприятии используется система R-Keeper.v7. Она работает на
различных кассовых аппаратах и официантских терминалах (станциях), которые
объединены в единую локальную сеть.
Глазами пользователей, программная часть системы R-Keeper – это
несколько отдельных программ, предназначенных для главных действующих
лиц типичного предприятия общепита [14].
С помощью персональной карты официант входит в систему и может
62
сформировать заказ и отправить его на кухню, сделать дополнительный заказ,
распечатать для клиента предварительный счет, фискальный чек и т.д.
Последовательность действий официанта заложена в систему таким образом,
чтобы предотвратить махинации со счетом [19].
Для удобства официантов при выборе нужного стола в системе RKeeper
реализована возможность работы с планами залов.
Учёт финансово-хозяйственной деятельности в ресторане «Увильды»
ведется с использованием информационной системы "1С Предприятие 8.
Бухгалтерия." Программный продукт установлен на компьютере у бухгалтера,
он обеспечивает высокий уровень автоматизации ведения бухгалтерского и
налогового учёта и подготовки обязательной отчетности.
Обеспечение информационной безопасности ИТ-инфраструктуры
предусматривает решение как минимум двух задач: обеспечение состояния
конфиденциальности, целостности и доступности информации
организационными и программно-техническими средствами и обеспечение
соответствия требованиям законодательства в отношении защиты
конфиденциальной информации и персональных данных [17].
На предприятии установлен антивирус Kaspersky, который предоставляет
защиту от вирусов, троянских программ и шпионских программ.
Ведение складского учёта на предприятии общественного питания связано
с большим количеством нюансов. Товарно-материальные ценности находятся в
непрерывном движении, прибывая, убывая и перемещаясь внутри организации.
После исследования бизнес-процесса «Закупка товаров», было выявлено,
что для дальнейшего успешного ведения внутреннего документооборота
необходима его оптимизация.
Выводы по 2 главе:
Ресторан санатория «Увильды» занимается общественным питанием.
Основной бизнес-процесс, лежащий на поверхности деятельности
организации – это процесс обслуживания гостей ресторана. Обслуживание
63
происходит в соответствии со стандартами сервиса, которые разрабатываются и
совершенствуются сотрудниками АПУ.
Следующий ключевой бизнес-процесс – процесс приготовления товарных
позиций: блюд и напитков. Все готовится по определенной технологии, которая
разрабатывается кураторами поваров и барменов, в условиях, соответствующих
санитарным нормам, из продукции, имеющей необходимые сертификаты и
лицензии.
Бизнес-процесс закупки товара так же является важным, ведь он
обеспечивает возможность жизнедеятельности ресторана. Без продуктов
ресторан просто не сможет выполнять свою основную функцию, и сотрудникам
нечего будет продавать. У ресторана «Увильды» есть ряд поставщиков, с
которыми заключены договора на долгосрочной основе. Заказом товара
занимаются старшие сотрудники своих подразделений: бара, кухни.
В настоящее время система заказа не автоматизирована, планирование
необходимого количества продукции происходит эмпирическим методом и не
всегда является успешным.