72
Создание шаблона «Счет».
Для формирования «Счета» настраиваем шаблон в соответствие с
реквизитами компании продавца и реквизитами клиентов. В шаблоне можно
использовать логотип компании, печать, факсимиле подписей директора и
бухгалтера. Можно использовать несколько реквизитов компании-поставщика
для работы с разными группами клиентов (юридические лица, ИП, физические
лица). Рисунок 26.
Рисунок 26 – Настройка статусов «Счета»
Интеграция с 1С. Интеграция с 1С позволяет обмениваться
информацией по счетам. Созданный «Счет» можно передать в 1С для контроля
оплаты. При установлении в 1С статуса «Оплачен», данные предаются в
«Битрикс24»
Формирование визуальных и табличных «Отчетов».
Визуальные и табличные отчёты позволяют построить сквозную
аналитику продаж от поступления «Лид» до оплаты «Счета».
Формируются отчёты по оценке работы менеджеров по продаже
Доходность по «Товарам» (валовый доход по реализованным услугам.
73
3.4 Расчет экономической эффективности для ООО «СК-Полимеры»
Для каждой конкретной автоматизированной системы (АС), включая и
CRM-системы, цель ее создания состоит в обеспечении наиболее полного
использования потенциальных возможностей объекта автоматизации для
решения поставленных перед ней задач .
Эффективность АС определяют сопоставлением результатов от
функционирования АС и затрат всех видов ресурсов, необходимых для ее
создания и развития. Создание, внедрение и сопровождение АС в каждом
конкретном случае требует проведения расчетов, позволяющих определить
величину эффекта, получаемого в результате автоматизации процесса.
В таблице 9 приведен расчет трудоемкости разработки информационно-
программного обеспечения процесса учета расчетов с контрагентами,
реализованного в процессе написания работы.
Таблица 9
Поэтапный план разработки автоматизированной системы учета
расчетов с контрагентами
Этап
Трудоемкость, дни
1 Анализ деятельности и оценка возможностей
существующего процесса учета расчетов с контрагентами
ООО «СК-Полимеры»
5
2 Формирование нового подхода к учету расчетов с
контрагентами в ООО «СК-Полимеры»
5
3 Анализ функциональных возможностей
информационных систем для работы с клиентами на
рынке информационных технологий
7
4 Разработка автоматизированной системы учета
расчетов с контрагентами в ООО «СК-Полимеры»
14
Всего:
31
Таким образом, общее время, затраченное на разработку
автоматизированной системы учета расчетов с контрагентами, составило 31
день.
Участники проекта разработки автоматизированной системы учета
расчетов с контрагентами: студент специалист.
74
Реализация процесса разработки и внедрения требует расчета затрат и
оценки эффективности. Расчет затрат требует составления сметы. В смету затрат
включаются все затраты, связанные с разработкой и внедрением
информационно-программного обеспечения.
Смета затрат включает в себя следующие статьи затрат :
материальные затраты;
основную заработную плату;
дополнительную заработную плату;
отчисления на социальные нужды;
затраты на электроэнергию;
амортизацию;
прочие расходы.
З
т
= P×Q
,
(1)
где P – цена одной единицы продукции (руб.);
Q – количество единиц продукции (шт.).
Расчет величины материальных затрат приведен в таблице 10.
Таблица 10
Расчет материальных затрат
Статья затрат
Количество,
шт.
Цена одной единицы
продукции,
руб.
Сумма затрат,
руб.
Упаковка бумаги
1
150
150
Картридж для
принтера
1
1900
1900
Флеш-карта (1ГБ)
1
190
190
Итого
–
–
2240
Таким образом, сумма материальных затрат составила 2240 руб.
Основная заработная плата рассчитывается по формуле:
ЗП
осн
= (Сч×Т)×1,5
(2)
75
где Сч – часовая тарифная ставка;
Т– трудоемкость в часах;
1,5 – районный коэффициент (20%) и северная надбавка (30%).
По вышеприведенной формуле определяется основная заработная плата
всех участников разработки автоматизированной системы учета расчетов с
контрагентами. Результаты расчета отражены в таблице 11.
Таблица 11
Расчет основной заработной платы участников разработки
Участник
Часовая тарифная
ставка, руб.
Трудоемкость,
часы
Заработная
плата, руб.
Консультант по
экономической части
210
10
3150
Консультант по
информационной части
210
10
3150
Итого
6300
Оплата услуг разработчика фиксированная, устанавливается перед
заключением договора. Таким образом, общая сумма заработной платы
разработчика составила 17500 рублей.
Дополнительная заработная плата рассчитывается, как 10% от основной
заработной платы. Для консультантов она рассчитывается по формуле:
ЗП
доп
= ЗП
осн
×0,1
,
(3)
где ЗП
осн
– основная заработная плата;
ЗП
доп
– дополнительная заработная плата.
Для каждого отдельного консультанта дополнительная заработная плата
составила 315 рублей, а в общем – 630 рублей.
Отчисления на социальные нужды составляют 33,7%, (где в
Пенсионный фонд РФ –22%, в Фонд социального страхования РФ – 2.9%, в
Федеральный фонд обязательного медицинского страхования –5.1 % и
страховой тариф на обязательное социальное страхование от несчастных
случаев на производстве и профессиональных заболеваний – 3,7%) и
рассчитываются по формуле:
76
З
отч
= ЗП
общ
×0,337
(4)
где З
отч
– сумма отчислений на социальные нужды;
ЗП
общ
– сумма основной и дополнительной заработной платы (для
консультанта).
В итоге отчисления на социальные нужды для каждого консультанта
составили 1167,7 рублей, общие отчисления на социальные нужды составляют
– 2335,4 рублей.
Для разработки автоматизированной системы учета расчетов с
контрагентами был задействован персональный компьютер, следовательно,
необходимо рассчитать затраты на электроэнергию по следующей формуле:
З
эл
=
Р
эв
м
×
t
эв
м
×К
дн
×С
эл
(5)
где Р
эвм
– суммарная мощность ЭВМ (0,15 кВТ);
t
эвм
– время работы компьютера в сутки ( в среднем, 8 часов);
К
дн
– период разработки (31 день);
С
эл
– стоимость 1 кВт/ч электроэнергии, рублей ( 2,34 руб/кВт).
З
эл
= 0,15×8×31×2,34 = 87,05 рубля
Согласно статье 256 Налогового кодекса РФ, амортизируемым
имуществом (при условии того, что оно введено в эксплуатацию до 1 января 2016
года) признается имущество со сроком полезного использования более 12
месяцев и первоначальной стоимостью более 40 тыс. рублей.
Первоначальная стоимость персонального компьютера, используемого
для разработки, составляет 35 тыс. рублей. Таким образом, амортизационные
отчисления на данное имущество не начисляются и, следовательно, их сумма в
смете затрат на разработку равна нулю.
В прочие затраты можно включить оплату интернета, в сумме 400
рублей в месяц. Таким образом, сумма прочих затрат за весь период разработки
составила 400 рублей.
77
Смета затрат на разработку автоматизированной системы учета расчетов
с контрагентами представлена в таблице 12.
Таблица 12
Смета затрат на разработку автоматизированной системы
учета расчетов с контрагентами
Статья затрат
Стоимость, руб.
1 Материальные затраты
2240
2 Основная заработная плата
23800
3 Дополнительная заработная плата
630
4 Отчисления на социальные нужды
2335,4
5 Электроэнергия
87,05
6 Амортизация
0
7 Прочие затраты
400
Итого
29489
Для расчета затрат на внедрение автоматизированной системы учета
расчетов с контрагентами «Битрикс24» в ООО «СК-Полимеры» в учет не
берется стоимость компьютера и оплата Интернета, в связи с тем, что данное
оборудование уже имеется в компании и, соответственно, не требует
дополнительных вложений.
Так как «Битрикс24» является облачным сервисом, стоимость
пользования системой зависит от выбранного тарифа. В данном случае
стоимость системы будет составлять 2490 рублей в месяц, то есть 29880
рублей в год. При такой стоимости предоставляются все условия пользования,
необходимые в ООО «СК-Полимеры». Также для работы с системой требуется
предварительное обучение, производиться в рамках работы и выполняется
студентом, затраты на обучение персонала равны нулю. Далее необходимо
выявить показатели улучшения работы процесса учета расчетов с контрагентами
в компании, которые определяют эффективность внедрения
автоматизированной системы. Данные показатели делятся на качественные и
количественные. В роли количественных показателей выступает увеличение
скорости выполнения контроля над расчетами, снижение затрат времени
работника на выполнение учета. Качественные показатели характеризуются
78
расширением функциональных возможностей программы, увеличением
возможностей ведения учета.
Важной характеристикой является производительность труда. Чтобы
оценить данный показатель необходимо спрогнозировать потенциально
возможное сокращение времени на выполнение процесса учета расчетов с
контрагентами работником (то есть то время, которое будет сэкономлено, может
быть затрачено на выполнение дополнительного объема работ). Расчет
производительности труда представлен в таблице 13.
Таблица 13
Производительность труда при внедрении автоматизированной
системы
Действие
Продолжительность действия
Увеличение
производительности, %
до внедрения
системы, мин
После
внедрения
системы, мин
Проведение работ
с контрагентом
60
15
75
Сотрудник, осуществляя учет расчетов с контрагентами, до внедрения
автоматизированной системы затрачивал на этот процесс около часа, так как не
было общей базы хранения информации по расчетам с контрагентами и поиск
нужной информации занимал достаточно большое количество времени. Время
выполнения учета значительно сократилось, за счет внедрения
автоматизированной системы, позволяющей осуществлять поиск всей нужной
информации по счетам и платежам, устанавливая при этом всевозможные
фильтры для поиска. Таким образом, производительность труда работника
увеличилась на 75%.
Если учесть, что затраты времени на проведение учета уменьшаются, то
можно сказать о том, что происходит сокращение трудовых ресурсов, за счет
которых проявляется экономический эффект. Исходя из этого можно рассчитать
предполагаемый экономический эффект.
Для начала необходимо рассчитать экономию времени на проведении
анализа за счет внедрения программного модуля по формуле:
79
Э
ч
= Р×В
а
×12, (6)
где Э
ч
– сэкономленные часы;
Р – число работников, осуществляющих учет;
В
а
– время для проведения учета в месяц.
Так как в процессе задействованы 5 сотрудников, а учет осуществляется
ежедневно, то экономия в часах по формуле (6) составляет:
Э
ч
= 5×7,5×12 = 450 ч.
Затем можно найти сумму, которую можно сэкономить за счет более
эффективного использования рабочего времени сотрудников по формуле:
С
э
=
Э
ч /
К
ч /К
д
×С
рзп
(7)
где С
э
– сумма экономии;
К
ч
– количество рабочих часов в день;
К
д
– Количество рабочих дней в месяц;
С
рзп
– средняя зарплата специалиста.
Количество рабочих часов в день – 8, количество рабочих дней в месяце
– 22, средняя заработная плата специалиста составляет – 45000 рублей, тогда по
формуле (7):
С
э
= 450/8/22×45000 = 115056,8 руб./год.
Таким образом, за счет более эффективного использования времени
работников, предполагаемый экономический эффект будет составлять 115056,8
руб./год.
Одним из классических и широко применяемых методов оценки
эффективности является метод чистой приведенной стоимости, от английского
Net Present Value (NPV). Суть данного метода состоит в сравнении доходов от
проекта и инвестиционных затрат, приведенных к началу осуществления
финансирования. Таким образом, метод NPV позволяет учитывать влияние
80
временного фактора при оценке инвестиционного проекта. Чистая приведенная
стоимость проекта рассчитывается по формуле :
(8)
где
CF – сумма денежного потока;
r – ставка дисконтирования;
I
0
– первоначальные инвестиции в проект;
t – количество лет.
Как видно по формуле, в процессе расчета NPV принимает участие
ставка дисконтирования. Ставка дисконтирования представляет собой
минимальную доходность, которую будет получать инвестор при
альтернативном вложении своих средств в соответствии с рисками .
В качестве ставки дисконтирования наименее рискованного проекта
можно рассматривать ставку рефинансирования Центрального банка России.
На 2019г. данная ставка составляет 7,25% .
В таблице 14 рассчитаем NPV за 5 лет функционирования внедряемой
системы.
Таблица 14
Расчет NPV
Перио
д
Первоначаль
ны е
инвестиции в
проект (I
0
),
руб.
Денежный
доход, руб.
Денежный
расход,
руб.
Денежный
поток
(CF),
руб.
Дисконтированн
ый денежный
поток
0
(59369)
1
115056,8
29880
85176
79418,18
2
115056,8
29880
85176
74049,59
3
115056,8
29880
85176
69043,90
4
115056,8
29880
85176
64376,60
5
115056,8
29880
85176
60024,80
NPV
346913,07
Видим, что на пятый год функционирования CRM-системы NPV
составит 346913,07 рублей.
Далее рассчитаем срок окупаемости проекта по формуле:
81
PP = I/CF
(9)
где
I
0
– первоначальные инвестиции в проект;
CF
сг
– ежегодные средние поступления, которые являются результатом
реализации проекта.
Тогда по формуле (9):
PP
= 59369/115056,8= 0,51 года = 6,2 ≈ 6 месяцев
Таким образом, срок окупаемости проекта составит 6
месяцев.
Фактический коэффициент экономической эффективности разработки:
Е
ф
=1/0,51=1,96
Так как Е
ф
> 1, то разработка и внедрение разрабатываемого продукта
являются эффективными, т. е. эффект от использования данной системы окупает
все затраты, связанные с проектированием и эксплуатацией.
Автоматизация учетов расчетов с контрагентами дает компании ООО
«СК-Полимеры» общую экономию денежных средств около 85176 рублей в
год. Это произойдет за счет увеличения производительности работников на
75% и экономии денежных средств на расходные материалы, при расходах
компании 29746 рублей на разработку и внедрение системы.
Таким образом, внедрение автоматизированной системы учета расчетов
с контрагентами требует невысоких денежных и трудовых затрат, а
эффективность результата работы с предложенной системой гораздо выше.
Предлагаемая к внедрению система «Битрикс24» позволит достичь повышения
производительности труда за счет сокращения затрат времени на выполнение
процесса учета расчетов с контрагентами. Снизится количество ошибок в работе
персонала, всю информацию о взаимодействии с клиентом можно будет хранить
в одном месте, что значительно облегчит ее поиск.
Итоги по разделу: Из проделанного анализа и расчетов, можно сказать,
что экономический эффект от внедрения «Битрикс24» для ООО «СК-