63
График рекомендуется оформить распоряжением руководителя, как
приложение к приказу об учетной политике. С графиком документооборота
следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за
составление и представление тех или иных документов.
В графике документооборота перечисляются все документы и
определяются лица, ответственные за их составление. Также в графике
перечисляются все этапы движения «первичных документов» от одного
исполнителя к другому, указываются сроки прохождения документов.
Для того чтобы добиться выполнения графика всеми работниками, из
него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются
«подведомственные» данному сотруднику документы, сроки и адреса их
представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере
деятельности конкретного исполнителя, сроки их представления следующему
ответственному лицу. Ответственность за соблюдение графика несут все
указанные в нем сотрудники, а контроль за исполнение графика
документооборота осуществляет главный бухгалтер.
В случае несоблюдения работниками графика документооборота, на них
налагается материальное взыскание в виде лишения премии. Но к такой мере
можно прибегать только в крайнем случае, если работники не реагируют на
устные замечания о несвоевременности представления документов.
Для большей уверенности в выполнении графика документооборота,
целесообразно предусмотреть в должностных инструкциях работников
обязанности по соблюдению графика документооборота.
Очень мало внимания в ООО «УАЗ-Эксперт» уделяется проведению
инвентаризаций, которые в принципе должны быть нацелены на выявление не
ходовых залежалых товаров.
Недостатком проводимых инвентаризаций является то, что они требуют
отвлечения работников, тормозят работу склада по приемке и отпуску товаров,
поэтому они проводятся очень редко и в исключительных случаях. Не
утверждена постоянно действующая комиссия по проведению инвентаризаций,