подпись расшифровка
Содержание
Введение………………………………………………………….…………
6
ГЛАВА 1. Теоретические требования к организации кадрового
документооборота………………………………………………..…………
10
1.1. Понятие и значение документооборота……………………..……….
10
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации……………………………………………………
14
1.3. Организация кадрового документооборота…..……………………..
24
Выводы по главе 1………………………………………………………….
30
ГЛАВА 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации ООО «Верта»………………………………………………..
32
2.1. Анализ деятельности организации ООО «Верта»…………..……..
32
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров………………….…
35
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации ООО «Верта»
39
Выводы по главе 2…………………………………………………………
57
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ООО «Верта»
58
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота
организации ООО «Верта»…………………………………...…………….
58
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации ООО «Верта»…………………………
63
3.3. Оценка предложенных рекомендаций……………………………….
64
Выводы по главе 3………………………………………………………….
66
Заключение…………………………………………………….……………
68
Список использованной литературы…………………………..………….
72
Приложения……………………………………………………..…………..
74
Введение
Актуальность темы выпускной квалификационной работы.
Рационализации документационного обеспечения управления на
предприятиях любой формы собственности необходимо уделять большое
внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к
серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет
более совершенной системы документационного обеспечения управления
достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов,
их сохранение, использование и правильный отбор на государственное
хранение.
Кадровая служба выполняет две важных функции в деятельности
предприятия
-Управление трудовыми отношениями
- Документальное оформление трудовых отношений
В современных условиях для повышения эффективности управления
необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на
информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы
аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих
работников. От того, насколько профессионально ведется документация,
зависит успех управленческой деятельности в целом.
Информация о персонале аккумулируется в кадровых службах,
деятельность которых сегодня, как правило, поддерживается теми или иными
программными приложениями для автоматизации процессов ведения
кадрового учета, расчета заработной платы и пр. Решение проблемы
управления документацией в современных условиях позволит
целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций,
обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ
потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами
времени, труда и средств.
Как показывает практика, сегодня наблюдается большое разнообразие
в том, как в современных компаниях организовано кадровое
делопроизводство и учет кадров, насколько часто и каким образом работники
кадровых служб повышают свою профессиональную квалификацию, какие
программные продукты используют в своей работе. В одних организациях
для кадрового учета вполне достаточно возможностей типовых программ,
других устраивает адаптированный вариант, а третьим требуется
специальный программный продукт или комплексная система управления,
разработанная только для учета персонала их компании.
Тема данного дипломного проекта выбрана не случайно, чему
свидетельствует текущая ситуация с организацией кадровой деятельности в
организации ООО «Верта».
Данная тема особенно актуальна по ряду причин, таких как:
- недостаточной скоростью при выполнении рутинных операций при
работе с кадрами;
- отсутствие систематизации данных;
- отсутствие автоматизированной системы документооборота;
- делопроизводство кадровой службы осложняется недостаточной
продуманностью бизнес-процессов и взаимодействия структурных
подразделений
Цель дипломной работы состоит в исследовании системы современного
кадрового делопроизводства предприятия и направлений его улучшения на
примере организации ООО «Верта».
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
1. Изучить теоретические требования к организации кадрового
документооборота;
2. Провести анализ и оценку кадрового документооборота на примере
организации ООО «Верта»;
3. Дать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ООО «Верта».
Предметом исследования является организация кадрового
документооборота на примере организации ООО «Верта».
Объектом исследования является организация ООО «Верта».
Теоретической основой исследования по проблемам организации
труда послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков
таких, как: Алавердов А.Р., Воробьев Л.И., Щекин Г.В., Андропова И.Ю.,
Андропова И.Л., Макарова Н.В., Леженкина Т.И., Семенихин В.В., Андреева
В.И., Пушкарев Н.Ф., Сульчинская Э.Э., Тихомирова Л, Тихомиров М.Ю.,
Войченко Е.Г., Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л., Киселев Л.Н., Федосеев В.Н.,
Капустин С.Н.
Информационная база: законодательные и нормативно-правовые
акты, документы компании, статистическая отчетность, данные первичного
учета исследуемого предприятия.
В процессе работы над дипломной работой использованы следующие
методы исследования и обработки информации: количественной и
качественной оценки и обработки информации, наблюдение, изучение
документов, метод сравнительного анализа, методы кадрового аудита и др.
Практическая значимость исследования состоит: в возможности
использования разработанных в третьей главе рекомендаций по
совершенствованию организации кадрового документооборота в выбранной
для исследования организации.
Результаты исследований в виде предложений и конкретных
разработанных документов проходят процесс согласования и внедрения в
работу организации ООО «Верта».
В процессе подготовки дипломной работы были использованы
многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское
дело», «Делопроизводство и документооборот предприятия». Источниками
для написания дипломной работы явились нормативные материалы ООО
«Верта».
Структурно дипломная работа состоит из введения, трех глав и
заключения.
Во введении обоснована актуальность исследования, определены цель,
объект, предмет, сформулированы задачи, методология и методы
исследования, показаны новизна, (теоретическая) и практическая значимость
работы.
В первой главе даны теоретические основы кадрового
документооборота, и его законодательного регулирования.
Во второй главе проанализирована роль кадровой службы в системе
управления персоналом и особенности кадровой документации ООО «Верта».
Третья глава работы посвящена возможности внедрения
автоматизации кадрового документооборота в ООО «Верта». Проведен
подбор системы автоматизации и рассмотрена эффективность её внедрения.
В заключении подведены общие итоги дипломного исследования,
изложены основные выводы, определены проблемы, требующие
дальнейшего детального изучения.
В приложениях приведены документы, разработанные и используемые
в деятельности кадровой службы ООО «Верта».
Глава 1. Теоретико-методологические требования к
организации кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Документооборот - это деятельность на предприятии, благодаря
которой осуществляется движение документов с момента создания до
направления в архив. Существует три потока документов – входящие,
исходящие и внутренние (используются в процессе управления внутри
организации).
Этапы прохождения документации:
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение;
- регистрация документа;
- рассмотрение руководством;
- передача на исполнение.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление (например, прием,
перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания,
командировка, отпуск, увольнение и др.).
Существует и электронная система документооборота и обработки
документации. Для этого должна быть создана база данных на сервере
организации. Доступ к ней возможен для сотрудников организации по
локальной сети или же через Интернет. По желанию доступ может быть
ограничен для определенных подразделений (например, для бухгалтерии,
секретариата, отдела кадров и высшего руководства), что создается
программистами и разработчиками интерфейса. В базе данных хранятся
важные документы в специально созданных папках, которые распределяют
по иерархии структур подразделения в данной организации.
Кадровые документы имеют юридическую силу . С помощью
некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных
письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в
суде.
Кадровая документация является основанием для начисления
заработной платы, премий, пособий и прочих выплат, которые влияют на
затраты организации и уменьшают налогооблагаемую базу. Помимо этого
кадровая документация придает большую прозрачность трудовому процессу.
В настоящее время правильность ведения кадрового документооборота и
оформления взаимоотношения между работником и компанией проверяется
Федеральной инспекцией по труду РФ и Инспекциями Федеральной
Налоговой Службы.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно
решить сразу несколько задач:
- документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как
для работников, так и для работодателя;
- разрешить трудовые споры.
По основным кадровым процедурам различают следующие виды
кадровых документов.
1. Документация по приему на работу:
- заявление о приеме на работу;
- контракт о назначении на должность;
- приказ о приеме на работу;
- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
- заявление о переводе на другую работу;
- представление о переводе на другую работу;
- приказ о переводе на другую работу.
• Документация по увольнению с работы:
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении;
- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
- график отпусков;
- заявление о предоставлении отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
- представление о поощрении;
- приказ о поощрении;
- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении
дисциплинарного взыскания.
Комплекс кадровых документов, исходя из основных
управленческих задач можно также представить в виде системы,
включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и
различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы)
документов.
1. Организационно-правовая документация:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение об оплате труда;
- положение о премировании;
- правила внутреннего трудового распорядка
- график отпусков;
- должностные инструкции.
2. Персональная документация:
- трудовая книжка;
- личное дело;
- личная карточка работника.
3. Договорная документация:
- коллективный договор (соглашение);
- трудовой договор.
4. Распорядительная документация
— приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с
кадрами, отражающие движение и учет кадров
- приказ о приеме;
- приказ об увольнении;
- приказ о переводе;
5. Учетная кадровая документация:
- учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация (к локальным
нормативно-правовым актам относятся):
- правила внутреннего трудового распорядка;
- коллективный договор;
- штатное расписание;
- положение о должностной инструкции;
- положение о защите персональных данных работников;
- положение по оплате труда;
- положения о структурных подразделениях и др.
Организационные и распорядительные документы являются
внутренними документами организации
Состав документов кадровой службы в реальности значительно
шире, он включает переписку с другими сторонними организациями,
контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а
также значительный объем нормативной и нормативно-справочной
документации.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует
единообразную практику применения норм права и является правовой
основой деятельности кадровой службы.
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации
Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной
документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти
документы проходят через кадровую службу компании. Человеку
непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем.
Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании
существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое
строго определенное место в системе организационного документооборота
Нормативно-методическое обеспечение системы управления
человеческими ресурсами - это совокупность документов и нормативно-
справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования,
характеристики, методы, используемые при решении задач организации
труда и управления человеческими ресурсами и утвержденные в
установленном порядке компетентным соответствующим органом или
руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для
эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по
вопросам управления человеческими ресурсами. Оно состоит в организации
разработки и применения методических документов, а также ведении
нормативного хозяйства в системе управления человеческими ресурсами.
Нормативно-методические документы подразделяются на три
группы:
- нормативно-справочные документы;
- документы организационного, организационно-распорядительного и
организационно-методического характера;