Невозможность отказа от бумажной формы ряда видов кадровых
документов обусловлена тем, что в них необходимо оформлять личные
подписи.
Личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2) очень
удобно вести именно в электронной форме, поскольку в нее постоянно
вносится информация о работнике и его работе. Однако требование в
определенных случаях оформлять в личной карточке подписи сотрудника
кадровой службы и самого работника, на которого заведена карточка,
объясняет необходимость ведения этого документа в традиционном
бумажном виде.
В электронном делопроизводстве используются как электронные
документы, созданные непосредственно с помощью средств компьютерной
обработки информации и подписанные электронной цифровой подписью, так
и те, которые создавались как бумажные документы, а затем были
переведены в электронный вид.
Таким образом, электронный кадровый документооборот призван:
• оптимизировать работу отдела кадров;
• обеспечить доступность и быстроту поиска документов;
• уменьшить затраты на содержание персонала;
• усилить контроль правильности оформления и хранения
документов;
• обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в
документах (персональных данных работников);
• сделать работу отдела современной, профессиональной и
продуктивной.
Вывод по второй главе:
В кадровой службе ООО «Верта» работают 3 сотрудника:
руководитель и два специалиста. Между специалистами работа распределена
равномерно.
Задачи, которые приходится решать кадровой службе достаточно
разнообразны:
• прогнозирование и планирование потребности предприятия в
кадрах;
• комплектование предприятия необходимыми кадрами;
• обеспечение движения кадров, подготовка резерва на
выдвижение;
• повышение квалификации работников;
• проведение регулярной аттестации;
• учет и анализ личного состава предприятия и др.
В ООО «Верта» ведение кадрового делопроизводства осуществляется в
Excel, не лицензионное ПО, установленное сотрудниками в целях упрощения
кадровой работы.
В связи с этим не лицензионное программное обеспечение Excel имеет
ряд недостатков:
• сбой системы, которое влечет за собой не сохранение внесенных
данных;
• отсутствует обновление программного обеспечения;
• не корректная работа программного обеспечения;
• небольшой функционал программного обеспечения.
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ООО
«Верта»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации
ООО «Верта»
По результатам анализа правильности оформления распорядительных
документов в ООО «Верта» можно сделать следующие выводы (приложение
2):
• Есть некоторые технические ошибки при оформлении приказов в
соответствии с требованиями по заполнению унифицированных форм, что
может повлечь претензии налоговых органов при принятии этих документов
для целей бухгалтерского учета.
• Не налажена система регистрации, нумерации и ведения
приказов исходя из вида документов и сроков их хранения, что создаст
проблемы при сдаче документов в архив.
Для исправления нарушений при оформлении приказов необходимо:
• Проверить приказы по личному составу на каждого работника
организации, выявив все нарушения.
• Собрать подписи работающих сотрудников под приказами с
простановкой (собственноручно) реальных дат ознакомления.
• Разработать номенклатуру документов, разделив приказы по
видам и срокам хранения.
По результатам анализа нарушения трудового законодательства по
отпускам и оформлению документов по отпуску в ООО «Верта» можно
сделать следующие выводы (приложение 3):
• Есть некоторые технические ошибки при оформлении
документов на отпуск, что может повлечь претензии архивных органов и
налоговых органов при принятии этих документов для целей бухгалтерского
учета.
• Достаточно много грубых нарушений в порядке предоставления
ежегодного отпуска, что может повлечь риск привлечения работодателя к
ответственности (уголовной, административной) за нарушение норм охраны
труда.
План исправления нарушений:
• Проверить все документы по отпуску на каждого работника
организации, выявив все нарушения и скорректировав сведения в карточке Т-
2, подведя итоги по задолженности перед работником.
• Собрать подписи работающих сотрудников под приказами с
простановкой (собственноручно) реальных дат ознакомления.
• Разработать политику предоставления ежегодных отпусков с
оценкой всех юридических, бухгалтерских и управленческих рисков.
По результатам анализа нарушения трудового законодательства по
оплате труда и оформлению документов в ООО «Верта» можно сделать
следующие выводы (приложение 4):
• Есть некоторые технические ошибки при оформлении
документов на оплату, что может повлечь претензии архивных органов и
налоговых органов при принятии этих документов для целей бухгалтерского
учета.
• Достаточно много грубых нарушений в порядке оплаты труда
работников, что может повлечь риск привлечения работодателя к
ответственности (уголовной, административной) за нарушение норм
трудового законодательства.
План исправления нарушений (приложение 5):
• Собрать подписи работающих сотрудников под приказами с
простановкой (собственноручно) реальных дат ознакомления.
• Разработать типовую форму расчетного листа.
Краткий вывод по данному разделу:
• Есть некоторые технические ошибки при оформлении
документов по режиму работы, что может повлечь претензии архивных
органов и налоговых органов при принятии этих документов для целей
бухгалтерского учета.
• Достаточно много грубых нарушений в порядке режима работы
персонала, что может повлечь риск привлечения работодателя к
ответственности (уголовной, административной) за нарушение норм
трудового законодательства.
План исправления нарушений:
• Собрать подписи должностных лиц под табелями учета рабочего
времени.
• Скорректировать режимы работы персонала с учетом реального
графика.
• Оплатить работникам денежную компенсацию согласно
требованиям ст. 236 Трудового кодекса за нарушения в сроках выплаты.
По результатам аудита содержания внутренних нормативных актов
можно сделать вывод о том, что в ООО «Верта» нет всех необходимых
локальных нормативных актов, что лишает работодателя возможности
применения процедур наложения дисциплинарного взысканий (приложение
6).
План исправления нарушений:
• Разработать недостающие локальные нормативные акты.
• Утвердить их с учетом мнения представительного органа.
• Довести до сведения всех работников под роспись.
По результатам аудита содержания трудовых договоров можно сделать
вывод о том, что в ООО «Верта» текст трудового договора нуждается в
корректировках с учетом требований действующего законодательства к
содержанию трудового договора. В связи с этим необходимо оформить
необходимые корректировки приложением (соглашением) к договору в
письменной форме (двух экземплярах), подписав с работников и выдав один
экземпляр ему на руки (табл. 9).
В компании регистрационная система не соответствует требованиям
законодательства и не выполняет задачи защиты интересов работодателя в
случае трудового конфликта (приложение 7).
Таблица 9
Результаты аудита регистрационной системы
Журналы
регистрации и
описание
выявленных
нарушений
Ссылка на
нормативный акт,
который нарушен
работодателем
Возможные
санкции при
проведении
инспекционной
проверки
Анализ
документа в
качестве
защиты
интересов
работодателя
Нет журнала
учета
мероприятий по
контролю,
который должен
быть прошит,
пронумерован и
заверен печатью
юридического
лица.
Федеральный закон от
26.12.2008 N 294-ФЗ
(ред. от 12.03.2016) "О
защите прав
юридических лиц и
индивидуальных
предпринимателей при
осуществлении
государственного
контроля (надзора) и
муниципального
контроля"
Ст.9 п.5.
1. Обязательное
требование
исправить данное
нарушение в
установленный срок.
2. Работодателю
данный журнал
необходим для
подтверждения
факта проводимой
проверки.
Оформить.
План исправления нарушений:
• Для защиты интересов работодателя и соблюдения
установленных требований законодательства оформить все обязательные для
ведения журналы.
• Журналы, которые обязательными не являются (перечень
приведен в конце отчета) оформить при необходимости для защиты
интересов работодателя.
• Все журналы оформить с учетом архивных требований: прошить,
пронумеровать, оформить заверительную запись в установленном порядке.
В ООО «Верта» нормы охраны труда не соответствуют требованиям
законодательства и не выполняют задачи защиты интересов работодателя в
случае трудового конфликта, что может привести к привлечению
работодателя к ответственности вплоть до уголовной и\или приостановки
деятельности организации до 90 суток (приложение 8).
План исправления нарушений:
• Создать службу охраны труда.
• Разработать инструкции по охране труда, ознакомив всех
работников с ними под роспись и собственноручно проставленную дату.
• Провести медицинские осмотры для категории работников, для
которых их прохождение является обязательным.
• Обеспечить работникам безопасные условия труда.
• Провести аттестацию всех рабочих мест.
В ООО «Верта» требования по формированию архива и оформлению
документов в соответствии с архивным законодательством не соблюдаются,
что может привести к привлечению работодателя к административной
ответственности, возникновению проблем при сдаче документов в архив и
возникновению проблем у работников для подтверждения стажа в
дальнейшем.
План исправления нарушений:
• Разработать номенклатуру дел.
• Сформировать внутренний архив в организации с соблюдением
установленных требований или организовать порядок передачи документов в
ведомственные архивы.
По данным приложения 9 можно сделать следующие выводы:
• Есть некоторые технические ошибки при оформлении
документов по командировкам и служебным поездкам, что может повлечь
претензии архивных органов и налоговых органов при принятии этих
документов для целей бухгалтерского учета.
• Достаточно много грубых нарушений в порядке оплаты
командировок, что может повлечь риск привлечения работодателя к
ответственности (уголовной, административной) за нарушение норм
трудового законодательства.
План исправления нарушений:
• Собрать подписи должностных лиц под документами о
командировках.
• Оплатить работникам время нахождения в пути, с учетом
денежной компенсации согласно требованиям ст. 236 Трудового кодекса за
нарушения в сроках выплаты.
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в организации ООО «Верта»
Нами предлагается внедрение автоматизированной системы кадрового
делопроизводства «Контур-Персонал».
Она автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство:
• ведение штатного расписания;
• ведение личных карточек;
• оформление командировок;
• оформление отпуска;
• табельный учет рабочего времени;
• формирование и ведение приказов по личному составу и др.
Система «Контур-Персонал», обеспечивающая кадровое
делопроизводство, успешно используется в ведомственных структурах с
подчиненными и территориально распределенными организациями, позволяя
обрабатывать кадровую информацию во всех этих организациях.
«Контур-Персонал» (система кадрового делопроизводства) отличается
следующими преимуществами:
• реализована на базе новейших технологий;
• гибко настраивается;
• система успешно используется как в небольших организациях,
так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров
предприятия).
Возможности:
Программа «Контур-Персонал» позволяет эффективно и правильно
вести кадровый учет в организациях любой численности:
• Достаточно оформить и утвердить приказ — и вся информация
об исполняемой должности, оплате труда, графике работы, положенных
отпусках автоматически заносится в карточку сотрудника и табель. Таким
образом, упрощается ведение личной карточки Т-2 и оформление табеля
учета рабочего времени.
• Программа учитывает требования трудового законодательства.
При утверждении приказа на отпуск, программа сама определит,
исключаемые периоды в 2015 году, необходимость освобождения ставки
сотрудника в случае отпуска по беременности и родам или по уходу за
ребенком и т д.
• Программа хранит историю изменения реквизитов сотрудника и
предприятия. Если приказ вступил в силу - все изменения автоматически
регистрируются в системе. Приказ отозван — изменения будут
автоматически аннулированы, однако память о них останется в архиве
программы.
• Программа предупреждает о наступлении какого-либо
события или необходимости составления того или иного приказа,
напоминает об окончании срока действия аттестации сотрудника, окончании
испытательного срока или истечении срока действия трудового договора или
временного замещения. Также «Контур-Персонал» следит за изменениями в
стаже, надбавках, днях отпуска, чтобы правильно вести расчеты по
документам.
• Программа имеет развитую систему формирования отчетности:
готовит выборки на любой день по любым критериям; формирует отчетность
в ПФР и ФСС, а также другие контролирующие органы. Система умеет
строить отчеты, производить анализ и формировать приказы для принятия
управленческих решений.
Отраслевые и индивидуальные особенности кадрового учета на
предприятии учитываются в программе путем простых настроек.
3.3. Оценка предложенных рекомендаций
Время внедрения кадровой системы зависит от масштаба предприятия,
наличия филиалов, количества работников и численности персонала
кадровых служб. В процессе внедрения необходимо обучить персонал работе
с системой и, как правило, загрузить в новую систему существующие
кадровые данные.
Полный цикл внедрения занимает 1–2 месяца.
Обычно кадровая система тесно связана с системой расчета заработной
платы. Обе они внедряются, как правило, одновременно. Так как на новую
систему расчета заработной платы удобнее всего переходить с начала года,
то заключительный этап внедрения должен заканчиваться декабрем текущего
года.
Стоимость автоматизации кадрового делопроизводства обычно
складывается из стоимости программного обеспечения, услуг
по его настройке и адаптации, стоимости обучения персонала, а также
переноса данных.
В стоимость ПО «Контур-Персонал» входит автоматизация 3 рабочих
места, включая ежегодное обновление данных.
Кроме того, нам понадобится обучение сотрудников. Сотрудники
службы персонала пройдут специализированные курсы подготовки по работе
с данным программным обеспечением.
Отразим затраты в таблице 10.
Таблица 10
Программа внедрения автоматизированной системы кадрового
учета
№
Наименование
мероприятия
Стоимост
ь
внедрени
я
Общая
стоимость
1
Приобретение
лицензионного продукта
«Контур-Персонал»
пакет
включает 3
рабочих места
14800*3=44
400
2
Заключение договора на
абонентское обслуживание
системы
1 год
бесплатно
3
Обучение сотрудников
службы персонала работе с
программным комплексом
5000 р за
обучение 1
сотрудника
15 000
4
Введение данных по учету
кадров в модули
программного комплекса
1
сотрудник в
течении 3
24 000