создания, ликвидации, реорганизации предприятия или его структурных
подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и других
документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам
приема, перемещения, увольнения работников и т.п. Приказ обязателен для
всех работников данного предприятия и не может содержать положений,
противоречащих закону.
Приказ о приеме на работу является первичным учетным документом.
Данный приказ является распорядительным документом,
фиксирующим факт приема на работу и являющимся основанием для
начисления сотруднику заработной платы. Приказ составляется на всех лиц,
принимаемых на работу в организацию на основании заключенного
трудового договора. Форма приказа N Т-1 заполняется на одного работника,
а форма N Т-1а - на группу работников.
При оформлении приказа указываются:
• фамилия, имя, отчество принимаемого на работу (без
сокращений);
• табельный номер;
• наименование структурного подразделения (в соответствии со
штатным расписанием);
• должность (специальность, профессия);
• срок испытания, если работнику устанавливается испытательный
срок;
• оклад (тарифная ставка);
• условия приема на работу и характер предстоящей работы (по
совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения
временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы
и т.д.).
Личная карточка работника - основной документ по учету личного
состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу
на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа
основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной.
Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм
собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности
работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.
Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной
Постановлением Госкомстата России N 1, в ООО «Верта» заводятся на
работников, принятых на работу после 10.01.2016 г. Личные карточки,
заполненные до этого времени по формам, утвержденным ранее, не
заменяются.
Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в
одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится
в течение 75 лет отдельно от личных дел. Личные карточки заполняются на
работников на основании приказа о приеме на работу.
Вся трудовая деятельность сотрудника ООО «Верта» фиксируется в
трудовых книжках. Трудовая книжка является основным документом о
трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В настоящее время в
ООО применяются трудовые книжки трех образцов: 1938, 1973, 2003 годов.
Все три образца действительны и обладают равной юридической силой.
Бланки трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. N 225, используются с 1 января 2004 г.
Бланки выпускаются в заранее определенном количестве и
распространяют их только уполномоченные на это организации и
индивидуальные предприниматели. Обеспечение работодателей новыми
бланками осуществляется на платной основе на основании договора,
заключенного непосредственно с изготовителем или распространителем.
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам строгой
отчетности. Учет трудовых книжек ведется в двух книгах:
• в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки
и вкладыша в нее;
• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
В кадровой службе ООО «Верта» трудовые книжки работников
хранятся в сейфе, доступ к которому посторонних лиц запрещен.
На каждого работника управления ООО «Верта» ведется личное дело.
Личное дело работника представляет собой совокупность документов,
содержащих наиболее полные сведения о нем. На производственных рабочих
оформляют только личные карточки формы N Т-2.
В личном деле содержатся следующие документы:
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография или резюме;
• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии характеристик;
• трудовой договор;
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит
сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках,
датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности,
расшифровки подписи и даты составления.
Кроме специальных кадровых документов, оформление которых
регламентировано нормативно-правовыми актами, кадровой службой ООО
«Верта» разрабатываются и другие кадровые документы предприятия:
Положение о подборе, отборе и найме кадров; Положение об адаптации
новых сотрудников; Положение об оценке сотрудников; Положение о
кадровом резерве; Положением о выплате денежных средств работникам за
фактически отработанное время на предприятии.
Одним из важнейших документов, разработкой которого ежегодно
занимается служба кадров ООО «Верта», является Программа развития
кадров.
Организационная сторона разработки Программы развития
заключается в сборе заявок, на основе которых разрабатывается план
мероприятий по развитию персонала. Для этого не позднее, чем 1 октября
каждого года по всем структурным подразделениям ООО «Верта»
рассылаются бланки установленной формы для того, чтобы собрать заявки
руководителей на обучение сотрудников.
По нашему мнению, формирование бюджета на развитие персонала
должно проходить с учетом и в соответствии с установленными целями и
приоритетами, а также выявленной потребности в обучении. В результате
этот процесс приобретает целенаправленный и упорядоченный характер.
В ООО «Верта» определены следующие типы программ обучения:
• краткосрочное обучение (тренинги и семинары
продолжительностью от 8 до 72 часов);
• долгосрочное обучение (от 73 часов и более, к такому обучению
относятся курсы повышения квалификации и профессиональной подготовки,
курсы, рассчитанные более чем на 1 год, например, высшее образование и
бизнес-образование).
В целях обеспечения надежной профессиональной деятельности
персонала, необходимой для эффективного функционирования ООО с
учетом действующих нормативных документов, устанавливается
периодичность обучения не реже одного раза в пять лет. Периодичность
прохождения обучения может быть уменьшена при возникновении
производственной необходимости.
Вся информация по обучению сотрудников предприятия
концентрируется в единой базе данных службы персонала ООО, которая
рассматривает присланные заявки на обучение и в централизованном
порядке формирует группы слушателей (или индивидуально) и организует
их подготовку с максимально возможной практической отдачей и
насыщенностью.
На основе базы данных «Подготовка кадров» службой персонала
составляется «Паспорт подготовки специалиста», включающий в себя
следующие данные:
• фамилия, имя, отчество;
• возраст;
• уровень, характер и время полученной базовой подготовки
(высшее учебное заведение, специальное образование и др.);
• специальность по образованию;
• работа и обучение до поступления в ООО «Верта»;
• должность и характер работы в ООО «Верта»;
• характер, формы и сроки профессиональной подготовки за
время работы в ООО «Верта»;
• нахождение в резерве на выдвижение;
• личные пожелания в области профессионального роста;
• рекомендации по подготовке от непосредственного руководителя
специалиста.
Анализ этих сведений позволяет определить конкретные (адресные)
тематические направления и формы дальнейшей подготовки каждого
специалиста предприятия, сформулировать конкретные программы их
обучения, согласованные с руководителями соответствующих структурных
подразделений.
В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской
Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552,
в 2000 г. руководителем Федеральной архивной службы Российской
Федерации был утвержден Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Этот Перечень включает в себя документы, которые образуются при
документировании общих для всех предприятий управленческих функций, в
нем также указываются минимальные сроки хранения документов.
Собственник предприятия обязан обеспечить сохранность документов,
отнесенных Федеральной архивной службой России к составу Архивного
фонда РФ.
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению
проводится работниками кадровой службы предприятия с помощью
заведующего архивом ООО «Верта». Всего к группе документов по личному
составу относят более 40 видов и разновидностей документов.
Перед обработкой дел проверяется правильность оформления
документов и полнота их состава, т.е. проводится сверка всех
распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов (дат и
номеров, подписей). В случае отсутствия подлинных документов они
заменяются заверенными копиями.
Длительное архивное хранение составляет 10 (и более) лет. Такой срок
хранения имеют следующие документы кадровой службы:
• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки работников;
• карточки по учету личного состава;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих;
• невостребованные личные документы работников (трудовые
книжки, аттестаты, свидетельства и т.д.);
• акты о несчастных случаях, связанных с выполнением
должностных обязанностей, трудовые договоры, не вошедшие в состав
личных дел;
• табели или наряды работников вредных профессий.
Дела формируются по годам (кроме личных дел), документы,
относящиеся к одному вопросу, группируются вместе. В деле не должно
быть более 250 листов (при толщине не более 4 см).
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по
личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, в
порядке возрастания их номеров в хронологической последовательности и с
относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах
располагаются по мере их поступления. По алфавиту фамилий формируются
личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды
работников вредных профессий.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола
суровыми нитками таким образом, чтобы текст свободно читался.
Невостребованные личные документы (свидетельства, трудовые книжки,
военные билеты и др.) вкладываются в конверт, который подшивается в дело
и содержит дополнительную опись с самостоятельной нумерацией.
В начале каждого дела помещается чистый лист бумаги, в конце - лист
- заверитель дела, в котором цифрами и прописью указывается количество
пронумерованных листов, наличие пропущенных и исправленных номеров,
количество листов внутренней описи дела. Все листы дела (кроме листа -
заверителя дела и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами
черным карандашом в правом верхнем углу на свободном от текста месте.
Отдельно нумеруются листы внутренней описи документов.
Обложка дела оформляется в соответствии с Правилами работы
архивов организаций и содержит следующие реквизиты:
• наименование организации (полное и сокращенное), которое
предприятие имело в период создания документов дела;
• наименование структурного подразделения (полное);
• индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
• заголовок дела, отражающий содержание и основной состав
документов;
• вид дела;
• автор документов (например, кадровая служба);
• краткое содержание документов дела;
• период, к которому относятся документы дела;
• дата дела;
• количество листов в деле (переносится из листа - заверителя
дела);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела, включающий в себя номер фонда, номер
описи, номер дела, номер коробки.
Проведенный анализ показал, что отсутствуют следующие основные
документы: график и инструкция по кадровому документообороту.
Необходимо также разработать «Положение об отделе труда и заработной
платы» для ООО «Верта».
В ООО «Верта» ведение кадрового делопроизводства осуществляется в
не лецензионной программе Excel, в целях упрощения кадровой работы.
Работа в данной программе имеет ряд недостатков:
- сбой системы, которое влечет за собой не сохранение внесенных
данных;
- отсутствует обновление программного обеспечения;
- не корректная работа программного обеспечения;
- небольшой функционал программного обеспечения.
Не лицензионная программа Excel позволяет кадровым сотрудникам
решать следующие задачи:
• ведение личных карточек;
• табельный учет рабочего времени;
• формирование и ведение приказов по личному составу и др.
Использование Excel существенно повысило эффективность работы
кадровой службы за счет автоматизации рутинных операций и
автоматического формирования разнообразных справок и отчетов. Но при
этом внесло также много неудобств, в связи с необходимостью делать
двойную работу из-за некорректной работы программного обеспечения.
Кроме того, использование не лицензионного программного
обеспечения влечет за собой административную ответственность и
наложение штрафа.
В связи с этим нами предлагается внедрение в ООО «Верта»
лицензионной автоматизированной системы «1С:Зарплата и управление
персоналом 8», которая позволит упростить работу кадровой службы,
автоматизировать бизнес-процессы предприятия. Это более современное
программное обеспечение и наиболее функциональное. Которое позволит
упростить и автоматизировать работу не только кадровой службы и
сотрудников по управлению персоналом.
Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства
предполагает документирование всех вопросов с соблюдением
установленных правил оформления документов. И внедряя в организации
систему кадрового электронного документооборота, в первую очередь
необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к
ведению и хранению документации.
Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить,
к какой группе документов или системе документации он относится.
В соответствии с ОКУД кадровое делопроизводство включает две
системы документов:
1. Унифицированную систему организационно-распорядительной
документации.
2. Унифицированную систему первичной учетной документации
(группа документации по учету труда и его оплаты).
Правила оформления документов, входящих в систему
организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-
2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от
03.03.2003 № 65-ст. Названный стандарт устанавливает требования к
оформлению реквизитов документов, которые используются при подготовке
и оформлении организационно-распорядительной документации, и
требования к бланкам.
НА № 67 2004 Унифицированные формы (19 форм по учету личного
состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетам с
персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты, а также указания по применению и заполнению этих
форм содержит постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты».
Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного
набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не
нужно использовать все 30, описанных в ГОСТ Р 6.30-2003.
Основные требования, предъявляемые к электронным документам,
состоят в следующем.
Требование 1. Соблюдение требуемой письменной формы
юридических действий, совершаемых с использованием электронных
документов.
Требование 2. Правовое признание электронных документов или
сообщений, подписанных ЭЦП или иными аналогами собственноручной
подписи.
Требование 3. Соответствие электронных документов или сообщений
процессуальным требованиям к доказательствам и средствам доказывания
(при рассмотрении соответствующего спора в суде).
Вместе с тем очевидно, что некоторые кадровые документы
невозможно вести в электронной форме.
Например, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Эти
документы оформляются, заполняются и хранятся исключительно в
бумажной форме.