- документы технического, технико-экономического и экономического
характера.
Нормативно-справочные документы включают нормы и нормативы,
необходимые при решении задач организации и планировании труда в сфере
материального производства и управления. К их числу следует отнести:
1. Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы
времени на выполнение управленческих процедур (маршрутно-
технологическая карта, технологическая карта управленческих процедур).
2. Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных
(сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции).
3. Нормы, установленные вышестоящими организациями или в
централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда;
размер подоходного налога с физических лиц).
Документы организационного, организационно-распорядительного
и организационно-методического характера регламентируют задачи,
функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников
системы управления человеческими ресурсами; содержат методы и правила
выполнения работ по управлению человеческими ресурсами. Эти документы
включают:
• Законодательные акты по вопросам труда и кадров.
• Указы Президента РФ, постановления и распоряжения
Правительства РФ по вопросам труда, охраны труда, занятости.
• Руководящие документы (положения, инструкции, методические
указания, правила и другие документы) Министерства здравоохранения и
социального развития РФ и других государственных органов.
• Приказы, положения, инструкции, методические указания,
правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им
подчиняется организация.
• Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые
руководителем организации или соответствующими подразделениями по
вопросам труда, численности, оплаты труда и т. д. (правила внутреннего
трудового распорядка, коллективный договор, положение о подразделении,
должностная инструкция, штатное расписание).
Перечень локальных нормативных актов и основных документов по
учету кадров, а также требования к их ведению и содержанию устанавливает
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и
доп., вступ. в силу с 03.10.2016), являющийся основным нормативным
документом, регулирующим трудовые и иные непосредственно связанные с
ними отношения.
Документы технического, технико-экономического и
экономического характера содержат правила, нормы, требования,
регламентирующие стандарты всех категорий и видов. К этой группе
документов можно отнести:
• 1. Нормы планировки помещения и рабочих мест.
• 2. Нормативы организации труда руководителей инженерных
подразделений.
• 3. Отчет о численности работников организации.
Ответственность за обеспечение системы управления персоналом
нормативно-методическими документами несут соответствующие
подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации,
отдел организации управления, юридический отдел).
Кадровые документы - это основа для начисления любых выплат, а
следовательно, и для расчета налогов. Первичные учетные документы
принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы документов по учету кадров, рабочего
времени и оплаты труда утверждены Постановлением Государственного
комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты". Утвержденные Постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1 унифицированные формы первичной учетной
документации распространяют свое действие на организации независимо от
формы собственности, осуществляющие деятельность на территории
Российской Федерации..
Но с 1 января 2015 года любой документ компания за исключением
организации государственного сектора , вправе разработать самостоятельно,
независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или
нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ
«О бухгалтерском учете» (в ред. от от 23.05.2016 N 149-ФЗ), либо
разработаны предприятием самостоятельно при условии наличия
обязательных реквизитов:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Важность правильно оформленных документов необходима работнику
для подтверждения трудового стажа, работы во вредных условиях,
получения льгот и преимуществ и др. Работодателю же правильно
выстроенная система документирования поможет избежать привлечения к
ответственности по результатам проверок контролирующих органов.
Кадровое делопроизводство - совокупность процедур по
составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по
управлению персоналом.
Основываясь на положениях трудового законодательства и
Общероссийском классификаторе управленческой документации, (утв.
Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от
05.08.2016)), можно дать следующую классификацию кадровой
документации:
1. Документация по приему на работу - трудовой договор, приказ о
приеме на работу;
2. Документация по переводу на другую работу - соглашение о
переводе на другую работу, заявление о переводе на другую работу, приказ о
переводе;
3. Документация по увольнению с работы - заявление об увольнении,
приказ об увольнении;
4. Документация по оформлению отпусков - заявление о
предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска;
5. Документация по оформлению поощрений - представление о
поощрении, приказ о поощрении;
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий -
письменное объяснение о совершении дисциплинарного проступка, приказ
работодателя о применении дисциплинарного взыскания.
Важным организационно-распорядительным документом являются
Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают
следующие разделы:
1. Общие положения;
2. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих;
3. Основные обязанности рабочих и служащих;
4. Основные обязанности администрации;
5. Рабочее время и его использование;
6. Поощрения за успехи в работе;
7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Коллективный договор является важнейшим организационным
документом, который разрабатывается при непосредственном участии
кадровой службы. Коллективный договор — правовой акт, регулирующий
социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального
предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их
представителей.
Документы организационно-методического характера - это
документы, которые регламентируют выполнение функций по управлению
человеческими ресурсами: положение по формированию кадрового резерва в
организации, положение по организации адаптации работников,
рекомендации по организации отбора персонала, положение по оплате и
стимулированию труда, инструкция по соблюдению правил техники
безопасности и др.
Внутренними организационно-регламентирующими документами
являются: положение о подразделении и должностная инструкция.
Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т. д.) - документ,
регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения
кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность.
Типовая структура положения включает следующие разделы:
1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень
его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно
руководствуется в своей деятельности и т. д.);
2. Задачи подразделения;
3. Организационная структура подразделений (схема с указанием
линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных
звеньев и работников подразделения);
4. Функции подразделения;
5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с
указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным
подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность);
6. Права подразделения (в пределах, возложенных на него функций);
7. Ответственность подразделений (в рамках приданных ему
полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение);
8. Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадровой
службе, содержатся в специальной литературе, но требуются их адаптация,
уточнение применительно к каждой конкретной организации.
Должностная инструкция - документ, регламентирующий
деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий
требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть
составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в
Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и
служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.
Главной целью должностных инструкций является описание того,
какие требования предъявляет к работникам организация для достижения
своих целей. Стандарта для написания должностных инструкций нет. Каждая
организация имеет право на свое видение этих локальных актов.
В системе кадрового делопроизводства часто совершаются
следующие ошибки: отсутствие кадровых документов, наличие которых
обязательно в соответствии с трудовым законодательством (графики
отпусков, штатные расписания, личные карточки работников и др.), либо их
несоответствие требованиям закона; игнорирование унифицированных форм;
неверный выбор способа оформления трудовых отношений; несоблюдение
правил архивации документов.
В настоящий момент нормативную базу кадрового делопроизводства,
помимо Трудового кодекса РФ, составляют: Федеральный закон от
27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о
защите информации" (в ред. от 19.12.2016 N 442-ФЗ), Федеральный закон от
22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
(действующая редакция, 2016), Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
"О персональных данных" (действующая редакция, 2016), Постановление
Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от
25.03.2013), вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей",
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты", а также ГОСТы и акты, принятые отраслевыми министерствами
и ведомствами.
Основу технического обеспечения системы управления
человеческими ресурсами организации составляет комплекс технических
средств.
Внедрение автоматизированной системы управления персоналом
предоставляет дополнительные возможности руководству предприятия по
анализу качества человеческих ресурсов, организационного построения и
численности персонала, позволяют вести учет планов обучения персонала и
разрабатывать бюджет с опорой на эти планы и многое другое.
Комплекс технических средств (КТС) - совокупность технических
средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и
представления информации, а также средств оргтехники.
КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными
трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и
достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функционирования
кадровой службы при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет
повышения производительности труда персонала службы, так и за счет
возможности использования экономико-математических методов решения
задач управления на основе более полной и точной информации.
Информация, используемая в КТС при управлении персоналом должна
быть:
· объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);
· актуальной (удовлетворяющей объективные информационные
потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе
развития кадровой ситуации);
· своевременной;
· целенаправленной;
· лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);
· коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и
специалистов).
Исходными данными для выбора технических средств являются:
- характеристики задач, предназначенных для решения кадровой
службой организации;
- характеристики технологического процесса обработки информации;
- технические характеристики оборудования, которое может быть
использовано как составная часть КТС кадровой службы.
Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при
выборе оборудования, являются:
- носители входной и выходной информации (документы, бланки, и т.
д.); объем входной и выходной информации по указанным носителям;
- объемы вычислительных работ; сроки выполнения работ по решению
задач управления человеческими ресурсами;
- формы и способы представления результатов решения задач
пользователям.
При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав
комплектов оборудования и его основные характеристики:
- производительность при выполнении технологических операций;
надежность работы;
- совместимость работы оборудования различных типов, в том числе
персональных компьютеров;
- стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего
персонала; площадь, требуемая для размещения оборудования.
Состав и последовательность операций по выбору технических средств
для их использования в службе управления человеческими ресурсами
включает:
- определение видов работ, которые необходимо выполнять с
использованием технических средств или автоматизировать;
- определение требований, предъявляемых к техническим средствам.
Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые
требования к техническим средствам;
- формирование перечня технических средств, выпускаемых
отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволяет
достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в кадровой службе и
решить соответствующие задачи;
- определение показателей качества и функциональных возможностей
технических средств, в рамках сформированного перечня.
Особый подход необходим к определению потребности кадровой
службы в персональных компьютерах. Выбор компьютеров должен
согласовываться с компьютерными представлениями сервисных центров.
1.3. Организация кадровой деятельности
Кадровая служба в небольших компаниях (до 100 человек) достаточно
двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до
500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-
четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500
человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.
Порядок организации и функционирования кадрового органа
невозможно рассматривать в отрыве от его организационной структуры и
численного состава. Последние определяются исходя из содержания задач
кадровой работы, организационно-финансовых возможностей предприятия, и
регламентируются штатным расписанием службы персонала, которое
утверждает директор предприятия.
Но прежде всего следует уяснить содержание
понятий «организационная структура» и «численный состав».
Под организационной структурой отдела кадров подразумеваются его
основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные
единицы).
Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на
самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют
между собой в процессе повседневной деятельности.
Численный состав отдела кадров характеризуется общим количеством
работников данного подразделения, а также количественным соотношением
их основных категорий — руководителей, специалистов и исполнителей (как
в составе отдела кадров в целом, так и в составе его внутренних структурных
единиц).
Под внутренней структурной единицей (в раде источников — «базовой
структурной единицей») следует понимать мини-подразделение в составе
основного структурного подразделения (группа, сектор и т. п.). Численность
таких мини-подразделений обычно не превышает 2—5 работников-
специалистов, один из которых по совместительству выполняет также
административные функции, являясь для остальных работников
непосредственным начальником. Наличие мини-подразделений в структуре
кадрового органа наиболее характерно для предприятий с численностью
персонала от 500 до 1000 человек.
Возглавляет кадровый орган предприятия и руководит его работой
начальник — как правило, начальник отдела кадров (НОК).
Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и
помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются
подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику,
который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю
предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу).
Если отдел кадров насчитывает в своем составе несколько подразделений, то
каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником (кроме мини-
подразделений).