В необходимых случаях в штат отдела кадров могут вводиться
должности заместителей начальника (по общим вопросам, по важнейшим
направлениям кадровой работы), а также должности помощников
начальника. Выигрышным управленческим ходом является совмещение
должностей начальников подразделений отдела кадров с должностями
заместителей начальника отдела кадров — благодаря этому экономятся
средства, усиливается материальная заинтересованность работников,
занимающих совмещенные должности.
Как правило, чаще всего отдел кадров представляет собой структурное
подразделение в составе службы персонала.
Организационная структура отдела кадров определяется прежде всего
численностью работников предприятия, а также характером (объемом и
сложностью) задач кадровой работы.
Современные кадровые службы разрабатывают и используют для
организации своей работы график и инструкцию по кадровому
документообороту.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия
является документирование трудовых правоотношений.
В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят
документы различного функционального назначения: первичные учетные
(например, личная карточка Т-2), распорядительные (приказ), личные
(трудовая книжка), по социальному обеспечению (пенсионные) и т.д.
Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии,
предусмотрено соответствующими общегосударственными
законодательными и нормативными актами: Трудовым кодексом Российской
Федерации, Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.
Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая
процессы движения кадров на предприятии.
Под движением кадров условно понимается:
- прием, перевод и увольнение работников;
- предоставление отпусков;
- командирование.
При приеме на работе фиксируются основные анкетно-биографические
данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация
может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей
процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении
анкетно-биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.
Увольнение работников предприятия производится по причинам,
указанным в статьях ТК РФ, на основании поданного работником личного
заявления, или в связи с истечением срока действия трудового договора,
заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении
трудовой дисциплины и т.д.
Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.
Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляется в
соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При
необходимости переноса отпускного периода работником должно быть
составлено личное заявление с указанием причин переноса.
Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.
Командирование сотрудников предприятия, как правило,
обосновывается в докладной записке руководителя структурного
подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному
составу.
При изменении условий и оплаты труда работников предприятия
могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности
(например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться
докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих
специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от
приказов по основной деятельности. Все приказы оформляются на
одинаковых бланках.
Тексты большинства приказов по личному составу не имеют
констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах
по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с
распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить,
изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы
по личному составу. В индивидуальных приказах содержится информация
только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках
независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают
(прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении
сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен
содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому
рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и
командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок
хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В
индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и
взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть
сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной
информацией для любого кадрового приказа является указание
распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов
работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности
и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные
подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не
совпадает с датой регистрации приказа).
Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу
определяется спецификой распорядительного действия.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно
от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы
используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом
количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или
регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства
справочно-поисковой работы).
В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа,
содержание, кем подписан приказ.
С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу
рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к
порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение,
чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности.
Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по
содержанию кадровых приказов, например: № 31-к - приказ о движении
кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), №
10-км - о командировании, № 45-о - об отпуске, № 04-п - о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о
работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении
пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном
бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются:
наименование структурного подразделения, наименование вида документа,
дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия),
текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении
проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа
и направлении его в дело.
Трудовой договор, письменная форма трудового договора между
работником и администрацией, в лице руководителя предприятия, должен
иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата,
индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в
двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а
другой хранится у работника.
Выводы по первой главе:
1. Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая
документирование и организацию работы с кадровыми документами.
Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и
ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением
кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с
персоналом.
2. Нормативно-методические документы подразделяются на три
группы:
- нормативно-справочные документы;
- документы организационного, организационно-распорядительного и
организационно-методического характера;
- документы технического, технико-экономического и экономического
характера.
3. Кадровая служба в небольших компаниях (до 100 человек)
достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних
размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу
персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных
компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы
персонала.
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на
примере организации ООО «Верта»
2.1. Анализ деятельности организации ООО «Верта»
ООО «Верта» было образовано в декабре 1996 г. C момента
образования компания динамично развивалась, наращивая производственные
мощности и расширяя сферу деятельности, и к настоящему моменту является
одной из ведущих российских компаний в области разработки и
производства оборудования для коммерческого и технологического учёта
энергоносителей. Основу коллектива составляют высококвалифицированные
специалисты в области электроники, теплотехники, гидродинамики,
программирования и др.
Специалистами ООО «Верта» разработана, сертифицирована и
запущена в серийное производство широкая гамма высококлассных
теплосчётчиков и расходомеров типов ВИС.Т и ВИС.МИР, объём выпуска
которых к настоящему моменту измеряется тысячами штук. Сотни
коммерческих узлов учёта тепловой энергии на их основе в жилых и
административных зданиях, на промышленных объектах, ЦТП и РТС
спроектированы, установлены и сданы в эксплуатацию специалистами ООО
«Верта».
На обслуживании ООО «Верта» находится несколько тысяч узлов
учета тепловой энергии, выполненных с использованием теплосчётчиков как
своего производства, так и остальных крупных поставщиков приборов
теплоучёта.
Специалисты ООО «Верта» всегда готовы оказать потребителю
квалифицированную помощь по любым вопросам теплоучёта, подходя к
решению проблем комплексно и с пониманием специфики всех этапов
организации теплоучёта и расходометрии.
Специализация ООО «Верта»:
- разработка и конструирование высокоточных теплосчётчиков,
водосчётчиков и расходомеров;
- производство, метрологическая аттестация, гарантийное и
послегарантийное обслуживание средств измерения для систем теплоучёта и
водоучёта;
- проектирование и сопровождение узлов учёта тепла, распределённых
систем диспетчерского учёта на основе собственных программных и
аппаратных комплексов
Организационная структура предприятия представлена на рис. 1.
Рисунок 1. Организационная структура ООО «Верта»
Таким образом, по данным рис. 1 можно сделать вывод, что обществом
управляет Генеральный директор. В подчинении Генерального директора
находится все остальные звенья предприятия.
Также ООО «Верта» выполняет работы:
- анализ технического состояния, работоспособности, надёжности
энергосистем, энергетического оборудования, источников тепловой энергии;
- проведение технической экспертизы, составление энергетического
баланса промышленных предприятий, объектов ЖКХ, составление
энергетического паспорта;
- разработка мероприятий по рациональному использованию
энергоресурсов с внедрением эффективных методов учёта;
- проектирование узлов учёта тепловой энергии, систем электро-,
тепло-, водоснабжения, вентиляции и кондиционирования;
- научно-исследовательские и конструкторские разработки по
энергосберегающим технологиям.
Предприятие расположено по адресу: 109428, г. Москва, Рязанский
проспект, д. 8а.
ООО «Верта» зарекомендовал себя как надёжный оптовый поставщик.
За это время ООО «Верта» выработал для себя некоторый свод правил,
благодаря которым заметно выделяется среди конкурентов и гордится своей
клиентской базой:
- исключительно качественная продукция. Все товары проходят
обязательный контроль качества и имеют соответствующие сертификаты;
- оптимальное соотношение цена/качество. На выбор всегда
предлагается продукция российских и зарубежных поставщиков.
Анализ показателей прибыли предприятия приведем в таблице 1.
Как видно из табл. 1 в период с 2014г. по 2016г. предприятие ООО
«Верта» работало без убытков, при этом в период с 2014г. по 2015г.
наблюдается рост всех показателей прибыли. Так, например, чистая прибыль
предприятия, то есть та прибыль, которая остается в распоряжении
предприятия после уплаты всех налогов и обязательных платежей, в 2015г.
по сравнению с 2014г. выросла на 10,49% и увеличилась с 66510 тыс. руб. до
73486 тыс. руб., но при этом следует отметить, что в 2016г. наоборот
наблюдается значительное уменьшение всех показателей прибыли.
Так, тот же показатель чистой прибыли уменьшился в 2016г. по
сравнению с 2015г. на 20723 тыс. руб. и составил 27699 тыс. руб. Данное
уменьшение показателей прибыли предприятия произошло вследствие того,
что в 2016г. произошло значительное уменьшение выручки от реализации
продукции предприятия ООО «Верта».
Таблица 1
Анализ показателей прибыли предприятия ООО «Верта»
за 2014-2016 гг.
Показатели
Годы
Отклонение,
(+,-)
Темп
изменения,
%
2014
2015
201
6
2015
г от
2014
г
2016
г от
2015
г
2015
г от
2014
г
2016
г от
2015
г
Выручка от
продажи
товаров,
продукции,
работ, услуг
80325
0
100891
1
53723
8
205661
-
471673
125,60
53,25
Себестоимость
проданных
товаров,
продукции,
работ, услуг
643597
811564
44313
1
167967
-
368433
126,10
54,60
Валовая
прибыль
159653
197347
94107
37694
-
103240
123,61
47,69
Прибыль от
продаж
91900
110049
52733
18149
-34584
119,75
47,92
Прибыль до
налогообложени
я
89618
97091
28634
7473
-21161
108,34
29,50
Чистая прибыль
66510
73486
27699
6976
-20723
110,49
37,70
Выручка предприятия в 2015г. была равна 1008911 тыс. руб., а в 2016г.
всего 537238 тыс. руб. Можно предположить, что такое уменьшение
выручки от продажи товаров, продукции, работ и услуг предприятия
произошло из-за того, что в 2016г. наблюдается значительное уменьшение
деловой активности предприятия, которое во многом произошло вследствие
того, что основные крупные проекты, в которых участвовало предприятия,
были завершены или приостановлены, что безусловно повлияло и на объемы
производственной деятельности самого ООО «Верта».
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров
Далее проведем анализ состава, структуры и движения кадров ООО
«Верта».
Половая структура ООО «Верта» отражена в табл. 2.
Таблица 2
Половая структура ООО «Верта» за 2014 – 2016 гг.
Пол
работников
Годы
Изменение, (+,-
)
Темп роста,
%
2014
2015
2016
2015 г.
к
2014 г.
2016 г.
к
2015 г.
2015
г. к
2014
г.
2016
г. к
2015
г.
Мужчины,
чел.
122
119
114
-3
-5
97,5
95,7
- уд. вес,
%
53
51
47
-2
-4
-
-
Женщины
108
114
127
6
13
105,5
111,4
- уд. вес,
%
47
49
53
2
4
-
-
Всего
230
233
241
3
8
101,3
103,4
По данным табл. 2, в структуре персонала в 2016 году, наибольший
удельный вес занимают женщины – 53 %, мужчины составляют 47%
кадрового персонала. В 2015 году женщины занимали долю равную 49%, в
2014 году – 47%. Таким образом, на предприятии наблюдается тенденция
увеличения доли женщин в структуре персонала ООО «Верта».
Возрастную структуру работников ООО «Верта» отразим в табл. 3.
Таблица 3