6
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................... 7
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОЙ
РАБОТЫ НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ ........................................................... 10
1.1. Организация работы кадровой службы ............................................. 10
1.2. Система кадрового делопроизводства и автоматизация кадровой
работы ..................................................................................................................... 21
1.3. Направления совершенствования кадрового планирования в
организации: отечественный и зарубежный опыт ............................................. 27
ГЛАВА 2. ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИП СУСЛИКОВ ЮРИЙ АНДРЕЕВИЧ ............................. 34
2.1. Характеристика деятельности ИП Сусликов Юрий Андреевич ..... 34
2.2. Анализ системы управления персоналом ИП Сусликов Юрий
Андреевич .............................................................................................................. 35
2.3. Анализ кадровой работы в ИП Сусликов Юрий Андреевич ........... 46
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОЙ
РАБОТЫ В ИП СУСЛИКОВ ЮРИЙ АНДРЕЕВИЧ ......................................... 53
3.1. Методы совершенствования организации кадровой работы .......... 53
3.2. Внедрение СЭД кадрового делопроизводства в ИП Сусликов Юрий
Андреевич .............................................................................................................. 58
3.3. Расчет социально-экономической эффективности от внедрения
мероприятий .......................................................................................................... 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ........................................................................................... 67
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ................................. 70
ПРИЛОЖЕНИЕ ........................................................................................... 73
7
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность работы. В российских организациях существует насущная
потребность в эффективном HR-менеджменте. На сегодняшний день назрело
серьезное несоответствие между растущей объективной потребностью в
обеспечении функций управления персоналом и состоянием служб,
отвечающих за это. Функции управления персоналом рассредоточены между
различными подразделениями, так или иначе участвующих в решении
кадровых вопросов. Отсутствие необходимой координации не позволяет
эффективно управлять персоналом. Из-за этого, как правило, руководители
пока не способны взять на себя роль, обеспечивающую весь комплекс, мер по
управлению персоналом.
Все это возникает на фоне противоречия, существующего между
провозглашенными целями кадровых отделов и их реально выполняемыми
функциями. Так, в списке обязанностей значатся действия по учету, контролю,
мотивации персонала, регулирование отношений между руководящим звеном
и персоналом, однако, руководители этих служб оценивают свою роль в
управлении социальными кадровыми процессами как второстепенную,
считая, что все зависит от руководства предприятия.
Следует также отметить смену традиционных ценностей, которая
приводит к серьезным расстройствам личных убеждений. Стрессы, давление
и неопределенность во все большей мере присутствуют в большинстве форм
жизни организаций. Это значительно усложнило систему мотивации и
стимулирования работников, прежде всего в связи с приемом на работу по
краткосрочным контрактам, выдвижением различных предварительных
условий (в том числе испытательного срока), жесткой увязкой материального
поощрения с получаемой прибылью и другими факторами.
Отсутствует на предприятиях и единая система работы с кадрами,
прежде всего система научно обоснованного изучения способностей и
склонностей, профессионального и должностного продвижения работников.
8
Эти и некоторые другие проблемы ставят перед руководителями вопрос
о совершенствовании системы управления и контроля труда персонала.
Однако часто приходится сталкиваться с тем, что, стараясь поставить на
должный уровень работу с персоналом в организации, руководители делают
ряд ошибок, которые не позволяют достичь целей, ради которых, собственно,
и была начата работа с персоналом. При пересмотре методов управления и
контроля труда персонала, не отвечающих состоянию внешней среды,
руководство может столкнуться конфликтом, порождаемым неприятием
новых методов организационной культурой фирмы из-за консерватизма и
инертности некоторой части коллектива.
Такой конфликт может быть достаточно болезненным и
разрушительным по своим последствиям. Эти аспекты и обуславливают
актуальность совершенствования системы организации и контроля работы
персонала на предприятии.
Целью работы является совершенствование системы организации
кадровой работы на предприятии розничной торговли.
Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:
- рассмотреть систему организации работы кадровой службы;
- охарактеризовать систему кадрового делопроизводства и
автоматизация кадровой работы;
- дать краткую характеристику деятельности ИП Сусликов;
- сделать анализ системы управления персоналом;
- исследовать показатели кадровой службы в ИП Сусликов;
- предложить методы совершенствования организации кадровой работы;
- предложить внедрение СЭД кадрового делопроизводства в ИП
Сусликов;
- сделать расчет социально-экономической эффективности от внедрения
мероприятий.
Объект исследования - деятельность ИП Сусликов.
9
Предметом исследования является система организации кадровой
работы.
Методологической основой дипломной работы явились новейшие труды
российских и зарубежных ученых-экономистов в области системы управления
персоналом. В данной работе были использованы труды таких авторов как:
А.Н. Аверин, А.П. Егоршин, А. Смит, А.В. Румянцева.
Структура работы состоит из содержания, введения, основной части,
заключения, списка использованных источников и приложения.
10
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОЙ РАБОТЫ НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ
1.1. Организация работы кадровой службы
В условиях современных высоких темпов развития экономики и
большой конкуренции в сфере розничной торговли, предприятия нуждаются в
высококвалифицированных кадрах, которые будут способствовать развитию
организации. Для этого необходима служба по подбору персонала (кадровая
служба). В одних организациях это могут быть два структурных
подразделения, выполняющие свои определенные функции, в других это одна
служба целью которой является подбор персонала и ведение кадровой
документации.
Так, по мнению П.В. Шеметова, кадровая служба предприятия
характеризуется как «совокупность специализированных структурных
подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них
должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители),
призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики».
Ленская И.Ю. утверждает, что «кадровая служба — обобщенное
понятие, которое обозначает структурное подразделение в организации,
занимающееся разработкой и реализацией кадровой политики, управления
персоналом и развития человеческих ресурсов».
Под управлением персоналом Тесленко И.Б. понимает
«целенаправленная деятельность по разработке концепции и стратегии
кадровой политики, принципов и методов управления персоналом
организации. Это особый вид управленческой деятельности, обеспечивающий
формирование социальной политики предприятия, социального партнерства,
доверия между наемными работниками и работодателями».
Руководителю предприятия розничной торговли необходимо учитывать,
что организационная структура и состав кадров оказывают большое влияние
на развитие компании в целом. Поэтому на сегодняшний день для кадровой
службы организации розничной торговли становится актуальным проведение
11
активной кадровой политики на основе создания эффективной системы
управления кадрами и социальными процессами, обеспечение условий для
инициативной и творческой деятельности торговых работников с учетом их
индивидуальных способностей и профессиональных навыков, разработка
материальных и социальных стимулов.
Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом —
названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей,
варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре
внимания — человек как трудовой ресурс.
Первая, наиважнейшая функция отдела — ведение кадровой
документации в соответствии с требованиями законодательства по труду.
Если в организации не налажено делопроизводство — она всегда под
дамокловым мечом проверки инспекции по труду. Игнорировать эту
деятельность ни в коем случае нельзя. Кроме того, есть еще охрана труда —
это еще более жестко регулируемая законом функция, которую часто вменяют
в обязанности отдела кадров.
Остальные же задачи бывают опциональными. Кадровая служба
организации занимается следующими направлениями:
- учет и нормирование труда;
- подбор персонала;
- оценка;
- развитие, обучение;
- мотивация персонала;
- формирование корпоративной культуры организации.
Какие функции выполняет HR-отдел, решает руководитель
организации, исходя из стратегических задач и планов развития компании.
Структура отдела зависит, во-первых, от размера компании
(численности штата), а во-вторых, от тактических задач, поставленных перед
специалистами по кадрам. В маленьких компаниях кадровое
делопроизводство поручают бухгалтеру или даже секретарю. Если же
12
компания большая, активно развивающаяся, заинтересованная в быстром и
эффективном закрытии вакансий, удержании персонала, его развитии, тогда
по каждому из направлений работы должны работать отдельные специалисты
или группы специалистов, например:
- отдел кадров (делопроизводство);
- служба охраны труда (обязателен выделенный специалист, если в
штате организации более 50 человек);
- отдел рекрутинга;
- отдел адаптации;
- ассесмент-центр;
- учебный центр;
- департамент компенсаций и льгот.
Возглавляет службу директор по персоналу.
Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные
структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу.
Функционал работников кадровых служб включает в себя не только
ведение кадрового делопроизводства. Им приходится быть то секретарями, то
юристами, а иногда и формировать кадровую политику.
Документационное обеспечение управления персоналом (ДОУП) — это
кадровое делопроизводство. Под ним понимают деятельность, в ходе которой
составляют и оформляют официальные документы, производят их обработку
и хранение. Без этого невозможно добиться нормального функционирования
организации, систематизировать процесс управления персоналом. Поэтому
HR-менеджер обязан знать все тонкости работы с документацией
1
.
В документах фиксируют все стадии кадрового процесса. Поэтому от
того, насколько правильно составить его зависит правильность и
своевременность решений. Документационное обеспечение управления
1
Панкратова Е. Социологические исследования в управлении персоналом: учебное
пособие. / Е. Панкратова, И. Смирнова. – М.: Ленанд, 2018. – 184 с.
13
персоналом — трудоемкий процесс, который требует повышенной
внимательности.
В документационное обеспечение управления персоналом входит
работа с различными бумагами:
- организационно-распорядительными, распорядительными,
информационно-справочными
2
.
В крупных компаниях она распределяется между кадровиками,
секретарями и менеджерами, в небольших фирмах может входить в
обязанности одного человека.
Обычно менеджер занимается:
- оформлением приема;
- перевода и увольнения в соответствии с трудовым законодательством;
- подготовкой учетной документации по личному составу;
- выдачей справок о настоящей;
- прошлой трудовой деятельности подчиненных;
- ведением и хранением трудовых книжек;
- оформлением документов по пенсионному страхованию;
- подготовкой документов для обеспечения льготами и компенсациями;
- созданием табелей учета рабочего времени;
- сбором, регистрацией и хранением информации по кадровому составу
для ведения статистики;
- разработкой, утверждением и контролем исполнения документов по
персоналу.
Документационное обеспечение управления (или, как его еще называют,
делопроизводство) — это такая область деятельности в рамках конкретной
2
Рогожин М.Ю. Кадровая служба предприятия: учебник / М.Ю. Рогожин. – М.:
ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. – 424 c.
14
организации, которая обеспечивает документирование и полную организацию
работы с различными документами
3
.
Документационное обеспечение — это обязательный, важный аспект
работы, стороны деятельности любого предприятия: в любой организации
составляются и в дальнейшем принимаются необходимые документы,
которые включают в себя: итоги деятельности, финансовое состояние
организации в конкретный период времени, взаимодействие с персоналом,
материально-техническое обеспечение и т.д.
Иными словами, подобные документы отражают все стороны
деятельности предприятия в письменной форме, в виде конкретных
документов. На документы возлагается важнейшая функция — обеспечение
управленческих функций в рамках организации. Документы включают в себя
различные планы, показатели деятельности и иную, не менее важную,
информацию.
Таким образом, именно порядок работы с документами в организации
во многом определяет в целом оперативность и качество решений, которые
принимаются в данной компании, а также становится возможным сделать
вывод об эффективности реализации данных решений. Работа с документами
— немаловажная составляющая управленческого процесса
4
.
Все операции с документами оказывают влияние на эффективность
управления в целом. Стоит отметить, что принятие управленческого решения
состоит из ряда связанных между собой этапов, среди которых:
− получение исходной информации;
− переработка исходной информации;
− глубокий анализ переработанной информации;
− подготовка проекта управленческого решения;
3
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учебник / А.В. Пшенко. – М.:
Академия, 2016. –176 с.
4
Снигирева И.О. Материалы конференции: «Проблемы, концепции и разработки нового
Трудового кодекса РФ» / И.О. Снигирева // Государство и право. 2017. № 10. – С. 62–71.
15
− принятие данного управленческого решения.
Так, названные этапы принятия решения наиболее тесно связаны с
документационным обеспечением процесса управления. Для того, чтобы
извлечь из деятельности положительный экономический эффект важно, в
первую очередь, качественно извлечь, обработать и интерпретировать
информацию. При этом стоит отметить, что информация может быть разная.
В том случае, если в организации процесс работы с документами
находится на неудовлетворительном уровне, то в значительной степени
снижается качество управления, так как оно напрямую определяется
качеством информации особенностями ее передачи, обработки и т.д. Кроме
того, процесс управления определяется четкостью поиска, хранения и
использования имеющихся документов.
Как правило, перед делопроизводством в организации стоит три четкие
задачи, среди которых
5
:
− документирование — данный процесс подразумевает под собой
составление, оформление, согласование и изготовление документов;
− работа с соответствующими документами в рамках управленческого
процесса — это, в первую очередь, обеспечение движения, контроля
исполнения, хранения и использования документов;
− приведение архива документов в единую систему.
Что касается функций, которые выполняются процессом работы с
документами в учреждении, то среди них можно выделить следующие:
− утверждение единого порядка документооборота в организации;
− обработка входящих и исходящих документов;
− регистрация и учет документов (внутренних, поступающих и
отправляемых);
5
Аверин А.Н. Управление персоналом, кадровая и социальная политика в организации /
А.Н. Аверин. – М.: Флинта: МПСИ, 2015. – 224 с.