16
− приведение имеющихся документов в единую систему, а также их
хранение и использование;
− работа с обращениями от граждан;
− обеспечение необходимой степени информационной защиты.
Стоит отметить, что в том случае, когда предприятие расширяется, в том
числе, увеличивается и численность его сотрудников, все более актуальным
становится вопрос эффективности документационного обеспечения
(оптимизации документооборота)
6
.
Среди основных проблем документооборота можно выделить
следующие:
− отсутствие у руководства комплексной картины происходящего в
организации;
− низкая степени скоординированности действий отдельных
подразделений — иными словами, отделы не располагают информаций других
подразделений, это в значительной степени осложняет процесс
взаимодействия.
Таким образом, следствием этого может стать падение качества
обслуживания клиентов
7
:
− следствием предыдущей проблемы может стать падение
производительности труда и возникновение дефицита ресурсов — в первую
очередь, человеческих;
− увеличение объема материальных затрат на оборудование новых
рабочих мест, коммуникации, обучение и т.д.;
− дополнительные инвестиционные вложение в случае изменения
базовых технологий производства.
6
Егоршин А.П. Организация труда персонала: учебник / А.П. Егоршин, А.К. Зайцев. –
ИНФРА-М, 2016. – 320 c.
7
Виханский О.С., Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: учебник / О.С.
Виханский, А.И. Наумов. – М.: МГУ, 2017. – 514 с.
17
Необходимо отметить, что в России отсутствует, как таковой, единый
орган власти, на который возлагалась бы вся ответственность за создаваемую
и используемую организацией документацию
8
.
А значит, отсутствует и единый подход к основополагающим вопросам
делопроизводства. Иногда некоторые вопросы работы с документами
регулируются высшими органами государственной власти и управления.
Однако, пожалуй, наиболее сильное воздействие на процесс регламентации
делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в том числе,
Государственная архивная служба РФ.
Что касается основных функций Государственной архивной службы
России (или еще, как ее называют, Росархив), то в качестве таковых выделяют
сбор и хранение документов
9
.
Данные функции призваны отражать материальную и духовную
стороны жизни ее народов, которые имеют историческое, научное и
культурное значение. Не менее важным вопросом является исследование
нормативной базы регулирования процесса документационного обеспечения
организации. Итак, одним и нормативных актов, регулирующих данную
сферу, является Положение о службе ДОУ. Это правовой акт, который
устанавливает порядок образования, обязанности и организацию работы
соответствующего подразделения, в том числе, правовой статус и
компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Кроме того, важным документом в рамках нормативного регулирования ДОУ
является должностная инструкция
10
.
Должностная инструкция — это организационный документ, который
устанавливает соответствующие разграничения обязанностей и прав между
8
Лукашевич В.В. Основы менеджмента / В. В. Лукашевич. – М.: Дело, 2016. – 285 с.
9
Гусов К.Н. Трудовое право России: учебник / К.Н. Гусов, В.Н. Толкунова. – М., 2015. –
266 с. 58
10
Карпов А.В. Психология менеджмента: учебное пособие / А.В. Карпов. – М.: Гардарики,
2016. - 584 с. 22.
18
отдельными сотрудниками. Это необходимо для того, чтобы устранить
параллелизм и дублирование в исполнении операций.
Инструкция по делопроизводству — это еще один нормативный
документ регулирования ДО, который регламентирует необходимые правила,
процессы создания документов, непосредственно технологию работы с
документами.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям.
Табель представляет собой конкретный перечень унифицированных форм
документов, которые необходимы в целях осуществления документационного
обеспечения функций и задач, разрешаемых компанией.
Данный табель включает в себя характеристику каждого документа, его
юридического статуса и этапов документирования
11
.
Подводя итог, стоит отметить, что данные нормативно-методические
документы утверждают наименование и примерную структуру службы ДОУ
государственных предприятий, учреждений, организаций. Итак, документы —
это важнейшая составляющая процесса управления организацией.
Кадровая политика организации – это продуманная система
взаимодействия руководства и работников. Отвечают за ее реализацию все
руководители компании – от линейных до генерального директора.
Направления кадровой политики организации бывают пассивными,
реактивными, превентивными и активными.
В первом случае руководство практически бездействует, устраняя
последствия негативных поступков (часто выливающееся в наказание
«стрелочника»), не пытаясь выяснить их причины. Например, поиск нового
сотрудника начинается сразу после увольнения прежнего, без
формулирования и указания четких критериев поиска и с обвинениями
рекрутера в плохой работе.
11
Гусов К.Н. Трудовое право России: учебник / К.Н. Гусов, В.Н. Толкунова. – М., 2015. –
266 с. 58.
19
При реактивной политике негатив не только активно и своевременно
устраняют, но и пытаются проанализировать причины его возникновения.
Превентивная политика позволяет не только заранее просчитать
возможность конфликтов, некачественного выполнения работы, но и
минимизировать их проявление. Работников заранее обучают работе на новом
оборудовании, находят продуктивное применение неформальным лидерам,
заранее планируют увеличение штата при расширении бизнеса.
Активная политика подразумевает прогнозирование среднесрочного и
долгосрочного развития бизнеса, персонала и активное осознанное и
целенаправленное управление данными процессами.
Управление кадровой политикой организации может развиваться только
поэтапно, невозможно перепрыгнуть из пассивной сразу в активную.
Разработка кадровой политики состоит из нескольких этапов.
- Анализ существующей политики.
- Разработка конкретных действий по переходу на следующий уровень.
- Обучение руководства работе в новых условиях.
- Знакомство персонала с новыми правилами.
- Контроль соблюдения принципов кадровой политики.
Особое внимание следует уделять именно документированию кадровой
политики предприятия, так как организация и регулирование её работы
влияют на успех всего учреждения. Все направления деятельности, имеющие
непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от
других сфер и имеют свои особенности. К ним в первую очередь можно
отнести высокую правовую и социальную ответственность, которую
работодатель несет перед своими работниками, т.к. создаваемые им
документы в дальнейшем могут понадобиться для установления рабочего
стажа, назначения пенсии, выплаты пособия или предоставления льготы
гражданину. Документирование работы с персоналом является
непосредственным отражением и фиксацией трудовых отношений между
работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность на
20
бумаге или электронном носителе. Кадровая служба работает с широким
перечнем кадровых документов, к ним относятся: трудовые договоры,
трудовые книжки, приказы о приеме, об увольнении, об отпуске по уходу за
ребенком, об основном оплачиваемом отпуске, штатное расписание,
должностные инструкции и т. д. Осуществляя кадровую политику в интересах
организации, кадровая служба обязательно должна руководствоваться
нормами трудового законодательства, принятыми как на федеральном,
региональном, так и локальном уровне.
Немаловажным аспектом в работе кадровой службы является подбор
персонала: организация и проведение интервью, оценка кандидатов на
вакансию, ориентирование претендентов на вакантную должность,
осуществление подбора стажеров и практикантов в соответствии с
потребностями подразделения компании и т.д. Специалист по кадрам должен
уметь правильно и грамотно провести собеседование с соискателем,
постараться привлечь будущего работника, заинтересовать его. Еще одним
направлением в деятельности кадровой службы (службы персонала) является
обучение и повышение квалификации работников
12
.
В современных развивающихся организациях розничной торговли
обучение или переобучение сотрудников является неотъемлемой частью, т. к.
в наше время большая конкуренция и высокие темпы развития заставляют
компанию идти в ногу со временем. Так же в функцию кадровой службы
(службы персонала) входит не только обучение штатных сотрудников, но и
обучение, подбор кадрового резерва, в основном данная деятельность
осуществляется в коммерческих структурах, поэтому организации розничной
торговли не являются исключением. «Кадровый резерв — это группа
руководителей и специалистов, обладающих способностью к управленческой
деятельности, отвечающих требованиям, предъявляемым должностью того
12
Казанцев А.К. Основы менеджмента. Практикум. – 2-е изд. / А.К. Казанцев, В.И. Малюк,
Л. С. Серова. – М.: ИНФРА-М, 2016. – 544 с.
21
или иного ранга, подвергшихся отбору и прошедших систематическую
целевую квалификационную подготовку».
Наличие кадрового резерва в компании — это своего рода подстраховка
на случай ухода сотрудника, занимающего ключевую позицию, а также
экономия времени на поиск и обучение нового специалиста. Из всего
вышесказанного можно сделать вывод, что роль кадровой службы в
деятельности организации розничной торговли очень велика и значима.
Данная структура в первую очередь способствует укомплектованности
штата высококвалифицированными сотрудниками, что является ключевым
аспектом для развития организации. А также осуществляет ведение важной
кадровой документации, подтверждающей наличие трудовых отношений
между работником и работодателем.
1.2. Система кадрового делопроизводства и автоматизация кадровой
работы
На сегодняшний день ни одна организация не может обойтись без
документооборота. Документооборот организации представляет собой
систему движения документов в организации с момента их получения или
создания до завершения исполнения или отправки.
Качественная организация документооборота способствует
оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной
загрузке подразделений и должностных лиц, а также оказывает
положительное влияние на управленческий процесс и функционирование
организации
13
.
Однако в современных условиях важным оказывается оптимизация
документооборота в тенденции с предъявляемыми внешними и внутренними
требованиями ведения документооборота в организациях.
Важным это оказывается особенно в области документооборота
кадровой службы, поскольку она ответственна за процесс оформления и
13
Лукашевич В.В. Основы менеджмента / В.В. Лукашевич. – М.: Дело, 2016. – 285 с.
22
ведения документов по персоналу организации в соответствии со строгими
законодательными нормами, а описанные правила должны учитываться во
всех подразделениях организации. С помощью эффективного кадрового
делопроизводства удаётся оптимизировать процесс управления персоналом.
Прежде чем рассмотреть особенности процесса оптимизации кадрового
делопроизводства, следует определить, что понятие «кадровое
делопроизводство» включает в себя, для того чтобы понять: что же нам в итоге
нужно оптимизировать. Так, основной процесса кадрового делопроизводства
является процесс составления бумаг, их заполнение, отчётность по персоналу
организации.
Кадровым делопроизводством обычно занимается отдел кадров
(кадровая служба), основными функциями которого являются начисление
заработной платы, оформление отпусков, больничных, оформление справок и
т.д. (таблица 1).
Таблица 1
Цели и задачи кадровой службы
Направление работы
Задачи
Учёт, регистрация и контроль
Ведение учёта сотрудников, оформление
приёма на работу, увольнение
Регуляция работы
Знакомство новых сотрудников с местом
работы, его должностными обязанностями
Координация, обучение
Организация проведения курсов, обучения,
повышения квалификации
Работа с документацией
Составление кадровых документов, графика
работы, сдача соответствующей отчётности
Организация
Организация деятельности организации
согласно с соответствующими инструкциями
Важно отметить, что правильное ведение кадрового делопроизводства
предполагает высокий уровень ответственности, поскольку сотрудникам
отдела кадров необходимо следить за ведением серьёзных документов:
трудовых книжек, а также других документов по персоналу.
Однако, не каждая организация может позволить себе наличие кадровой
службы, особенно, если это малое предприятие или индивидуальное
предпринимательство. В таком случае ведение кадрового делопроизводства
стоит оптимизировать за счёт передачи данной функции аутсорсинговой
23
компании. Аутсорсинговые компании позволяют передать организации на
основании договора определённую часть деятельности другой компании,
специализирующейся на предоставлении этих услуг, в данном случае —
кадровом делопроизводстве
14
.
Таким образом, оказывается выгодным не содержать целый отдел
специалистов по кадровому делопроизводству, а передать эти функции
специализирующейся на этом организации. К аутсорсинговым услугам
обращаются и крупные организации, которые хотят сосредоточиться на
важным производственных функциях. Важно также отметить, что одним из
наиболее эффективных инструментов оптимизации кадрового
делопроизводства является постановка и внедрение эффективной системы
кадрового документооборота (рис. 1).
Рисунок 1. Оптимальная система кадрового документооборота
Это оказывается важным для большинства организаций, в которых
кадровое делопроизводство носит хаотичный характер.
14
Лукашевич В.В. Основы менеджмента / В.В. Лукашевич. – М.: Дело, 2016. – 285 с.
24
Важным шагом в процессе оптимизации документооборота является
переход на электронный документооборот, позволяющий сократить трудовые
и временные затраты и оптимизировать данный процесс
15
.
Что позволяют нам сделать существующие в настоящее время системы
автоматизации делопроизводства и документооборота?
Они решают ряд важных задач: исключают «забывание» отдельных
работников, пропуск сроков, нарушение норм Трудового кодекса Российской
Федерации, налаживают взаимодействие отдела кадров с иными
структурными подразделениями организации. Но главное - это экономия
время кадровика и средства работодателя путем:
- оптимизации программой процессов планирования подбора персонала,
контроля за текучестью кадров, наглядного представления процессов в сфере
управления персоналом в цифрах, графиках и диаграммах;
- сохранения в базе установленных законодательством РФ или
локальными актами работодателя бланков, заполнение которых происходит
автоматически. Работнику отдела кадров остается только правильно ввести в
программу сведения о работнике и рабочем месте и распечатать нужный
документ;
- облегчения формирования личных дел работников в соответствии с
Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), архивным
законодательством, иными нормативными актами;
- напоминания специалисту по кадрам о приближении определенного
срока, с которым ТК РФ или иной нормативно-правовой акт связывает
возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей (например,
сроки предупреждения о прекращении срочного трудового договора или о
предстоящем сокращении, срок ознакомления с приказом о предоставлении
отпуска, о применении мер дисциплинарной ответственности, срока
утверждения графика отпусков на следующий календарный год и пр.);
15
Радугин А.Е. Основы менеджмента / А.Е. Радугин. – М.: Дело, 2015 – 442 с.
25
- оптимизации процессов аттестации работников, их обучения и
развития;
- автоматического подсчета количества дней неиспользованного
отпуска, среднего заработка за определенный период, размера пособия,
данных для заполнения отчетов (средняя и среднесписочная численность
работников) и других;
- автоматического учета рабочего времени на основе введенных
графиков работы и приказов об отпуске, о сокращении рабочего времени,
предоставлении режима неполного рабочего времени, сведений об оплате
листков нетрудоспособности и т.д.;
- указания на неправильно введенные данные, проведения проверки
СНИЛС, ИНН на подлинность;
- консолидации данных, вводимых различными пользователями и
ведения единой, прозрачной для различных связанных между собой
подразделений (отдел кадров, бухгалтерия и прочих) базы данных,
позволяющей избавиться от передачи документов на бумажных носителях;
- электронного управления процессами взаимодействия в рамках
предприятия, упрощения согласования проектов локальных нормативных
актов и иных документов, требующих соблюдения определенных процедур
согласования и утверждения в соответствии с требованиями работодателя,
последующего хранения электронных документов в базе данных работодателя
как в целях обеспечения их сохранности, так и в целях использования их для
оптимизации процедур адаптации и обучении персонала, облегчения
вхождения в должность и коллектив и многих других.
К сожалению, автоматизация документооборота и процессов имеет и ряд
недостатков. К ним, в частности, относятся различного рода сбои в системе,
отставание от быстро изменяющегося законодательства, необходимость
наличия в штате компетентного работника или привлечение внешнего
специалиста, обновляющего систему, поддерживающего ее в исправном
состоянии, настраивающего ее под нужды конкретного хозяйствующего