26
субъекта, обеспечивающего безопасность персональных данных и иной
информации, составляющей охраняемую законом тайну.
На практике сложность заключается еще и в том, что данное лицо,
имеющее глубокие познания в области автоматизированных систем
документооборота и управления, зачастую не обладает соответствующими
познаниями в узкоспециализированных сферах трудового права и кадрового
документооборота, что вызывает необходимость в участии работника отдела
кадров и/или юриста в процессе настройки системы и ее тестировании
16
.
Также комплексные автоматизированные системы кадрового
делопроизводства являются довольно дорогими. Конечно, можно
воспользоваться свободно распространяемым программным обеспечением,
которое позволяет управлять отдельными процессами и процедурами, но в
этом случае не будет обеспечена взаимосвязь между отдельными
программами, что может повлечь за собой дублирование функций, потерю
информации и/или непрерывности процесса.
Конечно, этот перечень достоинств и недостатков не является
исчерпывающим, программное обеспечение дорабатывается и развивается с
каждым днем, делая работу с кадрами более приятной и эффективной. А
время, силы, которые позволяет сэкономить внедрение подобных систем, и
отсутствие штрафов за нарушения в трудоправовой сфере более чем
оправдывают материальные вложения.
Так, оптимизация кадрового делопроизводства позволяет достичь
следующих результатов:
- формализовать бизнес-процедуры, которые существуют в
организации;
- оказывается возможным выстроить и закрепить документально новую
систему эффективного кадрового делопроизводства;
16
Панкратова Е. Социологические исследования в управлении персоналом: учебное
пособие. / Е. Панкратова, И. Смирнова. – М.: Ленанд, 2018. – 184 с.
27
- достижение «баланса интересов» организации и её сотрудников, а
также избежание возможных конфликтов и споров с сотрудниками
организации;
- профилактика рисков, связанных с проверкой государственных
контрольно-надзорных органов
17
.
Таким образом, подводя итог, отметим, что на сегодняшний день
важным оказывается оптимизация процесса документооборота в кадровой
службе, которую оказывается возможным осуществить за счёт применения
аутсорсинговых услуг, внедрения электронного документооборота или с
помощью другого эффективного способа эффективного документооборота.
1.3. Направления совершенствования кадрового планирования в
организации: отечественный и зарубежный опыт
Более обоснованная организация всех экономических служб и
производственных подразделений компании, научный подход к управлению
фирмы, и постоянное улучшение, и совершенствование технологии
производства и управления персоналом дадут существенный результат в
увеличении эффективности деятельности компании и будут способствовать
улучшению ее финансового положения. Есть подходы, которые помогают
руководителям увеличить вероятность эффективного достижения целей
компании. Каждый из изложенных далее подходов внес свой ощутимый вклад
в понимание менеджмента предприятия.
В зависимости от целей следует учитывать некоторые характерные для
отдельных стран особенности планирования:
1. В американских компаниях - объединение стратегий всех
подразделений и распределение ресурсов.
2. В английских компаниях - ориентация на распределение ресурсов.
17
Мильнер Б.З. Теория организации: учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Экономика,
2017. – 558 с.
28
3. В японских компаниях - ориентация на внедрение новшеств и
повышение качества решений
18
.
Система управления как таковая объектом собственности не является,
она неотделима от самого предприятия, т.е. не является объектом каких-либо
операций отдельно от производственных мощностей, кадров, и прочих
материальных ресурсов, информации. Тем не менее, некоторые операции
можно производить с элементами системы управления, такими как
техническое обеспечение управления, кадровое, информационное. При этом
необходимо учитывать, что любые изменения элементов системы управления
повлекут за собой изменения их взаимосвязей, а, значит, и самой системы.
Если система управления не приносит дохода собственнику
(предприятию), она теряет для него свою полезность и подлежит
реформированию. Трудность состоит в том, что в настоящее время нет
методов, позволяющих определить, какую роль играет эффективная
организация деятельности предприятия (фактически, система управления) в
получении дохода, а в конечном итоге – в определении стоимости
предприятия.
Начиная с М. Вебера, большинство социологов связывают деятельность
организации в первую очередь с процессом подготовки и реализации
управленческих решений.
Подготовка данного вида решений в организациях часто отделена от
процедуры их принятия и предусматривает наличие коллектива специалистов.
В «классической» теории управления организацией подготовка является
функцией штатных служб
19
.
Классификаций управленческих решений в литературе существует
множество. С нашей точки зрения, наиболее оправданной с социологической
18
Мильнер Б.З. Теория организации: учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Экономика,
2017. – 558 с.
19
Головина С.Ю. Трудовое право: учебник / С.Ю. Головина, Ю.А. Кучина. – М.: Юрайт,
2015. – 400 с.
29
точки зрения, является классификация, учитывающая меру влияния субъекта
решения в преобразования организации:
1. Детерминированные управленческие решения (жестко
обусловленные).
2. Решения, слабо зависящие от субъекта. К первой разновидности
относятся обусловленные распоряжениями и предписаниями
(стандартизированные) решения. Этот тип не зависит или очень слабо зависит
от ориентации и качеств руководителя. Ко второй разновидности относятся
решения, где определенные качества руководителя накладывают
существенный отпечаток на суть принимаемых решений.
К ним относятся решения, связанные с изменением механизмов,
структуры, целей организации; решения, связанные с локальными
изменениями в организации (наказания, поощрения и т.д.). На качество
решений может влиять ряд факторов: деловые и личностные качества
руководителя, его ролевые позиции, компетентность персонала, надежность
информации и т.д. В современных организациях большое значение приобрела
проблема рациональности принимаемых решений.
Начиная с середины XX века, получил распространение подход,
согласно которому процесс принятия управленческих решений считается
ограниченно рациональным в связи с обусловленностью человеческим и
социокультурным факторами. В настоящее время на первые места
выдвигается интуиция руководителя. Дефицит рабочей силы привел к тому,
что кадровое планирование на многих предприятиях стало составной частью
предпринимательского планирования. Так, производственные решения,
которые касаются применения инноваций, месторасположения предприятия,
капиталовложений, идущих на расширение имеющихся и приобретение новых
основных фондов, должны модифицироваться в тех случаях, если дефицит
рабочей силы может привести к ошибкам.
Если раньше считали, что кадровое планирование необходимо лишь в
случае дефицита рабочей силы, то сейчас возобладало мнение, что оно нужно
30
и во времена безработицы: квалифицированных работников нелегко найти и
при ненапряженном положении на рынке труда; кроме того, следует избегать
социальных трудностей, часто возникающих при увольнениях.
Управление персоналом требует согласованности управленческих
действий с психологическими закономерностями поведения человека.
Пренебрежение этими закономерностями приводит к возникновению
психологических конфликтов, способствует текучести кадров, нарушению
трудовой дисциплины и снижению производительности труда. Кадровое
планирование применяется во всех секторах экономики, соединениях и
организациях всякого вида.
Сравнительно претворения в жизнь идеи кадрового планирования в
области казенного управления нередко выдвигается довод, что в этой области
оно бессмысленно, так как тут обязаны употребляться люди многоплановых
возможностей, что на всяком месте с одним и тем же триумфом имеют все
шансы исполнять собственные задачки.
В взаимосвязи с ограниченными штатами для таковых тружеников,
тяжелым положением на рынке труда, изменяющимися и вырастающими
задачками страны этот вид управления нуждается в пополнении собственной
кадровой системы с помощью квалифицированного кадрового планирования.
Каждая многообещающая политического деятеля разумна, проводится
ли она в небольшой, центральной или же солидной организации.
Непосредственно в небольшом и среднем бизнесе она работает, помимо того,
залогом предпринимательского существования и вдохновляет работодателя
думать о собственной личной среднесрочной и долгосрочной выживаемости и
конкурентоспособности, и еще о собственных шансах на становление.
Условно внедрения кадрового планирования меж небольшими, средними и
31
солидными организациями присутствует исключительно одно отличие,
касающееся интенсивности и размера этого планирования
20
.
Небольшой и средний бизнес, верно видя собственную структуру
занятости и трудящихся мест, имеют все шансы просто предвещать
результаты предпринимательских решений для личных тружеников и сделать
подходящую плановую либо информационную систему.
Средний и большой бизнес, против, вследствие комплексности
трудовых задач, многослойности текстуры рабочего коллектива и
Грандиозного количества сотрудников и трудящихся мест обязаны делать
закрытую на себя информационную систему учета персонала и трудящихся
мест. Необходимость и готовность организации к внедрению регулярного
кадрового планирования вырастают по мере увеличения размеров и трудности
предпринимательской работы.
Чем больше предприятие, тем сложнее учитывать разнообразные и
трудоемкие производственные взаимосвязи нынешнего дня также сложнее -
дня грядущего.
Таким образом, можно выявить следующие преимущества
использования технологий кадрового планирования на предприятии:
- во-первых, определение кадровых вопросов и потребностей
предприятия;
- во-вторых, выявление кадровых решений и инвестиционных ресурсов,
которые подлежат осуществлению в ходе разработки стратегии ведения
хозяйственной деятельности;
- в-третьих, осуществление гарантий соответствии кадровых программ
общей стратегии предприятия;
- в-четвертых, повышение конкурентоспособности предприятия, за счет
повышения эффективности работы с кадрами;
20
Басовский Л.Е. Стратегический менеджмент: учебник / Л.Е. Басовский. – М.: НИЦ
ИНФРА-М, 2016. – 365 c.
32
- в-пятых, осуществление перспективных планов, которые связаны с
ростом кадров или с их сокращением. Кроме того, особое знание при работе с
кадрами имеет кадровый контроль. Чтобы работник отдела кадров имел
возможность управлять и контролировать, он должен иметь плановые и
текущие данные
21
.
Работник отдела кадров должен знать о корректировке целей в
различных областях, влекущих за собой кадровые последствия. Кроме того,
работник отдела кадров должен распределять ответственность за выполнение
и контроль, а также устанавливать процедуры отчетности, которые позволят
прослеживать достижения по плану.
Отчетность заключается в указании количества работников по штату и
нанятых по целям найма, а также в указании издержек занятости, тенденций
текучести кадров, пропорций занятости и др. В процессе управления
поведением работников в организации, необходимо уделять должное влияние
планированию деятельности персонала и организационным коммуникациям.
Отсутствие указанных элементов организационного поведения неизбежно
приводит к организационным конфликтам.
Выводы по главе
Документы отражают все стороны деятельности предприятия в
письменной форме, в виде конкретных документов. На документы возлагается
важнейшая функция — обеспечение управленческих функций в рамках
организации. Документы включают в себя различные планы, показатели
деятельности и иную, не менее важную, информацию.
Именно порядок работы с документами в организации во многом
определяет в целом оперативность и качество решений, которые принимаются
в данной компании, а также становится возможным сделать вывод об
21
Рогожин, М. Ю. Кадровая служба предприятия: учебник / М. Ю. Рогожин. – М.:
ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. – 424 c.
33
эффективности реализации данных решений. Работа с документами —
немаловажная составляющая управленческого процесса.
Не каждая организация может позволить себе наличие кадровой службы,
особенно, если это малое предприятие или индивидуальное
предпринимательство. В таком случае ведение кадрового делопроизводства
стоит оптимизировать за счёт передачи данной функции аутсорсинговой
компании.
Оказывается, выгодным не содержать целый отдел специалистов по
кадровому делопроизводству, а передать эти функции специализирующейся
на этом организации. Важно также отметить, что одним из наиболее
эффективных инструментов оптимизации кадрового делопроизводства
является постановка и внедрение эффективной системы кадрового
документооборота.
Важным шагом в процессе оптимизации документооборота является
переход на электронный документооборот, позволяющий сократить трудовые
и временные затраты и оптимизировать данный процесс.
34
ГЛАВА 2. ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИП СУСЛИКОВ ЮРИЙ АНДРЕЕВИЧ
2.1. Характеристика деятельности ИП Сусликов Юрий Андреевич
Компания ИП Сусликов Юрий Андреевич является региональным
дистрибьютором систем очистки воды «Аквапост», «Аквафор», «Барьер»,
«Брита», «Бриз», «Гейзер», «МПВС Кема», «Новая вода», «Родник» и химии
для бассейнов «МАРКОПУЛ КЕМИКЛС» в регионах.
Организация работает на рынке водоподготовки и систем очистки воды
с 2000 года. Более 15 лет сотрудничает с надежными производителями
качественных фильтров и владеем актуальной информацией о спросе и
тенденциях на рынке продажи и обслуживания фильтров для воды.
Для удобства клиентов создан интернет-магазин «АКВА», где можно
приобрести высококачественный и оригинальный товар по выгодным ценам.
Продукция, представленная в магазине, разрабатывается с учетом
различных требований к очистке воды, что позволяет с минимальными
денежными затратами эффективно очищать водопроводную, колодезную и
скважинную воду
22
.
Преимущества покупок в интернет-магазине:
- широкий ассортимент продукции за счет партнерских отношений с
производителями;
- прямые поставки от лидеров систем очистки воды;
- продажа только сертифицированных и имеющих легальное
происхождение товаров;
- гарантийные обязательства на продукцию компаний-производителей;
- конкурентоспособные цены;
- регулярное проведение акций на различные модели оборудования и
фильтров для воды;
- профессиональное сервисное обслуживание.
22
Рогожин М.Ю. Кадровая служба предприятия: учебник / М.Ю. Рогожин. – М.:
ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. – 424 c.
35
Все бренды в магазине легко узнаваемы. Приобретая товары у нас, Вы
можете быть уверены, что продукция изготовлена в заводских условиях, на
высокотехнологичном оборудовании и в промышленных масштабах, с
использованием современных методов организации производства и
управления качеством. Весь ассортимент продукции подтверждается
сертификатами соответствия высоким международным стандартам качества
от ведущих независимых организаций.
Вы можете получить консультацию специалистов по всем
интересующим вопросам. Наши специалисты на основе Вашего анализа воды
профессионально и в кратчайшие сроки подберут необходимый комплект
оборудования для водоочистки.
2.2. Анализ системы управления персоналом на примере
ИП Сусликов Юрий Андреевич
ИП Сусликов Юрий Андреевич является одной из крупнейших
компаний в сфере продажи водных фильтров.
Деятельность предприятия подвержена современным экономическим
рискам, связанным с санкционным давлением. Организационная структура
ИП Сусликов Юрий Андреевич является линейно-функциональной. К числу
основных преимуществ данной структуры можно отнести:
- повышение обоснованности команд управления линейного
руководителя, поскольку он является специалистом в данной области;
- принцип единоначалия;
- полная ответственность руководителя за принимаемые решения.
Недостатками данной структуры являются:
- возможное увеличение сроков разработки и принятия управленческих
решений;
- возможное затруднение процессов разработки и принятия
управленческих решений, так как в процессе обсуждения могут не совпадать
точки зрения советников на способы решения проблем.