46
2.3. Анализ кадровой работы в ИП Сусликов Юрий Андреевич
Кадровое делопроизводство – это комплекс мероприятий, которые
направлены на разработку локальных нормативных актов, документов по
управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров,
рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной
документации с целью регулирования трудовых правоотношений,
организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.
Каждая организация стремится создать эффективную среду по
обработке информации, которая позволит совершенствовать качество
управления. Основными задачами для достижения данной цели являются:
1. Создать механизм документационного обеспечения предприятия
(ДОУ).
2. Выбрать правильную стратегию автоматизации работы с
документами. Для того чтобы решить первую задачу необходимо полагаться
на существующие нормативны документы, ГОСТ и рекомендации
специалистов. Для решения второй задачи нужно обращать внимание на
автоматизированные технологии ДОУ, которые предлагают многие
организации. Необходимо создать алгоритм, который позволит оценить
действующую систему и проработать все составляющие документационного
обеспечения
28
.
Специалист отдела кадров любого предприятия должен контролировать
изменения в трудовом законодательстве и отслеживать появление новых
нормативных и методических документов.
Трудовые отношения на ИП Сусликов Юрий Андреевич оформляются
приказом о приеме на работу, заключением трудового договора и внесением
записи в трудовую книжку.
28
Рогожин М.Ю. Кадровая служба предприятия: учебник / М.Ю. Рогожин. – М.:
ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. – 424 c.
47
ИП Сусликов Юрий Андреевич оформляет приказ (распоряжение) по
предприятию о его приеме на работу в соответствии с условиями договора.
Содержание приказа объявляется работнику в течение трех дней с момента
подписания договора, а также выдается второй экземпляр, а по требованию -
копия приказа о приеме, заверенная руководителем
29
.
Оформление приказа о приеме на работу осуществляется при помощи
формы №Т-1 и №Т-1а. 41 Далее на основании приказа о приеме на работу
открывается личная карточка работника, оформляемая по форме №Т-2. На
основании личной карточки бухгалтер заполняет лицевой счет, который
составляется для отражения сведений о заработной плате за прошлые
периоды. В него заносятся записи обо всех видах начислений и удержаний из
заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и
выполненных работ, отработанного времени и документов на различные виды
выплат.
Исходя из лицевого счета вычисляется средний заработок, необходимый
для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д.
Каждый год на каждого работника открывается лицевой счет. Денежные
средства сотрудник получает через открытый счёт в обслуживающем банке
Росбанк, где ему предоставляется бесплатное обслуживание, как зарплатному
клиенту. Во всех филиалах ИП Сусликов Юрий Андреевич действует
повременно-премиальная система оплаты труда для всех сотрудников.
Размер оклада на предприятии для всех сотрудников в должности
продавец-кассир и продавец-консультант является одинаковым и прописан в
трудовом договоре. Для всех остальных должностей существует оклад, так же
прописанный в трудовом договоре. Система оплаты труда зафиксирована в
29
Шилова А. Кадровый резерв – золотой запас предприятия / А. Шилова // Справочник по
управлению персоналом. – 2016. – № 2. – С. 79–84.
48
положениях об оплате труда, о стимулирующих и компенсационных
выплатах, о премировании работников
30
.
Помимо непосредственной оплаты, важным элементом мотивации и
стимулирования трудовой деятельности является система премирования,
которая в магазине продажи водных фильтров предусматривает начисление
только ежемесячных премий по результатам продаж.
Ежемесячная премия выплачивается в целях усиления стимулирования
материальной заинтересованности сотрудников, достижения ими лучших
конечных результатов деятельности, повышения результативности их работы,
расширения клиентской базы организации, увеличения количества и качества
оказанных услуг, улучшения качества работы, создания условий для
проявления индивидуальной активности каждого сотрудника в течение
месяца.
Ежемесячные премии выплачиваются за коллективные достижения в
работе. Ежедневную работу в магазине «Зара» организовывает менеджерский
состав, работу последнего в свою очередь координирует директор магазина. В
конце каждого месяца директор собирает пожелания по графику работы
каждого менеджера и на их основе, а также на основе нужд магазина
составляет расписание на месяц. Также в расписании сразу присутствует
график закрытия или открытия магазина, приёма поставок.
Что касается работы остального персонала, то их расписание работы
составляется операционным менеджером. Операционный менеджер также
собирает пожелания и составляет расписание, отталкиваясь от нужд магазина
на неделю. Это связано с тем, что в магазине очень часто бывают изменения и
незапланированные поставки, поэтому долгосрочное планирование работы
персонала практически невозможно. Это и является минусом, так как
30
Шилова А. Кадровый резерв – золотой запас предприятия / А. Шилова // Справочник по
управлению персоналом. – 2016. – № 2. – С. 79–84.
49
продавцы-консультанты не могут долгосрочно планировать свою личную
жизнь
31
.
Также было отмечено, что менеджеры могут вызывать персонал на
работу в случаях незапланированных поставок, трансферов, переклеек даже
ночью. Это также негативно влияет на настроение персонала. Так же, в сфере
розничной торговли присутствует такое понятие как сезонность продаж.
Это означает, что бывают периоды высоких и низких продаж, которые
связаны с праздниками, сменой сезонов. Отталкиваясь от продаж прошлого
года и сезонности, отдел кадров присылает каждому магазину бюджет часов,
которые можно потратить в месяц.
Выходить за данный бюджет категорически запрещено. Данное
количество часов рассчитывается исходя из продаж в деньгах и единицах.
Существует формула расчёта продуктивности и единицах:
количество проданных единиц количество затраченных часов =
продуктивность.
В среднем продавец-консультант должен продавать 5 единиц товара в
час. Если продуктивность магазина падает ниже 5 единиц в час, то отдел
кадров сокращает выделенные на месяц часы. Так же происходит и с
выполнением плана по деньгам. При невыполнении заданной суммы отдел
кадров сокращает бюджет часов.
При сокращении часов менеджерский состав не может выводить
достаточное количество персонала, следовательно, нагрузка на продавцов-
консультантов увеличивается вдвое, так же невозможно поднять продажи по
причине нехватки персонала. Это очень большая проблема на данном
предприятии и вызывает большое недовольство, но руководящий состав никак
не может повлиять на данную проблему
32
.
31
Михайлов Ф.Б. Управление персоналом: классические концепции и новые подходы / Ф.Б.
Михайлов. – Казань.: Престиж, 2016. – 342 с.
32
Радугин А.Е. Основы менеджмента / А.Е. Радугин. – М.: Дело, 2015 – 442 с.
50
Распределение ежедневной работы персонала происходит каждое утро.
Активности, то есть, то, что будет выполнять данный сотрудник на
протяжении всего рабочего дня, расставляет ответственный менеджер. Для
упрощения работы магазин поделён на определённые зоны: торговый зал,
склад, касса. Активности распределяются соответственно данным зонам. Для
нормального функционирования магазина минимальное количество человек
включая руководящий состав – 15 человек.
В системе распределения активностей так же есть свои недочёты, так как
сотрудники не всегда работают там, где они бы хотели или не выполняют
задания, которые у них получаются лучше всего. Это так же является
причиной падения продуктивности. Количество персонала в смену
рассчитывается исходя из продаж прошлого года. Иногда случается, так, что
на данный рабочий день было рассчитано недостаточное количество людей и
тогда, персоналу приходится работать в быстром темпе, который сильно
отличается от обычной нагрузки, что вызывает недовольство персонала.
Такая ситуация может быть связана как с ошибкой менеджера, так и с
независящими от руководящего состава обстоятельствами.
Организацией разбора поставок, трансферов и переоценкой занимаются
операционные менеджеры. Расчёт персонала на данные мероприятия они
производят, отталкиваясь от норм продуктивности, имея информацию о
количестве единиц.
Таким образом, корпоративная культура исследуемой организации
предполагает, что руководитель отдает распоряжения работникам не в виде
приказов, а в виде советов, оказывает им помощь в налаживании
самоконтроля, чем повышает их ответственность за свою деятельность. Но, не
смотря на все положительные характеристики присутствующей в магазине
корпоративной культуры, все же имеются и некоторые проблемы, среди
которых и нередко возникающие недопонимания между работниками, что,
ввиду отсутствия должного внимания к данной проблеме менеджерского
состава, нередко выливается в конфликт. А, следовательно, корпоративная
51
культура, имеющаяся в «Зара» на данный момент, требует определенного
совершенствования.
Именно поэтому кампания выделяет огромные средства на
совершенствования управленческих навыков менеджерского состава. Каждый
месяц в магазин приезжает курирующий HR-менеджер и проводит бесплатные
тренинги на самые необходимые темы. Тема месяца определяется после
анонимного анкетирования персонала.
Результаты проведенных тренингов анализируются ежемесячно и, при
отсутствии результата, идёт детальная работа с магазином. Именно таким
способом компания пытается сократить ротацию персонала. Таким образом,
по результатам проведенного анализа можно сделать вывод, что труд
персонала в ИП Сусликов Юрий Андреевич в настоящее время организован
достаточно хорошо, имеются и некоторые недостатки.
Персонал часто вызывают на работу «по звонку», был замечен неверный
расчёт количества человек в смену, из-за чего страдает продуктивность и
качество обслуживания покупателей, так же, было отмечено неверное
ежедневное распределение обязанностей продавцов-консультантов,
неправильное распределение нагрузки. Устранение данных ошибок позволит
повысить производительность работников магазина и в целом -
удовлетворенность клиентов качеством обслуживания в магазине.
Выводы по главе
Компания ИП Сусликов Юрий Андреевич является региональным
дистрибьютором систем очистки воды в регионах.
Организация работает на рынке водоподготовки и систем очистки воды
с 2000 года.
В организации нет точной программы действий в отношении персонала,
и кадровая работа сводится к устранению негативных последствий. В полной
мере не осуществляется прогноз кадровых потребностей, отсутствуют
средства оценки персонала, менеджеры реагируют только тогда, когда
52
возникает ситуация нехватки кадров, не анализируют причин текучести. Так
же кадровая политика в организации является закрытой.
В ИП Сусликов Юрий Андреевич острой проблемой является текучесть
кадров.
Анализ финансовой устойчивости и рентабельности функционирования
ИП Сусликов Юрий Андреевич демонстрирует крайне негативную тенденцию
развития и очень низкие показатели рентабельности и финансовой
эффективности своей деятельности, что требует немедленного принятия
решений, направленных на совершенствование хозяйственной деятельности.
Проблемы с использованием оборотных активов указывают на замедление
темпов оборачиваемости.
Корпоративная культура исследуемой организации предполагает, что
руководитель отдает распоряжения работникам не в виде приказов, а в виде
советов, но, не смотря на все положительные характеристики корпоративной
культуры, имеются и некоторые проблемы, среди которых недопонимания
между работниками, что, ввиду отсутствия должного внимания к данной
проблеме менеджерского состава, нередко выливается в конфликт. А,
следовательно, корпоративная культура, имеющаяся на данный момент,
требует определенного совершенствования.
Именно поэтому компания выделяет огромные средства на
совершенствования управленческих навыков менеджерского состава. Каждый
месяц в магазин приезжает курирующий HR-менеджер и проводит бесплатные
тренинги на самые необходимые темы. Тема месяца определяется после
анонимного анкетирования персонала.
53
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОЙ РАБОТЫ В
ИП СУСЛИКОВ ЮРИЙ АНДРЕЕВИЧ
3.1. Совершенствования методов организации кадровой работы
Важным фактором работы любого предприятия являются его кадровый
состав. Кадровая политика любого предприятия направлена на обеспечение
соответствия численного и качественного состава персонала стратегическим и
текущим целям и задачам предприятия, на осуществление процессов развития
кадров, повышения их квалификации в соответствии с перспективными
потребностями самого предприятия, состоянием рынка труда.
Поскольку кадровая политика выступает одним из важнейших
элементов повышения конкурентоспособности любого предприятия в
современных условиях, целью данной статьи является определение основных
проблем в кадровой политике конкретного предприятия и предложение
направлений по ее совершенствованию.
Кадровой политикой в ИП Сусликов Юрий Андреевич занимаются
директор и начальник отдела кадров.
В настоящее время на предприятии ИП Сусликов Юрий Андреевич как
было выявлено автором в ходе анализа кадровой политики предприятия,
существует ряд слабых сторон в кадровой политике.
На предприятии отсутствует постоянный и качественный анализ
кадрового состава, а используемые средства диагностики персонала не
отличаются разнообразием. Плохо осуществляется прогнозирование кадровой
ситуации.
В то же время в программах развития предприятия имеются планы
кадровой работы, ориентированные на достижение перспективных целей
предприятия, но не всегда адаптированных к изменяющимся условиям рынка
труда. План работы с персоналом в большей степени носит эмоциональный,
мало аргументированный характер.
54
В ИП достаточно поздно реагируют на симптомы негативного характера
в коллективе, на причины появления и развития кризисных процессов. Это
приводит к появлению недовольства условиями труда, системой
стимулирования, а в отдельных случаях и к увольнению квалифицированной
рабочей силы.
Пополнение кадров происходит за счет внешних источников с помощью
объявлений о вакансиях в средствах массовой информации, в центре занятости
населения, через собственных работников предприятия по их рекомендации.
Прием нового персонала проводится на все должностные уровни, при этом
отрицается замещение из числа работников предприятия. Следовательно,
отсутствует система продвижения по службе.
Цели предприятия и подразделений доводятся в среднем до 75%
работников предприятия, 25% такой информации почти не имеют, т.е. нет
должной информированности, в результате чего работник не всегда
отожествляет себя с интересами организации.
Отсутствие четкой процедуры ознакомления нового работника с
организацией (работник с момента найма обычно ощущает себя оторванным
от коллектива)
33
.
Отсутствие соответствующих коммуникаций, не позволяющих
работнику высказывать свои претензии, соображения и получать
удовлетворяющее его ответы.
Таким образом, в ИП Сусликов Юрий Андреевич для эффективного
управления персоналом необходимо совершенствовать работу с кадрами,
прежде всего, изучать персонал компании, его количественные и
качественные характеристики, разрабатывать эффективную политику
подбора, расстановки и продвижения кадров.
33
Басовский Л.Е. Стратегический менеджмент: учебник / Л.Е. Басовский. – М.: НИЦ
ИНФРА-М, 2016. – 365 c.
55
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что компании
необходимо разработать новую кадровую стратегию, основу которой должны
составлять факторы возрастания роли личности работника, знание его
мотивационных установок. Это позволит полнее использовать кадровый
потенциал, направлять его на решение задач, стоящих перед компанией.
В связи с этим стратегическая цель кадровой политики ИП Сусликов
Юрий Андреевич – создание современной системы управления кадрами,
опирающейся как на экономические стимулы, так и социальные гарантии. Это
позволит сопоставить интересы компании с интересами работников в
повышении эффективности производства и производительности труда,
достижении более высоких финансово-экономических показателей.
Основными задачами для достижения данной цели будут являться:
- дальнейшее совершенствование оплаты и системы стимулирования
труда на предприятии;
- разработка системы мотивации работников предприятия;
- оценка разработанных мероприятий.
В ходе анализа системы управления персоналом ИП Сусликов Юрий
Андреевич было выявлено, что в компании существует служба по управлению
кадрами, поэтому кадровая политика ИП в целом отвечает современным
требованиям.
Однако деятельность отдела кадров не должна ограничиваться только
оформлением кадровой документации, решением вопросов приема и
увольнения работников
34
.
Работникам отдела кадров необходимо самостоятельно или по
инициативе руководства фирмы проводить исследования, направленные на
определение мнений работников о самом предприятии, системе
стимулирования и мотивации, персонального отношения к труду. В связи с
34
Басовский Л.Е. Стратегический менеджмент: учебник / Л.Е. Басовский. – М.: НИЦ
ИНФРА-М, 2016. – 365 c.