55
В первую очередь необходимо определить стадии жизненного цикла
проекта и обозначить участников проекта и сложности, которые могут
появиться на каждом из этапов. Для проекта совершенствования организации
труда в ООО «АНТЕЙ» были определены следующие фазы жизненного
цикла:
формирование концепции проекта;
разработка и планирование проекта;
реализация проекта;
оценка результатов проекта.
В качестве участников проекта выделены:
генеральный директор;
руководители подразделений;
менеджер по управлению персоналом;
начальник финансового отдела.
После оценки результатов необходимо будет произвести необходимую
корректировку системы управления временем в ООО «АНТЕЙ»
Далее представим дерево целей проекта на рисунке 7.
Рисунок 7 Дерево целей проекта
Совершенствования
тайм-менеджмента
Повышение
производительности
труда
Оптимизация бизнес-процесов
компании
Оптимизация должностных
обязанностей
Оптимизация выполнения
процессов
56
Далее произведем декомпозицию целей проекта в соответствии со
стадиями жизненного цикла.
Рисунок 8 Декомпозиция целей проекта
Совершенствование тайм
-менеджмента
1.Формирование
концепции проекта
1.1 Определение целей которые должны
быть достигнуты с помощью тайм-
менеджмента;
1.2. Определение ключевых показателей
эффективности проекта для отдельных
групп должностей
2. Разработка и
планирование проекта
2.1.Подготовка инструментария;
2.2.Согласование проекта
2.3. Определение критериев успешной
реализации проекта;
2.5. Разработка мероприятий и
подготовка необходимых материалов
для сотрудников;
2.6. Составление и согласование
бюджета внедрения системы
управления временем
3.Реализация проекта
3.1. Организация обучения
руководителей
3.2. Внедрение корпоративного
стандарта управления временем
3.3. Внедрение курса для оперативных
работников в электронный курс
4.Оценка результатов
проекта
4.1 Оценка полученных результатов
57
Далее представим матрицу ответственности по проекту в таблице 13.
Таблица 13
Матрица ответственности по проекту
Мероприятия
Директо
р
Начальник
финансового
отдела
Менеджер по
управлению
персоналом
Руководители
производственн
ых
подразделений
Бухгалтер
1.1 Определение целей которые
должны быть достигнуты с помощью
тайм-менеджмента;
А
К
И
1.2. Определение ключевых
показателей эффективности проекта
для отдельных групп должностей
А
К
И
С
С
2.1.Подготовка инструментария;
К
И
2.2.Согласование проекта
А
К
И
2.3.Подготовка корпоративного
стандарта управления временем
А
И
П
П
2.4. Определение критериев
успешной реализации проекта;
А
И
П
2.5. Разработка мероприятий и
подготовка необходимых материалов
для сотрудников;
К
И
2.6. Составление и согласование
бюджета внедрения системы
управления временем
С
И
П
3.1. Организация обучения топ-
менеджмента
А
К
И
П
3.2. Внедрение корпоративного
стандарта управления временем
А
И
3.3. Внедрение курса для
оперативных работников в
электронный курс
К
И
4.1 Оценка полученных результатов
А
И
А – принятие решений;
И – исполнение;
К – контроль;
С – Согласование;
П – Планирование.
Таким образом, был предложен комплексный проект по внедрению
58
принципов рационального использования рабочего времени, который
включает в себя как планирование, непосредственный план реализации, так и
программу обучения персонала и направления обеспечения своевременного
материально-технического обеспечения рабочих мест и устранения ошибок в
оперативной работе сотрудников. Перечень необходимых затрат и ресурсов
будет представлен в следующей части исследования.
3.Еще одним важным направлением совершенствования организации
труда ООО «АНТЕЙ» является обустройство рабочего окружения, условий
труда, а именно организация ремонта помещений склада, бухгалтерии,
отдела снабжения и отдела продаж, переоборудование рабочих мест
персонала, в том числе и для обеспечения рационального использования
рабочего времени, а также введение корпоративной одежды для менеджеров
торгового зала и грузчиков.
Далее рассмотрим социальную и экономическую эффективность
предложенных мероприятий.
3.2. Расчет социально-экономической эффективности предложенных
мероприятий
Рассмотрим затраты на все предлагаемые мероприятия в ООО
«АНТЕЙ». В таблице 14 представлены затраты на ремонт и обустройство
рабочих мест.
Таблица 14
Затраты на ремонт и обустройство рабочих мест
Наименование затрат
Сроки
Сумма, тыс.руб.
Косметический ремонт склада,
бухгалтерии, отдела снабжения и
отдела продаж
10-11.18
60
Покупка новой компьютерной
техники: 2 моноблока, 1 ноутбук
10.18
95
Изготовление фирменной одежды
для 4 менеджеров и 3 грузчиков
11.18
28
Итого
183
59
Таким образом, на ремонт и обустройство рабочих мест необходимо
потратить порядка 183 тыс.руб.
Далее в таблице 15 представим бюджет, который необходимо заложить
в 2019 году на реализацию проекта рационального управления временем.
Таблица 15
Бюджет на реализацию проекта рационального управления
рабочим временем
Наименование
Количество,
чел.
Сумма,
тыс.руб.
Курс для руководителей
5
75
Курс для оперативного персонала
на базе он-лайн обучения
21
-
Внедрение программы обучения
оперативных сотрудников
управлению временем в он-лайн
систему обучения
-
5
Итого:
80
Бюджет затрат на реализацию принципов рационального управления
рабочих временем составляет 80 тыс.руб.
Для реализации данных образовательных мероприятий необходимо
заключить договоры с тренинговой компанией и в соответствии с задачами
ООО «АНТЕЙ» провести адаптацию имеющихся курсов повышения
квалификации.
Далее в таблице 16 представим смету расходов найму и оплате труда
менеджера по управлению персоналом.
Таблица 16
Смета затрат по проекту
Затраты
Сумма, тыс.руб.
Примечания
Мебель менеджера по управлению
персоналом
15
Единовременно
Компьютер и оргтехника
45
Заработная плата менеджера по
управлению персоналом
336
Ежегодно
Платежи по страховым взносам –
30% в 2019 году
100,8
Сумма
496,8
60
Таким образом, на найм, оборудование рабочего места менеджера по
управлению персоналом необходимо заложить 496,8 тыс.руб.
Общая сумма затрат составляет – 759,8 тыс.руб., из них:
- единовременных – 295 тыс.руб.;
- ежегодных (корп.одежда и оплата труда менеджера по управлению
персоналу) – 464,8 тыс.руб.
Для обеспечения процесса кадрового делопроизводства
ООО «АНТЕЙ» в первую очередь, после утверждения должностного лица,
ответственного за процесс, необходимо утвердить должностные инструкции
для секретаря-делопроизводителя, в которых будут прописаны
функциональные обязанности, права и ответственность, а так же порядок
оценки деятельности. Еще одним важным направлением совершенствования
документационного обеспечения является повышение квалификации
секретаря-делопроизводителя.
В таблице 17 приведем предлагаемые курсы по делопроизводству. Все
организаторы курсов, аккредитованные компании, работающие на
территории г. Красноярска более 3-х лет.
Таблица 17
Сравнительная таблица курсов делопроизводства в г.Красноярске
Организатор курсов
Название курсов
Длительность,
ак. Часов
Цена,
руб.
Учебно-
информационный
центр
«Академический»
Современное кадровое
делопроизводство – 10
занятий
40
4000
Бизнес–школа
«Инопроф»
Делопроизводство и
кадровый учет. 4
теоретических, 2
практических занятия
36
4000
Учебный центр
«Результат»
Современное
делопроизводство+1С:
Кадры
24
3000
Центр
программирования
«ИнитГраф»
Делопроизводство. 5
уроков и 2 практических
работы
28
4000
Красноярский
региональный
институт трудовых
отношений
Документовед
2,5 мес.
8500
61
Из таблицы 17 видно, что цена за обучение существенно различается у
различных организаторов. Соответственно наиболее целесообразно для
руководства ООО «АНТЕЙ» выбрать средний вариант.
В таблице 18 представлена программа обучения «Делопроизводство» в
бизнес-школе «Инопроф».
Таблица 18
Программа обучения «Делопроизводство»
Направление
обучения
Тематика
Содержание
1
2
3
Теоретическое
занятие
Функции и задачи
секретаря (офис-
менеджера),
администратора
Функции и задачи секретаря (офис-
менеджера), администратора.
Обязанности, права, профессиональные и
личные качества секретаря (офис-
менеджера), администратора.
Планирование рабочего времени, режим
труда и отдыха секретаря.
Теоретическое
занятие
Организация
работы приемной
(офиса)
Телефонное обслуживание. Работа с
факсимильной связью. Оформление
телефонограмм. Этика переговоров по
телефону. Организация личного приема
посетителей руководителем.
Теоретическое
занятие
Основные
документы
управления
Основные документы управления.
Понятие, виды, назначение. Оформление
приказа, акта, протокола, писем.
Практическое
занятие по
составлению
документов
Составление
документов
Принцип поиска документов. Копирование
документов для кадрового
документооборота. Набор документов по
образцам: создание папок с вложениями,
создание документа, задание параметров
поля, шаблон документа. Разбор
реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003.
Организация
документооборота.
Деловая этика
Организация документооборота
(составление номенклатуры дел,
инструкция по делопроизводству,
архивное хранение документов).
Организация архива. Регистрация
документов на примерах: работа с
входящими, исходящими и внутренними
документами. Организация контроля
исполнения документов (использование
таблиц Excel). Этика деловых контактов.
62
Продолжение таблицы 18
1
2
3
Понятие
трудовых
отношений
Трудовой кодекс РФ [3], стороны трудовых
отношений, коллективный договор, трудовой
договор (отличие от договора подряда),
правила внутреннего трудового распорядка,
трудовая книжка. Взаимодействие с Трудовой
инспекцией. Пенсионным фондом, ФОМС,
воинский учет. Медицинские осмотры. Льготы
и социальные гарантии отдельным категориям
работников.
Практическое
задание
Оформление
приказов и
кадровых
документов
Порядок приема на работу, испытательный
срок (оформление трудового договора,
издание приказа, запись в трудовой книжке).
Личные дела работников. Полис
медицинского страхования. Порядок
увольнения по инициативе работника и
работодателя (издание приказа, запись в
трудовой книжке), перевод на другую работу
(замещение отсутствующего работника,
изменение трудового договора).
Особенности увольнения при сокращении
штата и численности работников. Учет,
ведение и хранение трудовых книжек
(нормативные документы).
Оформление командировок (служебное
задание, издание приказа, командировочное
удостоверение). Оформление отпусков
(очередных, учебных, по беременности и
родам, по уходу за ребенком и др.), график
отпусков.
Учет рабочего времени (оформление табеля),
оплата труда (штатное расписание),
основание издания приказов о премировании,
доплат и др. выплат.
Экзамен
-
Тестирование и проверка правильности
оформления документов
Преимуществом бизнес-школы «Инопроф» является то, что они готовы
адаптировать имеющийся тренинг под запросы конкретной группы обучения,
а так же используют практические занятия в обучении, которые позволяют
лучше запомнить усвоенные знания.
Бизнес-школа «Инопроф» работает по методике, основанной на
сочетании глубокой теоретической подготовки и приобретении широких
практических навыков по изучаемому предмету.
63
Основная деятельность Бизнес–школы «Инопроф» – обучение
практическим навыкам профессиональной деятельности. Обучив за 23 года
своего существования более 27 000 человек, школа накопила достаточный
опыт проведения курсов профессиональной подготовки.
По окончании курсов во всех консультационных центрах выдают
свидетельство установленного образца.
Оценка эффективности проекта представлена в таблице 19.
Таблица 19
Оценка социальной и экономической эффективности проекта
Мероприятие
Социальная
эффективность
Экономическая
эффективность
Внедрение
принципов
рационального
использования
рабочего времени
- повышение
удовлетворенности
собственными
результатами труда;
- снижение
напряженности.
- повышение
производительности
труда на 3%.
Ремонт помещений,
обустройство
рабочих мест
- повышение лояльности
персонала;
- улучшение рабочей
обстановки;
- улучшение
эргономичности рабочего
места.
- повышение
производительности
труда на 2%;
- повышение имиджа
предприятия в глазах
партнеров и клиентов.
Найм менеджера по
управлению
персоналом
- обеспечение
предприятия персоналом
соответствующей
квалификации.
- снижение затрат на
корп.обучение за счет
частичного выполнения
данной функции
менеджером по
персоналу
При текущей производительности труда в 2018 году в 1632,5 тыс.руб.,
прирост оборота от увеличения производительности труда составит:
Об
прир
= 2072*0,05 = 103,6 тыс.руб./чел.
При планируемой численности персонала 31 чел., общий прирост
оборота составит:
Об
общ
= 103,6*31 = 3211,6 тыс.руб.
Далее рассмотрим мероприятия по внедрению проекта.
В первую очередь необходимо рассмотреть основные мероприятия
64
проекта в виде дерева целей.
Началом реализации проекта будет октябрь 2019 года.
Структура разбиения работ представлена на рисунке 9.
Рисунок 9 Структура работ по проекту
Далее необходимо произвести оценку сроков и ресурсов для проекта, для
этого определим ресурсы и время, необходимое для его реализации. На стадии
планирования проекта достаточно сложно учесть все организационные моменты
Совершенствование
организации труда
1.Внедрение
должности
менеджера по
персоналу
1.1. Разработка
должностной
инструкции
1.2. Поиск и наем
менеджера по
персоналу
2. Утверждение
перечня
персонала для
обучения
2.1. Проведение
анализа
потребности
2.2.
Утверждение
списка
2.3.
Согласование
бюджета
2. Внедрение
принципов
рационального
использовния
рабочего времени
3.1. Обучение
руководителей
3.2. Разработка
корп.стандарта
управления
рабочим
временем
3.3. Обустройство
рабочих мест
4. Обустройство
рабочего
окружения,
условий труда
4.1. Ремонт
помещений,
обустройство
рабочих мест
4.2. Изготовление
корпоративной
одежды