74
увольнении». no Формы no предназначены no для no ввода no информации no и no занесения no
данных no в no соответствующие no таблицы.
Формирование no отчетов no невозможно no без no создания no запросов, no которые no
собирают no данные no из no нескольких no связанных no таблиц. no Были no созданы no следующие no
запросы: no «Договор», no «Акт», no «Личная no карточка», no «Справка», no «Приказ no о no
дисциплинарном no взыскании», no «Приказ no о no переводе», no «Приказ no о no приеме», no
«Приказ no о no замещении», no «Приказ no о no поощрении», no «Приказ no об no отпуске», no «Приказ no
об no отстранении no от no работы», no «Работники», no «Статистика».
Главная кнопочная форма разработанной программы приведена на
рисунке 8.
Рисунок 8. Главная кнопочная форма разработанной программы
Таким образом, внедрение по
лно
ценно
й системы авто
матизации
дело
про
изво
дства предусматривает ко
мплекс о
рганизацио
нно
-технических
меро
приятий, решающих бо
льшинство
перечисленных организационных
про
блем документооборота
Со
временные и перспективные направления со
вершенство
вания
до
кументацио
нно
го
о
беспечения управления нео
тделимы о
т про
цесса
массо
во
го
внедрения до
стижений научно
-техническо
го
про
гресса. Эти
до
стижения, связанные с со
зданием качественно
но
вых видо
в вычислительно
й
техники, средств связи, дают во
змо
жно
сть перейти к принципиально
ино
й и
значительно
бо
лее эффективно
й инфо
рмацио
нно
й техно
ло
гии в о
рганах
75
управления, о
сно
ванно
й на о
рганично
м включении ко
мплекса технических
средств в управленческий про
цесс. В ко
нечно
м счете, при внедрении систем
электро
нно
го
дело
про
изво
дства до
стигается по
вышение о
перативно
сти
управления ресурсами учреждения, выявляются ее резервы и перспективы
ро
ста для укрепления по
зиций на рынке.
Предложенная нами к внедрению программа «АРМ инспектора по
кадрам» позволит реализовать следующие функции:
- предоставление сведений о работниках;
- подготовка и печать следующих документов: справка, трудовой
договор, акт, приказ о приеме работника на работу по форме Т-1; штатное
расписание по форме Т-3; приказ о поощрении - форма Т-11, приказ о
дисциплинарном взыскании, приказ о замещении, приказ о прекращении
действия трудового договора с работником по форме Т-8; приказ о переводе
работника на другую работу по форме Т-5; приказ об отстранении от работы;
- ведение следующих журналов: журнал регистрации приема на работу,
журнал регистрации увольнения с работы, журнал регистрации переводов
работников; статистические данные о возрасте и образовании работников.
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Для экономического обоснования необходимости внедрения АРМ был
проведен технико-экономический анализ создания АРМ инспектора по кадрам
в соответствии с методиками В.В. Пикулина
74
и Л.Р. Фионовой
75
.
Исходные данные, характеризующие процесс обработки информации,
представлены в таблице11.
74
Пикулин В.В. Методика предварительного технико-экономического анализа целесообразности создания
информационных систем // Экономико-статистические и математические методы управления рыночной
экономикой: тез. докл. II Всерос. науч.-практ. конф. — Пенза : Пензаоблкомстат, 2014. — С. 30-31.
75
Фионова Л.Р. Грамотное управление документами — основа эффективного управления // Теория и практика
общественного развития. — 2014. — № 6. — С. 115-120.
76
Таблица 11
Исходные данные, характеризующие процесс обработки
информации ООО «Дом Здоровья»
Тип документа, j
Среднее
количество
обрабатываем
ых
документов,
Kij, [шт./мес.]
Средняя трудоемкость обработки
документов, Wij, [чел. • ч/шт.]
Приказы по личному
составу
200
0,3
Штатное расписание
0,08
16
Трудовой договор
30
0,3
Акт
100
0,3
Справки
30
0,3
Отчетность по движению
кадров
3
5
Учетные документы
50
0,5
Анкета на работника в
государственное
пенсионное страхование
20
1
Списки сотрудников в
страховую компанию
2
2
Списки уволенных
работников в страховую
компанию
2
2
Списки военнообязанных
в районный военкомат
2
2
Книга учета движения
трудовых
1
0,7
книжек и вкладышей к
ним
Исходя no из no этих no данных, no был no проведен no расчет no значений no показателей. no Все no
приведенные no выше no документы no создаются no и no обрабатываются no одним no ис-
полнителем, no т.е. no i no = no 1.
1. Вычисление no средней no продолжительности no рабочего no времени no за no
месяц:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (2)
2. Оценка no количества no исполнителей, no необходимых no для no обработки no и no
формирования no документов no с no заданной no среднемесячной no трудоемкостью:
77
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (3)
Для no приказов no по no личному no составу: no N no = no (200 no • no 0,3) no / no 171 no = no 0,35.
Аналогичным no образом no был no проведен no расчет no количества no исполнителей no
для no обработки no и no формирования no остальных no типов no документов. no Оценка no общего no
количества no исполнителей no в no подразделении no определяется no по no формуле:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (4)
3. no Вычисление no среднемесячных no финансовых no затрат no на no обработку no j-го no
типа no документа:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (5)
где:
С no — no среднемесячная no зарплата no инспектора no по no кадрам, no Н no — no среднее no
начисление no на no зарплату.
В no 2017 no г. no С no = no 13 no 000 no руб., no Н no = no 800 no руб. no Для no обработки no приказов no по no
личному no составу: no M1 no = no 0,35 no • no 13 no 000 no • no (1 no + no 800 no / no 100) no = no 41 no 052 no [руб./мес.].
Аналогичным no образом no был no проведен no расчет no финансовых no затрат no для no
обработки no и no формирования no остальных no типов no документов. no Суммарные no
ежемесячные no затраты no при no неавтоматизированной no обработке no документов no
составят:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no
4. Рассчитаем no себестоимость no обработки no одного no экземпляра no документа:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (6)
Себестоимость no обработки no одного no экземпляра no документа no приказов no по no
личному no составу: no Ci no = no 41 no 052 no / no 200 no = no 205,26 no руб.
78
5. no Вычислим no затраты no S no на no внедрение no АРМ no инспектора no по no кадрам no и no
затрат no R no на no эксплуатацию no АРМ. no
Стоимость no технического no обеспечения: no систем-ный no блок, no монитор no и no
принтер no S
TO
no = no 20 no 000 no руб. no no Общие no затраты no на no создание no АРМ: no S no = no S
TO
no = no 20 no 000 no
руб.
6. no Оценка no дополнительных no расходов, no связанных no с no эксплуатацией no
АРМ:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (7)
no
Стоимость no картриджа no для no лазерного no принтера no (S
карт
) no = no 1050 no руб., no его no
емкость no (Q no карт) no = no 8000 no листов no формата no А4;
R1 no = no (200 no / no 8000) no • no 1050 no = no 26,25 no руб.; no ƩR
j
no = no 57,76 no руб.
7. Среднемесячные no эксплуатационные no расходы, no связанные no с no
эксплуатацией no АРМ:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (8)
При no сроке no окупаемости no L no = no 3 no года, no в no течение no которого no сумма no затрат no S no
равными no долями no ежемесячно no включается no в no стоимость no услуг no предприятия, no
среднемесячные no эксплуатационные no расходы no для no обработки no приказов no по no
личному no составу no равны: no Маl no = no (20 no 000 no • no 200 no / no 440) no / no (12 no • no 3) no + no 26,25 no = no 278,77 no
[руб./мес.].
8. no Суммарные no ежемесячные no затраты, no связанные no с no эксплуатацией no и no
амортизацией no одного no комплекта no АРМ no инспектора no по no кадрам:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (9)
9. no Относительное no сокращение no трудоемкости no обработки no документов no за no
счет no внедрения no АРМ no должно no быть no не no менее:
79
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (10)
Примем no его no равным no 0,26.
10. no Средняя no трудоемкость no обработки no документов:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (11)
11. no Количество no исполнителей no (при no условии no сохранения no среднемесячного
no количества no документов):
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (12)
Количество no исполнителей no в no отделе no кадров no при no внедрении no АРМ no
инспектора no по no кадрам no определяется no по no формуле:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (13)
Следовательно, no Na no = no 1 no [чел.].
Таким no образом, no в no результате no внедрения no комплекса no программных no средств
no можно no сократить no долю no времени, no затрачиваемую no инспектором no по no кадрам no на no
ведение no кадровой no документации. no Она no составит:
12. no Среднемесячные no затраты no при no автоматизированной no обработке no
документов:
no no no no no no no no no no no no (14)
80
Суммарные no ежемесячные no затраты no при no автоматизации no составляют:
Ma no = no ƩMaj no = no 5030,56 no [руб./мес.].
13. Среднее no количество no обрабатываемых no документов:
no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no no (15)
Расчет no показал, no что no при no рассмотренных no условиях no внедрение no АРМ no для no
автоматизации no деятельности no кадровой no службы no ООО no «Дом no Здоровья» no может no
привести no к no следующим no изменениям:
- среднемесячные no финансовые no затраты no на no обработку no документов no могут no
быть no снижены no с no 124 no 512,6 no руб. no до no 5030,56 no руб;
- сокращение no времени, no затрачиваемого no на no подготовку no документов, no
составит no 74 no %;
- возможно no увеличение no среднего no количества no обрабатываемых no в no месяц no
документов no с no 37 no до no 50, no что no очень no важно no при no пиковой no нагрузке no обработки no
документов no в no сезонные no работы.
Итоги no анализа no реального no внедрения no системы no электронного no
документооборота no в no организации no определили no преимущества no ее no автоматизации. no
Рост no производительности no труда no персонала no увеличивается no более no чем no на no 25%, no а no
показатель no затрат no на no хранение no бумажных no архивов no резко no сокращается no на no 80 no %.
На no российском no рынке no представлен no достаточный no спектр no
информационных no систем, no автоматизирующих no деятельность no кадровых no служб no
предприятия. no Наиболее no яркими no представителями no систем no такого no класса no
являются no «1С: no Зарплата no и no Управление no персоналом no 8» no и no «АиТ: no Управление no
персоналом»
76
. no Однако no внедрение no и no сопровождение no таких no систем no требует no
определенных no финансовых no затрат no на no установку no системы no и no на no обучение no
персонала. no В no настоящее no время no у no ООО no «Дом no Здоровья» no таких no средств no нет.
76
Лебедев В. Б. Технико-экономический анализ создания АРМ инспектора по кадрам // Делопроизводство. —
2014. — № 4 — С. 36
81
Пробная no реализация no АРМ no инспектора no по no кадрам no была no осуществлена no с no
использованием no Microsoft no Access, no т.к. no данная no программа no взаимодействует no с no
другими no программами, no входящим no в no состав no Microsoft no Office, no что no делает no работу no
по no созданию no и no обновлению no различного no рода no документов no быстрой, no легкой no и no
удобной.
Таким образом, в результате исследования мы пришли к выводу о том,
что системы электронного документооборота нашли широкое применение в
деятельности управления предприятием, и предложенная модернизация
кадрового документооборота в ООО «Дом Здоровья» эффективна.
Подводя итог третьей главы, можно сделать следующий вывод.
Системы электронного документооборота значительно упростили и
систематизировали процесс управления предприятием.
Практическая значимость работы состоит не только в серьезной
переработке вышеуказанных документов, но и в успешном внедрении новых
редакций. Так, предложения по доработке номенклатуры дел и должностной
инструкции специалиста по кадрам представлены руководству учреждения и
утверждены, кроме того, на рассмотрении у руководства находятся
рекомендации по ведению личных карточек сотрудников. На сегодняшний день
данные рекомендации направлены в отдел кадров для ознакомления.
82
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итог проведенного исследования необходимо отметить, что
отличительной чертой малого предприятия является отсутствие кадровой
службы, поэтому работу, связанную с персоналом, выполняет руководитель
организации или сотрудник, которому делегирована эта работа.
Неотъемлемым элементом разработки стратегии развития предприятия
есть идентификация компетенций кадровых ресурсов в составе стратегических
активов предприятия. Такие компетенции целесообразно исследовать на разных
уровнях организации работы, которая дает возможность различать личные
(профессиональные и ролевые) компетенции, а также функциональные,
стратегические и ключевые компетенции предприятия, которые находятся в
иерархической связи.
Такое представление о сущности и иерархии компетенций предприятия
создает теоретическую основу для дальнейшего развития методологии
успешного управления человеческими ресурсами в системе HR-менеджмента
современного предприятия
Вся деятельность кадровой службы строго регламентирована
действующим законодательством, что накладывает определенный отпечаток на
организацию работы по оформлению трудовых документов. Одним из наиболее
важных аспектов работы этой службы является документарное оформление
трудовых отношений. Среди них самой многочисленной можно выделить
документацию, сопровождающую процессы движения персонала на
предприятии. Под этим движение условно понимается прием, перевод,
увольнение работников, а также предоставление отпусков и командирование.
Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая
документирование и организацию работы с кадровыми документами.
Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и
ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением
кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени.
83
Документирование работы с персоналом является непростой задачей для
многих работодателей. Важно подчеркнуть, что эта работа контролируется
соответствующими государственными органами, а ошибки, допускаемые
работодателем в данной области, приводят к немалым штрафам. Поэтому,
прежде всего, следует правильно организовать работу с кадровой
документацией, а при ведении этой документации необходимо хорошо
ориентироваться в действующем трудовом законодательстве.
Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий,
направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по
управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров,
рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной
документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации
учета кадров, и обеспечению мер по охране труда. Ведение кадрового
делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить
трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить
множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.
В частности, кадровое делопроизводство — это инструмент,
позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и
работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать
организационно-правовые основы трудовых отношений, документально
закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо
отлаженную стабильную систему управления персоналом.
К кадровой документации предъявляются особые требования. Это
связано с тем, что кадровая документация фиксирует важнейшую сферу
человеческой деятельности — труд, сопровождает человека всю его жизнь,
является основой для приема на ту или иную должность, начисления пенсии,
награждений и так далее. От добросовестности, внимания сотрудников
кадровых служб зависит очень многое. Бывает, что из-за ошибки, допущенной
много лет назад, человек лишается законной надбавки к пенсии или льготы.