54
Таблица 8
Анализ движения кадров ООО «Дом Здоровья»
Показатели
2015
2016
2017
1. Выбыло рабочих, чел.
25
44
40
в том числе:
- в связи с окончанием работ и срока договора
-
-
-
- в связи с уходом на пенсию и по другим причинам,
предусмотренным законодательством
9
11
8
- по собственному желанию
11
26
27
- уволено за различные нарушения
5
7
5
2. Принято рабочих
33
52
54
3. Среднесписочное число рабочих
164
172
186
4. Численность работников, состоящих в списочном
составе весь год
5. Коэффициент текучести (п.1.3 + п.1.4)/п.З
0,10
0,20
0,18
6. Коэффициент оборота по приему (п.2 / п.З)
0,21
0,31
0,29
7. Коэффициент оборота по увольнению п1/п.З)
0,16
0,26
0,22
8. Коэффициент сменяемости
0,16
0,26
0,22
Коэффициент оборота по увольнению определяется как отношение
числа уволенных рабочих и их среднесписочной численности. Этот показатель
уменьшился, потому что уровень безработицы в районе возрос, работу стало
найти труднее, работники стараются сохранить рабочее место, тем более если
возраст предпенсионный. Коэффициент сменяемости дает обобщенную
характеристику движения рабочей силы и определяется как отношение
наименьшего из двух чисел (принятых и уволенных) к среднесписочной
численности рабочих.
Коэффициент сменяемости высокий, хотя и колеблется по годам,
определим причины текучести кадров в ООО «Дом Здоровья» (таблица 9).
Таблица 9
Анализ причин текучести кадров ООО «Дом Здоровья» %
Причины увольнения
2015
2016
2017
Низкий уровень заработной платы
63,8
75,0
62,5
Несвоевременная выплата заработной
платы
13,5
8,97
5,9
Нарушения трудовой дисциплины
22,7
16,03
31,6
Итого
100,0
100,0
100,0
Данные таблицы 9 говорят о том, что главной причиной увольнения
работников является низкий уровень заработной платы и поскольку трудовой
55
рынок предлагает места, где заработная плата выше, люди меняют место
работы, уходят из организации.
Часть работников увольняют из-за нарушения трудовой дисциплины, так
как приходят на работу в состоянии алкогольного опьянении, опаздывают или
рано уходят с работы, нарушают пропускной режим, уносят товарно-
материальные ценности. Из-за несвоевременной выплаты заработной платы
увольняются незначительное число работников. В основном в организации не
задерживают зарплату, если случается, то не более 15 дней.
Таким образом, проведенный анализ кадрового состава московского
филиала ООО «Дом Здоровья» по основным характеристикам и
квалификационным признакам позволяет отнести филиал организации к
категории малого предприятия. Поскольку известно, что к малым
предприятиям относят коммерческие организации с предельной средней
численностью работников за отчетный период от 30 (в розничной торговле) до
100 человек. Персонал в ООО «Дом Здоровья» довольно стабильный,
преобладает мужской кадровый состав. Основные категории персонала, от
которых зависит эффективность организации, имеют небольшой рост, что
является положительным моментом. Анализ показателей персонала по
образованию показывает, что уровень образования персонала соответствует
квалификационным характеристикам должностей. Штат молодых кадров на
предприятии уменьшается.
2.3. Анализ проблем и особенностей организации кадровой работы ООО
«Дом Здоровья»
Рассмотрим, особенностей организации кадровой работы ООО «Дом
Здоровья». Службой документационного обеспечения управления кадровой
работы ООО «Дом Здоровья» выступает организационное обособленное
структурно е подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.
Служба делопроизводства в ООО «Дом Здоровья» создана с момента
основания и включает в себя Канцелярию, Общий отдел и юридическую
56
службу. Служба делопроизводства возглавляется начальником, который
подчиняется непосредственно Генеральному директору и объединяет в себе
Общий отдел, куда входят группы приема входящей, исходящей и внутренней
информации, а так же административно-хозяйственный отдел.
Организационная структура службы документационного обеспечения
управления кадровой работы ООО «Дом Здоровья» представлена на рисунке 4.
Рисунок 4. Организационная структура службы документационного
обеспечения управления кадровой работы ООО «Дом Здоровья»
Деятельность Исполнительного аппарата Общества обеспечивается
системой взаимосвязанных управленческих документов, которые составляют
их документационную базу.
Исполнительный аппарат Общества, филиалы вправе издавать
следующие документы: приказы, указания, положения, регламенты, протоколы
и иные документы в соответствии с их компетенцией.
Движение документов в Обществе с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправки, передаче во внутренний архив
Общества, использование в процессе временного или архивного хранения, а
также их уничтожение, образуют документооборот. В процессе
документирования деятельности компании создаются разные виды документов.
Но самыми главными документами являются Этический кодекс компании,
положение об оплате труда персонала, регламент бюджетного управления,
Положение о коммерческой тайне, отчётность управляющей компании
(рисунок 5).
57
Рисунок 5. Организация документооборота в ООО «Дом Здоровья»
Из категории информационно-справочных документов в организации
поддерживаются протоколы совещаний, протоколы планерок, служебные
записки. Совещания в компании проводятся не менее трех раз в месяц, поэтому
протоколы составляют основной массив документов организации.
Анализируя документооборот ООО «Дом Здоровья» за последние 3
года, была выявлена тенденция к его росту. Результаты анализа представлены в
таблице 10.
Таблица 10
Объем документооборота ООО «Дом Здоровья» с 2015 по
2017 гг.
Год
Кол-во входящих
документов
Кол-во исходящих
документов
Кол-во внутренних
документов
Итого
2015
710
794
150
1654
2016
931
892
197
2020
2017
1092
1085
270
2447
За 2017 год в ООО «Дом Здоровья» было выявлено, что объем
документации в организации составил около двух с половиной тысяч
документов.
При подсчете объема документооборота были учтены все входящие,
исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и не
регистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной
полиграфии и оргтехники. Подсчет документооборота ведется Канцелярией
58
ООО «Дом Здоровья» на основе данных учета документов при их
первоначальной обработке и отправке, а также по регистрационным формам,
которые осуществляются в ООО «Дом Здоровья» в обязательной форме.
Любая организация существует только тогда, когда в ней работают
люди. Именно с подбора персонала и оформления его документов, начинается
открытие какой-либо организации. Поэтому наличие службы кадров или
специального сотрудника, который занимается оформлением кадров,
обязательно для организации.
Оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность
организации в целом, в значительной мере зависит от организации
использования и хранения документов, в том числе и от их систематизации и
классификации документов.
Специальный справочник по определению порядка распределения
документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел — это перечень заголовков дел, которые создаются
непосредственно организацией, где указаны сроки их хранения. Она служит
основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками
хранения свыше 10 лет.
Рассмотрим номенклатуру дел на примере ООО «Дом Здоровья», в
которой осуществляются основные кадровые функции организации
(приложение 1). Все документы обрабатываются в строго установленном
порядке, в зависимости от того к какой группе документов они относятся.
В настоящее время численность сотрудников отдел управления
персоналом (ОУП) составляет 13 человек при численности персонала Общества
более 4500 чел. Таким образом, соотношение численности персонала ОУП и
численности персонала Общества составляет 1 к 346.
С учетом специфики организационной структуры Общества — наличие
8-ми филиалов, которые удалены территориально от центрального офиса
параметры процесса управления предприятием и персоналом построены так,
что часть функций централизована — разделение труда в ОУП осуществляется
59
следующим образом: в каждом из филиалов работает один специалист по
кадрам, в исполнительном аппарате Общества работают 5 человек.
В то время как усредненный показатель для российских предприятий
составляет 1 работник ОУП на 150-200 работников.
Рассмотрим расчет, который произведен согласно Межотраслевым
нормативам времени (приложение 2).
Нормативная численность работников (Ч), необходимых для
выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по
формуле:
Ч = Т1 • К1 / Фп, (1)
где Т1 — суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по
данным нормам за год (квартал), час;
К1 — коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не
предусмотренных в нормативной части сборника (К1 принимается равным до
1.25);
Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), час.
Согласно расчету, нормативная численность работников, выполняющих
функции по комплектованию, учету и подготовке кадров, рассчитанная на
основании «Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по
комплектованию и учету кадров», составляет 13 человек. Нормативов
численности персонала ОУП по другим функциям не существует.
Таким образом, служба делопроизводства ООО «Дом Здоровья»
представлена Общим отделом, который состоит из секретариата генерального
директора и его заместителей, и всех сотрудников, отвечающих за
делопроизводство в структурных подразделениях организации, Канцелярии,
которая осуществляет организацию документационного обеспечения,
методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в
структурных подразделениях организации и выполняет широкий набор
функций по информационно-документационному обслуживанию
60
управленческой деятельности ООО «Дом Здоровья»и Юридической службы,
обеспечивающей правовую сторону деятельности организации.
Оценка качества организации кадровой работы ООО «Дом Здоровья»
была ориентирована на два направления: оценка документооборота и оценка
защищенности информационной системы персональных данных (ИСПДн)
организации.
Изучив, такие документы как: Устав, штатное расписание и правила
внутреннего трудового распорядка, можно сделать вывод о том, что эти
документы разработаны в соответствии с законодательством, в целом
соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003, поэтому в доработке не нуждаются.
Должностные инструкции сотрудников ООО «Дом Здоровья»
составлены в порядке, установленном законодательством и хранятся у
инспектора по кадрам, однако должностная инструкция инспектора по кадрам
нуждается в доработке, так как не отражает раздел «Функции» и имеет
несколько недостатков в оформлении: отсутствуют реквизиты «наименование
организации», «дата и место подготовки».
Номенклатура no дел no в no ООО no «Дом no Здоровья» no устанавливает no состав no дел no для no
однородных no по no характеру no деятельности, no но no разных no по no структуре no организаций no с no
указанием no их no индекса no и no носит no рекомендательный no характер.
Номенклатуру no дел no в no организации no составляют no по no установленным no нормам,
no печатают no в no необходимом no количестве no экземпляров. no Первый no экземпляр no
номенклатуры no дел no организации no хранится no в no службе no документационного no
обеспечения no управления no (ДОУ), no второй no используется no в no качестве no рабочего, no
третий no используется no в no ведомственном no архиве, no с no которым no согласовывалась no
номенклатура no дел no и no куда no документы no поступают no на no постоянное no хранение.
Номенклатура no дел no ежегодно no уточняется, no перепечатывается no с no
соответствующими no поправками, no утверждается no руководителем no организации no и no
вводится no в no действие no с no 1 no января no следующего no года.
61
В no течение no года no в no утвержденную no номенклатуру no дел no вносятся no сведения no о no
заведении no дел, no о no включении no новых no дел no и no т.д. no По no окончании no года no в no нее no вносятся no
итоговые no сведения no о no категориях no и no количестве no заведенных no дел.
В no зависимости no от no сроков no хранения no проводится no полное no или no частичное no
оформление no дел. no Дела no постоянного, no долговременного no хранения no и no по no личному no
составу no подлежат no полному no оформлению, no которое no предусматривает no подшивку no
или no переплет no дела, no нумерацию no листов no в no деле, no составление no листа no — no заверителя no
дела, no составление no в no необходимых no случаях no внутренней no описи no документов, no
оформление no реквизитов no обложки no дела. no
Обложка no дел no постоянного no и no долговременного no хранения no оформляются no по
no установленной no форме. no На no обложках no дел, no состоящих no из no нескольких no томов no
(частей), no проставляются no крайние no даты no документов no каждого no тома no (части). no При no
обозначении no точной no календарной no даты no указываются no число, no месяц no и no год, no или no
год, no месяц, no число. no Число no и no год no обозначаются no арабскими no цифрами, no название no
месяца no пишется no словами. no При no обозначении no календарной no даты no допускается no
сокращенное no цифровое no написание, no в no том no случае, no если no это no не no будет no приводить no к no
неоднозначности no толкования no даты.
Документы no расположены no по no степени no значимости no вопросов no и no видов no в no
логической no последовательности. no
Отметка no «ЭПК», no поставленная no в no номенклатуре no к no конкретным no видам no
документов, no означает, no что no часть no таких no документов no может no иметь no научно-
историческое no значение no и no в no установленном no порядке no должна no передаваться no в no
государственные, no муниципальные no архивы no или no храниться no в no организации.
Исчисление no срока no хранения no документов no производится no с no 1 no января no года, no
следующего no за no годом no окончания no их no делопроизводством. no
Номенклатура дел ежегодно составляется ответственным за
делопроизводство и архив на основе предложений, подготовленных
структурными подразделениями.
Номенклатура дел утверждается руководителем ООО «Дом Здоровья».
62
После no утверждения no номенклатуры no дел no структурные no подразделения no
получают no выписки no из no соответствующих no ее no разделов no для no использования no в no
работе. Каждое no дело, no включенное no в no номенклатуру, no имеет no определенный no индекс.
no Индекс no дела no в no номенклатуре no состоит no из no индекса no (номера) no отдела, no присвоенного no
ему no в no соответствии no с no утвержденной no структурой no и no порядкового no номера no по no
номенклатуре, no например, no 05-10, no где no 05-порядковый no номер no отдела no в no штатном no
расписании, no а no 10 no — no порядковый no номер no дела no в no разделе no номенклатуры no дел no
организации.
В no номенклатуру no дел no текущего no года no при no необходимости no вносятся no
дополнительные no дела, no для no которых no должны no быть no предусмотрены no резервные no
номера. no По no окончании no делопроизводственного no года no составляется no итоговая no
запись no о no категории no и no количестве no заведенных no за no истекший no год no дел no в no
организации.
Законченные no делопроизводством no документы no в no течение no всего no года no
формируются no в no дела. no Формирование no дел no — no это no группировка no исполненных no
документов no в no дела no в no соответствии no с no номенклатурой no дел. no
При no формировании no дел no необходимо no соблюдать no следующие no правила:
- no помещать no в no дело no только no исполненные, no правильно no оформленные no
документы no в no соответствии no с no заготовками no дел no по no номенклатуре; no
- no помещать no вместе no все no документы, no относящиеся no к no разрешению no одного no
вопроса; no группировать no в no дело no документы no одного no календарного no года, no за no
исключением no переходящих no дел; no
- no раздельно no группировать no в no дела no документы no постоянного no хранения no и no
временных no сроков no хранения; no
- no помещать no в no дела no машинограммы no на no общих no основаниях. no
В no дело no не no должны no помещаться no документы, no подлежащие no возврату, no
лишние no экземпляры, no черновики; no дело no не no должно no превышать no 250 no листов. no При no
наличии no большего no (250) no количества no листов no дело no подразделяется no на no тома
73
.
73
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) //
Справочно-Правовая система Консультант Плюс
63
Документы no внутри no дела no располагаются no в no хронологической, no вопросно-
логической no последовательности no или no их no сочетании.
Протоколы no и no документы no к no ним no располагаются no в no деле no в no хронологическом
no порядке no по no номерам no протоколов.
Документы no в no личных no делах no располагаются no по no мере no их no поступления. no
Лицевые no счета no по no заработной no плате no работников no группируются no в no дела no за no
календарный no год no и no располагаются no в no них no по no алфавиту no фамилий no работников.
Проведенная оценка работы с конфиденциальными сведениями и уровня
защиты персональных данных работников в ООО «Дом Здоровья» позволяет
отметить, что, не смотря на то, что в организации защищенность
информационной системы находится на достаточно высоком уровне,
существует ряд проблем, которые можно классифицировать как угрозы
информационной безопасности компании.
Рассмотрим составленную модель угроз информационной системы
персональных данных работников ООО «Дом Здоровья».
Модель угроз содержит данные по угрозам безопасности персональных
данных, обрабатываемых в ИСПДн, связанным:
- с перехватом (съемом) ПДн по техническим каналам с целью их
копирования или неправомерного использования и распространения;
- с несанкционированным, в том числе случайным доступом в ИСПДн с
целью изменения, копирования, неправомерного распространения ПДн или
деструктивных воздействий на элементы ИСПДн и обрабатываемых в них ПДн
с использованием программных и программно-аппаратных средств с целью
уничтожения или блокирования ПДн.
В ИСПДн ООО «Дом Здоровья» обрабатываются следующие ПДн:
ФИО.
- Дата рождения.
- Пол.
- ИНН.