64
- Паспортные данные.
- Номер договора.
- Другие документы, содержащие сведения, предназначенные для
использования в служебных целях.
Средства защиты ПДн:
- средства управления и разграничения доступа пользователей;
- средства обеспечения регистрации и учета действий с информацией;
- средства антивирусной защиты;
- каналы информационного обмена и телекоммуникации.
- объекты и помещения, в которых размещены компоненты ИСПДн.
На рисунке 6 изображена схема расположения ИСПДн относительно
границ контролируемой зоны.
Рисунок 6. Схема расположения ИСПДн относительно границ
контролируемой зоны
ИСПДн ООО «Дом Здоровья» имеет следующие технические и
эксплуатационные характеристики:
Территориальное размещение ИСПДн — локальная ИСПДн,
развернутая в пределах одного здания, охраной занимается охранная
организация ООО «РОСОХРАНА» Уровень защищенности — высокий.
Согласно проведенным оценкам были выявлены следующие актуальные
угрозы для ООО «Дом Здоровья»:
65
1. Угроза «Анализ сетевого трафика» с перехватом передаваемой из
ИСПДн и принимаемой из внешних сетей информации (перехват за переделами
контролируемой зоны).
2. Угрозы внедрения по сети вредоносных программ.
Проведенный анализ кадровой работы в ООО «Дом Здоровья» позволил
выяснить, что процесс оформления основных кадровых операций (прием
сотрудников, предоставления отпуска, перевод на другую работу, увольнение)
производится в учреждении согласно действующему законодательству
Российской Федерации, а также позволил выявить недоработки в процессе
ведения кадрового делопроизводства и его документирования, а именно.
Номенклатура дел ООО «Дом Здоровья», в частности, раздел кадровые
документы не отражает регистрационные формы учета, предназначенные для
регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров, а также учета
движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Сроки хранения документов в
номенклатуре дел указаны, но не для всех документов.
Должностная инструкция специалиста по кадрам нуждается в доработке,
так как не содержит раздел «Функции», кроме того имеет некоторые недостатки
в оформлении, а именно: отсутствуют такие реквизиты как «наименование
организации», «дата подготовки».
Оформление личных карточек сотрудников производится с
нарушением, так как при заполнении, графы кодированной информации
остаются пустыми, кроме того, для создания этого документа используется
обычная бумага.
При проведении анализа документационного обеспечения управления
ООО «Дом Здоровья» были выявлены существенные недостатки, на основе
которых в заключительной части исследования нами будет сформулирован ряд
предложений по совершенствованию организации документационного
обеспечения управления ООО «Дом Здоровья».
66
Глава 3. Совершенствование организации кадровой работы на
малом предприятии ООО «Дом Здоровья»
3.1. Пути совершенствования организации кадровой работы ООО «Дом
Здоровья»
Анализ но
менклатуры дел ООО «Дом Здоровья» по
казал, что
это
т
до
кумент разрабо
тан стро
го
в со
о
тветствии с О
сно
вными правилами рабо
ты
архиво
в о
рганизаций, а также Перечнем типо
вых управленческих архивных
до
кументо
в, о
бразующихся в про
цессе деятельно
сти го
сударственных о
ргано
в,
о
ргано
в местно
го
само
управления и о
рганизаций, с указанием сро
ко
в хранения.
О
фо
рмлен до
кумент в со
о
тветствии с ГО
СТ Р 6.30-2003, но
всё же требует
до
рабо
тки, так как не о
тражает регистрацио
нные фо
рмы учёта кадро
вых
до
кументо
в, а также не для всех до
кументо
в указаны сро
ки хранения
до
кументо
в.
Предлагается помимо табличной фо
рмы но
менклатуры дел ООО «Дом
Здоровья» в раздел кадро
вых до
кументо
в ввести такие регистрацио
нные
фо
рмы:
- журнал учета лично
го
со
става со
труднико
в;
- журнал учета движения трудо
вых книжек и вкладышей к ним;
- журнал учета трудо
вых до
го
во
ро
в.
Сро
ки хранения до
кументо
в до
по
лнялись в со
о
тветствии с Перечнем
типо
вых управленческих архивных до
кументо
в, о
бразующихся в про
цессе
деятельно
сти го
сударственных о
ргано
в, о
ргано
в местно
го
само
управления и
о
рганизаций, с указанием сро
ко
в хранения.
Был про
веден анализ до
лжно
стно
й инструкции специалиста по
кадрам,
ко
то
рый по
казал, что
цело
м до
лжно
стная инструкция специалиста по
кадрам
со
ставлена верно
, но
все равно
нуждается в до
рабо
тке, так как не о
тражает
раздел «Функции», кро
ме то
го
имеет неко
то
рые недо
статки в о
фо
рмлении.
К разрабо
танно
й в ООО «Дом Здоровья» до
лжно
стно
й инструкции
специалиста по
кадрам предлагается внести до
по
лнение, а именно
:
Раздел 2. Функции
На специалиста по
кадрам во
злагаются следующие функции:
67
- ведение кадро
во
го
дело
про
изво
дства;
- ведение учета персо
нала;
До
лжно
стную инструкцию специалиста по
кадрам ООО «Дом Здоровья»
также следует до
по
лнить такими реквизитами как «наимено
вание
о
рганизации», «дата по
дго
то
вки».
Про
цесс запо
лнения лично
й карто
чки рабо
тника по
унифициро
ванно
й
фо
рме Т-2 предлагается до
по
лнить указанием ко
до
в вно
симых данных по
классификато
рам. Графы для ко
диро
ванно
й инфо
рмации в унифициро
ванно
й
фо
рме Т-2 вынесены в ко
нец стро
ки и имеют указание на классификато
р.
В разделе 1 «О
бщие сведения» пункте 3 для ко
диро
вания зано
симых
сведений нео
бхо
димо
испо
льзо
вать О
бщеро
ссийский классификато
р о
бъекто
в
административно
-террито
риально
го
деления (О
КАТО
). Если место
ро
ждения
рабо
тника не нахо
дится на террито
рии Ро
ссийско
й Федерации, данную графу
следует о
ставить пусто
й.
В пунктах 4, 5, 6 то
го
же раздела требуется испо
льзо
вать
О
бщеро
ссийский классификато
р инфо
рмации о
населении (О
КИН). Также учет
данно
го
классификато
ра требуется при запо
лнении пункта 8.
Также в пункте 6 для уто
чнения сведений о
б о
бразо
вании нео
бхо
димо
испо
льзо
вать О
бщеро
ссийский классификато
р специально
стей по
о
бразо
ванию
(О
КСО
).
Пункт 7 требует запо
лнения ко
диро
ванно
й инфо
рмации с учето
м
О
бщеро
ссийско
го
классификато
ра про
фессий рабо
чих, до
лжно
стей служащих
и тарифных разрядо
в (О
КПДТР).
При со
здании лично
й карто
чки рабо
тника испо
льзуется о
бычная бумага.
Данный до
кумент хранится в течение 75 лет, по
это
му целесо
о
бразно
было
бы
для его
изго
то
вления испо
льзо
вать то
нкий карто
н.
Таким о
бразо
м, о
сно
вным направлением со
вершенство
вания
до
кументиро
вания кадро
во
й деятельно
сти ООО «Дом Здоровья» является
до
рабо
тка но
менклатуры дел ООО «Дом Здоровья», в частно
сти раздела
«Кадро
вые до
кументы», а также до
по
лнение до
лжно
стно
й инструкции
68
специалиста по
кадрам. Испо
лнение до
по
лнительных реко
мендаций по
ведению личных карто
чек со
труднико
в, по
зво
лит избежать о
шибо
к в про
цессе
ведения кадро
во
го
до
кументо
о
бо
ро
та.
Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровой службы
обязательно документируется. Однако в отличие от других направлений
кадровая документация играет важную роль непосредственно в жизни
конкретного работника. Именно поэтому к составлению и оформлению
кадровой документации, организации работы с ней предъявляются
повышенные требования. Оформление документов без использования
современных информаци-онных технологий приводит к увеличению затрат
времени на подготовку документов, увеличению сроков их рассмотрения и
исполнения, снижению эффективности контроля над исполнением документов.
В настоящее время вопрос об автоматизации документооборота является
одним из существенных в области организационной деятельности. Множество
российских организаций уже внедряют у себя системы электронного
документооборота, что позволяет им уже самостоятельно определить
достоинства данной технологии работы с документами.
Организации по-разному воспринимают необходимость автоматизации
документооборота. Некоторые ждут от СЭД повышения уровня
организационно-распорядительного документооборота, другие эффективность
работы специалистов, которые имеют непосредственное отношение к созданию
документов и их использованию в ежедневной работе. Лишь немногие из
руководителей обращают внимание на два качества в совокупности.
С электронным документооборотом на данный момент сталкивается
фактически каждый, так как он осуществляется через работу информационных
систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множества иных
средств.
Успешная работа сотрудников любой организации является залогом ее
стабильности и эффективности. Сегодня методы обработки информации,
которые действовали несколькими годами ранее, уже не являются
69
оптимальными для качественного обслуживания клиентов. Чтобы исключить
этот отрицательный момент, необходимо посредством информационных
ресурсов сократить затраты времени на решение возникающих вопросов, не
связанных с обслуживанием клиентов.
Внедрение системы электронного делопроизводства поможет
становлению нового уровня организационной культуры, с помощью которой
работа сотрудников станет не просто легкой, но более интересной и значимой.
В свою очередь это приведет к совместному выполнению работниками
внутриведомственных задач, которые ранее либо интересовали их, либо
отвлекали от основной рабочей задачи. В целом, результатом будет решение
разносторонних проблем организации.
В большинстве случаев, организации признают достоинства
электронного документооборота. Во-первых, многокритериальный поиск
документов, который, прежде всего, позволяет вести архив документации
различного рода. Например, письма, договоры, протоколы, статьи, акты и т.п.
Во-вторых, контроль исполнения документов, что обеспечит
своевременность и актуальность любого документа.
К тому же происходит увеличение скорости обработки необходимой
информации и повышается уровень информационной безопасности.
Вторым преимуществом является увеличение эффективности работы
организации, которое проявляется за счет автоматического повышения качества
исполнительской дисциплины и роста качества принятия управленческих
решений. Благотворно влияние совместной работы сотрудников в СЭД, а также
гибкого управления человеческими ресурсами.
Актуальность внедрения такой автоматизации в работе, как система
электронного документооборота, практически очевидна. Если абстрагироваться
от нежелания руководства и персонала перейти на новый уровень, такой как
СЭД, то можно увидеть его основное преимущество: данная система
значительно совершенствует рабочий процесс.
70
Одним из основных факторов, определяющих важность внедрения СЭД,
— это экономия времени на различные операции с документами, такими как:
поиск и ожидание поступления документов, их согласование и утверждение
руководством, а также передача документов между подразделениями и
подготовка стандартных отчетов о движении документов. Таким образом,
суммарное среднее время, сэкономленное СЭД в результате внедрения — более
60%.
Таким образом, эффективность внедрения системы электронного
документооборота — в систематизации и усовершенствовании рабочего
процесса с максимальной экономией не только финансовых ресурсов, но и
человеческих.
Внедрение передовых технологий подготовки документов позволит:
- осуществить плавный переход от бумажного документооборота к
электронному;
- упростить создание основных документов отдела кадров предприятия
и сократить сроки их обработки;
- облегчить хранение и доступ к документам;
- улучшить оформление документа;
- унифицировать документы с помощью шаблонов.
Оценка экономической эффективности внедрения систем автоматизации
достаточно сложный процесс, требующий включения значительного объема
факторов и обработки массива информации. Проанализировав положительные
аспекты внедрения ЭДО можно сделать вывод о том, что, с одной стороны:
уменьшаются затраты; увеличивается качество обслуживания клиентов;
увеличивается скорость реагирования на запрос, следствием чего является
проведение контроля за всеми бизнес-процессами в режиме реального времени;
сокращаются ошибки доставки документов; исключаются потери документов;
совершенствуются средства надежного хранения.
71
Однако, с другой стороны, переход на электронный документооборот
влечет за собой ряд проблем, таких как: человеческий фактор; компьютерная
грамотность сотрудников; нечеткое понимание целей проекта; сложности в
освоении системы; неоперативная техническая поддержка. Проанализировав
все плюсы и минусы внедрения электронного документооборота на
предприятие, можно отметить, что не во всех случаях переход на
автоматизированные системы влечет за собой положительный результат,
поэтому внедрение систем электронного документооборота нельзя назвать
универсальным решением. Целесообразность внедрения СЭД напрямую
зависит от специфики предприятия.
При внедрении СЭД на малых предприятиях, в частности и в ООО
«Дом Здоровья» существует риск замедления процессов обращения
документов. При принятии управленческих решений любой организации
просто необходимо иметь в пользовании удобный и надежный инструмент,
предоставляющий возможность эффективного управления бизнесом. С этой
функцией легко справляются системы электронного документооборота.
В ООО «Дом Здоровья» ведением кадрового делопроизводства
занимается инспектор по кадрам. Он ведет учет личного состава организации,
оформляет прием, перевод, увольнение работников в соответствии с трудовым
законодательством, положениями и приказами руководителя организации,
формирует и ведет личные дела, вносит в них изменения, связанные с трудовой
деятельностью. Инспектор по кадрам также заполняет, учитывает и хранит
трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о
настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, ведет учет
предоставления работникам отпусков, составляет графики очередных отпусков.
В результате анализа было выявлено, что всю работу отдела кадров с
документами можно разделить на две большие группы:
- оформление документов, которые движутся и остаются внутри
организации;
72
- оформление документов, которые отправляются в другие
организации.
Для определения взаимосвязей инспектора по кадрам с работниками
ООО «Дом Здоровья» и внешними организациями была построена функ-
циональная схема движения документов, представленная на рисунке 7.
Рисунок 7. Кадровый документооборот ООО «Дом Здоровья»
Инспектор no по no кадрам no ООО no «Дом no Здоровья» no при no оформлении no приказов no
по no личному no составу no использует no унифицированные no формы, no утвержденные no
постановлением no Госкомстата no от no 05 no января no 2004 no г. no № no 1. no
Однако no данные no унифицированные no формы no охватывают no не no все no кадровые no
операции. no В no отдельных no случаях no приказы no по no личному no составу no формируются no и no на
no другие no действия, no например no о no взысканиях, no о no смене no фамилии, no о no замещении no и no т.д. no
Для no подобных no приказов no унифицированных no форм no нет, no поэтому no с no целью no полной no
унификации no документов no кадрового no делопроизводства no целесообразно no
73
разработать no унифицированные no для no данной no организации no формы no документов no и no
включить no их no в no состав no базы no данных no внедряемого no АРМ no инспектора no по no кадрам.
В no состав no информационного no обеспечения no входит no база no данных no «АРМ no ин-
спектора no по no кадрам», no основное no назначение no которой no — no хранение no и no обработка no
сведений no о no сотрудниках no организации; no подготовка no документов no по no личному no со-
ставу: no по no установлению no трудовых no отношений, no оформлению no увольнения, no
перевода no на no другую no работу.
При no построении no системы no классификации no и no кодирования no использовался no
последовательный no метод no кодирования no первичных no ключей. no Каждому no
потенциальному no ключу no присваивалось no число no натурального no ряда no (1, no 2, no 3, no 4, no 5...), no
исключение no составляет no таблица no «Состав no семьи». no Потенциальный no ключ no в no ней no
сложный, no он no состоит no из no двух no атрибутов no - no № no п/п no и no табельный no номер. no Номера no
приказов no по no личному no составу no образуются no буквенно-цифровым no способом no (1-к, no 2-
к, no 3-к). no Были no разработаны no логическая no и no физическая no структуры no базы no данных, no
определены no характеристики no основных no объектов no и no отношений.
Основными no объектами no базы no данных no «АРМ no инспектора no по no кадрам» no
являются no таблицы, no формы, no запросы no и no отчеты. no Были no созданы no следующие no
таблицы: no «Договор», no «Акт», no «Справка», no «Службы», no «Должности», no «Штатное no
расписание», no «Сотрудники», no «Личные no данные no о no сотрудниках no и no их no состав no
семьи», no «Приказ no о no переводе», no «Приказ no о no приеме», no «Приказ no об no увольнении», no
«Приказ no о no замещении», no «Приказ no о no поощрении», no «Приказ no об no отпуске», no «Приказ no
об no отстранении no от no работы», no «Приказ no о no дисциплинарном no взыскании». no
В no них no определены no первичные no и no внешние no ключи, no неключевые no атрибуты, no
типы no данных no и no свойства. no Таблицы no предназначены no для no хранения no информации, no
внесенной no пользователем no в no пользовательскую no форму.
Разработаны no следующие no формы: no «Договор», no «Акт», no «Заявление no об no
увольнении», no «Службы», no «Личная no карточка no работника», no «Состав no семьи», no
«Сведения», no «Образование», no «Приказ no о no замещении», no «Приказ no о no переводе», no
«Приказ no о no приеме», no «Приказ no о no поощрении», no «Приказ no о no дисциплинарном no взыс-
кании», no «Приказ no об no отпуске», no «Приказ no об no отстранении no от no работы», no «Приказ no об no