64
Глава 3. Совершенствование организации кадровой работы в
ООО «Экулео»
3.1. Разработка проекта и внедрение автоматизированной системы
учета кадровых документов на основе стандартного программного
обеспечения ООО «Экулео»
Типичные сложности с которыми сталкиваются компании в кадровом
делопроизводстве и учете – это увеличение объема данных, подлежащих
обработке, необходимость соблюдения процедур предусмотренных
российским законодательством, поддержание большого количества
специфических кадровых процедур, функциональные ограничения
используемых версий продуктов кадрового учета, технически не
позволяющие решать новые возникшие задачи.
Обычно в таких случаях компании принимают решение об
автоматизации кадровой деятельности и внедрении системы учета кадров и
расчета заработной платы. Построение автоматизированных систем
кадрового учета позволяет оперативно решать такие повседневные задачи,
как создание и регистрация приказов, регламентов и прочих документов,
получение и систематизация различной исходящей и входящей информации,
распределение трудовых ресурсов компании и начисления заработной платы.
Автоматизация процессов кадрового учета позволяет руководству
компании:
снизить временные затраты на выполнение данных функций и
высвободить рабочее время службы персонала для решения других задач;
обеспечить достоверность данных;
структурировать и эффективно использовать информацию о
сотрудниках компании, их знаниях и квалификации.
Ключевые возможности автоматизированных систем кадрового учета
включают в себя:
Учет персонального состава работников;
65
Движение кадров (проведение операций и формирование
приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников);
Продвижение по служебной лестнице (изменение должностных
окладов и перевод на новую должность);
Формирование штатного расписания и ведение истории его
изменения;
Формирование графика отпусков сотрудников;
Учет и хранение исторических данных о сотруднике;
Возможность получения унифицированных форм кадровой
документации и отчетности;
Контроль всех неявок сотрудников;
Учет имущества, выданного сотрудникам.
В среднем, при внедрении на предприятии автоматизированной
системы кадрового учета можно говорить об улучшении следующих
показателей:
– до 25% – высвобождение времени кадровых сотрудников;
– до 45% – снижение трудоемкости начисления заработной платы;
– до 50 – повышение лояльности сотрудников
14
.
Именно для облегчения и упрощения повседневного труда созданы
автоматизированные системы управления персоналом.
Учет заработной платы – это также трудоемкий процесс, требующий
значительного внимания и сосредоточенности, в соответствии с этим, учет
труда и заработной платы на предприятии должен быть организован таким
образом, чтобы обеспечить контроль:
Численности персонала и использования рабочего времени;
Правильного расчета и оформления фактически выполненной
работы;
Своевременного начисления и выплаты заработной платы,
отпускных и других пособий;
14
Управление кадровой информацией. Mindcore digest. Электронный ресурс. - 2017
66
Правильного удержания налогов и платежей, а также их
перечисления в бюджет или другие фонды;
Использования фонда заработной платы и премиального фонда;
Составления и сдачи в соответствующие органы отчетности по
труду и заработной плате.
При этом автоматизация расчета заработной платы должна учитывать
возможные изменения в сфере оплаты труда.
В данный момент кадровое делопроизводство ведется в ООО «Экулео»
вручную: соответствующие файлы (приказы, трудовые договоры и т.д.)
заполняются в Word или Excel и сохраняются на компьютере для
дальнейшего использования. Бухгалтерский учет в части кадров также
ведется в форме электронных документов, в которые внесены формы и
формулы. Взаимодействие между офис–менеджером и бухгалтером по
кадровым вопросам осуществляется в устной форме или по предоставлению
информации на бумажных носителях (например, копий приказов об
отпусках). Все отчеты также подготавливаются вручную.
Исходя из этих нюансов и задач, можно сделать однозначный вывод о
том, что ООО «Экулео» требуется современная удобная автоматизированная
система учета кадров, которая позволит кадровому и бухгалтерскому учетам
интегрироваться. А возможно, команда продаж и начальник бригады
монтажников также смогут использовать ее в своей работе.
Проанализировав рынок предложений, а также основываясь на
невысокой численности компании, то есть не большом кадровом
документообороте, наиболее оптимальным вариантом нам кажется система
«Контур». СКБ Контур разрабатывает программы для электронного
документооборота, бухучета и управления предприятием, которыми
пользуются 1,97 млн компаний по всей стране. Бесперебойный доступ
клиентов к сервисам СКБ Контур обеспечивает серверная инфраструктура,
67
устойчивая к высоким нагрузкам. Обращения клиентов обрабатывают более
700 операторов круглосуточного федерального контакт–центра
15
.
Данная онлайн–система разработана специально для клиентов из
малого бизнеса. Продуктовая линейка компании включает сервисы для
электронного документооборота и интернет–отчетности, решения для
торговли и ведения бизнеса, проверки контрагентов и участия в закупках.
При выборе системы мы опирались первично на интерфейс и
стоимость услуг, а далее подробно рассматривали предлагаемые продукты и
услуги. Онлайн–система «Контур» привлекательна тем, что сочетает в себе
все достаточные задачи по ведению автоматизированного кадрового и
бухгалтерского учета для такой небольшой компании как Экулео. Наиболее
интересны нам подсистемы «Контур. Персонал» и «Контур. Бухгалтерия».
Они предлагают пакеты всех унифицированных форм и отчетности,
соответствующих законодательству; различные нужные кадровику и
бухгалтеру калькуляторы. Кадровый и бухгалтерский учет ведутся в связке.
Также на сайте есть раздел «Контур. Журнал», в котором пользователи могут
найти множество интересных и актуальных тематических статей и советов, а
также задать вопросы экспертам сервиса. Команда техподдержки предлагает
первичное обучение пользованию продуктами системы и сопровождение во
время использования Контура. Пользоваться системой можно не только с
компьютера, но и через мобильное приложение. Кроме того, система
гарантирует безопасность и сохранность данных.
Основные возможности подсистемы «Контур. Персонал»:
Учет рабочего времени,
Учет отпусков и больничных,
Учет движения персонала,
Учет личных дел,
Воинский учет,
15
kontur.ru, Краткая справка для пресс-релизов
68
Списочная и среднесписочная численность работников,
Защита персональных данных,
Отчетность,
Аттестация и обучение работников,
Табельный учет,
Классификатор должностей и профессий (ОКПДТР),
Штатное расписание.
Прочие возможности
Быстрый поиск по сотрудникам
Смена фамилии сотрудницы
Работа с реестром приказов
Получение списка сотрудников с детьми до 14 лет
Получение списка лиц выходящих на пенсию
Подготовка СПВ–1
Подготовка корректирующей формы
Подготовка исходной формы СЗВ–6
Оперативный контроль
Быстрый доступ к приказу
Учет полисов ОМС.
Система «Контур. Бухгалтерия» представляет следующие опции в
части заработной платы:
Расчет зарплаты, больничных листов, отпускных, пособий,
увольнительных выплат, алиментов;
Подготовка отчетности в ФНС, ПФР, ФСС и другие
контролирующие органы;
Формирование сводных отчетов в разрезах подразделений,
источников финансирования и пр.;
Работа с одним лицевым счетом по каждому сотруднику: вся
информация о начислениях и удержаниях в одном разделе;
Электронные больничные.
69
Сервис предоставляет также возможность подключить только
подсистему «Контур.Зарплата», но отдельно она малофункциональна,
поэтому мы предлагаем приобретать все–таки «Контур.Бухгалтерия».
Таким образом, этих опций достаточно для систематизации и
автоматизации кадрового и бухгалтерского учета. Это позволит оперативно и
точно создавать, обновлять, анализировать и использовать все данные, а
следовательно повысит уровень и качество кадровой работы и предприятия в
целом. Кроме того система позволяет формировать счета, акты и другие
документы, которые оформляют сотрудники торгового отдела, но для этого
необходимо подключение отдельного модуля.
Внедрение новой для предприятия системы будет проходить
постепенно, т.к. для начала нужно будет перенести всю имеющуюся
информацию о сотрудниках. Однако лишь этот процесс будет наиболее
трудо– и времязатратным. Вторым этапом станет отладка, обучение и
привыкание к новой системе работы. Далее система сама будет выполнять те
функции, которые на нее возложены.
Определим, какова будет эффективность от внедрения данного
программного продукта на предприятии.
3.2. Расчет социально–экономической эффективности внедрения
проекта
Экономическая эффективность проекта, на наш взгляд, имеет лишь
косвенную эффективность, т.к. сама по себе автоматизация учета не является
для организации источником дохода. Однако можно высчитать размер
снижения трудоемкости и трудозатрат, тем самым высчитав эффективность.
Для предприятия после внедрения информационной системы
источниками экономии будут являться:
• улучшение показателей основной деятельности, происходящее в
результате использования программного комплекса;
• сокращение работы сотрудников на ввод документов;
70
• повышение технического уровня, качества и объемов
вычислительных работ;
• увеличение объемов и сокращение сроков переработки
информации;
• повышение коэффициента использования вычислительных
ресурсов, средств подготовки и передачи информации.
Критерием эффективности внедрения новых средств автоматизации
является ожидаемый экономический эффект. Он определяется по формуле
(1):
Э=Э
р
–Е
н
*К
п
(1)
где Э
р
– годовая экономия;
Е
н
– нормативный коэффициент (E
н
=0,15);
К
п
– капитальные затраты на внедрение, включая первоначальную
стоимость программы.
В нашем случае капитальные затраты на внедрение вычисляются из
следующих показателей (Таблица 7):
Таблица 7.
Стоимость услуг по внедрению системы «Контур»
Услуга
Стоимость
Стоимость одной лицензии «Контур.
Персонал», до 25 лицевых счетов
сотрудников
4 600 руб., единоразово
Стоимость пакета годовых обновлений
«Контур. Персонал»
4 100 руб., раз в год
Стоимость одной лицензии «Контур.
Бухгалтерия», до 25 лицевых счетов
сотрудников, 1 юр.лицо, тариф
Максимальный, без ограничений
25 200 руб./год или 42 840 руб./ 2
года
Стоимость пакета годовых обновлений
«Контур. Персонал»
25 200 руб./год или 42 840 руб./ 2
года
Стоимость одной лицензии «Контур.
Зарплата»
6000 руб./год
71
Обучение сотрудников работе с системой входит в стоимость закупки
Контура, т.е. равны нулю. Также как и сам процесс внедрения не требует
дополнительных затрат.
Соответственно, капитальные затраты = 4600 + 4100 + 25200 = 33 900
руб. – это расход на внедрение системы Контур и ее поддержание в течение 1
года.
Для простоты и прозрачности расчета будем считать накладные и
прочие расходы до и после внедрения системы как неизменные, т.е.
внедрение Контура не снизило расход чернил в картриджах принтеров,
расходование бумаги и т.п. Таким образом, годовая экономия будет равна
экономии, связанной с повышением производительности труда пользователя.
Если пользователь при экономии i– вида с применением программы
экономит T
i
часов, то повышение производительности труда P
i
(в %)
определяется по формуле (2):
P
i
= (∆T
j
/ F
j
–(∆T
j
)*100
(2)
где F
j
– время, которое планировалось пользователем для выполнения
работы j–вида до внедрения программы.
Рассчитаем производительность по наиболее крупным операциям, с
приблизительно указанным временем (Таблица 8):
Таблица 8.
Производительность сотрудников.
Вид работ
До
автоматизации,
мин Fj
Экономия
времени, мин.,
DT
Повышение
производительности
труда, Р
i
(в %)
Ввод документов
40
20
100
Проведение
расчетов
5
4
400
Подготовка и
печать отчетов
30
15
100
Анализ и
выборка данных
44
10
300
Далее рассчитаем расходы на зарплату офис–менеджера (инспектора
отдела кадров), исходя из данных о том, что оклад составляет 45000 руб.,
премии не регулярные, т.е. Z = 1*45000 = 45000 руб.
72
Экономия, связанная с повышением производительности труда
пользователя составит P = 45000*9=405000 руб.
Таким образом, ожидаемая годовая эффективность от внедрения
онлайн–системы Контур будет равна:
Э = Э
р
–Е
н
*К
п
= 405000– (0,15*33900) = 399915 руб.
То есть даже при приблизительном расчете экономическая
эффективность от внедрения автоматизации кадрового учета за счет
повышения производительности труда значительная. Несмотря на то, что
выгода в нашем случае косвенная, она является заметной в средне– и
долгосрочной перспективе.
Таким образом, на основании анализа информации в третьей главе, мы
смело можем говорить о том, что внедрение средств автоматизации на
предприятии может привести к корректированию самого бизнес–процесса,
так как задачи выполняются быстрее. Сотрудники могут обрабатывать
большие объемы информации за свое рабочее время, что можно
использовать или для уменьшения затрат на персонал или для быстрого
развития бизнеса при неизменности количества сотрудников, занятых
обработкой информации
16
. Построение автоматизированных систем
кадрового учета позволяет оперативно решать различные повседневные
задачи по систематизации исходящей и входящей информации,
распределению трудовых ресурсов компании, начислению заработной платы
и т.д.
16
Поддубный А. Расчет экономического эффекта от внедрения системы автоматизации.
Электронный ресурс. – 2018.
73
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Кадровая работа – это совокупность способов воздействия на
работников для повышения их эффективности и достижения задач,
поставленных компанией.
Главной целью кадровой работы является развитие кадрового
потенциала фирмы, создание эффективной и производительной команды,
достижение наилучших результатов деятельности компании. Поэтому
кадровая работа – неотъемлемая составляющая организационной
деятельности любого предприятия.
Самый лучший принцип создания кадровой службы – ее создание для
построения системы эффективного управления персоналом организации.
Работа такой службы нацелена на достижение стратегических задач
организации и развитие ее ресурсов. Руководителя такой службы, кроме
непосредственного управления персоналом, также наделяют правом
принимать активное участие в финансовом планировании и развитии
деятельности организации в целом.
Структура и численность кадровой службы определяется в зависимости
от размера компании, сферы ее деятельности, а также целей и задач, которые
перед ней поставлены.
Как работать с документами, каждая организация решает самостоятельно.
При этом чтобы организовать документооборот в организации, нужно
установить его конкретный порядок.
Кадровая работа ведется в любой компании, однако, как уже говорилось
ранее, в зависимости от размера компании будут присутствовать особенности в
кадровой работе.
В последнее время наблюдается активное развитие малого
предпринимательства. В различных сферах деятельности очень много фирм с
небольшим штатом сотрудников. В организациях с количеством сотрудников
менее 100 человек сложность, а также объем кадровой работы часто невелик.
Однако важно помнить, что вне зависимости от среднесписочной