14
Структурное
подразделение
Служба кадров получает
Служба кадров
предоставляет
увольнение, перевод, отпуск,
командировка и др.);
– записки–расчеты отпусков
и увольнений;
– документы на компенсацию
затрат за прохождение
медицинского
освидетельствования при
приеме на работу, копии
справок МСЭ на работающих
инвалидов труда и т.д.
Планово–
экономический
отдел
– выписку из бюджета в
части фонда заработной
платы и фонда потребления;
– информацию о выполнении
планово–экономических
показателей для выплаты
заработной платы
– копии штатного
расписания;
– сведения об использовании
фонда заработной платы,
средств, выделенных на
выполнение коллективного
договора;
– расчет бюджета по фонду
заработной платы и фонду
потребления по центрам
финансовой ответственности
Канцелярия,
секретариат
– копии приказов по
основной деятельности;
– копии организационно–
распорядительных
документов, касающихся
деятельности отдела
(службы)
– номенклатуру дел отдела
(службы);
– документы для пересылки
в другие организации
Юридический
отдел
Необходимые заключения по
правовым вопросам и визы на
документах, имеющих
правовое значение
Проекты приказов,
положений о структурных
подразделениях,
должностных (на
визирование) инструкций
работников, трудовых и
гражданско–правовых
договоров, соглашений на
внесение изменений и
дополнений в трудовые
договоры (на предмет
юридической чистоты) и т.п.
Служба
безопасности
Бланки пропусков
Сведения об уволенных
работниках, не сдавших
пропуска, и о работниках,
утерявших пропуска
Основные цели и направления взаимодействия кадровой службы с
другими подразделениями компании, как правило, отражаются в Положении
15
об отделе (службе) кадров, например, в разделе «Служебное
взаимодействие». Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем
эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше
избегать.
Главным объектом кадровой работы предприятия является персонал
(кадры). «Лозунг «кадры решают все» требует, чтобы наши руководители
проявляли самое заботливое отношение к нашим работникам, к «малым» и
«большим», в какой бы области они ни работали, выращивали их заботливо,
помогали им, когда они нуждаются в поддержке, поощряли их, когда они
показывают первые успехи, выдвигали их вперед и т.д.»
3
Персоналом
предприятия называется основной (штатный) состав работников. К
персоналу иногда относят и привлеченных из внешней среды специалистов.
На сегодняшний день в России предоставление персонала осуществляется по
договору аутстаффинга (договор предоставления персонала) или по договору
аутсорсинга (договор на выполнение работ). Кадры – это главный и
решающий ресурс любого предприятия, основной фактор производства,
первая производительная сила общества. Они создают, приводят в движение
и совершенствуют средства производства (средства труда и предметы труда).
От квалификации персонала, их профессиональной подготовки, деловых
качеств в значительной мере зависит эффективность деятельности любого
предприятия. Кадры – совокупность работников различных групп, занятых
на предприятии и входящих в его списочный состав. В списочный состав
включаются все работники, принятые на работу, связанную как с основной,
так и с неосновной деятельностью.
Цель кадровой работы – своевременное обеспечение оптимального
баланса процессов комплектования, сохранения персонала, его развития в
соответствии с потребностями предприятия.
3
Сталин И.В. Выступление Сталина перед выпускниками военных академий в 1935 году. [Электронный
ресурс]. – Режим доступа: https://hr-portal.ru/article/kadry-reshayut-vse-original
16
Назначение кадровой работы – формулирование целей в соответствии
со стратегией развития предприятия, определение проблем и задач, а также
нахождение способов и организация достижения целей.
1.2. Организация работы кадровой службы
Рассмотрим подробно процедуру организации кадровой службы и
нормативно–правовую базу.
Если в организации в связи с ее ростом либо другими предстоящими
кадровыми реформами, планируют увеличить кадровый документооборот и
направления работы с персоналом (прием, обучение, мотивация, внедрение
корпоративной культуры и т. д.), то, в первую очередь, необходимо
определить объем предстоящей работы и количество специалистов по
кадрам, которые с ней справятся. Если таких специалистов будет более трех,
то рекомендуется создать отдельное структурное подразделение – кадровую
службу с собственным руководителем, целями, правами и обязанностями.
Увеличение объема и сложности кадровой работы не является
единственной причиной создания кадровой службы. Возможны и другие
причины, и все они в совокупности со стилем управления руководителя
организации влияют на принцип создания службы и выделения ее в
отдельное структурное подразделение. Так, целую службу могут создать с
целью сформировать определенный имидж организации. Или кадровую
службу могут создать лишь для представительских функций без реального
наделения ее сотрудников какими–либо полномочиями и четкими
обязанностями кроме решения текущих вопросов. Ее руководителя не
наделяют правом самостоятельно выбирать методы и инструменты
управления персоналом, а также принимать участие в планировании
финансовых и стратегических вопросов. Работа такой службы носит
формальный характер, так как ее цель – только создать образ
цивилизованного бизнеса и увеличить стоимость ресурсов организации. При
этом и руководитель, и специалисты службы несут полную ответственность
17
за выполнение поставленных кадровых задач, несмотря на отсутствие
необходимых ресурсов для этого. Данный принцип, как правило, применяют
для привлечения внешних инвестиций или увеличения стоимости
организации для продажи.
Но самый лучший принцип создания кадровой службы – это ее
изначальное создание для построения системы эффективного управления
персоналом организации. В этом случае работа службы будет нацелена на
достижение стратегических задач организации и развитие ее ресурсов.
Руководителя такой службы, кроме непосредственного управления
персоналом, также наделяют правом принимать активное участие в
финансовом планировании и развитии деятельности организации в целом.
Именно такой подход к созданию и работе кадровой службы дает
наилучший результат и положительно влияет на работу всей организации.
Независимо от принципа создания службы персонала для ее
формирования необходимо соблюдать следующий алгоритм:
1. Определить цели и функционал службы;
2. Зафиксировать место службы в структуре организации;
3. Определить структуру службы и ее численность;
4. Определить требования к специалистам службы;
5. Определить критерии оценки работы данных специалистов;
6. Разработать систему мотивирования сотрудников службы;
7. Разработать и утвердить положение о службе персонала;
8. Подобрать кандидатов на свободные вакансии службы;
9. Организовать кадровый документооборот с нуля.
Рассмотрим подробнее перечисленные этапы создания кадровой
службы.
Инициатором создания кадровой службы в компании может быть
любое должностное лицо. Например, руководитель подразделения,
сотрудник которого занимается кадровыми вопросами, или непосредственно
18
сам руководитель компании. От кого бы ни исходила подобная инициатива,
сама процедура создания кадровой службы не меняется.
Постановка целей и задач кадровой службы является первым этапом
создания службы как отдельного структурного подразделения. В каждой
организации цели и задачи службы определяют самостоятельно на основании
требований руководства и ситуации в организации. На цели и задачи
кадровой службы в целом влияют стратегические цели организации, этап ее
развития, направления деятельности организации и уровень технологичности
рабочих процессов, стиль управления руководства организации, размер
организации (численность персонала, наличие филиалов и их
территориальная удаленность).
Вернемся к формулировке самого понятия «кадровая служба». Это
позволит нам понять, как зависит структура службы от масштаба компании.
Говоря о кадровой службе, мы обычно подразумеваем два варианта понятия:
1. Кадровая служба – это совокупность подразделений компании –
носителей функций системы управления персоналом либо просто
совокупность самих функций. Аналогами данного определения также
являются служба персонала, служба управления персоналом, департамент
управления персоналом, HR–служба, HR–департамент. На практике
встречаются и другие термины, но мы привели наиболее правильные.
2. Кадровая служба – функциональное подразделение компании,
выполняющее функции, обеспечивающие работоспособность системы
управления персоналом. Аналогов у названия кадрового подразделения
также много, и по сути верны все.
Принципиальная разница между двумя понятиями заключается в том,
что в первом случае речь идет об условном наименовании совокупности
подразделений или функций, а во втором – о структурном подразделении.
Структура и численность кадровой службы определяется в зависимости
от размера компании, сферы ее деятельности, а также целей и задач, которые
перед ней поставлены.
19
Если речь идет о маленькой компании, то вполне достаточно
подразделения. В этом случае это чаще всего отдел кадров. Размеры этого
структурного подразделения, как правило, растут вместе с размерами
организации. Во многом это зависит от различных факторов: масштаба
компании, вида ее бизнеса, традиций, стратегических целей компании, ее
финансового состояния, стадии развития, а также от степени понимания
владельцем бизнеса значимости управления человеческими ресурсами. И
даже, иногда, от его желания. Численность может варьироваться от одного
человека до нескольких десятков. С укрупнением компании появляется
необходимость в помощи, в специальных знаниях и советах менеджеров по
персоналу, занимающихся узкими направлениями в области человеческих
ресурсов. По старым стандартам, установленным в 70–е годы прошлого века,
численность отдела кадров считалась достаточной, если на одного кадровика
приходилось 100–150 сотрудников. С внедрением информационных
технологий и различных систем учета на предприятиях такие нормативы
стали неактуальны. На негосударственных предприятиях численность отдела
кадров определяется экономической целесообразностью, уровнем
отчетности, показателями текучести кадров и, вообще, насыщенностью
событий кадрового учета. Исходя из практического опыта, можно сказать,
что в настоящее время оптимальная нагрузка на одного работника отдела
кадров составляет 300–500 человек, а при достаточном уровне автоматизации
может доходить до 700–800 человек. Но при этом достаточно четко
прослеживается следующая тенденция: число сотрудников компании на
одного работника кадровой службы увеличивается по мере ее развития и
совершенствования.
Чаще всего компания по мере роста начинает испытывать сложности и
с подбором персонала. При переходе компании от стадии «семейной» в
стадию «фирмы» начинается острая нехватка друзей и знакомых, которых
потенциально можно рассматривать на возникающие вакантные должности.
Руководство организации начинает обращаться в кадровые агентства или,
20
чаще, принимает решение о приеме на работу менеджера по подбору
персонала. Это служит очередным шагом к формированию кадровой службы.
Вообще, говоря о сотрудниках кадровой службы, следует понимать, в
чем заключается различие профессий «классического» кадровика и
«современного» HR–а, и какие главные качества позволят соискателю стать
опытным специалистом в этих профессиях. Обе профессии объединяет тема
трудовых отношений, но у кадровиков и менеджеров по персоналу разные
задачи. Кадровик составляет документы, которые нужны, чтобы оформить
прием, перевод, увольнение сотрудника, изменить трудовой договор и т. д.
Поэтому ему важно знать законы и другие нормативные акты. От
квалификации кадровика зависят сегодня многие риски как работодателя, так
и работника. Также «необходимо владеть сервисами по учету кадров, быть
пунктуальным, соблюдать сроки исполнения документов, грамотно писать,
разбираться в области документоведения, архивоведения и многих других.
Бумажную работу, конечно, постепенно заменят цифровые технологии, но
суть профессиональной квалификации это не изменит. В мировой практике
эту работу называют «администрирование трудовых отношений». Она будет
такой же востребованной. Менеджер по персоналу (/HR/ эйчар) работает с
людьми. Он должен подробно знать специфику работы компании,
формировать квалификационные требования по должностям, готовить
программы повышения квалификации и развития персонала, разрабатывать
системы мотивации и др. Менеджер по персоналу – это «переводчик» с языка
производства товара или услуги на язык требований к персоналу»
4
. В
соответствии с этими потребностями руководитель и выбирает, кто будет
работать в кадровой службе.
В организациях с многотысячным штатом сотрудников все
направления работы с персоналом наиболее развиты. И с точки зрения
функционала кадровых служб эти структуры наиболее интересны.
4
Епихина С.Б. Как стать опытным кадровиком. Что важно знать новичкам. Журнал
«Кадровое дело» № 9 - Москва, 2018
21
Универсальных работников под общим названием «менеджер по персоналу»
тут практически не найти. Но зато «к вашим услугам: экономист по труду,
региональный рекрутер, менеджер по компенсациям и льготам, специалист
по оценке персонала, тренинг–менеджер, специалист по заработной плате и
мотивации, менеджер по массовому подбору, эксперт службы
корпоративного обучения, менеджер по описанию бизнес–процессов,
аналитик кадровых технологий, не говоря уже о руководителях проектов и
отделов. Названия должностей говорят сами за себя – тут каждый специалист
выполняет одну, более узкую функцию»
5
.
Кадровая служба работает эффективно только когда ее сотрудники
активно вовлечены в процесс, лояльны и замотивированы на результат.
Чтобы создать такую сильную HR–команду, необходимо разработать для
сотрудников службы программу мотивирования и включить в нее сначала
общие для всех инструменты мотивации, начав с самых актуальных и
проверенных:
−
постановка перед сотрудниками службы четких целей и
разработка плана работ;
−
выявление демотиваторов в работе службы;
−
предоставление всех необходимых для работы ресурсов;
−
разработка четких и прозрачных критериев оценки и на их основе
– системы материального и нематериального стимулирования;
−
выбор дополнительных стимулов.
После этого можно подобрать индивидуальные методы
стимулирования для каждого члена HR–команды.
Общую организацию повседневной деятельности кадровой службы и
входящих в нее структурных подразделений (при их наличии) можно
регламентировать специальным документом – например, Положением о
кадровой службе. Данное положение позволит зафиксировать условия,
5
Бороздна Ю. «Практика трудового права юридической компании «Пепеляев, Гольцблат и
партнеры». Журнал «Кадровое дело» №8 – Москва, 2009
22
которые будут помогать кадровой службе соответствовать своему
предназначению и достигать целей, стоящих перед ней.
«Положение о кадровой службе не является обязательным документом,
в том случае, если кадровой работой в компании занимается один
специалист. Однако если в организации действует полноценная кадровая
структура, наличие такого документа просто необходимо. В данном
локальном акте следует указать структуру службы (количество отделов), ее
основные задачи и функции, распределение этих функций между отделами, а
также отразить все кадровые процедуры: по приему, переводу и увольнению
работников (в том числе иностранцев), определить порядок хранения и
выдачи документов и т. п. Наличие такого положения поможет компании
избежать определенных рисков. В случае выявления контролирующими
органами нарушений трудового законодательства, руководитель всегда
сможет доказать, что имел место всего лишь частный случай, а в целом по
организации (в частности, в ее кадровой службе) действуют четкие правовые
установки. В результате к административной ответственности может быть
привлечена не организация, а конкретное должностное лицо кадровой
службы, виновное в игнорировании установленных норм»
6
.
Кадровая служба является, по сути, финальной стадией формирования
готовой структуры по управлению персоналом в организации. Далее следует
только увеличение количества структурных подразделений и сотрудников.
По мере роста организации и службы персонала может меняться и ее
название: отдел кадров постепенно перерастает в отдел управления
персоналом, управление – в дирекцию или департамент.
Вне зависимости от причин создания кадровой службы в организации,
в каждой из них можно выделить основные элементы системы управления
персоналом. К таким элементам относят:
6
Бороздна Ю. «Практика трудового права юридической компании «Пепеляев, Гольцблат
и партнеры». Журнал «Кадровое дело» №8 – Москва, 2009
23
−
формирование кадровой политики на основании стратегического
планирования и определения целей организации;
−
кадровое планирование – определение количественной
потребности в персонале;
−
оптимизация организационной структуры, комплектование штата
и адаптация новых сотрудников:
−
поиск и привлечение новых сотрудников;
−
оценка кандидатов;
−
обучение и развитие сотрудников:
обучение, переобучение, повышение квалификации персонала;
формирование кадрового резерва и работа с ним;
планирование карьеры;
−
оценка рабочих показателей;
−
контроль трудовой и исполнительской дисциплины;
−
мониторинг состояния всех направлений работы с персоналом;
−
разработка систем материального и нематериального
стимулирования;
−
информирование персонала о кадровых изменениях и
корпоративных мероприятиях;
−
социальная защита и система льгот;
−
забота о здоровье работников, безопасности труда и охране
труда;
−
внедрение корпоративной культуры и развитие трудовой морали;
−
кадровое делопроизводство;
−
юридические аспекты работы с персоналом;
−
разработка положений и регламентов по различным вопросам
работы с персоналом;
−
исследования в области управления персоналом;
−
оптимизация коммуникаций в организации.