54
Глава 3. Совершенствование кадровой работы в организации
3.1 Совершенствование элементов кадровой работы в ООО «Консалт»
В ООО «Консалт» при оценке и подборе персонала используется
технология рекрутинга. Рекрутинг представляет собой технологию,
применяемую для подбора функциональных специалистов и линейных
руководителей. В ООО «Консалт» с помощью данной технологии также
осуществляется поиск и отбор кандидатов на производственные должности.
Привлечение кандидатов при таком способе отбора осуществляется
посредством направленной рекламы в СМИ, социальных сетях и интернет
сайтах. На наш взгляд использовать рекрутинг для отбора всех категорий
персонала затратно и неэффективно. В таблице 6 представлен расчет затрат на
прием одного сотрудника в ООО «Консалт».
Таблица 6
Расчет затрат на прием и найм персонала в ООО «Консалт»
традиционным методом
Действия по подбору
Элемент затрат
Сумма, в руб.
Размещение объявления в СМИ
1,5 часа + стоимость
объявлений
=1,5*120+400 =
580 руб.
Размещение объявления в
социальных сетях
1,5 часа
=1,5*120=180
Размещение объявления на
сайтах
1,5 часа
=1,5+120=180
Итого расходы на привлечение кандидата
940 руб.
Проверка анкет и документов
кандидата (в среднем 10
соискателей на должность)
=10 *30 мин = 300 мин.
или 5 часов
=5*180 = 900
Собеседование в среднем 3
человека на вакансию
= 3*30=90 мин. или 1,5
часа
+ 1 часа собеседование с
руководителем
=1,5*180 = 270
руб. + 220 руб.
= 490 руб.
Отборочное собеседование (2
человека на вакансию)
60 мин. + 30 мин.
Руководитель
=180+220=400
руб.
Оформление трудового
договора
1 час.
120 руб.
Оформление трудовой книжки
1 час
180 руб.
Оформление личного дела
1,5 часа
160 руб.
Общие затраты времени : 14,5 часов. Общая сумма затрат: 3190 руб.
При расчете затрат учитывается, что в данном процессе принимают
55
участие офис – менеджер (часовая ставка оплаты труда 120 руб.),
руководители подразделений (часовая ставка оплаты труда 180 руб.) и
директор предприятия (часовая ставка оплаты труд 220 руб.) и бухгалтер
(часовая ставка оплаты труда 180 руб.)
Таким образом мы видим, что сумма затрат на отбор и найм 1
сотрудника обходится предприятию в 14,5 часов времени и 3190 руб. В
качестве рекомендации по снижению затрат на прием и найм персонала
рекомендуется для разных категорий сотрудников использовать разные
технологии подбора и найма.
Так, для специалистов и руководителей, а также функциональных
работников использовать текущий метод (рекрутинг), для производственных
работников использовать технологию массового отбора. Основным отличием
массового подбора персонала от рекрутинга является то, что оценка
претендентов на работу осуществляется по количественным показателям, а не
качественным.
Основное отличие данной технологии заключается в том, что
привлечение кандидатов носить массовый характер (массированная реклама
вакансий); при оценке кандидатов используются групповые методы оценки и
отбора (анкетирование, групповое собеседование). Отбор кандидатов на
вакантные должности осуществляется по минимальным требованиям. На
работу принимаются все желающие с испытательным сроком и последующим
обучением (внутриорганизационным). В таблице 7 представлена рекомендации
по применению различных технологий подбора и найма персонала в
зависимости от категорий вакансий.
Таблица 7
Рекомендации по применению различных технологий подбора и
найма персонала в ООО «Консалт», в зависимости от категорий
вакансий
Элемент технологии
Массовый подбор
Рекрутинг
Категория вакансий
Производственный
персонал, рабочие,
Специалисты, линейные
руководители, офисный
персонал, менеджеры
Требования к
Минимальные
Наличие
56
кандидатам
соответствующих
навыков и характеристик
для занимаемой
должности
Привлечение кандидатов
Массовое привлечение
Направленная реклама
вакансий
Оценка
Групповые методы
Индивидуальные
Отбор
Отбор по минимальным
требованиям (отсутствие
медицинских
противопоказаний,
наличие лицензии для
работы с
электроприборами и пр.)
Учитываются
профессиональные
навыки, опыт работы,
личностные и
психологические
характеристики.
Следующим направлением совершенствования системы управления в
ООО «Консалт» будет изменение или реорганизация организационной
структуры предприятия. Задача совершенствования организационной
структуры управления состоит в том, чтобы при выполнении функций
управления наиболее рационально распределить управленческую работу между
работниками разных уровней. Организационная структура ООО «Консалт»
имеет ряд недостатков, в том числе, сложность реорганизации, долгих процесс
подготовки и принятия решений, большее число формальных правил и
процедур, а также, медленное реагирование на изменения внешней среды.
Кроме того, ООО «Консалт» является малым предприятием, что также
накладывает свои особенности. Так, в ООО «Консалт» отмечается низкое
разделение труда, что зачастую является причиной перегруженности
работников из-за совмещения большого количества служебных обязанностей
(примером может служить офис менеджер, который совмещает функции
собственно офис – менеджера, также принимает участие в привлечение
кандидатов, разработает и размещает объявления о вакансиях, оформляет
трудовой договор и прочее).
Или, например, менеджер по продажам работает с несколькими разными
клиентами (крупная торговая сеть и автомастерская). При такой работе
нагрузка на менеджера по продажам увеличивается в силу того, что у разных
клиентов разные потребности, они делают заказ на разные продукты. В этой
57
ситуации менеджера приходится взаимодействовать сразу с большим числом
сотрудников, чтобы передать заказ, оформить техническое задание,
проконтролировать выполнение заказа, передать заказ клиенту. То есть, по
сути, на менеджера по продажам ложится вся ответственность за выполнение
заказа точно и в срок, что при большом числе клиентов и заказов приводит к
большой их загруженности. В этой связи можно порекомендовать отойти от
функционального разделения обязанностей, к построению организационной
структуры с ориентацией на рыночные группы.
Рыночно ориентирование группирование используется для создания
относительно замкнутых организационных единиц, которые будут иметь дела с
конкретными рабочими потоками. Организационные единицы должны
охватывать все важные, последовательные и взаимосвязанные процессы. При
этом, остаются только коллективные связи: каждая единица получает свои
ресурсы и некоторые вспомогательные услуги из общей структуры, производя
взамен добавленную стоимость в виде прибыли и валовой выручки. При такой
группировке отделов внимание работников безраздельно завладевают рынки, а
не процессы.
Существенным преимуществом рыночной организационной структуры
от функциональной, заключается в том, что она более клиентоориентированна,
в фокусе ее внимания находится потребитель. Применение рыночной
группировки подразделения в ООО «Консалт» позволит снизить нагрузку на
менеджеров по продажам, также, за счет выделения направлений компания
сможет также сократить число менеджеров по продажам, в дальнейшем, это
позволит выйти рекламному агентству на новый уровень, увеличив тем самым
масштабы деятельности.
Поскольку рыночная организационная структура предполагает
выделение в структуре предприятия самостоятельных организационных
единиц, сгруппированным по определенным признакам, в ООО «Консалт»
такую группировку можно осуществить по видам производимых продуктов.
58
Тогда, в структуре ООО «Консалт» можно будет выделить следующие
организационные единицы: отдел по производству билбордов и
крупногабаритных рекламных конструкций; рекламные конструкции сити
формата (навигация, остановочные комплексы, уличная мебель, а также,
реклама в транспорте) и производство цифровой рекламы. Рекомендуемая
структура управления ООО «Консалт» представлена на рисунке 6.
Рисунок 6. Рекомендуемая организационная структура управления
Из рисунка видно, что в результате реорганизации структуры
управления в компании будут упразднены следующие должности: начальник
отдела продаж, начальник производственного отдела и директор творческой
службы, а также, менеджер по развитию. Среди новых должностей появилась
должность коммерческого директора, который будет выполнять одновременно
функции по управлению отделом продаж и разрабатывать стратегию развития.
Вместо функциональных отделов появятся отделы по видам изготовляемой
продукции. При этом, сотрудники с упраздненных должностей могут остаться
работать в компании на должности старших специалистов соответствующих
Генеральный
директор
Коммерческий
директор
Отдел продаж
Направление
крупногабаритн
ых рекламных
конструкций и
билбородов
Графический
дизайнер
Сборщик –
монтажных
конструкций
Направление
диджитл
рекламы
Специалист по
компьютерной
графике
Инженер -
программист
Направление
сити - формат
Модуль -
разработчик
Макетчик-
монтажник
Главный
бухгалтер
Менеджер -
экономист
HR - менеджер
59
отделов. В результате, число управленцев снизиться, а число работников,
занятых неродственно в производстве, увеличиться.
Кроме этого, в структуру управления рекомендуется также, включить и
специалиста по работе с персоналом (HR-менеджер).
Менеджер персонала будет осуществлять весь цикл работ с персоналом.
В его обязанности будет входить широкий спектр действий от изучения рынка
труда и найма персонала до ухода на пенсию или увольнения. Он будет
разрабатывать стратегию управления персоналом, кадровую политику и
планировать кадровую работу; будет обеспечивать организацию кадрами
необходимой квалификации, необходимого уровня и направленности
подготовки. Кроме этого он будет анализировать кадровый потенциал,
прогнозировать и определять потребность в рабочих кадрах и специалистах,
будет проводить маркетинг персонала.
Учитывая небольшое число сотрудников предприятия, менеджер по
персоналу, может быть принят на половину ставки, либо, на неполный рабочий
день.
В результате такой реорганизации, планируется снизить нагрузку на
менеджеров по продажам. После получения заказа менеджер передает его в
соответствующий отдел для работы.
Теперь, они, получив заказ, передают его в соответствующий отдел
(если это несколько разных заказов, то в разные отделы) и на выходе получают
уже готовый продукт.
Таким образом, менее загруженный менеджер по продажам сможет
продать больше продукта, а при производстве разных видов продуктов
снизится необходимость перенастройки оборудования, что также сэкономит
финансовые и материальные ресурсы.
Для оценки эффективности предложенных мероприятий сравним
затраты на их реализацию, с суммой экономии. Расчет затрат на подбор и найм
сотрудников с применением технологии массового отбора представлен в
60
таблице 8.
Таблица 8
Расчет затрат на подбор и найм сотрудников с применением
технологии массового отбора
Действия по подбору
Элемент затрат
Сумма, в
руб.
Размещение объявления в СМИ, на
интернет сайтах, объявления в
социальных сетях и т.д.
2 часа
300
Итого расходы на привлечение кандидата
300
Проверка анкет и документов кандидата (в
среднем 10 соискателей на должность)
=10 *30 мин = 300
мин. или 5 часов
750
Собеседование в среднем 5 человек на
вакансию
1,5 часа
225
Отборочное собеседование (2 человека на
вакансию)
30 мин
75
Оформление трудового договора
1 час.
150
Оформление трудовой книжки
1 час
180
Оформление личного дела
1,5 часа
150
Общие затраты времени: 12,5 часов. Общая сумма затрат: 1830 руб.
Расчет производился с учетом того, что в штат компании будет принят
HR – менеджер, с часовой ставкой оплаты труда 150 руб. Поскольку с помощью
массового привлечения рекомендуется отбирать производственных работников,
директора предприятия можно не привлекать. Тогда, при таком способе отбора
и найма персонала, ООО «Консалт» сэкономит = 3190-1830 = 1360 руб.
Учитывая, что в 2017 году компанией было принято 10 человек, то экономия
составила бы 1360*10= 13600 руб. Поскольку при массовом отборе
сотрудников требования к кандидатам минимальные, то ООО «Консалт»
сможет снизить затраты связанные с простоем, вызванной нехваткой
монтажников и прочее.
Например, в 2018 году затраты предприятия связанные с нехваткой
собственных монтажников, составили 720 тыс. руб. (это затраты связанные с
привлечением сторонних специалистов, затраты связанные с нарушением
сроков монтажа рекламных конструкций и прочее). Планируемая сумма
экономии от применения технологии массового отбора персонала составит 500-
61
550 тыс. руб.
Таким образом, общая сумма экономии предприятия от применения
технологии массового отбора производственного персонала и снижение
требований при приеме на работу данной категории составит 550 +13,6 = 563,6
тыс. руб. Далее, рассчитаем экономию предприятия в связи с оптимизацией
штата. Расчет представлен в таблице 9.
Таблица 9
Расчет экономии от оптимизации штата компании, в тыс. руб.
Должность
До оптимизации
После оптимизации
Изменение
Кол-
во
Оклад
Сумма
Кол-
во
Оклад
Сумма
Кол-
во
Сумма
Начальник
отдела продаж
1
40
40
0
-1
-40
Менеджер по
развитию
1
25
25
0
-1
-25
Коммерческий
директор
1
40
40
1
40
Директор
творческого
отдела
1
35
35
0
-1
-35
Начальник
отдела
производства
1
35
35
0
-1
-35
HR – менеджер
1
18
18
1
18
Менеджер по
продажам
5
25
125
6
25
150
1
25
Итого
9
260
8
208
-1
-52
Таким образом, за счет оптимизации организационной структуры
численность персонала сократиться на 1 человека, а расходы на оплату труда
снизятся на 52 тыс. руб. в месяц.
В год экономия на оплату труда составит = 52*2 = 624 тыс. руб. Сумма
экономии на отчисления с ФОТ составит = 624*30,2% = 188,44 тыс. руб.
Основными затратами предприятия по совершенствованию систему
управления будут затраты связанные с реорганизацией структуры управления.
Расчет затрат на реорганизацию структуры управления представлен в таблице
10.
Таким образом, общая сумма затрат предприятия на реорганизацию
62
организационной структуры ООО «Консалт» составит 127,45 тыс. руб. Также,
возможны расходы связанные с переобучением сотрудников новым
специальностям.
Таблица 10
Расчет затрат на реорганизацию структуры управления
Статья затрат
Сумма
Выплаты сотрудникам в связи с
увольнением
= 120 тыс. руб.
Разработка нового штатного
расписания
= 3*150 = 450 руб.
Разработка новых должностных
инструкций
= 20*150=3000 руб.
Прочие организационные затраты
4000 руб.
Итого
127,45 тыс. руб.
Примерная сумма расходов может составить 40 – 60 тыс. руб. В итоге,
общая сумма экономии ООО «Консалт» за счет предложенных мероприятий
составит = 13,6+500+624+188,4 = 1326,04 тыс. руб. – 127,45-60 = 1138,59 тыс.
руб.
В результате более оптимального распределения функции между
сотрудниками и снижения нагрузки на менеджеров по продажам планируется
прирост выручки предприятия на 15-20% за счет увольнение численности
клиентов, при одновременном сокращении затрат на 5-7% за счет равномерной
загрузки оборудования. Влияние предложений на показатели деятельности
персонала представлены в таблице 11.
Таблица 11
Влияние предложений на показатели деятельности персонала
Показатель
2017
Прогнози
руемый
результат
Изменение
Абсл.
Темп
роста, в
%
Выручка предприятия, в тыс.
руб.
87014
100066
13052
15
Среднегодовая численность
персонала, чел.
37,5
37
-1
-1,33
Производительность труда, в
тыс. руб./чел
2320,3
2704
384
16,56
Фонд заработной платы труда,
в тыс. руб.
12484
11672
-812
-6,51
63
Среднемесячная заработная
плата, руб./чел.
28900
26287
-2613
-9,04
Затраты связанные с обучением
и переобучением персонала,
тыс. руб.
271
271
0
0,00
Затраты связанные с
увольнением/ приемом на
работу персонала, тыс. руб.
957,1
394,1
-513,6
-58,82
Таким образом, за счет предложенных мероприятий выручка ООО
«Консалт» вырастет на 13052 тыс. руб. или на 15% (за счет более
рационального распределения обязанностей между сотрудниками),
производительность труда вырастет на 384 тыс. руб., затраты предприятия
связанные с увольнение и приемом персонала, а также, затрат связанных с
нехваткой монтажников снизятся на 513,6 тыс. руб., а затраты на оплату труда
сократятся на 812 тыс. руб. или на 6,51%.
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
При построении кадровой работы в ООО «Консалт» большое внимание,
как уже говорилось, уделяется обучению персонала. Обучение персонала
необходимо проводить в двух направлениях. Обучение административно-
управленческого персонала и обучение специалистов.
Административно-управленческий персонал нуждается в курсах
повышения квалификации по грамотному управлению коллективом, а так же по
предотвращению конфликтов. Специалистам в количестве 12 человек,
необходимо пройти курсы по повышению квалификации, в связи с тем, что
технологии не стоят на месте, с каждым годом выпускается новое оборудование,
с которым необходимо уметь работать, что бы идти в ногу со временем.
Повышение квалификации персонала в ООО «Консалт» проводится в
виде выездных курсов, как правило, краткосрочных, со сроком от 5 до 20 дней.
Обучение проводится на договорной основе в разных городах России -
Санкт-Петербурге, Москве, Тольятти, Красноярске, Архангельске.