24
заявление о совместительстве, письменное согласие работника на
сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на
каждого работника в табеле отведено:
в формe N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;
в формe N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину
месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется
для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а
нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного
времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего
времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение
количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму
рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях,
отличных от нормальных.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по формe N Т-12 в верхних строках
проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество
часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом
сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации
только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При
отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни
временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с
обучением, время выполнения государственных или общественных
обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются
только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются
пустыми.
25
При составлении табеля по формe N Т-12 в разделе 2 на один для всех
работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 -
22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и
корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.
Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при
автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по
формe N Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по
одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех
работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида
оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и
графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по
нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих
счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными
номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты,
еслиих количество превышает четыре.
Бланки табеля по формe N Т-13 с частично заполненными реквизитами
могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К
таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя,
отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то
есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации
организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с
принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени,
представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при
заполнении табеля по формe N Т-13.
26
Трудовой договор – договор между работником и работодателем,
устанавливающий их взаимные права и обязанности. Трудовой договор
состоит из сведений и условий. О сведениях стороны не договариваются.
Сведения констатируют факты, которые имеют существенное юридическое
значение.
Любые трудовые отношения должны быть оформлены надлежащим
образом, то есть должен быть заключен трудовой договор или контракт.
Согласно ст. 67 ТК РФ форма трудового договора должна быть письменной.
Трудовые договора (контракты) могут быть срочными и заключаться на
неопределенный срок. При заключении срочного трудового договора нужно
иметь в виду, что перечень оснований, при которых можно оформить такой
договор, указан в ст. 59 ТК РФ.
Трудовой кодекс не делает различий между трудовым договором и
трудовым контрактом, однако, на практике контракт обычно имеет свойства
срочного трудового договора, который не может быть заключен на срок более
5 лет.
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и
трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке,
предусмотренном «Инструкцией о порядке введения трудовых книжек на
предприятиях, в учреждениях и организациях» [5]. Прием на постоянную
работу без трудовой книжки не разрешается. Форма, порядок ведения и
хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых
книжек и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением
Правительства РФ [6]. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого
работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у
данного работника является основной(ст. 66 ТК РФ).
27
Таблица 8
Норма времени на оформление и учет трудовых книжек
Наименование операции:
Единица измерения
Норма
времени, ч.
Выписка новой трудовой книжки,
на работника, впервые
поступающего на работу, или
вкладыша к ней
Одна трудовая книжка
или выписка к ней
0,12
Выписка дубликата трудовой
книжки
Один дубликат трудовой
книжки
0,3
Личное дело–совокупность документов, содержащих полные сведения
о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью
концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе
(досье). Личное дело, в отличие от других делопроизводственных дел, ведется
не в течение года, а в продолжение всего срока работы работника в одной
организации.
Личное дело может быть заведено на всех работников предприятия.
Личное дело является более подробным вариантом личной карточки
работника по форме № Т-2. Личные дела включают следующие документы:
внутренняя опись документов;
личный листок (анкета) по учету кадров;
дополнение к личному листку по учету кадров;
автобиография или резюме;
копия паспорта, пенсионного свидетельства, ИНН;
копии документов об образовании;
копия военного билета (для мужчин);
трудовой договор;
заявление о приеме на работу, переводе и увольнении;
копии приказов по личному составу, касающихся данного работника;
характеристики, рекомендательные письма;
28
личные заявления работника;
аттестационные листы;
отзывы должностных лиц о работнике;
справки о состоянии здоровья;
другие документы. нахождение которых в личном деле будет признано
целесообразным;
лист- заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
Личные дела хранятся в сейфе предприятия. При увольнении личные дела
работников должны храниться на предприятии 75 лет.
Личные документы используются при обращении к руководству
организации от лица составителя документа. К ним относятся:
Заявление
Автобиография
Расписка
Объяснительная записка
Доверенность
Резюме
Рекомендательное письмо
Характеристика (служебное письмо личного характера)
Анкета.
Заявление – документ, адресованный организации или должностному
лицу, с просьбой о приеме на работу, переводе и увольнении. С помощью
заявления удобно работать с вопросом, поднятым по инициативе одного
человека, но требующим коллегиального решения. Работник пишет
заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на бланке,
разработанном на данном предприятии.
29
Резюме – документ, содержащий информацию о навыках, опыте
работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно
требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.
В канцелярском делопроизводстве автобиографией называется
жизнеописание какого-либо лица, которое составлено им самим в виде
документа, являющегося составной частью личного дела. Автобиография
может использоваться при составлении психологической характеристики
работника, изучении его жизненного пути и личностных качеств: стиль
изложения, акценты на тех или иных сторонах жизни помогают судить о
различных психологических особенностях человека. Главным достоинством
автобиографии являются основные факты трудовой и общественной
деятельности, позволяющие представить и оценить жизненный путь человека.
Поэтому автобиографию нередко используют в процессе отбора кадров.
Часто этот документ заменяют анкетой.
Положение о структурном подразделении – документ, в котором
определяются:
порядок создания (образования) подразделения;
правовое положение подразделения в структуре организации;
структура подразделения;
задачи, функции, права и ответственность подразделения;
порядок взаимодействия подразделения с иными структурными
единицами организации.
Должностная инструкция – документ, регламентирующий
производственные полномочия и обязанности работника.
Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением
о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все
функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между
работниками с учетом уровня их квалификации. Ответственность за полноту
30
обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике
отдела кадров.
Немаловажную роль в кадровом документообороте играют
информационно – справочные документы. К ним относят справки,
докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они
имеют вспомогательный характер по отношению к организационно –
распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может
побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов,
пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями,
гражданами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о
событиях.
Протокол – это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов
и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т.д.
Докладная записка – это документ, который содержит изложение какого
– либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя и адресован
руководителю своей компании или в вышестоящую инстанцию.
Объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений
основного документа или объясняет причины нарушения трудовой
дисциплины, невыполнения какого – то поручения.
Служебная записка – это документ внутренней переписки,
направляемый из структурного подразделения любому сотруднику внутри
предприятия, кроме прямого руководителя.
Справка – это документ, подтверждающий какие-нибудь факты или
события.
Акт – это документ, составляемый группой лиц, чтобы подтвердить
факты или события.
31
Для регламентации кадрового документооборота работодатель
применяет локальный нормативный акт.
С распространением компьютеров 100% документов создаются в
электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему
распечатываются для ознакомления и согласования.
Что же касается обмена документами и подписания договоров между
хозяйствующими субъектами, то здесь бумажные носители используются
практически всегда.
Пока электронный документооборот в РФ пытаются внедрять только
государственные структуры, которые получают на это значительные дотации,
и отечественные представительства зарубежных компаний.
Подавляющее же большинство российских предприятий по-прежнему
используют бумажный документооборот, не осознавая, что отказ от бумаги
привел бы к увеличению эффективности их работы.
Таблица 9
Сравнение временных и финансовых издержек на работу с новым
документом при бумажном и электронном документообороте
Процесс
Временные затраты
Денежные затраты
Бумажный
Электронн
ый
Бумажный
Электронн
ый
Составление
документа
От 10 мин.
+ время на
распечатку
(5 мин.)
От 10 мин.
3 руб.
1 руб.
Доставка
Ошибка!лицам
1 ч.
1 сек.
10 руб.
0,01 руб.
Рассмотрение
и
согласование
1 ч. 30 мин.
1 ч. 30 мин.
–
–
Обратная
доставка
1 ч.
1 сек.
10 руб.
0,01 руб.
32
Регистрация и
отправка в
архив
–
–
–
1 руб.
Итого:
3 ч. 45 мин.
2 ч. 10 мин.
23 руб.
2,02 руб.
Для того чтобы использовать электронный обмен документами нужно в
учетной политике предприятия на будущий год указать, что первичные
документы могут составляться не только на бумаге, но и в электронном виде
и заверяться электронно-цифровая подпись.
Электронная подпись может быть квалифицированной или
неквалифицированной. В соответствии с российским законодательством
электронные документы, заверенные квалифицированной электронной
подписью, равнозначны по юридической силе бумажным.
Для обмена электронной документацией с контрагентами необходимо
заключить с ними письменное соглашение об этом отдельно или как
дополнение к конкретному договору.
В первом случае оно будет распространяться на все деловые отношения
между партнерами, во втором оно действует только в рамках определенного
договора. Соглашение может быть оформлено не только в бумажной, но и
непосредственно в электронной.
В рамках обмена электронного документооборота российское
законодательство позволяет использовать как формализованные
(распознанные) документы, так и неформализованные (скан-копии)
документы.
Это позволяет внедрять схему электронного документооборота на
отдельном предприятии, которое будет вынуждено обмениваться
контрактами со своими еще пользующимися бумажными носителями
контрагентами.
33
Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию
получить следующие преимущества:
однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно
идентифицировать его в системе;
параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время
движения документа и повышающее оперативность исполнения;
непрерывное движение документа, дающее возможность выявить
ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
результативный поиск документа при наличии о нем минимальной
информации;
эффективная система отчетности, позволяющая контролировать
движение документа на каждом этапе документооборота.
В зависимости от специфики деятельности организации выделяют
несколько видов электронного документооборота:
производственный электронный документооборот;
управленческий электронный документооборот;
архивное дело;
кадровый электронный документооборот;
бухгалтерский электронный документооборот;
складской электронный документооборот;
технологический электронный документооборот;
секретный и конфиденциальный электронный документооборот.
Систем электронного документооборота может быть столько же,
сколько существует видов деятельности. При необходимости можно
автоматизировать любой частный документооборот.