34
1.3 Организация кадровой деятельности
Положение об отделе кадров разрабатывается начальником отдела
кадров совместно с сотрудниками юридического отдела и
делопроизводителем на основе учредительных документов организации,
документов, регулирующих деятельность организации в области управления
кадровыми ресурсами, а также типовых положений о кадровой службе. Это
позволяет подготовить документ, который отражает все вопросы
деятельности подразделения.
Существуют некоторые особенности кадровой работы, характерные для
малого предприятия:
содержание работы с персоналом существенно ограничено
возможностями и потреблениями малого предприятия;
как правило на малом предприятии нет специализированной кадровой
службы . Работой с персоналом занимается один-два человека, включая
руководителя организации;
в значительной степени кадровая работа носит неформальный характер и
в большей мере определяется личностью работника, который ее
выполняет;
кадровая работа направлена на обеспечение оперативных интересов
организации.
Для кадровой работы малого предприятия характерен набор основных и
первостепенных функций:
отбор и наем персонала;
увольнение персонала;
управление заработной платы;
дисциплинарной системой организации.
35
В рамках осуществления данных функций кадровой работы должны
выполняться следующие обязанности:
проведение поиска, отбора и найма работников с необходимой
квалификацией;
определение размера заработной платы, форм и порядка материального
стимулирования работников предприятия;
обеспечение приемлемого уровня трудовой и исполнительской
дисциплины работников;
определение очередных отпусков работникам;
проведение процедуры увольнения работников в соответствии с
действующим законодательством.
Рациональная и юридически верная организация делопроизводства
способствует:
оптимизации документооборота за счет уменьшения количества
документации;
обеспечению соблюдения действующего трудового, налогового,
пенсионного законодательства;
повышению эффективности кадровой работы в решении ее основных
обязанностей.
Кадровая работа должна решать дополнительные обязанности,
нацеленные на развитие предприятия и соблюдения трудовой дисциплины:
разработка кадровой политики предприятия;
составление правил внутреннего трудового распорядка на предприятии;
организация мероприятий по адаптации нового сотрудника, с
прикреплением к нему наставника на определенный срок;
планирование дополнительной потребности предприятия в рабочих,
специалистах, руководителях, служащих требуемых специальностей;
36
осуществление планомерной и систематической оценки и аттестации
персонала;
разработка положения об аттестации персонала;
оказание содействия и осуществления контроля за результатами
аттестации персонала;
разработка программы обучения работников предприятия, формирование
группы обучения, формирование группы обучаемых, заключение
договора с высшими, средними специальными, профессионально-
техническими и другими учебными заведениями на подготовку,
переподготовку и повышение квалификации кадров;
обеспечение организации трудового процесса всех категорий работников,
контроль за состоянием охраны труда, совершенствованием организации
труда, за использованием и регулированием рабочего времени,
творческой активности персонала;
разработка положения об оплате труда и премированию персонала на
предприятии;
осуществление контрольных функций с позиции соответствия всех
реализуемых мер в кадровой работе нормам трудового права.
37
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на
примере организации ООО «ЛВЗ «Саранский»
2.1 Анализ деятельности предприятия
Компания «Мордовспирт» ведет свою историю с 1900 года.
Первоначально предприятие имело статус казенного Винного склада, а уже в
1903 году в отчетных ведомостях по Пензенской губернии появилось первое
упоминание о производстве водки в г. Саранске. Таким образом, в 2003 году
ОАО «Мордовспирт» отметило свой 100-летний юбилей с момента начала
промышленного производства алкогольных напитков [7].
Сегодня ОАО «Мордовспирт» - это стабильное, динамично
развивающееся предприятие, оснащенное самым современным
технологическим оборудованием. В состав Объединения входят шесть
спиртовых заводов: «Ковылкинский», «Ромодановский»,
«Кемлянский»,«Теньгушевский», «Вл. Марьяновский», «Мельцанский», а
также дочернее предприятие - ООО Ликероводочный завод «Саранский».
ОАО «Мордовспирт» специализируется на производстве
высококачественных пищевых спиртов всех категорий исключительно из
зернового сырья: спирт-сырец, «спирт высшей очистки», «Экстра», «Люкс», а
также лучший на сегодняшний деньспирт «Альфа».
По объему производства и реализации спирта в настоящее время ОАО
«Мордовспирт» устойчиво входит в пятерку ведущих производителей России.
На основе спирта, производимого компанией, работают известнейшие
предприятия алкогольной отрасли, такие как ОАО «Московский завод
«Кристалл», «Алкогольные заводы «ГРОСС», компания «Союз-Виктан»,
Алкогольные заводы ОАО «Синергия», ООО "Шушенская марка" и др.
Поставка ликероводочной продукции осуществляется во многие регионы
России, а также за ее пределы.
38
Серьезная реконструкция производственной базы предприятия,
проведенная в последние годы, а также применение самых современных
технологий позволили Объединению первым в отрасли начать серийное
промышленное производство спирта «Альфа» - спирта нового поколения, на
основе которого произведена водка пятого поколения «Млечный путь».
В год своего 100-летия ОАО «Мордовспирт» стало Лауреатом Главной
Всероссийской Премии «Российский Национальный Олимп» в номинации
«Промышленность. Производство».
Непрерывная работа по улучшению контроля качества производимой
продукции позволила ОАО «Мордовспирт» стать первым предприятием
перерабатывающей промышленности Республики Мордовия,
сертифицированным по международным стандартам. Внедрение
сертифицированной системы управления качеством позволило ОАО
«Мордовспирт» существенно улучшить качество выпускаемой продукции,
обеспечить максимальное удовлетворение потребностей и ожиданий
потребителей, а также расширить рынки ее сбыта, в том числе на
международном уровне.
В 2006 году на основе независимого аудита, проведенного
специалистами Европейской Общественной комиссии и Института
Европейской Интеграции , предприятие было удостоено международной
премии «Европейский стандарт» в номинации «За эффективную
корпоративную политику в области качества и вклад в сохранение и развитие
национальных традиций производства алкогольных напитков».
ОАО «Мордовспирт» - единственная компания из числа производителей
алкогольной продукции РФ, которая в 2008 году стала Лауреатом премии
спецпроекта «Опора Честного бизнеса». Премия учреждена Фондом
«Кремль» при участии Совета Федерации РФ, Государственной Думы РФ при
поддержке Администрации Президента России.
39
За более чем столетнюю историю своего существования предприятие
обеспечило себя главным капиталом - добрым именем, которое всегда
связывалось с высоким качеством продукции, выпускаемой на ОАО
«Мордовспирт».
Вся продукция предприятия производиться только на основе сырья
произведенного и произрастающего в Республике Мордовия.
С 2004 года ООО «ЛВЗ «Саранский» первым начал сертифицировать
свою продукцию по международной системе ИСО 9001-2008. Основная цель
сертификации: привести систему управления качеством в соответствие с
международными стандартами и, тем самым, открыть путь к выходу на
зарубежные рынки; повысить качество выпускаемой продукции, сделать его
более стабильным. Результаты не заставили себя ждать: качество продукции
заметно улучшилось и стабилизировалось.
Алкогольная продукция предприятия имеет свыше 250 наград самых
престижных выставок. Среди них: 5 медалей Международной выставки
«Зеленая неделя», 4 «Звезды «Продэкспо», а также 4 Гран-При, 59 золотых
медалей, 52 серебряных, 35 бронзовых, 6 медалей «Лауреат ВВЦ», 20 знаков
Федеральной Программы «100 лучших товаров России», 7 знаков «Новинка
года», 60 знаков Региональной Программы «Лучшие товары Мордовии»,
«BestVodka OF THE YEAR» - 2011, 2012г., 2013г», «Диплом подтверждения
качества» в рамках конкурса «8 товаров на полке» специального проекта
журнала «Спиртные напитки и пиво».
Эти успехи говорят о том, что ООО «Ликероводочный завод
«Саранский» всегда имело свое имя, которое в последние годы еще больше
укрепилось. Настоящая мордовская водка – это уже своего рода марка
качества.
40
Перечень учредительных (правоустанавливающих) документов,
запрашиваемых у контрагента при заключении договора (в копиях
заверенных надлежаще образом):
действующая редакция устава;
свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
документы, подтверждающие полномочия лица, на подписания договора;
лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта
деятельность подлежит лицензированию;
информационная карта с реквизитами сторон , в том числе с указанием
банковских реквизитов
При выборе контрагента, а также в случае пролонгации заключенной
сделки учитываются следующие критерии отбора контрагента:
финансовые возможности и кредитоспособность контрагента,
поставляющего продукцию, а также которому поставляется продукция
Общества;
положительная история работы с контрагентом: объемы товарных
поставок; высокое качество сырья, поставляемого заказчику (должно
подтверждаться документально, для того, чтобы иметь возможность
предъявить претензии и урегулировать спор в судебном порядке);
способность бесперебойного обеспечения запасных частей во время всего
гарантийного срока работы купленного оборудования; внешний вид
поставляемого товара (его упаковка);наличие/отсутствие задолженности
за поставленный ранее Обществом товар; своевременность исполнения
обязательств по оплате товара, поставленного Обществом.
41
Качество и безопасность продукции, выпускаемой ООО «ЛВЗ
«Саранский», подтверждены декларациями о соответствии согласно ТР ТС
021-2011.
Система менеджмента качества и безопасности пищевой продукции
ООО «ЛВЗ «Саранский» основывается на построении интегрированной
системы менеджмента в соответствии с требованиями двух стандартов ГОСТ
ISO 9001-2011 и ISO 22000:2005. В обществе внедрена система менеджмента
качества в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001. Предприятие
прошло уже 3 цикла ресертификации данной системы (2008г., 2011г., 2014г.)
и теперь имеет сертификат соответствия ГОСТ ISO 9001- 2011.
Общество успешно прошло все стадии сертификационного аудита и
получила сертификат соответствия системы пищевой безопасности,
соответствующей требованиям МС ISO 22000:2005 от международной
компании TUV THURINGEN E.V. Общество успешно прошло 1 цикл
ресертификации данной системы (2016г.) и теперь имеет сертификат
соответствия МС ISO 22000:2005.
2.2 Кадровый документооборот в организации
Основой структуры любого документооборота является документ. Все
документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе
на ООО «ЛВЗ «Саранский» согласованы путем соблюдения правил
особенностей представления информации на каждом из носителей.
Порядок прохождения документов и организация всех операций при
работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО
«ЛВЗ «Саранский» и табелем унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот
уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот
42
входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.
Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют
документооборот уровня структурного подразделения.
Как правило, централизованный документооборот представлен
организационно-распорядительной документацией, а документооборот
уровня структурного подразделения - специализированной документацией,
обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него
могут входить и организационно-распорядительные документы).
В ООО «ЛВЗ «Саранский» существует отдельное структурное
подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного
документооборота.
Выделяют три основных типа документов, составляющих
централизованный документооборот.
Входящий документ - документ, поступивший на предприятие.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие
исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены
нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на
соответствующий входящий документ или могут быть указанные
непосредственно во входящем документе.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из
предприятия. Большинство исходящих документов являются ответом
организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих
документов готовится на основе внутренних документов организации.
Небольшое число исходящих документов может требовать поступления
входящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы
подготовившей его организации. Данные документы используются для
организации работы ООО «ЛВЗ «Саранский», так как они обеспечивают
43
целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной
организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые,
организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы
внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и
отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств,
оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная
записка), личного состава и т.д.
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только
переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО «ЛВЗ
«Саранский» (особенно если они территориально разнесены) и приказы
директора предприятия. Через канцелярию также проходят внутренние
документы, порождающие исходящие документы.
Входящие документы, поступившие, в ООО «ЛВЗ
«Саранский»начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного
подразделения общего отдела) (Приложение 2) . Там они подвергаются
экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности
доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности
вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и
нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой
"лично" передаются по назначению. В ООО «ЛВЗ «Саранский» обязательно
составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно
пересматривается.
Регистрируемые документы делятся на два потока
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса
2.Документы в адрес структурных подразделений.
Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока -
в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше
указанные документы поступают в канцелярию.