31
2. Каждая организация имеет дело с документацией также как и все
частные лица;
3. Необходимо усовершенствование уже примененных программ
автоматизации делопроизводства, которые объединены с
автоматизированным рабочим местом и системами информации;
4. После внедрения улучшенной системы делопроизводства на
предприятии повышается качество управления предприятием. Что сегодня
одна из важнейших задач российской экономики;
5. Отдел делопроизводства или отдельные секретари, которые
отвечают за ведение документации в организации, нуждаются в повышении
квалификации;
На ведение делопроизводства также оказывают влияние
национальные особенности, язык, культура и эти характеристики
несовместимы с готовыми западными шаблонами решений в области
делопроизводства. Но на российском рынке появляется все больше
производителей в области автоматизации делопроизводства с невысокими
ценами за свою продукцию, а также возрастает квалификация самих
пользователей такими электронными системами. Поэтому развитие данной
области в нашей стране очень перспективно.
Существует такое понятие, как информационный запас предприятия –
это все документы (как бумажные, так и электронные), которые
накапливаются на предприятии за весь период его деятельности. После
рассмотрения и изучения документов предприятия можно оценить
предприятия по нескольким критериям
43
:
- анализ финансово-хозяйственной деятельности;
- определение тенденций;
- оценка значимости различных решений руководства;
43
СерпикГ.А.Современные системы управления документальными средами// Делопроизводство. – 2010. –
№1. – С.24.
32
На основе полученных данных можно более точно формировать
прогнозы развития предприятия. Как правило после процесса оптимизации
бизнес-процессов появляется потребность в использовании новых
технологий для уменьшения времени и затрат на сам процесс, а также
повышении его эффективности. Для решения таких задач применяют
наиболее современные средства автоматизации.
Экономически оценить эффективность внедрения такой системы в
количественных показателях достаточно сложно, потому что необходимо
принимать во внимание множество факторов и обработать большой объем
данных. И чем больше и сложнее сама система автоматизированного
документооборота, тем труднее выявить ее экономическую эффективность
для конкретного предприятия. При принятии решения о выборе вида
системы электронного документооборота для предприятия нужно оценить
основные плюсы такого внедрения для процессов внутри организации и за ее
пределами. При верном определении вида системы и после ее успешного
применения на предприятии происходит снижение временных затрат на
выполнение ежедневных стандартных операций с бумагами. Такое
изменение дает работникам организации возможность более эффективно
использовать свое рабочее время и выполнять большее количество задач за
рабочее время. Более сложные виды систем оптимизируют работу и
остальных подразделений и всего предприятия. Некоторые системы
автоматизированного документооборота могут генерировать специальные
аналитические отчеты, которые могут быть использованы для принятия
стратегических решений руководящего звена организации.
33
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на
примере организации
2.1. Анализ деятельности предприятия
Организация зарегистрирована 5 февраля 2008 г. регистратором
Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве.
Генеральный директор организации – Семенов Алексей Николаевич.
Компания ООО "Млечный путь" находится по юридическому адресу 107497,
город Москва, Иркутская улица, 11/17 1;3. Основным видом деятельности
является « строительная и ремонтно-строительная деятельность»,
зарегистрированы 4 дополнительных вида деятельности. Организации
присвоены ИНН 7718687833, ОГРН 1087746171644, ОКПО 84771027.
Единственным учредителем является Екатерина Петровна Семенова.
Компания является субъектом Малого и Среднего Предпринимательства,
категория: малое предприятие, дата включения в реестр: 1 августа 2016 г.
Структура управления ООО «Млечный путь» по своему типу -
линейно-функциональная (см. Рисунок 3.). Возглавляет ООО «Млечный
путь»генеральный директор. В общем виде структура управления ООО
«Млечный путь» состоит из высшего звена управления (предприниматель),
среднего уровня (коммерческий директор, главный инженер и главный
бухгалтер) и низового уровня, включающего оперативно-хозяйственные
подразделения.
Соответственно, представленная структура управления ООО
«Млечный путь» имеет ряд преимуществ, таких как: разделение труда,
которое приводит к появлению высококвалифицированных специалистов;
иерархия уровней управления; наличие взаимоувязанной системы
обобщенных формальных правил и стандартов, обеспечивающей
однородность выполнения персоналом своих обязанностей и
скоординированность различных задач; найм на работу производится в
строгом соответствии с техническими квалификационными требованиями.
35
цели организации, но требует небольшой доработки, так как некоторые
функции распределены нерационально, существует проблема
перегруженность главного бухгалтера, который выполняет много функций –
помимо ведения бухгалтерской отчетности на него возложена кадровое
делопроизводство. Такая излишняя перегруженность и ответственность
заместителя могут отрицательно сказаться на результатах работы, привести к
ошибкам и недочетам в работе. Отсутствует согласованная система приема
персонала, данная работа не планируется и проводится только при
непосредственно возникшей вакансии, отсутствуют соответствующие
действительности должностные инструкции. Возможно, отсюда и идет
проблема роста коэффициента текучести. Также часть кадровой работы
(собеседование, решение о приеме на работу), выполнят предприниматель,
что также вызывает его перегруженность. На нем должна лежать обязанность
по определению общей стратегии кадровой политики, расстановка
персонала, оплата труда, а прием на работу, и другие вопросы, возникающие
в системе подбора, оценки, увольнения персонала должен выполнять
специалист – менеджер по персоналу.
Рассмотрим данные о финансовых результатах ООО «Млечный
путь»2014-2016 гг. (таблица 1).
Таблица 1
Сводные отчет о финансовых результатах ООО «Млечный
путь»2014-2016 гг.
Наименование показателя
2014
2015
2016
Отклоне
ние, тыс.
руб.
Отклоне
ние, %
Выручка (нетто) от продажи товаров,
продукции, работ, услуг
19036
23557
33097
14061
73,9
Себестоимость продукции
15988
18264
27142
11154
69,8
Валовая прибыль
3048
5293
5955
2907
95,4
Коммерческие расходы
1989
3458
3221
1232
61,9
Управленческие расходы
0
0
0
0
0,0
Прибыль (убыток) от продаж
1059
1835
2734
1675
158,2
Прочие операционные доходы
43
73
188
145
204,7
Прочие операционные расходы
148
159
345
197
165,5
Прибыль до налогообложения
954
1749
2577
1623
170,1
Текущий налог на прибыль
201
350
515
314
156,4
Чистая прибыль (убыток) отчетного
периода
753
1399
2062
1309
173,8
37
Проведем оценку платежеспособности предприятия (таблица 2).
Таблица 2
Оценка платежеспособности ООО «Млечный путь»
Наименование
2014 г.
2015 г.
2016 г.
Коэффициент абсолютной ликвидности
0,41
0,05
0,16
Коэффициент быстрой ликвидности
0,97
0,45
0,54
Коэффициент текущей ликвидности (общее
покрытие)
1,48
1,40
1,88
Коэффициент «критической» оценки
0,98
0,66
1,21
Считается, что нормальным значение коэффициента абсолютной
ликвидности должно быть не менее 0,2, в 2014 году он находится больше
нормы, т. е каждый день потенциально могли быть оплачены 41 % срочных
обязательств, в период 2015-2016 года данный коэффициент находится
меньше нормы, то есть предприятие не может погасить срочные
обязательства. Коэффициент быстрой ликвидности отражает способность
компании погашать свои текущие обязательства в случае возникновения
сложностей с реализацией продукции. Из таблицы 3 мы видим, что
коэффициент в анализируемый период снизился на 43%. Коэффициент
текущей ликвидности отражает способность компании погашать текущие
(краткосрочные) обязательства за счет только оборотных активов. Чем
показатель больше, тем лучше платежеспособность предприятия.
Нормальным считается значение коэффициента от 1,5 до 2,5, в зависимости
от отрасли. В 2016 данный коэффициент находился выше нормы, значит,
компания способна своевременно погашать текущие обязательства.
Коэффициент «критической» оценки характеризует долю краткосрочной
задолженности, которая может быть погашена за счет высоколиквидных
активов и дебиторской задолженности, то есть в 2016 году доля составляла
121%.
Проведем анализ доходности и рентабельности предприятия (таблица
3).
38
Таблица 3
Анализ доходности и рентабельности предприятия ООО
«Млечный путь»2014-2016 гг.
Наименование
2014
г.
2015 г.
2016 г.
Коэффициент оборачиваемости капитала
2,77
2,54
2,42
Коэффициент самоокупаемости
1,20
1,27
1,36
Рентабельность основной деятельности
0,06
0,14
0,25
Рентабельность оборота
0,06
0,11
0,19
Общая рентабельность отчетного периода
0,05
0,11
0,18
Норма прибыли
0,04
0,08
0,14
Рентабельность собственного капитала
2,52
1,64
1,67
Рентабельность активов
9,55
4,76
2,86
Рентабельность ресурсов
24,93
10,78
5,57
Рентабельность продукции
0,05
0,11
0,20
В 2016 году капитал предприятия оборачивался 2,42 раза, что на 0,35
оборота меньше чем в 2014 году. Самоокупаемость продукции возросла на
16% и составила 136 %. Рентабельность издержек возросла на 19% и
составила 25%, рентабельность оборота возросла на 13% и составила 19.
Общая рентабельность возросла на 13% и составила 18%, норма прибыли
возросла на 10% и составила 14%. Рентабельность собственного капитала
снизилась на 85% и составила 167%, это говорит о том, что собственный
капитал фирмы используется не достаточно эффективно. Рентабельность
активов снизилась на 669% и составила 286%, активы предприятия
используются менее эффективно, чем в 2014 году. Рентабельность ресурсов
снизилась на 19,36 единицы, что свидетельствует о снижении доли затрат в
чистой прибыли организации. Рентабельность продукции увеличилась на
15%, что говорит о повышении прибыльности товара.
Рассмотрим показатели по труду и заработной плате в ООО
«Млечный путь» (см. Таблицу 4.).
39
Таблица 4.
Показатели по труду ООО «Млечный путь» за 2015-2016 гг.
Показатели, ед. изм.
2015
2016
Динамика изменений
абсолют.
%
Среднесписочная
численность, чел.:
41
42
1
2,4
Руководители
6
6
0
0
Специалисты
10
10
0
0
Рабочие
25
26
1
3,8
Уволились из компании
4
6
2
33,3
Коэф.текучести
9,7
14,2
4,5
31,7
Средняя
34 000
35 000
1 000
3
заработная плата, руб.
Как видим из Таблицы 4., средняя заработная плата выросла на 3%
что бесспорно является положительным фактом для компании. Но все же,
рост заработной платы оказался не выше инфляции, следовательно, следует
поднимать заработную плату и дальше. Текучесть персонала напротив
показала положительную динамику, что возможно связанно с отсутствием
четкой кадровой работы в организации.
По результатам проведенного исследования мы можем сделать вывод о
незначительном изменении человеческого капитала за анализируемый
период в три года. Вложений в развитие человеческого капитала на
предприятии также не проводилось.
2.2. Кадровый документооборот в организации
В организации отсутствует служба ДОУ, работу с документами в
основном ведет секретарь, также в каждом структурном подразделении по
приказу назначен ответственный за ведением делопроизводства в отделе.
Работу с документами по личному составу осуществляет секретарь в
его обязанности входит:
комплектование предприятия кадрами рабочих и служащих
требуемых профессий;
учет личного состава;
40
ведение установленной документации по кадрам и т. д.
На секретаря возлагаются следующие обязанности прием и первичная
обработка, регистрация документов, передача, хранение, контроль
исполнения документов, составление писем, запросов и иных документов, а
также секретарь выполняет отдельные поручения руководителя.
Любой документ на предприятии функционирует совместно с
другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов,
используемых в определенной сфере человеческой деятельности называется
системой документации.
ООО «Млечный путь» в своей деятельности руководствуется
Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации, постановлениями,
распоряжениями Правительства РФ, Президента РФ, министерств и
ведомств, Гражданским, Трудовым и Пенсионным кодексами РФ, приказами
Дирекции предприятия, правилами, инструкциями и положениями,
разработанными на предприятии.
Основными законодательными и нормативно-правовыми
документами, регламентирующими деятельность предприятия, являются:
Федеральный закон от 8 августа 2001г. № 129-ФЗ «О
государственной регистрации юридических лиц»;
штатное расписание;
положение о структурных подразделениях;
должностные инструкции работников и т д.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно –
методические документы по организации делопроизводства должны быть в
каждой организации. К таким документам относятся:
Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения.
41
ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.
Требования к оформлению.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения (от 2000 года, в
навой редакции 27.10.2003 года).
Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях,
в учреждениях и организациях.
Стандарты серии ИСО 9000 — пакет документов по обеспечению
качества.Три стандарта из серии ИСО 9000 (ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО
9003) являются основополагающими документами «Системы качества», по
ним могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является
наиболее обширным, в нем описывается система качества, которая
распространяется на все возможные виды деятельности предприятия,
включая вопросы организации и регламентации процессов управления,
деятельности персонала, а также рекомендации по «управлению
документацией и данными».
Нормативные материалы по труду (нормативы времени, численности,
обслуживания, единые и типовые нормы времени, выработки, управляемости
и др.). Например, «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на
работы по документационному обеспечению управления» (М.: ЦБНТ
Минтруда РФ, 1995), «Нормы времени на работы по автоматизированной
архивной технологии и документационному обеспечению органов
управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993).
Документы по охране труда и технике безопасности. Это санитарные
правила и гигиенические нормативы, правила и инструкции по охране труда,
положения, методические указания и др. Например,»Гигиенические
требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-
вычислительным машинам и организации работы (СанПиН 2.2.2.542-96)».
42
Документы, разработанные организацией по вопросам
документационного обеспечения ее деятельности (инструкция по
делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов,
номенклатура дел, положение о отделах и др.).
В ходе анализа было установлено, что на предприятии присутствуют
нормативно-правовые документы, регламентирующие документационное
обеспечение управления на предприятии. Однако последние
законодательные акты, положения, указы используются более ранних версий,
что естественно не может не привести к нарушению по ведению
документации.
На предприятии ООО «Млечный путь» используются следующие
электронные шаблоны документов организационно-распорядительные –
распоряжения, решения и т.д., а также справочно-информационные –
докладные записки, предложения, акты, справки.
Однако такой основной организационно-распорядительный документ,
как приказ в электронную форму не переведён и специалист по кадрам
постоянно при необходимости вбивает его в ручную или переделывает из
ранее созданного
ООО «Млечный путь» в своей деятельности наряду с актами органов
государственной власти руководствуются следующими организционно-
правовыми документами:уставом,положениями,правилами,инструкциями.
Устав – правовой акт, представляющий собой свод правил,
установленных государством или организацией. Устав организации
утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо,
созданное одним учредителем, действует на основании устава,
утвержденного этим учредителем. В уставе предприятия определяется
наименование юридического лица, место его нахождения, порядок
управления деятельностью. А также содержатся другие сведения,
предусмотренных законом для юридических лиц соответствующего вида.