4
Содержание
Введение ................................................................................................................... 6
Глава 1. Теоретические основы формирования кадровой службы ................... 8
1.1. Сущность и основные функции кадровой службы ....................................... 8
1.2. Роль и значение кадровой службы ............................................................... 19
1.3. Основные направления развития кадровой службы .................................. 24
Глава 2. Оценка составляющих кадровой работы на примере ООО «Подкова»33
2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «Подкова» ......... 33
2.2. Анализ наличия и использования персонала .............................................. 49
2.3. Реализация основных направлений кадровой работы в ООО «Подкова»55
Глава 3. Основные направления формирования и развития кадровой службы
организации ........................................................................................................... 60
3.1. Мероприятия по совершенствованию кадровой службы .......................... 60
3.2. Разработка предложений по совершенствованию основных направлений
кадровой работы в ООО «Подкова» ................................................................... 62
Заключение ............................................................................................................ 70
Список использованной литературы ................................................................... 73
Приложения
6
Введение
Актуальность темы исследования обусловлена следующими
обстоятельствами.
Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или
физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности
всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми
отношениями между работниками и работодателем и регламентирования этих
процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного
работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений
работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой
документацией.
Кадровая документация - это часть общих понятий, таких как
делопроизводство и кадровое делопроизводство.
Определение понятия «документ» в действующем российском
законодательстве отсутствует. Значение данного термина в целом едино, но
может несколько отличаться применительно к различным правоотношениям.
Каждый год в России открывается значительное число малых
предприятий. Так, за 2015 г. количество предпринимателей в России
увеличилось на 37%, в основном за счет вновь открывшихся малых
предприятий. Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники
отдела кадров? Хорошо, если есть один человек, но скорее всего, что на
первых порах эти функции отданы секретарю. Как же наладить систему
делопроизводства? Основные задачи делопроизводства - отражение
управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в
соответствующих документах и обеспечение рационального использования
документов в деловой практике предприятия.
Все вышесказанное подчеркивает актуальность и востребованность
темы дипломной работы.
Степень научной разработанности проблемы кадрового
документооборота достаточна. В ходе работы были использованы монографии
7
Л.В.Ивановской, А.А.Лобанова, М.Мескона, Дж. Иванцевича,
В.В.Семенихиной. Неоценимую помощь в работе оказали статьи из
периодических изданий следующих авторов: Н.Г.Рак, В.А.Розановой,
В.Говорова, К.Г.Шуйской, Л.С.Кириловой, Д.А.Кравец и других.
Цель исследования состоит в исследовании особенности организации и
оценки работы кадровой службы.
Задачи исследования:
-изучить сущность и основные функции кадровой службы;
-выявить роль и значение кадровой службы на предприятии;
-представить основные направления развития кадровой службы;
-провести анализ наличия и использования персонала;
-раскрыть реализацию основных направлений кадровой работы в
организации.
Объект исследования: кадровая служба
Предмет исследования: особенности кадровой работы на малом
предприятии на примере гостиницы «Подкова».
Методы исследования: сравнительный анализ, сопоставления и
обобщения.
Информационная база: научные, практико-ориентированные
публикации и учебно-методическая литература по теме работы, данные
информационно-аналитических агентств, внутренние регламенты и кадровая
статистика исследуемой организации
Теоретической и методологической основой исследования явились
труды отечественных и зарубежных ученых по кадровому делопроизводству и
анализу деятельности организаций, законодательные и нормативные акты
Российской Федерации по вопросам кадрового делопроизводства и кадровой
работы.
8
Глава 1. Теоретико-методологические организации
кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Кадровая документация - это часть общих понятий, таких как
делопроизводство и кадровое делопроизводство.
Определение понятия «документ» в действующем российском
законодательстве отсутствует. Значение данного термина в целом едино, но
может несколько отличаться применительно к различным правоотношениям.
Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2014 «Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17 октября 2014 г. N
1185-ст, устанавливает термины и определения понятий в области
делопроизводства и архивного дела
1
.
В соответствии с названным Стандартом делопроизводство - это
деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот,
оперативное хранение и использование документов.
Для справки отмечаем, что ранее действовавший Государственный
стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р
51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27 февраля
1998 г. N 28
2
, содержал и понятие непосредственно кадрового
делопроизводства. Такое делопроизводство определялось как отрасль
деятельности, документирующая трудовые отношения.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении
персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное
оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение
дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).
1
Семенихин В.В. Кадровое делопроизводство.- М.: ГроссМедиа, "РОСБУХ", 2015.
2
Говоров В Кадровое делопроизводство: журналы учета //Кадровый вопрос.- 2015.- N 11.
9
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты,
которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг с
другом прав и обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержат информацию,
обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с
такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от
правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение
определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные
права работника.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
- документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как
для работников, так и для работодателя;
- разрешить трудовые споры
3
.
Работа кадровой службы в организации обязательно документируется.
Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение
определены законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение
которых обязательно для кадровой службы. Кроме того, в каждой организации
разрабатываются локальные нормативные акты.
В соответствии с положениями ст. 11 Федерального закона от 27 июля
2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации»
4
законодательством Российской Федерации или соглашением
сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
3
Кравец Д.А. Кадровая документация и ликвидация организации // Делопроизводство и кадры.- 2015.- N 8.
4
Шалаев А.В. Оптимизация структуры предприятия //Делопроизводство и кадры.- 2015.- N 5.
10
В федеральных органах исполнительной власти документирование
информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством
Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота,
установленные иными государственными органами, органами местного
самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать
требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части
делопроизводства и документооборота для федеральных органов
исполнительной власти.
В ТК РФ не содержатся требования к оформлению документов, за
исключением требования об обязательном подписании приказов
(распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении
работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных
нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и
коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее
требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух
экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно
определить, к какой группе документов или системе документации он
относится.
Под системой документации понимается совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению.
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой
документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России
от 30 декабря 1993 г. N 299, кадровое делопроизводство должно включать две
системы документов:
- унифицированную систему организационно-распорядительной
документации;
- унифицированную систему первичной учетной документации (группу
документации по учету труда и его оплаты)
11
Правила оформления документов, входящих в систему организационно-
распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003. Стандартом
установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к
бланкам документов. Ознакомьтесь с Постановлением Госстандарта России от
3 марта 2003 г. N 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного
стандарта Российской Федерации» (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003
«Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Для каждого из видов бланков допускаются два варианта расположения
реквизитов: угловой и продольный.
В бланках с продольным расположением реквизитов они печатаются
вдоль верхней части листа с центровкой, т.е. с равным удалением строки от
левого и правого полей.
Наиболее широко в настоящее время используется угловое расположение
реквизитов в верхней, левой части листа. Угловой бланк более удобен для
писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса
получателя. Правая верхняя часть может использоваться также для резолюции
руководителя на поступивших документах. По подсчётам специалистов угловое
расположение экономит до 20% площади листа документа.
В документах используется следующий состав реквизитов (рис. 1.1.):
Изображение Государственного герба РФ (1) на бланке с угловым
расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка слева, над
серединой наименования организации, а на бланках с продольным
расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения
должен быть не более 17мм.
Эмблема организации (2) – представляет условное (символическое)
графическое изображение (товарный знак), зарегистрированное в
установленном порядке. Изображение эмблемы организации государственной
формы собственности следует располагать на левом поле бланка документа на
уровне реквизита «Наименование организации».
12
Код организации по Общегосударственному классификатору РФ
«Предприятия и организации» (ОКПО) (3) - постоянный код для организации,
поэтому он может быть отпечатан типографским способом.
Рисунок 1. Схема расположения реквизитов документов
13
Код документа по Общегосударственному классификатору РФ
«Унифицированные документы» (ОКУД) (4) - печатают при оформлении
документа.
Наименование вышестоящей организации (5), наименование организации
(6), наименование структурного подразделения (7) – реквизиты автора
документа. Все наименования даются в именительном падеже в строгом
соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных
документах, например, в уставе.
Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и
почтовый адрес, оформляется в соответствии с «Почтовыми правилами»,
действующими на территории РФ.
Коммуникационные (телеграфный адрес, номера телефакса, телефона,
электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и
т.д.) и коммерческие данные (номер счёта, наименование банка и т.д.) (9) –
необходимы для установления контакта с организациями и выполнения
расчётно-денежных операций.
Название вида документа (10) – печатают прописными буквами,
например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Реквизит является одним из
важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов.
Дата (11) – это один из основных реквизитов документа,
обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:
- дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок);
- дата его утверждения (для планов, отчётов, правил);
- дата события, которое в нём зафиксировано (для актов, протоколов).
Все даты в документе оформляются цифровым способом в такой
последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (4 знака). Группы
знаков разделяются точками. В текстах документов, содержащих сведения
финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ
оформления дат.
14
Для большинства документов дата проставляется при завершении
оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа
ниже реквизита 10 и печатается от границы левого поля.
Индекс документа (12) – это условное цифровое, буквенное или
комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном
уровне с датой. Для внутренних документов – это обычный порядковый номер
с начала года для документов данного вида. Для исходящих документов индекс
складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения,
номера дела (папки) по номенклатуре, куда подшита копия отправленного
документа, и порядкового номера отправляемого документа с начала года.
Ссылка на индекс и дату входящего документа (13) – он проставляется
только на бланке для писем, факсов. Реквизит заполняется при оформлении
письма-ответа на полученное фирмой письмо, запрос.
Эта ссылка помогает предприятию, получившему письмо-ответ на запрос,
быстро найти копию запроса. Данный реквизит на бланках для писем
выполняется в виде трафарета и размещается от границы левого поля.
Место составления или издания документа (14) – данный реквизит
размещают только на общем бланке под реквизитами 11 и 12. На бланках для
писем на этом месте располагают реквизит 13, т.е. вышеуказанные реквизиты
взаимоисключают друг друга.
Гриф ограничения доступа к документу (15) – проставляется на
документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он
располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов 16 и 17 и
состоит из слова «Совершенно секретно» или «Секретно» без кавычек.
Под этим грифом необходимо проставить номер экземпляра данного
документа. Реквизит печатается без точек после 40 печатных знаков от границы
левого поля.
Адресат (16) – оформляется на письмах и содержит указание почтового
адреса получателя. Этот реквизит состоит из нескольких частей:
- наименование фирмы, учреждения в именительном падеже;
- структурное подразделение в именительном падеже;