45
кадровой политики, учитывающей стратегические цели фирмы и условия
формирования рынка труда. К числу этих условий относятся:
-свободный выбор сферы приложения своих способностей (труд по
найму, самостоятельный бизнес, учеба, домашний труд);
-конкуренция между работниками (за рабочие места с более высокой
оплатой и лучшими условиями труда) и работодателями (за наиболее
квалифицированных работников с наивысшей предельной
производительностью);
-мобильность рабочей силы – профессиональная (определяется общим
уровнем образования и подготовки) и территориальная (зависит от рынка
жилья и ограничений в прописке); общий уровень занятости (для рыночной
экономики необходим резерв трудоспособного населения, которое включается
в производство лишь при определенных условиях труда и его оплаты);
-уровень оплаты труда, учитывающий прожиточный минимум.
Относительно кадровой политики гостиницы «Подкова» стоит
отметить, что зависимость предприятия от рынка рабочей силы, а точнее от
наличия квалифицированных специалистов достаточна велика.
Первоочередными обязанностями менеджера по кадрам являются
комплектование, отбор, перемещение, увольнение работников. Удовлетворение
потребности в кадрах проводится с помощью кадрового агентства «Профи-
консалт». Подбор персонала происходит следующим образом. Поступающая
информация по вакансиям тщательно обрабатывается Отделом кадров. При
достаточном числе работников формируется трудовой резерв.
Основным инструментом отбора кадров является собеседование
работника с инспектором по кадрам.
Перемещение кадров внутри предприятия осуществляется только с
согласия самого работника. Основаниями для него могут служить служебная
записка руководителя или результаты последней аттестации.
Следующей не менее важной обязанностью инспектора по кадрам
является работа по увольнению.
Можно выделить несколько причин увольнения:
46
-по собственному желанию;
-по инициативе администрации:
1)неоднократное недобросовестное выполнение работником трудовых
обязанностей;
2)прогул более 3 часов;
3)нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного или
наркотического опьянения;
4)сокращение штата;
5)продолжительность больничного листа более 4 месяцев;
-причины, не зависящие от работника и от предприятия:
1)призыв в армию;
2)состояние здоровья (инвалидность);
3)административная ответственность.
Кроме того, немаловажной обязанностью менеджера в данной ситуации
является работа с документами.
Прежде всего это:
- издание приказов по кадрам;
- оформление отпускных записок, больничных листов;
- составление графика отпусков в подразделениях;
- оформление работников на пенсию, на инвалидность;
- работа с медицинским страхованием;
- подготовка и проведение аттестации;
- хранение трудовых книжек, ведение личных карточек и личных дел;
- ведение табеля учета рабочего времени;
Кроме всего вышесказанного, менеджер по работе с персоналом
занимается организацией повышения квалификации кадров (курсы повышения
квалификации, семинары и др.).
Таким образом, для управления персоналом в гостинице «Подкова»
применяет смешанная кадровая политика, главной особенностью которой
является сочетание максимального использования уже сложившейся кадровой
комплектации и активным привлечением новых квалифицированных кадров.
47
Секретариат.
Секретариат занимается вопросами документационного и
информационного обеспечения деятельности гостиничного комплекса.
Выделение "Прачечной" как самостоятельного отдела и подчинение ей
поэтажных служб, нецелесообразно так как все они предназначении для
обслуживания номерного фонда гостиницы.
Общий отдел.
В нем собрании совершенно разные, по своему назначению службы,
работа которых зависит от других отделов. Это приводит к несогласованности
действий всех служб этого отдела, и соответственно всей гостиницы.
Функциональные обязанности основных должностных лиц.
1. В функциональные обязанности директора входит:
организует работу и обеспечивает экономическую эффективность
деятельности гостиницы;
осуществляет контроль за качеством обслуживания клиентов в
соответствии с классом гостиницы, учетом, распределением и правильным
использованием жилых номеров и свободных мест, а также соблюдением
паспортного режима;
направляет работу персонала и служб гостиницы на обеспечение
сохранности и содержания в исправном состоянии помещений и имущества в
соответствии с правилами и нормами эксплуатации, бесперебойной работы
оборудования, благоустройства и комфортности, соблюдения санитарно-
технических и противопожарных требований;
обеспечивает рентабельное ведение гостиничного хозяйства,
своевременное и качественное предоставление проживающим комплекса услуг;
организует работу по профилактическому осмотру жилых номеров,
подсобных и других помещений гостиницы, проведению капитального и
текущего ремонта, по укреплению и развитию ее материально-технической
базы, повышению уровня комфортабельности;
48
обеспечивает ведение и своевременное представление
установленной отчетности о результатах хозяйственно-финансовой
деятельности гостиницы, уплате налогов и сборов;
принимает меры по обеспечению гостиницы квалифицированным
персоналом, правильному сочетанию экономических и административных
методов руководства;
осуществляет мероприятия по внедрению прогрессивных форм
организации труда и обслуживания клиентов;
способствует развитию коммерческой деятельности.
Недостатками структур такого типа являются:
дублирование и несогласованность указаний и распоряжений;
снижение ответственности исполнителей за работу в результате
получения указаний одновременно от нескольких функциональных
руководителей;
отсутствие взаимопонимания между функциональными службами;
длительная процедура принятия решений;
трудности поддержания постоянных контактов между
функциональными службами.
слабое взаимодействие на горизонтальном уровне между
производственными подразделениями;
чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;
аккумулирование на верхнем уровне полномочий не только
стратегических, но и оперативных задач.
Эти недостатки присущи и гостинице «Подкова»:
все службы подчинены непосредственно директору, это требует
высоких профессиональных навыков руководителя, так как он перегружен
управленческими функциями и функциями контроля;
службе "приема и размещения" и отделу "маркетинга и рекламы"
необходим непосредственный руководитель;
"технический отдел" подчинен непосредственно директору
49
службы "прачечная", "горничных" и "flomen" не имеют конкретного
руководства;
нет "хозяйственной службы" и "службы питания"
2.2. Кадровый документооборот в организации
Оценим уровень организации работы Отдела кадров ООО «Подкова».
Отдел кадров действует на основании «Положения об Отделе кадров
ООО «Подкова». Начальник и менеджеры Отдела кадров действуют на
основании своих должностных инструкций.
Для определения уровня организации коммуникаций между
подразделениями по вопросам управления персоналом было
проанализировано количество обращений в Отдел кадров руководителей
структурных подразделений, качество принимаемых решений. Данные в
таблице 2.
Таблица 2
Выявление уровня организации коммуникаций между
подразделениями по вопросам управления персоналом
Руководитель
Структурное подразделение/
должность
Количество
обращений
Начальник Общего отдела
Общий отдел
5
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
2
Начальник Службы
питания
Служба питания
13
Главный бухгалтер
Бухгалтерия
12
Начальник Службы приема
и размещения
Служба приема и размещения
12
Отметим, что всего из структурных подразделений в Отдел кадров было
44 обращения по различным вопросам.
В Отделе кадров не разработан специальный регламент по
согласованию совместных действий специалистов службы, высших и
линейных руководителей.
Уровень организации контроля работы службы по управлению
персоналом оценим в таблице 3
50
Таблица 3
Оценка уровня организации контроля работы службы по
управлению персоналом
№
Показатели
Оценка
1
Наличие положения об организации
контроля деятельности Отдела кадров,
определяющего сроки, исполнителей,
сферы контроля
Нет
2
Виды контроля, используемые службой
управления персоналом
предварительный,
текущий,
заключительный
3
Наличие графиков контрольных
мероприятий
Нет
4
Наличие разработанных инструментов
контроля(формально закрепленных
критических точек контроля, стандартов,
планов, технологий аудита и др.)
Нет
5
Закрепление обязанностей по контролю
функций за отдельными исполнителями
Есть
Наличие должностных
инструкций
6
Факты проведения заседаний
экспертных комиссий, специальных
социологических исследований
Нет
7.
Наличие отчетов о состоянии
управления персоналом в организации,
факты информирования работников о
результатах контроля
Нет
Вывод. В результате анализа уровня эффективности управленческой
деятельности Отдела кадров ООО «Подкова» было установлено, что
руководство ООО «Подкова» стремится контролировать работу по
управлению персоналом, но при этом сталкивается с трудностями в выборе
критериев оценки, норм и стандартов управления персоналом. Такое
положение свидетельствует об отсутствии концепции и стратегии управления
персоналом.
Уровень организации планирования работы по управлению персоналом
находится на приемлемом для организации уровне. Отмечено, что
планирование персонала осуществляется исходя из потребности ООО
«Подкова» в трудовых ресурсах на плановый период, при этом высшее
руководство участвует в разработке планов по управлению персоналом.
При оценке уровня организации работы Отдела кадров «Подкова»
установлено, что все специалисты Отдела кадров имеют должностные
51
инструкции, в которых указан объем их полномочий, права и обязанности.
Отдел кадров находится на должном уровне развития материально-
технической базы. При этом уровень организации коммуникаций между
подразделениями по вопросам управления персоналом высокий.
Установлено, что меры по оптимизации кадровых технологий, методов,
процедур не реализуются в ООО «Подкова». В Отделе кадров не разработан
специальный регламент по согласованию совместных действий специалистов
службы, высших и линейных руководителей. Уровень организации контроля
работы Отдела кадров низкий.
Определим перечень кадровых документов, которые ведутся в ООО
«Подкова».
К обязательным документам в ООО «Подкова» относятся:
― Трудовые договоры (ст. 56, 67 ТК РФ).
― График отпусков (ст. 123 ТК РФ).
― Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ).
― Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).
― Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
― Табель учета рабочего времени.
― Личные карточки формы № Т-2.
― Приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о
переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении
(расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о
поощрении).
В ООО «Подкова» разработаны следующие документы:
― должностные инструкции;
― договоры о полной индивидуальной материальной ответственности
(ст. 244 ТК РФ);
― положение о проведении аттестации работников.
В ООО «Подкова» ведутся следующие журналы:
― Журнал учета трудовых договоров.
― Журнал учета приказов по личному составу.
52
― Журнал ознакомления с локальными нормативными актами.
Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с
локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника
под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.
Отметим, что в ООО «Подкова» формы указанных журналов
разработаны в свободной форме. Все страницы журналов пронумерованы,
прошиты, скреплены печатью ООО «Подкова» и подписью начальника
Отдела кадров ООО «Подкова».
Проведем сверку документов, представляющую собой процесс
сопоставления имеющихся в ООО «Подкова» документов и требуемых
(таблица 4).
Таблица 4
Сверка имеющихся в ООО «Подкова» кадровых документов и
требуемых
Перечень
необходимых
документов
Документ в
наличии
Документ
отсутствует
Примечание
Трудовые
договоры
+
Недостающие
сведение внести в
приложение к
трудовому договору
График отпусков
+
Штатное
расписание
+
Трудовые книжки
+
Книга учета
движения
трудовых книжек
и вкладышей в
них
+
Табель учета
рабочего
времени
+
Личные карточки
формы № Т-2
+
Должностные
инструкции
+
Договоры о
полной
индивидуальной
материальной
ответственности
+
Журнал учета
трудовых
договоров
+
53
Журнал учета
приказов по
личному составу
+
Журнал
ознакомления с
локальными
нормативными
актами
+
Положение об
оплате труда
+
В связи с изменением
трудового
законодательства
разработать новую
редакцию
Положения.
Ознакомить
работников с новой
редакцией под
роспись
Положение о
премировании
работников
+
Положение о
проведении
аттестации
работников
+
Положение об
адаптации
-
Разработать
Положение о
порядке
прохождения
испытательного
срока
-
Разработать
По результатам сверки выявлено, что в ООО «Подкова» отсутствует
Положение об адаптации сотрудников и Положение о порядке прохождения
испытательного срока. Можно порекомендовать ООО «Подкова» разработать
данные документы, так как выявлена потребность в регулировании данной
сферы работы с персоналом.
После проведения сверки документов, было проверено качество их
составления с точки зрения требований трудового законодательства и
делопроизводства. Выявлено, что приказы по основной деятельности ООО
«Подкова» хранятся отдельно от приказов по личному составу. Все документы
проверены на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования,
регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом,
отметок об исполнении.
54
Особое внимание уделено проверке трудовых книжек. В ООО
«Подкова» издан приказ о назначении ответственного лица за ведение
трудовых книжек, все трудовые книжки зарегистрированы в книге учета
движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках
внесены на основании соответствующих приказов, без помарок. Все записи
продублированы в личной карточке работника формы № Т-2 и заверены
подписью работника. Хранятся трудовые книжки и вкладыши к ним в ООО
«Подкова» в несгораемом сейфе.
Анализируя кадровый документооборот ООО «Подкова» за последние
3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном
обеспечении ООО «Подкова» выделяют три группы документов:
- поступающие (входящие);
- отправляемые (исходящие);
- внутренние.
Таблица 5
Кадровый документооборот ООО «Подкова»
Год
Количество
входящих
документов
Количество
исходящих
документов
Количество
внутренних
документов
Итого
2013
31
38
34
103
2014
53
48
81
182
2015
72
68
70
210
Стабильное увеличение объема кадрового документооборота связано,
прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет
расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов,
увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества
работников.