55
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются
письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество
писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-03, это
официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие
документы, создающиеся в процессе деятельности ООО «Подкова»,
оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок
расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на
бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
- бланк для письма;
- общий бланк для всех других видов документов (служебная записка,
докладная записка и т.д.).
Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за
пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы ООО
«Подкова» по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
- Организационные документы, которые регламентируют деятельность
ООО «Подкова» (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
- Распорядительные документы, издаваемые директором, его
заместителями и руководителями структурных подразделений;
- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения
оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов,
можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
2.3. Система электронного документооборота
Уровень развития материально-технической базы Отдела кадров
находится на приемлемом современном уровне. Отдел кадров находится в
отдельном кабинете, состоящем из 2х комнат. Менеджеры отдела кадров
имеют отдельные рабочие места, которые состоят из:
-письменного стола,
-стула,
-персонального компьютера;
56
-принтера.
На каждом персональном компьютере стоит операционная система
windows ХР, стандартный пакет программ для офиса Microsoft Office 2003,
«1С-Зарплата. Кадры». Имеется подключение к сети Интернет, телефон, факс.
Техническое обеспечение ПК в Отделе кадров:
- Intel Pentium Dual-Core E2160 1.8 ГГц 1
-1024 МБ ОЗУ
-3 ГБ свободного места на диске
-Жесткий диск со скоростью 5400 об/мин
-Видеоадаптер с поддержкой DirectX 9 и разрешением 1280 x 1024
-Дисковод DVD-ROM
Рассмотренное программное обеспечение Отдела кадров ООО
«Подкова» отвечает требованиям производства и в целом соответствует
сегодняшнему положению дел в гостинице. Но в недалеком будущем (2017
год) в планах гостиницы значительное расширение деятельности, что в свою
очередь потребует дополнительного набора персонала. А следовательно
необходимость в автоматизации работы отдела кадров в настоящее время
есть производственная необходимость.
Главной целью разработки проекта совершенствования системы
кадрового делопроизводства является создание АРМ работника отдела кадров.
Также можно выделить следующие общие цели автоматизированного варианта
решения задачи:
повышение степени достоверности обработки информации;
повышение степени защищенности информации;
повышение степени достоверности информации, необходимой для
принятия управленческих решений.
АРМ работника отдела кадров должно выполнять следующие функции:
подготовка и редактирование штатного расписания;
учет вакансий;
ведение личных карточек работников;
57
прием сотрудника на работу, перевод работника на новую должность;
ведение истории работы для каждого работника;
учет отпусков и командировок работников;
учет поощрений и награждений работника;
хранение в архиве базы данных информации об уволенных
сотрудниках;
расчет заработной платы для каждого сотрудника с учетом надбавок и
ставки;
подготовка данных для пенсионного фонда;
автоматизированная подготовка следующих документов:
приказ о приеме на работу (форма Т-1);
приказ об увольнении (форма Т-8);
приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9);
приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
приказ о поощрении работника (форма Т-11);
штатное расписание (форма Т-3);
трудовой договор;
личная карточка сотрудника (форма Т-2);
анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
опись документов, передаваемых страхователем в пенсионный фонд
(форма АДВ-6-1);
список сотрудников по отделам;
список вакансий.
Для обеспечения хранения данных можно использовать локальную или
распределенную базу данных. В данном дипломном проекте целесообразно
использовать локальную базу данных, что позволит уменьшить сложность
настройки прикладного программного обеспечения и обеспечит менее
критичные требования к техническому обеспечению.
Предполагаются следующие информационные решения, касающиеся
58
разрабатываемого программного средства:
ввод информации в базу данных осуществляется вручную с бумажных
носителей. Информация записывается в базу автоматически;
обработка данных осуществляется в диалоговом режиме;
пользователь получает информацию из базы данных на экран ПЭВМ,
кроме того, информация может выдаваться на принтер в случае распечатки
различных стандартных форм;
резервирование базы данных осуществляется при помощи сохранения
базы данных на каком-либо магнитном носителе, а восстановление – при
помощи копирования базы данных с магнитного носителя на сервер в ту папку,
где должна находиться база данных;
база данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb»
(формат Microsoft Access).
При функционировании системы должен осуществляться контроль
входной и выходной информации, в том числе данных вводимых
пользователем и данных, содержащихся в таблицах баз данных.
В случае ошибки ввода-вывода должны выдаваться соответствующие
сообщения и предоставляться возможность исправления ошибок и
продолжения работы.
При выполнении операций по изменению или удалению данных
необходимо обеспечить целостность БД. Для операций удаления необходимо
предусмотреть возможность отмены.
Для уменьшения ошибок при вводе информации в ПЭВМ в необходимых
полях базы данных следует задать условия на значение. В самом простом
случае условие на значение должно гарантировать, что из-за ошибки ввода в
числовом поле не окажутся буквенные символы. Другие условия могут
определять область или диапазоны допустимых значений. Заданное условие на
значение всегда будет проверяться при вводе или изменения значения поля в
таблице.
Входными данными для системы должны быть:
59
данные по штатному расписанию;
данные о работниках;
данные о приеме сотрудника на работу, переводе работника на новую
должность, увольнении сотрудника;
данные об отпусках и командировках работников;
данные о поощрениях и награждениях работников;
Выходными данными должны быть документы, которые можно
сохранить или распечатать и использовать в дальнейшем:
приказ о приеме на работу (форма Т-1);
приказ об увольнении (форма Т-8);
приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9);
приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
приказ о поощрении работника (форма Т-11);
штатное расписание (форма Т-3);
трудовой договор;
личная карточка сотрудника (форма Т-2);
список сотрудников по отделам;
список вакансий.
60
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации
На основании результатов анализа кадровой организации и кадрового
документооборота были намечены важнейшие направления деятельности
Отдела кадров ООО «Подкова»:
1. В ООО «Подкова» необходимо разработать и утвердить кадровую
политику по всем направлениям работы с персоналом. Информацию
необходимо донести как до руководства, так и до сотрудников предприятия в
письменном виде.
Кадровая политика - целостная стратегически ориентированная
политика работы с персоналом компании. Кадровая политика определяет цели,
задачи, Подковаы и методы их реализации в области обеспечения предприятия
кадрами.
Положение о кадровой политике разрабатывается или корректируется
ежегодно и утверждается решением директора не позднее 15 января каждого
года. Внесение изменений в Положение о кадровой политике осуществляется
по результатам мониторинга кадрового состава, результатов работы
предприятия, системы управления.
Рекомендуется разработать Положение по кадровой политике,
содержащее следующие разделы:
- Основные задачи кадровой политики
- Оптимизация кадрового состава
- Создание эффективной системы мотивации и стимулирования
персонала
- Создание и поддержание организационного порядка в компании
-Создание и развитие системы обучения и повышения квалификации
-Формирование и укрепление корпоративной культуры компании
-Заключительные положения
Пример Положения по кадровой политике представлен в Приложении 2.
61
2. Необходимо разработать концепцию управления персоналом, в
которой были бы в полной мере отражены реальные процессы работы с
персоналом ООО «Подкова». Необходимо разработать меры по оптимизации
кадровых технологий, методов, процедур, в частности разработать
специальный регламент по согласованию совместных действий специалистов
Отдела кадров, высших и линейных руководителей.
3.Преобразовать Отдел кадров в Службу управления персоналом с
расширение уровня распределения прав и ответственности по выполнению
функций управления персоналом: уделить внимание разработке процесса
адаптации персонала, оценки персонала, процедуре формирования кадрового
резерва предприятия.
4.Разработать систему аттестации персонала, методы по
комплектованию подразделений. Разработать Положение об адаптации
сотрудников (Приложение 3) и Положение о порядке прохождения
испытательного срока. Учитывая большое количество вновь принятых на
работу работников ООО «Подкова» следует уделить пристальное внимание
разработке данных Положений. В ООО «Подкова выявлено потребность в
регулировании данной сферы работы с персоналом.
5. Рассмотренное программное обеспечение Отдела кадров ООО
«Подкова» отвечает требованиям производства и в целом соответствует
сегодняшнему положению дел в гостинице. Но в недалеком будущем (2016
год) в планах гостиницы значительное расширение деятельности, что в свою
очередь потребует дополнительного набора персонала. А следовательно
необходимость в автоматизации работы отдела кадров в настоящее время
есть производственная необходимость.
62
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
Разработка автоматизированная информационная система «Отдел
кадров» предназначена для специалиста отдела кадров. Система выполняет
следующие функции:
- предоставляет информацию о сотрудниках учреждения;
- хранит данные о сотруднике, о его перемещениях внутри компании,
командировании, поощрениях и предоставлении отпуска;
- хранит информацию об уволенных сотрудниках и ликвидированных
подразделениях;
- формирует штатное расписание и график отпусков;
- подготавливает документацию по личному составу (все виды приказов
и распоряжений, служебные задания, командировочные удостоверения);
- позволяет просматривать, редактировать и печатать подготовленную
документацию;
- имеется возможность формировать сводные данные о сотрудниках для
подготовки отчетной документации по кадрам по итогам периодов.
База данных "Отдела кадров" предназначена для специалистов
кадрового дела и позволяет подготавливать документацию по личному составу.
При ее создании использовался Microsoft Access, входящий в пакет Microsoft
Office. Для работы с АРМ требуется наличие на рабочем месте операционной
системы Windows XP и выше, а также непосредственно пакета Microsoft Office.
Для получения проектов документов необходимо наличие дополнительных
средств оргтехники, а именно лазерного принтера.
В качестве системы для реализации проекта была выбрана СУБД Access
по следующим критериям:
- высокая скорость разработки за счет быстрого доступа к
инструментальным средствам, в числе которых - комплект профессионально
разработанных шаблонов;
- отсутствие необходимости установки специальных компонентов на
компьютеры;
63
- минимальные требования к аппаратному обеспечению;
- возможность построения хранилища, форм для работы с данными;
- встроенные средства построения как простых, так и сложных отчетов;
- возможность в дальнейшем мгновенно перейти на SQL Server с
сохранением текущих наработок;
- низкая стоимость дальнейшей поддержки;
- дальнейшее развитие и поддержка системы заключаются в
наращивании набора атрибутов, формировании новых отчетов и запросов.
Входными оперативными данными для программы являются данные,
которые вводит пользователь:
данные по штатному расписанию;
данные о работниках;
данные о приеме сотрудника на работу, переводе работника на новую
должность, увольнении сотрудника;
данные об отпусках и командировках работников;
данные о поощрениях и награждениях работников.
В проектируемой системе решаемые задачи реализованы
соответствующим программным модулем, каждый из которых имеет
возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка
информации, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки
реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и
редактировании данных применяется контроль правильности ввода
пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом,
диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.
Для добавления и редактирования данных использованы экранные формы
со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими
элементами, предназначенными для выработки управляющих воздействий
(сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. В каждом
из программных модулей системы при необходимости есть возможность для
формирования отчетности. Все отчеты генерируются автоматически, используя
64
выборки информации из БД.
Выходными документами разрабатываемой программы являются:
приказ о приеме на работу (форма Т-1);
приказ об увольнении (форма Т-8);
приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9);
приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
приказ о поощрении работника (форма Т-11);
штатное расписание (форма Т-3);
трудовой договор;
личная карточка сотрудника (форма Т-2);
анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
опись документов, передаваемых страхователем в пенсионный фонд
(форма АДВ-6-1);
список сотрудников по отделам;
список вакансий.
Формы выходных документов приведены в приложении 1. Экранные
формы разработанной системы приведены в приложении 2.
Взаимодействие с пользователем осуществляется посредством экранных
форм. Граф переходов экранных форм (дерево диалога) представлен на рисунке
7
Экранные формы приложения приведены в Приложении 2.