25
В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать
отдельные этапы документооборота, но для создания автоматизированной
технологии недостаточно только выбрать систему автоматизации, необходимо
грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации.
Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с
личным составом создается большой объем однотипных документов, легко
поддающихся формализации. Создание унифицированных форм этих
документов и их электронных версий при использовании специальных
компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с
кадровыми документами. Применение информационных систем делает
возможным силами одного специалиста вести документацию по личному
составу достаточно крупных фирм. Внедрение компьютерной техники
позволяет накапливать массивы информации и документы в электронной форме
по всем сотрудникам организации, формировать кадровый резерв, быстро
находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по
личному составу.
Однако создание приказов и иных документов в компьютерной форме - это
еще не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует
понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть
простейшая электронная картотека с жестко определенными разработчиком
полями карточек, работающая только на одном локальном компьютере
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного
отражения продвижения работника по службе, что значительно легче делается
в автоматизированной системе, построенной на основе базы данных.
Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений,
которые впоследствии многократно используются в различных документах.
Для решения задачи автоматизации подготовки кадровых документов в
организациях необходимо в первую очередь выделить виды и категории
документов, сопровождающих деятельность отдела кадров и фиксирующих
перемещение сотрудников в учреждении, и рассмотреть особенности их
движения.
26
Сейчас существует множество автоматизированных информационных
систем, предназначенных для автоматизации кадрового учета на предприятии.
Но, как правило, в каждой организации присутствует своя специфика
оформления кадровых документов, и ни одна из наиболее доступных
существующих информационных систем не учитывает всех особенностей.
Предлагаемые дорогостоящие информационные системы могли бы решить
данную проблему, но, к сожалению, в настоящее время финансирование на
закупку соответствующего программного комплекса и на осуществление его
профессионального сопровождения из-за ограниченности ресурсов фирмы не
всегда возможно.
Решение об автоматизации подготовки документов в учреждении
принимается после экономического обоснования его целесообразности. При
этом учитывается объем документопотоков и трудоемкость подготовки
отдельного вида документа. Как правило, кадровая документация создается в
небольшом количестве, но содержит информацию, извлекаемую из других
документов и характеризующую движение кадров.
При создании собственных информационных систем, предназначенных для
автоматизации документооборота и в целом делопроизводства, возникает
важная практическая задача технико-экономической оценки принимаемых
проектных решений. В этом случае часто полезен любой предварительный,
пусть грубый, анализ условий автоматизации.
Целью экономического обоснования является оценка условий, при которых
создание и внедрение автоматизированного рабочего места будут
экономически целесообразными по сравнению с традиционным вариантом
обработки документов.
Внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) позволит
снизить финансовые затраты на обработку документов, уменьшить
себестоимость и увеличить количество обрабатываемых документов.
Программное обеспечение для автоматизации кадрового
делопроизводства и учета знакомо организациям. Многие компании считают
27
важным и нужным автоматизировать учет своей деятельности, какие-то в
пользу программного обеспечения не верят.
"Бухсофт: Зарплата и кадры" - простая, интуитивно понятная условно
бесплатная программа для расчета зарплаты, кадрового, табельного и
персонифицированного учета на предприятии со всеми необходимыми
возможностями и с автоматическим формированием первичных и отчетных
документов.
Модуль "Бухсофт: Зарплата. Табель. Кадры" включен в программы
"Бухсофт: Предприятие", "Бухсофт: Упрощенная система" и "Бухсофт:
Предприниматель". При необходимости он может использоваться
самостоятельно. Все бланки первичных и отчетных документов выгружаются
из программы в Excel бесплатно.
Основным плюсом использования программы "Бухсофт: Зарплата и
кадры" является отсутствие необходимости дополнительной настройки.
Главной особенностью программы "Бухсофт: Зарплата. Табель. Кадры"
является то, что программа всегда предлагается в настроенном виде в
соответствии с действующим налоговым, трудовым и финансовым
законодательством. Пользователю не приходится производить какую-либо
настройку порядка расчета отдельных видов налогов, порядка расчета среднего
заработка для расчета отпускных и больничных, а также настройку документов,
необходимых для кадрового учета и учета зарплаты. Все необходимые
первичные документы и утвержденные формы отчетности уже включены в
программу и автоматически заполняются по данным учета. Если программа
используется в рамках комплексных программ, то модуль "Зарплата. Табель.
Кадры" учитывает все особенности соответствующей системы
налогообложения.
Существенной особенностью программы "Бухсофт: Зарплата. Табель.
Кадры" является ее информативный и наглядный интерфейс. Весь процесс
работы построен по последовательному алгоритму от "общего к частному", что
позволяет пользователю легко ориентироваться в возможностях программы.
28
Программа "Бухсофт: Зарплата. Табель. Кадры" охватывает круг задач,
которые возникают у предприятия в процессе расчетов с персоналом.
Программой предлагается широкий перечень начислений:
- оплата по окладу;
- сдельная оплата;
- оплата в натуральной форме;
- а также премии, доплаты;
- различные виды материальной помощи, компенсационных выплат и
пособий;
- дивиденды;
- материальная выгода и т.д.
Все предлагаемые начисления содержат индивидуальную настройку по
порядку их расчета, расчета налогов с них и формирования проводок.
В качестве удержаний в программе присутствуют различные удержания:
- алименты;
- профсоюзные взносы;
- выплаты по исполнительным листам и т.д.
Любые собственные начисления или удержания могут быть при
необходимости добавлены пользователем самостоятельно. Расчет начисления
может задаваться в валюте и пересчитываться в рубли, рассчитываться в
зависимости от других начислений (например, премии, надбавки, районные
коэффициенты и т.д.). Программой предусмотрено множество иных
необходимых возможностей.
Хорошо известно, что динамично развивающееся законодательство
требует постоянных изменений в программах. Своевременность внесения
соответствующих изменений в программе - одна их главных задач, которые
ставят перед собой разработчики. При любых изменениях законодательства в
программу вносятся соответствующие корректировки и предоставляются
зарегистрированным пользователям без доплаты.
Экономическое обоснование программного продукта показывает его
реальную осуществимость. Однако при реализации любого проекта неминуемо
29
существуют риски. Но для сферы информационных технологий эти риски
специфические
К наиболее значимым рискам, возникающим при реализации проекта
автоматизации кадровой службы можно отнести следующие:
- технические риски, связанные с обеспечением эффективной технической
поддержки при разработке программного обеспечения. Они сведены к
минимуму, т.к. при разработке было использовано современное аппаратное
обеспечение. Кроме того, в штате учреждения имеются квалифицированные
кадры, также участвующие в технической поддержке проекта;
- программные риски. Данные риски сведены к минимуму в процессе
отладки и тестирования разработанной информационной системы в различных
версиях MS Access;
- финансовые риски возникают при минимальной норме рентабельности,
при больших инвестиционных затратах, при длительном сроке окупаемости. В
данном случае финансовый риск средний, т.к. проект разрабатывается не для
продажи на рынке и на основе уже имеющегося программного обеспечения;
- проектный риск связан с неполным анализом предметной области и
возникает в том случае, когда степень сложности проекта не соответствует
квалификации и опыту разработчиков. Чтобы снизить этот риск, для
реализации проекта будут привлечены специалисты с достаточным опытом и
высокой квалификацией;
- функциональный риск связан с невыполнением системой ее функций.
Для снижения риска была подготовлено и разработано соответствующее
руководство пользователя;
- системный риск связан с нежеланием пользователя проводить
радикальные изменения в окружающей среде. Для снижения этого риска все
изменения в работе пользователя, связанные с внедрением программного
продукта, проводились в соответствии с указаниями начальника отдела кадров.
Автоматизированные системы кадрового учета, создаваемые фирмами -
разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и
улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков.
30
Программное обеспечение кадрового работника сегодня должно
содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией,
обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность
представления информации из базы данных. Программные средства также
должны включать программы, регулирующие организационную деятельность
руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по
конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т.е. обеспечивать
деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.
Одной из самых популярных является программа "1С: Предприятие.
Зарплата и Кадры". Типовая конфигурация этой программы позволяет
практически полностью автоматизировать работу кадровой службы на
предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности, в
том числе финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых
первичных документов.
Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать
бизнес-процесс кадровой службы, - "БОСС-Кадровик".
С помощью этой программы можно спланировать структуру нового
отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на
корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом
трудовое законодательство.
"БОСС-Кадровик" содержит множество нормативных справочников,
утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ,
справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и
многие другие
11
.
Вести воинский учет граждан в организациях поможет
автоматизированная система "Военно-учетный работник (орган) организации
"Гран-ВУР".
Система позволяет:
11
Селина, А. Кадровый аудит // Кадровик. Кадровый менеджмент. – 2014. – № 5.-С.13-16.
31
1) автоматизировать решение задач военно-учетной работы в
организации (учет, контроль, поиск и анализ);
2) автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим
территориальным или отраслевым военно-учетным органом.
Система является однопользовательской, т.е. данный вариант системы
предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В
качестве средства хранения и управления данными (СУБД) используется
Microsoft Jet.
Функциональные возможности системы:
1) учет работающих в организации граждан, пребывающих в запасе или
подлежащих призыву;
2) учет фактов бронирования и снятия с бронирования работников
организации;
3) поиск (отбор, фильтрация) работников организации из общего списка
по различным критериям;
4) автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о
численности работающих и забронированных в организации граждан,
пребывающих в запасе (форма N 6);
5) автоматизированный расчет показателей и формирование карточки
учета организации (форма N 18);
6) заполнение и печать личных карточек работников организации по
форме N Т-2 (ВУР) и N Т-2ГС (ВУР);
7) ведение и печать журнала учета личных карточек работающих
призывников и граждан, пребывающих в запасе;
8) автоматизированная генерация именного списка граждан,
предназначенных в команды, и карточек оповещения по месту работы
работников, имеющих мобпредписание;
9) автоматизированная генерация передаваемых для сверки в
соответствующие военные комиссариаты списков, содержащих основные
военно-учетные данные работников организации;
32
10) автоматизация информационных обменов на магнитных носителях с
вышестоящим военно-учетным органом, оснащенным системой "Гран-
Бронирование".
Автоматизированная система управления персоналом "Фараон" - это
компьютерная программа, которая позволяет вести учет любых кадровых
операций, автоматизирует делопроизводство, а также предлагает удобные
инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными
особенностями системы "Фараон" являются ее наглядность и гибкость.
С помощью системы "Фараон" можно:
1) эффективно организовать свою работу;
2) составить целостное представление о своей компании;
3) оперативно решать поставленные задачи;
4) использовать современные компьютерные технологии;
5) легко получать любую информацию о персонале;
6) вести делопроизводство согласно законодательству;
7) построить организационную структуру.
Программный продукт "Документационное обеспечение кадровой
службы" - это новое поколение программного обеспечения "Оазис" для
автоматизации работы инспектора кадровой службы. Эта программа построена
по алгоритмам справочно-информационных систем. В ней представлены два
каталога документов (по технологии работы кадровой службы и по видам
документов) для обеспечения правильного документирования трудовой
деятельности работников и учета личного состава.
Многообразие программ для кадровых служб поражает. Часто они
просто дублируют друг друга, поэтому необходимо тщательно подходить к
выбору именно той программы, которая идеально подошла бы к специфике
вашей деятельности. При выборе программы полезно обратиться к
специалистам в области программного обеспечения, которые наверняка есть и в
вашей организации.
33
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на
примере гостиницы «Подкова»
2.1. Анализ деятельности предприятия
Гостиница «Подкова» (ООО «Подкова») находится в Республике
Карелия, в городе Костомукша в 30км. от границы с Финляндией (Адрес:
186930, Республика Карелия, город Костомукша, улица Подкова 2).
Гостиница «Подкова» расположена в 3 км от города Костомукша в
живописном месте, на берегу озера «Подкова» и представляет собой отдельно
стоящие домики на 8,4,2 человек. Проезд к гостинице на личном транспорте
или такси. Проживание в отдельных домиках по четыре комнаты, одно-
двухместные номера с различным уровнем комфорта. Во всех домиках есть
кухня с минимальным набором посуды, электрический чайник, электрическая
плита, холодильник и микроволновая печь. В каждом домике есть комната
личной гигиены.
Номер заказать можно как лично, так и по телефону. Заселение граждан
производится круглосуточно. Плата за проживание берется как за наличный
расчет так и по безналичному расчету, предварительно заключив договор с
организацией. Оплата за бронирование номеров не берется.
Гостиница «Подкова» предоставляет следующие услуги:
-охраняемая парковка личного транспорта проживающих
-сауна на берегу озера с комнатой отдыха и камином
-услуга ксерокопирования и факс, отправка почты
-завтраки по желанию клиента с включением в стоимость проживания.
-интернет Wi-Fi
-вызов такси
-Wake-up call
-предоставление утюга и гладильной доски.
Общие сведения о гостинице:
1. Здание и прилегающая к нему территория.
Здание пятиэтажное, однокорпусное, имеет светящуюся вывеску без
34
эмблемы.
Вход для гостей отдельный от служебного входа.
2. Техническое оборудование.
Гостиница оборудована аварийным освещением и энергоснабжением.
Гостиница оснащена системой лифтового хозяйства, имеется 1
пассажирский лифт.
Предоставляется городская и междугородняя телефонные связи по
автоматической связи и по заказной системе.
3. Номерной фонд.
Количество номеров - 96:
Санузлы в номерах оборудованы умывальником, унитазом и ванной.
4. Техническое оснащение.
Все номера оснащены потолочными, прикроватными светильниками,
настольными лампами. Санузлы в номерах оборудованы светильниками над
умывальниками. Электророзетки с указанием напряжения.
Все номера имеют цветные телевизоры, холодильники, телефоны (в
апартаментах телефоны есть в каждой комнате) . В каждом номере есть мини -
бары.
5. Оснащение мебелью и инвентарем.
Все номера оснащены гарнитурной мебелью, комплектом постельных
принадлежностей, плотными занавесями, зеркалами и другим твердым и
мягким инвентарем. В шкафах вешалки для верхней одежды и головных
уборов. Во всех номерах ковровое покрытие пола. Все номера оснащены
рекламно - информационными материалами.
противопожарная инструкция.
6. Инвентарь и предметы санитарно-гигиенического оснащения номера.
Санузлы индивидуального пользования оснащены зеркалами с полками
для туалетных принадлежностей, полотенцами (не менее трех, в том числе
банное полотенце) . Санузлы оснащаются туалетными принадлежностями на
каждого гостя (туалетное мыло, шампунь) . Их замена происходит по мере
потребления.