15
- должность, фамилия, инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес.
Для внутренних документов указывается лишь название структурного
подразделения или руководитель, которому предназначен документ. В этом
случае название организации или структурного подразделения входит в
название должности.
Свои особенности имеет порядок адресования документов иностранным
корреспондентам - сначала указывается фамилия и инициалы, затем
наименование организации, далее её адрес в такой последовательности: номер
почтового ящика, номер дома, название улицы, название города и страны,
почтовый индекс
5
.
При оформлении документа реквизит 16 печатается после 32 печатных
знаков от границы левого поля в правой верхней части листа в пределах
ограничительных знаков.
Гриф утверждения (17) состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», указания
должности лица, утверждающего документы, наименования учреждения,
личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты утверждения.
Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф
утверждения должен состоять из слова «Утверждено», названия документа в
именительном падеже, его даты и номера.
Реквизит 17 располагается в правом верхнем углу документа после 40
печатных знаков от границы левого поля. В ряде случаев гриф утверждения
заверяется печатью предприятия.
Резолюция (18) – проставляется на входящих и внутренних документах,
рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На
письмах и факсах резолюция располагается на свободном месте между
реквизитами 16 и 21. Резолюция – надпись на документе, сделанная
5
Лабораторный практикум по бухгалтерскому учету, Адлина Т.В., Богомолец С.Р., Егорова Л.И., Языкова.С.В.,
МФПА, 2010.-129 с.
16
должностным лицом и содержащая указания по исполнению документа.
Резолюция должна быть подписана и датирована.
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным
за исполнение является лицо, указанное первым. На документе должно быть не
более одной резолюции, которая выполняется рукописным способом.
Заголовок к тексту (19) – данный реквизит предназначен для
эффективного поиска документа, проведения его регистрации без
предварительного прочтения всего текста, а также для контроля за
исполнением документа. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью
отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «О чём?».
Исключение составляют акт, протокол, положение, инструкция, в которых
заголовок сочетается с наименованием документа, например, АКТ (чего?)
ревизии кассы. Заголовок текста печатают фланговым способом строчными
буквами, начиная от нулевого положения табулятора, через один межстрочный
интервал.
Заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на
бланках или листах бумаги формата А4. Без заголовка допускается составлять
лишь документы формата А5, т.е. документы, текст которых практически не
превышает 10 – 15 строк (как правило, личные справки, извещения,
телефонограммы).
Отметка о контроле (20) – проставляется на документах, исполнение
которых контролируется и состоит из буквы «К» или слова «Контроль»,
которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле
документа на уровне заголовка. Реквизит служит сигналом, напоминающим о
его исполнении.
Текст (21) – это основной реквизит документа. Текст документа должен
быть кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных
толкований. Содержание документа должно быть изложено ясно, убедительно,
кратко и касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.
Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух
частей:
17
-вводной части, содержащей основания или мотивы составления
документа;
- основной части, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы,
решения.
Отметка о наличии приложения (22) – используется, если к документу
имеются приложения. Этот реквизит печатают, начиная от нулевого положения
табулятора, строчными буквами.
Необходимо указать полностью наименование документов, входящих в
приложение, с указанием количества листов и экземпляров. Сами документы
приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида
документа, заголовок, дату, подпись. На приложении к распорядительному
документу в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь
с основным документом.
Подпись (23) – обязательный реквизит любого документа, как
служебного, так и личного. В состав данного реквизита входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
-личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы обязательно ставят перед фамилией).
При подписании документа несколькими должностными лицами
составные части реквизита 23 располагаются последовательно друг под другом
в соответствии с занимаемой должностью.
При подписании документа несколькими равными по должности лицами
их подписи располагаются на одном уровне, слева и справа.
Гриф согласования (24) - располагается ниже реквизита 23 в левом
нижнем углу документа, начиная от границы левого поля. В его состав входят
следующие элементы:
- слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут без кавычек и двоеточия;
- наименование должности, включая наименование организации
(предприятия);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
18
- дата.
Виза (25) – располагается, начиная от границы левого служебного поля
(нулевое положение табулятора), ниже реквизита 23. Первым визирует проект
документа исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание,
полноту и качество документа, затем визируют руководители исполнителя;
должностные лица, заинтересованные в документе; представители
общественных организаций (если необходимо); ответственные лица
финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации
(предприятия), курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при
необходимости); юристы, служба документационного обеспечения управления
(ДОУ). По структуре виза аналогична реквизиту 23, только под должностью
указывается дата.
Визы проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он
подлежит размножению. Другие исходящие документы визируются на
экземплярах, остающихся в организациях (предприятиях).
Печать (26). Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать –
круглая, в её центре изображён герб государства, а по окружности даётся
полное наименование учреждения (организации, предприятия). Оттиск такой
печати проставляют на подлинниках документов, удостоверяющих личность,
стаж, квалификацию, на договорах, актах. Её проставление оговаривается в
специальных нормативных актах высших органов государственной власти и
управления РФ. Печать проставляется так, чтобы её оттиск затрагивал часть
названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ.
Помимо гербовой печати, в учреждениях бывает несколько простых
печатей, которые могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную,
треугольную, круглую. В оттиск их изображения герб не входит, а на его месте
помещается название фирмы, учреждения или его структурного подразделения.
Простыми печатями удостоверяются подписи ответственных лиц,
размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов,
отсылаемых из учреждения, справки и т.д.
19
Фамилия исполнителя и номер его телефона (27) – проставляется после
реквизита 25 на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу первого экземпляра документа.
Отметка о заверении копии (28) – проставляется в случае подписания
руководителем только первого экземпляра документа, остальные заверяются
секретарём-референтом. Реквизит 28 располагается ниже реквизита 23. Отметка
о заверении копии включает: заверительную надпись «Верно», наименование
должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой и
дату заверения
6
.
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
В любой организации, независимо от ее формы собственности и
организационно-правовой формы, должен быть определенный перечень
документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от
количества работников организации
По основным кадровым процедурам различают следующие виды
кадровых документов.
1. Документация по приему на работу:
- заявление о приеме на работу;
- контракт о назначении на должность;
- приказ о приеме на работу;
- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
- заявление о переводе на другую работу;
- представление о переводе на другую работу;
- приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
6
Лабораторный практикум по бухгалтерскому учету, Адлина Т.В., Богомолец С.Р., Егорова Л.И., Языкова.С.В.,
МФПА, 2010.- 129 с.
20
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении;
- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
- график отпусков;
- заявление о предоставлении отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
- представление о поощрении;
- приказ о поощрении;
- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении
дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых
документов можно также представить в виде системы, включающей в себя
следующие связанные единством происхождения и различающиеся по
функциональному назначению группы (подсистемы) документов
7
.
1. Организационно-правовая документация:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о структурном подразделении;
- график отпусков;
- должностные инструкции.
2. Персональная документация:
- трудовая книжка;
7
Кравец Д.А. Кадровая документация и ликвидация организации // Делопроизводство и кадры.- 2015.- N 8.
21
- личное дело;
- личная карточка работника.
3. Договорная документация:
- коллективный договор (соглашение);
- трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
- приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация.
Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он
включает переписку с другими, сторонними организациями, контролирующими
организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный
объем нормативной и нормативно-справочной документации.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует
единообразную практику применения норм права и является правовой основой
деятельности кадровой службы.
Современное законодательство требует от работодателя оформления
большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых
отношений с работниками
8
.
Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой
службы организации совместно с сотрудниками юридического отдела.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы
сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд,
образование, пенсионное обеспечение и так далее, поэтому кадровая служба в
организации должна руководствоваться законами, постановлениями,
инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.
8
Кравец Д.А.Концепция развития трудового законодательства Российской Федерации //Делопроизводство и
кадры.- 2015.- N 8.
22
В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по
личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (далее
- ТК РФ). На основании ТК РФ в организации устанавливается единый порядок
оформления документов кадровой службы.
На основании Постановления Правительства Российской Федерации от
15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях
обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств
автоматизации»
9
строится работа отдела кадров с персональными данными
сотрудников организации. Правила обработки персональных данных,
осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные
нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной
власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а
также локальными правовыми актами организации, должны применяться с
учетом положений Закона.
Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну,
список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за
распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с
Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Методические документы по управленческому труду и кадровому
делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы
содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с
ними. Организация вправе сама решать, придерживаться этих рекомендаций
или разработать свои корпоративные стандарты.
В настоящее время существуют определенные стандарты оформления
организационно-распорядительных и учетных документов.
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России
9
Шуйская К.Г. Профессиональные стандарты: дополнение //Делопроизводство и кадры.- 2015.- N 6.
23
от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов,
требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к
бланкам документов.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный
Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних
документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их
юридической значимости.
Также кадровой службе необходимы Постановление Правительства
Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» и
Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно
заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее
соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного
либо утраченного документа.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1
утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты. В документе также даны рекомендации по
заполнению предлагаемых форм.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не
предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то организация
вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных
требований к реквизитам
10
.
Организация имеет право при необходимости вносить дополнительные
реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и
графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать
вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой
информации.
10
Кириллова Л.С.Традиции и новации в системе документирования отношений в сфере труда. Кадровое
делопроизводство //Налоги (газета).- 2011.- N 12.
24
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных
форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты
документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом
руководителя организации. Запрещено использование устаревших бланков
унифицированных форм первичных документов.
1.3. Организация кадровой деятельности
Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть
рабочего времени специалистов отдела кадров и нередко доставляет серьезные
неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния
работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее
распространенными ошибками в этой области являются:
- отсутствие предусмотренных действующим законодательством в
обязательном порядке видов документов;
- неверное оформление документов;
- незнание правил придания документам юридической силы;
- неправильное документирование управленческих ситуаций,
выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании
того, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
- организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми
нарушениями установленных правил.
Для построения так называемой идеальной системы кадрового
делопроизводства необходимо осуществить поиск и применение действующих
унифицированных форм документов. Они позволят избежать ошибки как при
разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.
Для сокращения времени на обработку документов и исключения
штрафных санкций по результатам проверок в первую очередь необходимо
иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также о порядке
их оформления и последующего хранения. Кроме того, необходимо
оптимизировать время на подготовку кадровой документации посредством
применения разработанных автоматизированных систем.