22
Организационная структура предприятия ООО «Вива Плюс» является
линейной, что характерно для малых предприятий.
Конкуренты предприятия: ООО ТД «ЛЕГИОН», ООО «Металл-
Поставка», ИП Мальгинов, ИП Скоробогатов.
Для обеспечения деятельности Общества за счет вкладов его участников
образован уставный капитал в размере 10 000 (Десять тысяч) рублей.
После выплаты налогов и других обязательных платежей из прибыли,
Общество формирует в процессе своей деятельности фонды, в том числе
резервный фонд.
В резервный фонд направляется определенная общим собранием (но не
менее 5 %) часть чистой прибыли Общества. Обязательные отчисления в
резервный фонд производятся до достижения им 15 % от уставного капитала.
Средства резервного фонда используются по решению общего собрания
участников на покрытие возникающих в его деятельности убытков.
Оставшаяся часть чистой прибыли после создания резервного фонда
распределяется между участниками пропорционально их долям в уставном
капитале Общества ежеквартально, раз в полгода или раз в год, по решению
собрания участников Общества, с учетом ограничений, предусмотренных
статьей 29 Федерального закона «Об обществах с ограниченной
ответственностью».
Органы общества:
Высшим органом общества является общее собрание участников
Общества.
Руководство текущей деятельностью общества осуществляется
единоличным исполнительным органом общества – директором.
Для проверки финансово-хозяйственной деятельности Общества избран
общим собранием ревизор сроком на 1 год. Проверка проводится не реже
одного раза в год. Ревизор составляет заключение по годовым отчетам и
бухгалтерским балансам. Без заключения ревизора собрание не вправе
23
утверждать бухгалтерские балансы и годовые отчеты Общества. Порядок
работы ревизора Общества определяется внутренним документом.
Общество осуществляет бухгалтерскую и статистическую отчетность в
соответствии с действующим законодательством РФ.
ООО «Вива Плюс» занимается бесперебойной поставкой металлопроката
и труб различных диаметров на рынок Перми и Пермского Края. Основной
склад оказывает услуги по комплектации и резке металла в размер,
изготовлению металлоконструкций по чертежам заказчика. На складе
осуществляется размотка бухтовой диаметров от 6 до 12 мм в прутки длиной от
6 до 11,7 м под заказ. Развитая инфраструктура склада позволяет осуществлять
быстрое комплектование широкого ассортимента металлопроката от 100 кг.
Основная продукция предприятия: арматура / круг; балка; квадрат /
полоса; лист; профнастил; трубы; уголок; швеллер; катанка; прочие.
За 5 лет работы фирмой «Вива Плюс» накоплен большой опыт по
поставкам и продажам металлопродукции в Перми и Пермском Крае.
Составим SWOT-анализ предприятия.
Таблица 1
SWOT-анализ деятельности
Возможности:
Угрозы:
Улучшение уровня
жизни населения;
Развитие
информационных
технологий;
Увеличение доходов
населения;
Снижение налогов;
Снижение безработицы
Снижение уровня жизни
населения;
Рост темпов инфляции;
Ужесточение
законодательства;
Скачки курсов валют;
Усиление конкуренции;
Рост безработицы
Мировой экономический
кризис
Сильные стороны:
«Сила и
возможности»
«Сила и угрозы»
Широкий ассортимент
услуг;
Высокая квалификация
персонала;
Наличие собственного
офиса;
Ориентация на
потребителя;
Доступность услуг
-широкий ассортимент
услуг за счет развития
информационных
технологий;
-ориентация на
потребителя за счет
изменения моды;
-высокая квалификация
персонала/снижение
-усиление конкуренции
/еще больший ассортимент
услуг;
-снижение уровня жизни
населения/ориентация на
новые сегменты
потребителей;
-ужесточение
законодательства/более
24
безработицы;
высокая квалификация
персонала
Слабые стороны:
«Слабость и
возможность»
«Слабость и угрозы»
Неучастие персонала в
принятии управленческих
решений;
Не полная оснащенность
оборудованием;
Отсутствие мотивации у
внештатных работников;
Охват не всех регионов.
-не продуктивная
система
сбыта/изменение моды;
-не полная
оснащенность
оборудованием/развитие
информационных
технологий.
-не продуктивная система
сбыта/усиление
конкуренции
-отсутствие мотивации у
внештатных
работников/рост
безработицы;
-не полное оснащенность
оборудованием/рост
конкуренции
Из анализа таблицы 1 следует, что в организации существуют слабые
стороны: отсутствие маркетинговой стратегии, текучесть персонала, задержки
по поставке сырья. Также, в организации присутствует возможность
диверсификации бизнеса.
В таблице 2 представлены основные показатели деятельности
предприятия.
Таблица 2
Основные показатели деятельности ООО «Вива Плюс» за
2013-2015гг.
Показатель
2015
2014
2013
Изменение
абсолютное,
тыс. руб.
относительное,
%
Выручка,
тыс.руб.
184
458
235
984
140 839
43 619
130,97
Валовая прибыль,
тыс.руб.
39 312
66 018
47 389
-8 077
82,96
Прибыль
(убыток) от
продаж, тыс.руб.
5 063
29 790
18 856
-13 793
26,85
Чистая прибыль
(убыток)
отчетного
периода, тыс.руб.
-11 822
19 048
15 449
-27 271
-76,52
Рентабельность
продаж, %
-6,41
8,07
10,97
-17,38
-58,43
Стоимость
основных
средств, тыс.руб.
32 808
31 443
29 272
3 536
112,08
Фондоотдача,
руб./руб.
5,62
7,51
4,81
0,81
116,85
25
Из анализа таблицы 2 следует, что:
выручка повысилась на 43 619 тыс.руб. (130,97 %), что является
негативной тенденцией,
прибыль от продаж снизилась на 13 793тыс.руб. (82,96%),
рентабельность уменьшилась с 10,97 % до – 6,41 %, что
свидетельствует о снижении эффективности деятельности предприятия за
анализируемый период,
фондоотдача повысилась на 0,81 (руб.), так как если фондоотдача
снизилась - это всегда плохо: на единицу продукции задолжено больше
основных фондов. В нашем случае – это положительная тенденция.
Среднесписочная численность работников ООО «Вива Плюс» на
01.01.2013 составляет 84 чел.
В таблице 3 представлена структура персонала ООО «Вива Плюс» по
категориям работников.
Таблица 3
Структура персонала ООО «Вива Плюс» по категориям
работников за 2013 - 2015 гг.
Годы
Общая
числен
-ность,
чел.
В том числе по основным категориям
Административн
о-
управленческий
персонал
Торгово-
оперативный
персонал
Вспомогательн
ый
персонал
чел
.
в % к
общей
численност
и
че
л.
в % к
общей
численност
и
чел
.
в % к
общей
численнос
ти
2013
76
12
15,79
52
68,42
12
15,79
2014
78
14
17,95
26
66,67
12
15,38
2015
84
14
16,67
58
69,05
16
19,05
Анализ изменения структуры персонала ООО «Вива Плюс» по
категориям работников показывает, что за отчетный период наблюдается рост
численности всех категорий персонала. В структуре персонала наибольшую
долю занимает торгово-оперативный персонал (69,05%), что связано с
характером деятельности предприятия. Рост численности персонала в динамике
происходи за счет вспомогательного и торгово-оперативного персонала.
26
В таблице 4 представлена структура персонала ООО «Вива Плюс» по
уровню образования за 2013 - 2015 гг. Анализ структуры персонала по уровню
образования показывает, что за отчетный период увеличилась численность
работников, имеющих высшее, среднее специальное и общее среднее
образование. На предприятии высокие показатели численности работников с
высшим образованием.
Таблица 4
Структура персонала ООО «Вива Плюс» по уровню
образования за 2013 - 2015 гг.
Годы
Общая
численн
ость
работни
ков,
чел.
В том числе имеют образование
Высшее
Среднее
специальное
Общее среднее
чел
.
в % к
общей
численност
и.
чел
.
в % к общей
численности.
чел
.
в % к
общей
численнос
ти
2013
76
36
28,57
32
57,14
8
14,29
2014
78
38
31,04
32
55,17
8
13,79
2015
84
40
29,03
34
54,84
10
16,13
В таблице 5 представлена структура персонала ООО «Вива Плюс» по
гендерно-возрастному признаку за 2013 - 2015 гг.
Таблица 5
Структура персонала ООО «Вива Плюс» по гендерно-
возрастному признаку за 2013 - 2015 гг.
Год
ы
Общая
числен
ность
работн
иков
В том числе
женщ
ин
в том числе
мужч
ин
в том числе
до 30
лет
от 31
до 50
лет
51
год и
более
до 30
лет
от 31
до 50
лет
51
год и
более
2013
76
38
30
6
2
38
20
10
76
2014
78
40
30
8
2
38
20
10
78
2015
84
42
34
6
2
42
22
12
84
Структура персонала ООО «Вива Плюс» за 2013-2015 гг. по гендерно-
возрастному составу за исследуемый период существенных изменений не
претерпела.
Наиболее ответственный этап в анализе обеспеченности предприятия
рабочей силой - изучение ее движения. По данным таблицы 6 видно, что на
27
анализируемом предприятии коэффициент текучести рабочей силы в 2015 г.
намного выше, чем в 2013-2014 г. Рост общего оборота в 2013-2015 г.
обусловлен ростом оборота по прибытию и по выбытию сотрудников.
Таблица 6
Анализ движения рабочей силы ООО «Вива Плюс» 2013-2015
гг.
№ п/п
Наименование показателя
2013 г.
2014
г.
2015
г.
1
Среднесписочная численность работников
76
78
84
2
Прибыло на предприятие
15
22
25
3
Выбыло с предприятия
13
16
20
В том числе:
4
В связи с сокращением численности
0
0
0
5
По собственному желанию
12
15
18
6
За нарушение трудовой дисциплины
1
1
2
Коэффициенты:
7
Оборота по приему
19,74
28,21
29,76
8
Оборота по выбытию
17,11
20,51
23,81
9
Текучести кадров
17,11
20,51
23,81
10
Общего оборота
36,84
48,72
53,57
Таким образом, структура управления ООО «Вива Плюс» позволяет
сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, что положительно
сказывается на торгово-закупочной деятельности. Среднесписочная
численность работников ООО «Вива Плюс» за 2015 г. составляет 84 чел. В
2013-2015 г. наблюдается увеличение движения персонала, что увеличивает
работу кадровой службы.
2.2. Кадровый документооборот в организации
В рамках дипломной работы был проведен кадровый аудит ООО «Вива
Плюс».
Этап 1. Диагностика организации работы кадровой службы. На первом
этапе проводился сбор необходимых данных о работе кадровой службы
компании ООО «Вива Плюс», предварительно определялись возможные
проблемные зоны и анализировались возможные риски.
28
В ООО «Вива Плюс» служба делопроизводства и архив не организованы,
обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на
руководителей структурных подразделений. Соответственно ведением
кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы
предприятия и его специалисты.
Для получения необходимой информации было изучено положение о
кадровой службе ООО «Вива Плюс», должностные инструкции сотрудников,
проводилось с ними интервью. В ходе интервью также оценивалось понимание
сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень
знаний в области законодательства, регулирующего кадровый
документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на
изменения действующего законодательства.
Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «Вива Плюс», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«Вива Плюс» просто не выполняется.
Этап 2. Анализ процедур документирования трудовых отношений в ООО
«Вива Плюс»
Принятая в организации процедура документирования трудовых
отношений должна быть построена таким образом, чтобы обеспечивать:
фиксацию в документах всей необходимой информации;
соблюдение в процессе их создания действующего законодательства
РФ;
защиту созданных документов от несанкционированного доступа или
уничтожения.
Проверка была начата с определения наличия в компании ООО «Вива
Плюс» локального документа (инструкции, положения и т.п.),
регламентирующего кадровый документооборот. В ООО «Вива Плюс» такой
29
документ отсутствует, соответственно процедуру создания кадровой
документации приходилось восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы
создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками
кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их
подготовке.
В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. В настоящее
время только Устав ООО относится к учредительным документам. К
сожалению, основной нормативный документ по кадровому делопроизводству,
регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их
исполнением, инструкция по делопроизводству – на предприятии не
разработан.
Подразделения ООО «Вива Плюс» осуществляют свою деятельность на
основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные
цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Положение –
правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и
организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е.
положение является документом, регламентирующим все виды деятельности
каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в
целом. Положение остается важнейшим документом для закрепления задач и
функций отдельных структурных подразделений. Роль положения состоит в
создании взаимодействия всех структурных подразделений, исключении
дублирования в их работе. Так, в положении о кадровой службе ООО «Вива
Плюс» закреплены статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю
организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе
ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению
документа: «Общие положения», «Основные задачи», «Функции»,
«Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения.
Связи». Несмотря на длительную историю предприятия ООО «Вива Плюс»,
30
положения некоторых подразделений и должностные инструкции находятся на
стадии разработки. Так, разработаны должностные инструкции не на всех
сотрудников, в частности, отсутствуют должностные инструкции младшего
технического персонала (приложение 1) и (приложение 2).
В состав кадровой документации ООО «Вива Плюс» входят следующие
документы:
трудовой договор (контракт);
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
(контракта) (форма № Т-8);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12);
личные заявления работников предприятия;
графики отпусков;
докладные записки;
акты.
В ООО «Вива Плюс» сложился следующий порядок работы и учета
документов:
1. Прием и отправка документов при документообороте проводятся
централизованно. Это значит, что документы, поступающие в организацию, и
документы отправляемые организацией обрабатываются делопроизводителем.
2. Расстановка приоритетного значения документов - документы первой
важности, связанные с финансовыми обязательствами передаются на подпись
директору (руководителю) и (или) главному бухгалтеру предприятия, а
31
документы второй очереди подписываются уполномоченными лицами
(начальниками отделов)
3. Однократность регистрации - документ на предприятии регистрируется
всего один раз - если это документ, поступающий к управляющему персоналу
(начальнику, директору, главному бухгалтеру), то он регистрируется
делопроизводителем. Если же документ предназначен только для конкретного
структурного подразделения предприятия и не имеет важности для
предприятия в целом, то его регистрация часто не производится. По документу
может быть вынесена резолюция с указанием срока исполнения и
ответственного лица - исполнителя документа, при этом необходима точная
формулировка исполняемых действий по документу.
Главная особенность российского делопроизводства заключается в том,
что документооборот имеет строго вертикальное направление. Россия является
страной с ярко выраженной исполнительской вертикалью. Известно, что на
Западе он стремится к горизонтальному направлению. При этом документ в
идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя промежуточное
руководство. Данная ситуация характерна и для документооборота ООО «Вива
Плюс». На предприятии документооборот имеет ярко выраженный
вертикальный характер, что усиливается характеристиками существующей
организационной структуры управления. Большинство документов сначала
появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая
резолюциями, спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы
потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном
направлении.
Отдел кадров в основном взаимодействует с бухгалтерией. Схема
документооборота отдела кадров компании ООО «Вива Плюс» типовая, она
представлена на рисунке 5.