54
- возрастают затраты на осуществление кадровой работы на предприятии
при том, что общая себестоимость продукции и так высока.
Для решения выявленных проблем предлагаются следующие
мероприятия по совершенствованию кадровой работы в ООО «Звезда-2».
Первое мероприятие – расширение методов привлечения персонала из
внешних источников.
В настоящее время один из наиболее распространенных инструментов в
сфере привлечения кадров - аутсорсинг. В буквальном переводе с английского -
«использование внешнего ресурса». Очень часто ООО «Звезда-2» вполне
можно отказаться от использования штатного сотрудника, передав ту или иную
функцию на исполнение сторонней организации-исполнителю. К примеру,
предприятие вполне может отказаться от юриста или системного
администратора, обращаясь за необходимой помощью в специализированные
компании.
Возможность для применения механизма аутсорсинга может найтись и в
технологической цепочке. На аутсорсинг могут быть отданы целые бизнес-
процессы или производственные функции. Например, функции рекламы и
маркетинга для ООО «Звезда-2» вполне могут осуществляться компанией-
аутсорсером.
К числу преимуществ, получаемых от аутсорсинга, можно отнести
снижение себестоимости функций, передаваемых аутсорсеру, благодаря
эффекту масштаба, достигаемому при выполнении однотипных операций
одновременно для множества клиентов.
Кроме того, специализация аутсорсера в узкой профессиональной сфере
позволяет ему добиваться более высокого качества работы.
Другая форма организации работы с персоналом - аутстаффинг. Она
предполагает вывод сотрудников фирмы за штат: официально они являются
работниками кадрового агентства, но выполняют возложенные на них в
компании функции по договору оказания услуг.
Как правило, аутстаффинг используют компании с численностью
55
персонала не менее ста человек. За штат выводится обслуживающий или
вспомогательный персонал: секретари, бухгалтеры, IT-специалисты, кассиры,
складские работники, упаковщики, сборщики и т.д. Однако эта схема
привлечения сотрудников может быть востребована и малым бизнесом.
Аутстаффинг удобен небольшому предприятию – такому, как ООО
«Звезда-2» в случае, когда фирме на ограниченное время необходим
неквалифицированный персонал, либо наоборот - специалисты с высокой
квалификацией или редкой специальностью. Наконец, аутстаффинг позволяет
оперативно найти замену работникам на короткий срок: например, на период
отпусков или болезней.
К преимуществам аутстаффинга стоит отнести возможность экономить на
налогах, связанных с выплатой заработной платы, а также снизить расходы
предприятия на ведение кадрового учета: агентство, предоставляющее услуги
аутстаффинга, также берет на себя кадровое делопроизводство.
Современный уровень развития коммуникационных технологий вполне
позволяет в некоторых сферах бизнеса не ограничиваться поиском кадров
именно там, где предприятие зарегистрировано и физически располагается.
Определенные функции могут выполняться дистанционно, с помощью
сотрудников - фрилансеров.
ООо «Звезда-2» может заключить с фрилансером стандартный трудовой
договор с дополнительным соглашением относительно свободного рабочего
графика, срочный трудовой договор либо гражданско-правовой договор
(договор подряда), предусматривающий оплату по факту оказания услуг.
Последний вариант наиболее привлекателен для ООО «Звезда-2»,
поскольку, к примеру, при заключении трудового договора риск невыполнения
работы несет именно он. В договор стоит включить ответственность
фрилансера за срыв сроков окончания работы по его вине и обязанность в
случае необходимости корректировать уже выполненную работу.
Стоит также учитывать, что налоговые органы могут квалифицировать
неправильно сформулированный гражданско-правовой договор на оказание
56
услуг, заключенный с фрилансером, как трудовой. В этом случае ими может
быть вынесено решение о необоснованном уменьшении предприятием
налогооблагаемой прибыли и неуплате страховых взносов и, следовательно,
доначислении налогов, начислении штрафных санкций.
Чтобы избежать такого развития событий, при заключении гражданско-
правового договора с фрилансером важно учитывать, чтобы взаимоотношения с
ним по договору не были длительными, вознаграждение выплачивалось по
окончании работы, в договоре не было условий, регулируемых трудовым
законодательством. Целесообразно также предусмотреть пункты,
разграничивающие гражданско-правовой договор от трудового.
Сотрудничество с фрилансерами позволит ООО «Звезда-2» серьезно
сократить издержки за счет экономии на организации рабочих мест для
сотрудников. Возможность привлекать специалистов вне зависимости от
географии их проживания открывает для предприятия более широкий выбор
как в плане квалификации работников, так и в вопросе стоимости их услуг.
Наконец, удобен и принцип оплаты труда фрилансера по факту выполненной
работы.
К минусам сотрудничества с фрилансерами можно отнести
невозможность в реальном времени контролировать их работу.
Кроме того, зачастую дистанционное сотрудничество затрудняет процесс
взаимопонимания между фрилансером и заказчиком.
Источником привлечения персонала в ООО «Звезда-2» могут стать
ярмарки вакансий. Ярмарка вакансий проводится ежегодно Центром занятости
населения города Боровичи, однако ООО «Звезда-2» участия в ней не
принимает.
В то же время ярмарка вакансий - особенно действенная форма общения
потенциальных соискателей и работодателей. Свои вакансии на Ярмарке
предлагают основные фирмы города Боровичи, Боровичского района. Также на
ярмарке доступен банк вакансий и учебных мест Центра занятости населения.
Во время ярмарки вакансий специалисты Центра занятости проводят
57
профессиональное тестирование и консультации. Ярмарку вакансий посещает
большое число соискателей, поэтому ООО «Звезда-2» сможет привлечь к себе
на работу персонал.
Второе мероприятие по совершенствованию кадровой работы в ООО
«Звезда-2» - это обучение бухгалтера-кадровика по направлению «Кадровое
делопроизводство». Данные специалист должен обладать не только
теоретическими знаниями, но и уметь применить их на практике. Приобрести
все необходимые навыки специалист может, пройдя специальные курсы.
Работник, имея за плечами багаж прикладных знаний, лучше проявит себя в
дальнейшей работе. Весьма полезными будут также кадровые семинары.
Бухгалтера-кадровика предлагается отправить на курсы кадрового
делопроизводства по теме «Специалист по кадровому делопроизводству со
знанием 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3». Данные курсы проводятся
учебным центром «Диалог» в городе Великий Новгород. Продолжительность
курса – 60 академических часов или 5 дней. Группы набираются каждый месяц.
Учебная программа курсов «специалист по кадрам» нацелена на
солидную подготовку в данной сфере. Она включает изучение трудового
кодекса, соответствующих приказов, документации по увольнению,
перемещению и приему работников. На курсах «специалист отдела кадров»
научат:
- составлять отчетность и трудовые контракты;
- разрешать споры.
Также на занятиях уделяют время социально-психологическим основам
кадрового дела. После прохождения курсов «специалист по кадрам» слушатели
полностью готовы вступить на новую должность.
Курсы «специалист отдела кадров» за короткий срок дают максимум
полезной информации, которая имеет прикладное значение. Программа курсов
кадрового делопроизводства 1С не отклоняется от реальной практики,
поскольку занятия проводят специалисты своего дела. Обширная теория
подкрепляется отличной практической составляющей.
58
Подсчитаем затраты на данное мероприятие:
Таблица 11
Расходы на обучение бухгалтера-кадровика
Направление затрат
Сумма, тыс.руб.
Стоимость курсов
11
Проезд в автобусе Боровичи- Великий Новгород -
Боровичи
0,7
Суточные за 5 суток из расчета 700 рублей за
сутки
3,5
Оплата гостиницы из расчета 4 суток по 1200 руб.
4,8
Итого
20
Итак, затраты на обучение на курсах составляют 20 тысяч рублей.
Третье мероприятие по совершенствованию кадровой работы в ООО
«Звезда-2» - автоматизация этой деятельности.
На сегодняшний день в ООО «Звезда-2» достаточно низкий уровень
автоматизации кадровых операций. Чем это плохо для предприятия? Тем, что
из бумажных документов очень долго формировать отчеты, которые содержат
необходимую информацию для анализа текущей деятельности и управления
предприятием. В то время как расчеты с использованием даже обычного Excel,
не говоря уже о специализированных программах, занимает считанные
секунды, т.е. руководство сможет получать всю необходимую информацию
практически в режиме реального времени.
В настоящее время правительство Российской Федерации для
работодателей хочет предусмотреть электронный кадровый документооборот.
Законопроект об использовании электронных документов для оформления
трудовых отношений предложило Минэконоразвития РФ. Нормативный акт
может внести изменения в Трудовой кодекс РФ.
По мнению авторов проекта, электронный кадровый документооборот
поможет компаниям сэкономить кадровый бюджет. Эксперты приводят такую
статистику: на бумажный документооборот работодатели тратят до 10
процентов оборотных средств предприятия. При этом половину документов из
этого потока составляют кадровые. Именно поэтому Минэкономразвития
предлагает перевести часть кадровых документов в электронную форму.
59
Авторы проекта предусматривают также регламент использования
электронной подписи:
- в компании должен быть составлен и принят нормативный акт
работодателя, в котором установлен порядок применения электронной
подписи;
- сотрудники должны быть ознакомлены с положением об электронном
визировании документов под подпись;
- в компании обеспечены организационно-технические условия для
использования электронной подписи.
Сотрудник вправе отказаться от использования электронной подписи.
Чтобы не допустить нарушения прав работников, авторы нормативного акта
предусмотрели запрет на использование электронной подписи при оформлении
ряда документов, напрямую касающихся сотрудников. Это документы:
- о приеме на работу;
- для заключения, изменения, прекращения трудового договора;
- связанные с материальной и дисциплинарной ответственностью
работника;
- документы, которые служат основанием для удержания средств из
заработной платы работника и другие.
Для ООО «Звезда-2» предлагается не ждать принятия данного закона, а
уже в 2017 году внедрить у себя технологию электронного документооборота.
Для организации в ООО «Звезда-2» электронного документооборота
необходимо разработать порядок хранения электронных документов в
электронном архиве, с использованием электронной цифровой подписи.
Для пользователей электронные документы могут быть доступны на
сетевом диске.
Крайне желательно, чтобы разработанная система документооборота
обеспечивала:
- эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по
документам;
60
- мгновенный поиск информации;
- контроль выполнение работ, инициируемых документами и заданиями.
Порядок формирования электронных документов предлагается
следующий (рисунок 18).
Рисунок 18. Порядок формирования электронных документов
Рассчитаем экономическую эффективность от перехода ООО «Звезда-2»
на внутренний электронный документооборот. В данном случае экономический
эффект выражается в экономии материальных ресурсов: бумаги, картриджей.
За 2015 год количество подшитых папок внутренних документов
составило 68, каждая папка содержит 250 листов, общее количество листов
27000. Кроме того, порядка 15% бумаги тратится на черновики, т.к. документы
перепечатываются (в них находят ошибки).
Общее количество листов бумаги составит: 27000 х 1,15 = 31050 листов.
Таким образом, за 2016 год в ООО «Звезда-2» израсходовано 63 пачки
бумаги (31050 : 500).
Стоимость 1 пачки бумаги составляет 240 рублей, поэтому экономия за
счет отмены бумажных носителей документа составит:
240 рублей х 63 пачек = 15120 рублей в год.
Рассчитаем экономию картриджей.
Формирование документа
Запись сформированного документа на сетевой диск
Архивация сформированного электронного документа
Подпись документа электронно – цифровой подписью
Перенесение полученного архивированного файла и файла
электронно – цифровой подписи в соответствующий каталог
электронного архива
61
Один картридж рассчитан на распечатку 3000 листов документов, причем
его можно заправлять 3 раза. Стоимость картриджа НР-12А составляет 5000
рублей, стоимость одной заправки – 450 рублей.
Рассчитаем количество заправок картриджа:
31050 листов : 3000 листов = 11.
Для распечатки такого объема документов необходимо 3 картриджа,
плюс каждый картридж можно заправить 3 раза.
Расчет стоимости картриджей приведен в таблице 12:
Таблица 12
Расчет затрат на картриджи ООО «Звезда-2»
Показатель
Цена,
руб.
Количество
Стоимость, руб.
Покупка картриджа
5000
3
15000
Заправка картриджа
450
9
4050
Итого
12
19050
Общая экономия материальных ресурсов от внедрения электронного
документооборота рассчитана в таблице 13:
Таблица 13
Расчет экономии материальных ресурсов при использовании
электронного документооборота, руб.
Показатель
Сумма, руб.
Экономия расходов на бумагу
15120
Экономия затрат на картриджи
19050
Итого
34170
Итак, общая экономия материальных ресурсов ООО «Звезда-2» составит
34170 рублей в год.
Предложенные направления совершенствования кадровой работы в ООО
«Звезда-2» представим на рисунке 19:
Рисунок 19. Совершенствование кадровой работы ООО «Звезда-2»
Изменение методов найма и отбора персонала
Обучение кадрового сотрудника
Использование системы электронного документооборота
Совершенствование
62
Подсчитаем общий экономический эффект от внедрения данных
мероприятий. Изменение методов найма персонала приведет к снижению
текучести кадров. Поэтому рассчитаем экономию средств за счет уменьшения
текучести кадров (таблица 14).
Таблица 14
Расчет экономии средств за счет уменьшения текучести
кадров ООО «Звезда-2»
Показатель
Значение показателя
2015 г.
Прогноз на
2017 г.
Коэффициент оборота по выбытию кадров
18,2
Количество уволившихся сотрудников, чел.
14
Средняя заработная плата одного
сотрудника, руб.
22450
Стоимость замены одного сотрудника
(затраты на поиск сотрудника, проведение
собеседования и т.д.)
1
Сумма затрат на замену персонала в год,
тыс.руб.
14
Количество уволившихся сотрудников при
сокращении текучести на 25%, чел.
4
Экономия затрат при снижении текучести
кадров, тыс.руб.
4
Итак, экономический эффект (прибыль) от изменения методов найма и
отбора персонала составит 4 тыс.руб. в год. Обучение кадрового сотрудника
требует денежных затрат в сумме 20 тыс.руб. (рассчитаны в таблице 11).
Таблица 15
Расчет экономического эффекта от совершенствования кадровой
работы
Показатель
Значение,
тыс.руб.
Прибыль от изменения методов найма персонала
4
Расходы на обучение кадрового сотрудника
20
Прибыль от внедрения электронного
документооборота
34
Общий экономический эффект - прибыль
18
Таким образом, экономический эффект (прибыль) от реализации
предложенных мероприятий составит 18 тысяч рублей, что составляет 0,4% к
сумме прибыли от реализации продукции за 2015 год.
63
Выводы к главе 3
В данной главе выяснено, что основными проблемами кадровой работы в
ООО «Звезда-2» являются следующие:
- узкие методы привлечения персонала из внешних источников (только
объявления в местной газете и в сети Интернет на городском портале);
- специалист, на которого возложены функции кадровой работы, не имеет
соответствующего образования по направлению «Управление человеческими
ресурсами». Связано это с нехваткой средств, недооценкой генеральным
директором предприятия целесообразности обучения;
- возрастают затраты на осуществление кадровой работы на предприятии
при том, что общая себестоимость продукции и так высока.
Для решения выявленных проблем предлагаются следующие
мероприятия по совершенствованию кадровой работы в ООО «Звезда-2»:
- изменить методы найма персонала: участвовать в ярмарках вакансий, а
также использовать новые методы привлечения сотрудников – аутсортинг и
аутстаффинг;
- обучение бухгалтера-кадровика по направлению «Кадровое
делопроизводство». Данные специалист должен обладать не только
теоретическими знаниями, но и уметь применить их на практике. Приобрести
все необходимые навыки специалист может, пройдя специальные курсы;
- внедрить на предприятии технологию электронного документооборота.
Расчеты показали, что данные предложения принесут ООО «Звезда-2»
экономический эффект в сумме 18 тысяч рублей в год.